Organizācija un struktūras (WBS, RBS, OBS)

Īsumā: strukturējiet darbu, resursus un organizāciju.

Profesionālai projektu vadībai nepietiek ar uzdevumu sarakstu. ProjectLibre sniedz komandām strukturētu modeli darbam, resursiem un organizācijai, kas stāv aiz katra projekta un portfeļa. WBS, RBS un OBS ir šīs trīs savstarpēji saistītās struktūras.

Profesionālus grafikus ir vieglāk pārvaldīt, ja darbam, resursu kopai un uzņēmuma atbildības sadalījumam katram ir sava skaidra hierarhija.

Struktūra	Jautājums	Mērķis
WBS · Darba struktūra	Kā organizēts darbs?	Sadaliet projektu fāzēs, nododamajos rezultātos, kopsavilkuma uzdevumos un detalizētās darbībās ar vienotu hierarhiju un WBS kodu struktūru.
RBS · Resursu struktūra	Kā organizēti resursi?	Strukturējiet resursu kopu, lai cilvēkus un citus resursus varētu pārvaldīt jēgpilnās grupās, nevis vienā garā plakanā sarakstā.
OBS · Organizācijas struktūra	Kā organizēta atbildība?	Organizējiet projektus atbilstoši uzņēmuma struktūrai — biznesa vienībām, nodaļām, grupām vai citam organizatoriskās atbildības sadalījumam — un izmantojiet to visā portfelī.

Atgādne: WBS = kāds darbs (kreisajā sānjoslā Projekts); RBS = kas (kreisajā sānjoslā Resursi); OBS = kur uzņēmumā (kreisajā sānjoslā Portfelis). Īsi: WBS = darbs, RBS = resursi, OBS = organizācija.

Skatiet arī: Darba sadalījuma struktūra · Resursu skati · Resursu norīkošana · Resursu izlīdzināšana · Portfeļa skats

Skatieties: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Pārskats

Tās ir atsevišķas struktūras, kas darbojas kopā:

1. Organizē darbu

2. Organizē resursus, kas šo darbu veic

3. Saista projektus ar organizācijas vienību, kas par tiem atbild

Galvenie jautājumi:

• WBS — Kādu darbu mēs nododam? (video formulējums: „Kādu darbu mēs veicam?”)

• RBS — Kādi resursi ir pieejami tā veikšanai? (video: „Kādi cilvēki vai citi resursi mums ir pieejami darba veikšanai?”)

• OBS — Kur organizācijā atrodas atbildība? (video: „Kurai organizācijas daļai pieder projekts vai atbildība?”)

Piezīme par vizualizāciju no produkta lapas: WBS diagrammas, resursu skati un portfeļa grupēšana pārvērš pamatā esošās struktūras informācijā, ko projektu vadītāji un projektu vadības biroji (PMO) var reāli izmantot.

WBS · Darba sadalījuma struktūra

Pārvērtiet uzdevumu sarakstu projekta hierarhijā.

WBS katram uzdevumam piešķir noteiktu vietu projekta struktūrā.

• Kopsavilkuma uzdevumi veido hierarhiju.

• WBS kodi, piemēram, 1, 1.1, 1.2, 1.2.1, parāda, kur katra darbība atrodas.

• Nozīme: atbild uz jautājumu „Kur šis uzdevums iekļaujas projektā?”

• Minētie ieguvumi: skaidrāks darba apjoms (fāzes, nododamie rezultāti, darba paketes); informācijas apkopošana; vienota saziņa, izmantojot WBS kodus grafikos, pārskatos un komandās.

Grafikā (Gants): kolonna WBS redzama blakus uzdevuma Nosaukums / ID. Kodu piemēri ekrānuzņēmumos: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

WBS diagramma (otrās sānjoslas ikona WBS): attēlo to pašu hierarhiju vizuāli — kopsavilkuma darbs sadalās zemāka līmeņa uzdevumos. Diagrammas blokos / mezglos redzams Uzdevuma nosaukums, ID, Ilgums, Sākums, Beigas, % izpildīts; kopsavilkuma uzdevumiem, uzdevumiem un atskaites punktiem ir atšķirīgas formas.

