Organizácia a štruktúry (WBS, RBS, OBS)

Slogan: Usporiadajte prácu, zdroje a organizáciu.

Profesionálne riadenie projektov potrebuje viac než zoznam úloh. ProjectLibre dáva tímom štrukturovaný model pre prácu, zdroje a organizáciu, ktoré stoja za každým projektom a portfóliom. WBS, RBS a OBS poskytujú tieto tri prepojené štruktúry.

Profesionálne harmonogramy sa dajú spravovať jednoduchšie, keď má práca, fond zdrojov aj zodpovednosť v rámci firmy každá svoju jasnú hierarchiu.

Štruktúra	Otázka	Účel
WBS · Štruktúra práce	Ako je práca usporiadaná?	Rozdeliť projekt na fázy, výstupy, súhrnné úlohy a podrobné činnosti s jednotnou hierarchiou a kódovaním WBS.
RBS · Štruktúra zdrojov	Ako sú usporiadané zdroje?	Usporiadať fond zdrojov tak, aby sa s ľuďmi a ďalšími zdrojmi dalo pracovať v zmysluplných skupinách, nie ako s jedným dlhým plochým zoznamom.
OBS · Organizačná štruktúra	Ako je usporiadaná zodpovednosť?	Usporiadať projekty podľa podnikovej štruktúry – obchodných jednotiek, oddelení, skupín alebo inej organizačnej zodpovednosti – a používať to v celom portfóliu.

Pomôcka na zapamätanie: WBS = aká práca (ľavý panel Projekt); RBS = kto (ľavý panel Zdroje); OBS = kde v podniku (ľavý panel Portfólio). Skrátene: WBS = práca, RBS = zdroj, OBS = organizácia.

Pozrite si aj: Štruktúra rozpadu práce · Zobrazenie zdrojov · Priraďovanie zdrojov · Vyvažovanie zdrojov · Zobrazenie portfólia

Pozrite si: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Prehľad

Sú to samostatné štruktúry, ktoré spolupracujú:

1. Usporiadať prácu

2. Usporiadať zdroje, ktoré ju vykonávajú

3. Prepojiť projekty s organizáciou, ktorá za ne zodpovedá

Otázky, na ktoré odpovedajú:

• WBS – Akú prácu dodávame? (znenie vo videu: „Akú prácu robíme?“)

• RBS – Aké zdroje máme k dispozícii na jej vykonanie? (video: „Koho alebo aké zdroje máme k dispozícii na vykonanie práce?“)

• OBS – Kde v organizácii sa nachádza zodpovednosť? (video: „Kam v organizácii patrí projekt alebo zodpovednosť?“)

Poznámka k vizualizácii z produktovej stránky: diagramy WBS, zobrazenia zdrojov a zoskupovanie portfólia menia základné štruktúry na informácie, ktoré projektoví manažéri a PMO dokážu skutočne využiť.

WBS · Štruktúra rozpadu práce

Zmeňte zoznam úloh na projektovú hierarchiu.

WBS dáva každej úlohe definované miesto v štruktúre projektu.

• Súhrnné úlohy vytvárajú hierarchiu.

• Kódy WBS, napríklad 1, 1.1, 1.2, 1.2.1, ukazujú, kam každá činnosť patrí.

• Význam: odpovedá na otázku „Kam táto úloha v projekte patrí?“

• Uvedené prínosy: ujasnenie rozsahu (fázy, výstupy, pracovné balíky); súhrnné zobrazenie informácií; jednotná komunikácia pomocou kódov WBS v harmonogramoch, správach a tímoch.

V harmonograme (Gantt): Stĺpec WBS sa zobrazuje vedľa Názvu úlohy / ID. Príklady kódov na obrázkoch: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

Diagram WBS (ikona WBS na vedľajšom paneli): Zobrazuje tú istú hierarchiu vizuálne – súhrnná práca sa rozpadá na úlohy nižšej úrovne. Bloky / uzly diagramu zobrazujú Názov úlohy, ID, Trvanie, Začiatok, Dokončenie, % dokončenia; súhrnné úlohy, bežné úlohy a míľniky majú odlišné tvary.