Kā atvērt Projekts → WBS, veidot atkāpes Ganta diagrammā, lietot diagrammas skatu un apkopošanu, sīkāk aprakstīts nodaļā Darba sadalījuma struktūra. Šajā otrās daļas materiālā uzsvars ir uz kodu struktūru, WBS diagrammu un to, kā WBS saistās ar RBS un OBS, nevis uz katra atkāpju izvēlnes soļa atkārtošanu.

RBS · Resursu sadalījuma struktūra

Vispirms sakārtojiet resursu kopu. Pēc tam analizējiet kapacitāti.

RBS piešķir hierarhiju uzņēmuma resursu kopai. Organizējiet resursus pēc funkcijas, nodaļas, lomas vai citām jēgpilnām grupām — un pēc tam izmantojiet šo struktūru, analizējot darba slodzi un kapacitāti.

Uzsvērtā secība: vispirms nosakiet, kā resursi ir organizēti; pēc tam salīdziniet pieprasījumu, norīkojumus un pieejamību šajās grupās un starp projektiem.

Pieeja trīs soļos:

1. Sagrupējiet resursus — piemēram, Tehnoloģijas → Inženierija → Vadītāji un izstrādātāji (nevis plakans vārdu saraksts).

2. Salīdziniet pieprasījumu ar kapacitāti — resursu skatos strukturētajā kopā var salīdzināt pieejamību, norīkojumus un pārslodzi.

3. Pieņemiet lēmumus par cilvēkresursiem — atklājiet nepietiekamu kapacitāti, pārdaliet slodzi, mainiet laiku vai izmantojiet resursu izlīdzināšanu, pirms saistības kļūst par grafika problēmām.

RBS hierarhijas piemērs:

Tehnoloģijas ↳ Inženierija ↳ Vadītājs · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Izstrādātājs · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Izstrādātājs · TECH.ENG.DEV.02

Video: atgādne — WBS organizē darbu; RBS organizē resursus. Kodi var būt skaitliska hierarhija vai aprakstoši, piemēram, tech.engineer.dev.01. Minētās grupēšanas iespējas: pēc organizācijas / resursu klasifikācijas; starpfunkcionālas komandas; liela saraksta grupēšana pēc komandām vai pēc RBS plakana saraksta vietā. Pēc sakārtošanas: izceliet RBS daļu → aplūkojiet resursu noslodzi.

Noslodzes / rādītāju saskarne: sadalīts skats — augšā resursu/projektu saraksts + laika skala; apakšā histogramma ar rādītāju nolaižamo sarakstu. Redzamās iespējas: Maksimālās slodzes vienības, Darbs, Kumulatīvais darbs, Pārslodze, Slodze procentos, Atlikusī pieejamība, Darba pieejamība. Leģenda: Pārslogots, Pilnībā noslogots, Piešķirts (ekrānuzņēmuma krāsas: sarkana / zaļa / zila); 100% kapacitātes līnija. Sarkanās daļas virs 100% norāda periodus, kad pieprasījums pārsniedz kapacitāti.

Kā novērst pārslodzi pēc resursu kopas sakārtošanas, skatiet arī Resursu izlīdzināšana.

OBS · Organizācijas sadalījuma struktūra

Organizējiet portfeli atbilstoši tam, kā uzņēmums patiesībā darbojas.

OBS ienes projekta modelī organizatorisko atbildību. Projektiem var piešķirt OBS kodus un tos grupēt skatā „Portfelis”. Nozīme: atbild uz jautājumu „Kur šis projekts iekļaujas mūsu organizācijā?”

Minētie ieguvumi: projektu grupēšana pēc organizācijas vienībām; grafiku un resursu pieprasījuma redzēšana portfeļa kontekstā; pārvaldības mērogošana no projektiem līdz portfelim.

Portfeļa ekrānuzņēmuma saskarne: skata virsraksts Portfelis; tabulas kolonna OBS ar hierarhiskiem kodiem (piemēri: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 u. c.); citas fragmentā redzamās kolonnas: ID, Nosaukums, Ilgums.

Kā tās ir saistītas

WBS, RBS un OBS ir atšķirīgi, bet savstarpēji papildinoši veidi, kā strukturēt uzņēmuma projektu informāciju (video noslēgums):

• WBS = kāds darbs (kreisajā sānjoslā Projekts) — organizē nododamos rezultātus un darbības (piemērs: portāla 3.3 API integrācija).