Otvorenie Projekt → WBS, odsadenie v Gantte, zobrazenie diagramu a súhrnné zobrazenie sú podrobne rozvinuté v Štruktúre rozpadu práce. Tento materiál (časť 2) sa venuje štruktúre kódovania, diagramu WBS a tomu, ako sa WBS spája s RBS a OBS – nie je to opakovanie každého kroku ponuky odsadenia.

RBS · Štruktúra rozpadu zdrojov

Najprv usporiadajte fond zdrojov. Potom analyzujte kapacitu.

RBS dáva podnikovému fondu zdrojov hierarchiu. Zdroje usporiadajte podľa funkcie, oddelenia, roly alebo iných zmysluplných skupín – a potom túto štruktúru použite pri analýze zaťaženia a kapacity.

Zdôraznené poradie: najprv definujte, ako sú zdroje usporiadané; potom porovnávajte požiadavky, priradenia a dostupnosť v rámci týchto skupín a medzi projektmi.

Trojkrokový postup:

1. Zoskupte zdroje – napríklad Technológie → Vývoj → Vedúci a vývojári (nie plochý zoznam mien).

2. Porovnajte požiadavky s kapacitou – zobrazenia zdrojov porovnávajú dostupnosť, priradenia a preťaženie v rámci štruktúrovaného fondu.

3. Rozhodujte o obsadení – identifikujte tesnú kapacitu, prerozdeľte, upravte časovanie alebo použite vyvažovanie zdrojov skôr, než sa zo záväzkov stanú problémy harmonogramu.

Príklad hierarchie RBS:

Technológie ↳ Vývoj ↳ Vedúci · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Vývojár · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Vývojár · TECH.ENG.DEV.02

Video: Pomôcka na zapamätanie – WBS usporadúva prácu; RBS usporadúva zdroje. Kódy môžu byť číselná hierarchia alebo popisné tvary, napríklad tech.engineer.dev.01. Spomenuté možnosti zoskupovania: podľa organizácie / klasifikácie zdrojov; medzifunkčné tímy; zoskupenie veľkého zoznamu podľa tímov alebo podľa RBS oproti plochému zoznamu. Po usporiadaní: zvýraznite skupinu v RBS → zobrazte zaťaženie zdrojov.

Rozhranie kapacity / metrik: Rozdelené zobrazenie – horný zoznam zdrojov/projektov + časová osa; dolný histogram s rozbaľovacím zoznamom metrík. Zobrazené možnosti: Špičkové jednotky, Práca, Kumulatívna práca, Preťaženie, Percento alokácie, Zostávajúca dostupnosť, Dostupnosť práce. Legenda: Preťažené, Plne alokované, Alokované (farby na obrázkoch: červená / zelená / modrá); hranica kapacity 100 %. Červené časti nad 100 % označujú obdobia, kde požiadavky prekračujú kapacitu.

Pozrite si aj Vyvažovanie zdrojov na riešenie preťaženia po usporiadaní fondu.

OBS · Organizačná štruktúra rozpadu

Usporiadajte portfólio podľa toho, ako firma skutočne funguje.

OBS prináša do projektového modelu organizačnú zodpovednosť. Projekty môžu mať kódy OBS a byť zoskupené v zobrazení Portfólio. Význam: odpovedá na otázku „Kam tento projekt patrí v našej organizácii?“

Uvedené prínosy: zoskupenie projektov podľa organizačnej jednotky; zobrazenie kontextu portfólia pre harmonogramy a požiadavky na zdroje; škálovanie riadenia od projektov až po portfólio.

Rozhranie obrazovky Portfólio: Názov zobrazenia Portfólio; stĺpec tabuľky OBS s hierarchickými kódmi (príklady: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 atď.); ďalšie stĺpce na výreze zahŕňajú ID, Názov, Trvanie.

Ako sa vzťahujú jeden k druhému

WBS, RBS a OBS sú odlišné, ale vzájomne sa doplňujúce spôsoby, ako usporiadať podnikové projektové informácie (záver videa):

• WBS = aká práca (ľavý panel Projekt) – usporadúva výstupy a činnosti (príklad: integrácia API portálu 3.3).