• RBS = kas (kreisajā sānjoslā Resursi) — organizē cilvēkus un resursus, kas vajadzīgi to izpildei (piemērs: tehniskais vadītājs RBS).

• OBS = kur uzņēmumā (kreisajā sānjoslā Portfelis) — saista projektus un atbildību ar pašu uzņēmumu.

Kopā tās ļauj vieglāk organizēt, grupēt, analizēt un pārvaldīt lielus projektus un portfeļus. Resursu analīzi var veikt ar jebkuru no šīm struktūrām (WBS, RBS un OBS izmantojiet vienādi — izceliet struktūras daļu un aplūkojiet resursu noslodzi).

Neuzskatiet šīs trīs struktūras par savstarpēji aizstājamām — katra atbild uz citu jautājumu.

Kā izmantot

Skatīšana un grupēšana:

WBS (Projekts)

1. Kreisajā sānjoslā: Projekts.

2. Otrajā sānjoslā — augšējā ikona ar rīka padomu Gants: uzdevumu saraksts ar kolonnu WBS; izvērsiet/sakļaujiet kopsavilkuma uzdevumus, lai redzētu hierarhiju (piemēram, 1, 1.1). Par atkāpju palielināšanu un samazināšanu skatiet arī Darba sadalījuma struktūra.

3. Otrajā sānjoslā — trešā ikona no augšas ar rīka padomu WBS: vizuāla WBS shēma / bloku diagramma. Blokos redzams Uzdevuma nosaukums, ID, Ilgums, Sākums, Beigas, % izpildīts.

4. Sakļaujiet/izvērsiet kopsavilkuma paketes pārskatam vadībai; saziņā un pārskatos atsaucieties uz kodiem (piemēram, 3.3).

RBS (Resursi)

1. Kreisajā sānjoslā: Resursi.

2. Nolaižamais saraksts augšā pa labi (slāņu ikona): Grupēt resursus — Plakans saraksts, Grupēt pēc komandām, Grupēt pēc RBS.

3. Apakšējā paneļa rādītāju nolaižamajā sarakstā redzamās iespējas: Maksimālās slodzes vienības, Darbs, Kumulatīvais darbs, Pārslodze, Slodze procentos, Atlikusī pieejamība, Darba pieejamība.

4. Leģenda: Pārslogots, Pilnībā noslogots, Piešķirts. Izmantojiet noslodzes datus lēmumiem par cilvēkresursiem; vajadzības gadījumā — Resursu izlīdzināšana.

OBS (Portfelis)

1. Kreisajā sānjoslā: Portfelis.

2. Starp kolonnām ir OBS.

3. Nolaižamais saraksts augšā pa labi: Grupēt projektus — Plakans saraksts, Grupēt pēc OBS (skatiet nākamo apakšsadaļu).

4. Aplūkojiet portfeļa Ganta diagrammu un noslodzi organizācijas kontekstā.

Portfelis: grupēšana pēc OBS

OBS kodi redzami tieši skatā „Portfelis”. Pēc tam projektus var grupēt pēc OBS, lai portfeļa līmenī būtu redzams, kas par ko atbild.

Saskarne:

• Grupēšanas vadīkla augšā pa labi: izvēlne Grupēt projektus ar iespējām Plakans saraksts un Grupēt pēc OBS (izvēles rūtiņa; grupētajā ekrānuzņēmumā atlasīts „Grupēt pēc OBS”).

• Grupētā skatā kolonnas „Nosaukums” hierarhijā redzami OBS augstākā līmeņa mezgli (piemēram, 1, 2), zem kuriem izvietoti projekti.

• Apakšējās rūtis: projektu atlase (Projects: N selected) un Maksimālās slodzes vienību histogramma ar leģendu „Pārslogots” / „Pilnībā noslogots” / „Piešķirts”.

Video: sagrupējiet portfeli pēc OBS → ProjectLibre sakārto projektus atbilstoši organizācijai, nevis plakanā sarakstā.

Noskatieties pamācību

Noskatieties ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Demonstrācija ProjectLibre Cloud ar paraugprojektu customer portal: WBS hierarhija un kodi, RBS grupēšana un maksimālās slodzes vienības / pieejamība, OBS grupēšana portfelī un izcelšana, un visbeidzot visu trīs struktūru sasaiste.