• RBS = kto (ľavý panel Zdroje) – usporadúva ľudí a zdroje potrebné na ich vykonanie (príklad: technický vedúci v RBS).

• OBS = kde v podniku (ľavý panel Portfólio) – spája projekty a zodpovednosť so samotnou firmou.

Spolu: ľahšie usporiadanie, zoskupovanie, analýza a riadenie veľkých projektov a portfólií. Analýzu zdrojov je možné vykonať s ktoroukoľvek z týchto štruktúr (použite rovnaký postup pre WBS, RBS aj OBS – zvýraznite štruktúru a preskúmajte zaťaženie zdrojov).

Tieto tri štruktúry nie sú zameniteľné – každá odpovedá na inú otázku.

Ako na to

Postupy zobrazovania a zoskupovania:

WBS (Projekt)

1. Ľavý panel: Projekt.

2. Vedľajší panel – horná ikona s popiskom Gantt: zoznam úloh so stĺpcom WBS; rozbaľte/zbaľte súhrnné úlohy pre hierarchiu (napríklad 1, 1.1). Vytváranie hierarchie odsadzovaním opisuje Štruktúra rozpadu práce.

3. Vedľajší panel – tretia ikona zhora s popiskom WBS: vizuálny vývojový diagram / blokový diagram WBS. Bloky zobrazujú Názov úlohy, ID, Trvanie, Začiatok, Dokončenie, % dokončenia.

4. Zbaľte/rozbaľte súhrnné balíky pre pohľad vedenia; uvádzajte referenčné kódy (napríklad 3.3) v komunikácii/správach.

RBS (Zdroje)

1. Ľavý panel: Zdroje.

2. Rozbaľovací zoznam vpravo hore (ikona vrstvených rámikov): Zoskupiť zdroje – Plochý zoznam, Zoskupiť podľa tímov, Zoskupiť podľa RBS.

3. Zobrazené možnosti rozbaľovacieho zoznamu metrík v dolnom paneli: Špičkové jednotky, Práca, Kumulatívna práca, Preťaženie, Percento alokácie, Zostávajúca dostupnosť, Dostupnosť práce.

4. Legenda: Preťažené, Plne alokované, Alokované. Použite prehľad kapacity na rozhodnutia o obsadení; prípadne Vyvažovanie zdrojov.

OBS (Portfólio)

1. Ľavý panel: Portfólio.

2. Stĺpce zahŕňajú OBS.

3. Rozbaľovací zoznam vpravo hore: Zoskupiť projekty – Plochý zoznam, Zoskupiť podľa OBS (pozrite nasledujúcu časť).

4. Preskúmajte Gantt portfólia a kapacitu v organizačnom kontexte.

Portfólio: Zoskupiť podľa OBS

Kódy OBS sa zobrazujú priamo v zobrazení Portfólio. Projekty sa potom môžu zoskupiť podľa OBS pre viditeľnosť a zodpovednosť na úrovni portfólia.

Rozhranie:

• Ovládací prvok zoskupovania vpravo hore: ponuka Zoskupiť projekty s možnosťami Plochý zoznam a Zoskupiť podľa OBS (zaškrtávacie pole; na zoskupenom obrázku je vybraté Zoskupiť podľa OBS).

• Pri zoskupení hierarchia Názvu zobrazuje nadradené uzly OBS (napríklad nadradené 1, 2) s projektmi zaradenými pod ne.

• Spodné panely: výber projektov (Projects: N selected) a histogram Špičkových jednotiek s legendou Preťažené / Plne alokované / Alokované.

Video: Zoskupenie portfólia podľa OBS → ProjectLibre usporiada projekty podľa organizácie namiesto plochého zoznamu.

Pozrite si videonávod

Pozrite si ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Ukážka v ProjectLibre Cloud na vzorovom projekte customer portal; pokrýva hierarchiu a kódy WBS, zoskupovanie RBS a špičkové jednotky / dostupnosť, zoskupovanie a zvýrazňovanie portfólia podľa OBS a napokon všetky tri štruktúry prepojí.