Organizacja i struktury (SPP, RBS, OBS)

W skrócie: Uporządkuj pracę, zasoby i organizację.

Profesjonalne zarządzanie projektami wymaga czegoś więcej niż listy zadań. ProjectLibre daje zespołom uporządkowany model dla pracy, zasobów i organizacji stojącej za każdym projektem i portfelem. SPP, RBS i OBS zapewniają te trzy powiązane struktury.

Profesjonalnymi harmonogramami łatwiej zarządzać, gdy praca, pula zasobów i odpowiedzialność biznesowa mają własną, jasną hierarchię.

Struktura	Pytanie	Cel
SPP · Struktura pracy	Jak zorganizowana jest praca?	Podziel projekt na fazy, produkty, zadania sumaryczne i szczegółowe działania z jednolitą hierarchią i strukturą kodowania SPP.
RBS · Struktura zasobów	Jak zorganizowane są zasoby?	Ustrukturyzuj pulę zasobów, aby ludźmi i innymi zasobami można było zarządzać w sensownych grupach zamiast na jednej długiej, płaskiej liście.
OBS · Struktura organizacji	Jak zorganizowana jest odpowiedzialność?	Zorganizuj projekty wokół struktury przedsiębiorstwa — jednostek biznesowych, działów, grup lub innej odpowiedzialności organizacyjnej — i stosuj ją w całym portfelu.

Sposób na zapamiętanie: SPP = jaka praca (lewy pasek boczny Projekt); RBS = kto (lewy pasek boczny Zasoby); OBS = gdzie w przedsiębiorstwie (lewy pasek boczny Portfel projektów). Krótka forma: SPP = praca, RBS = zasób, OBS = organizacja.

Zobacz też: Struktura podziału pracy · Widok Zasoby · Przydzielanie zasobów · Bilansowanie zasobów · Widok Portfel projektów

Obejrzyj: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Przegląd

To osobne struktury, które współpracują ze sobą:

1. Organizują pracę

2. Organizują zasoby, które ją wykonują

3. Łączą projekty z organizacją za nie odpowiedzialną

Kluczowe pytania:

• SPP — Jaką pracę dostarczamy? (sformułowanie z filmu: „Jaką pracę wykonujemy?”)

• RBS — Jakie zasoby są dostępne, aby ją wykonać? (film: „Kogo lub jakie zasoby mamy dostępne do wykonania pracy?”)

• OBS — Gdzie w organizacji leży odpowiedzialność? (film: „Do której części organizacji należy projekt lub odpowiedzialność?”)

Uwaga o wizualizacji ze strony produktu: wykresy SPP, widoki zasobów i grupowanie portfela zamieniają te struktury bazowe w informacje, z których kierownicy projektów i PMO mogą realnie korzystać.

SPP · Struktura podziału pracy

Zamień listę zadań w hierarchię projektu.

SPP nadaje każdemu zadaniu określone miejsce w strukturze projektu.

• Zadania sumaryczne tworzą hierarchię.

• Kody SPP, takie jak 1, 1.1, 1.2, 1.2.1, pokazują, gdzie należy każde działanie.

• Znaczenie: odpowiada na pytanie „Gdzie w projekcie mieści się to zadanie?”

• Wskazane korzyści: doprecyzowanie zakresu (fazy, produkty, pakiety pracy); sumowanie informacji; spójna komunikacja za pomocą kodów SPP w harmonogramach, raportach i zespołach.

W harmonogramie (Gantt): kolumna SPP pojawia się obok pól zadania Nazwa / Identyfikator. Przykładowe kody na zrzutach ekranu: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

Wykres SPP (ikona SPP w drugim pasku bocznym): przedstawia tę samą hierarchię wizualnie — praca sumaryczna rozkłada się na zadania niższego poziomu. Bloki / węzły wykresu pokazują pola Nazwa zadania, Identyfikator, Czas trwania, Rozpoczęcie, Zakończenie, Wykonano %; zadania sumaryczne, zadania i punkty kontrolne mają różne kształty.

Otwieranie widoku Projekt → SPP, tworzenie wcięć na wykresie Gantta, widok wykresu i sumowanie opisano szczegółowo w artykule Struktura podziału pracy. Ten materiał (część 2) skupia się na strukturze kodowania, wykresie SPP i powiązaniu SPP z RBS i OBS — nie powtarza każdego kroku menu wcięć.

RBS · Struktura podziału zasobów

Najpierw uporządkuj pulę zasobów. Potem analizuj pojemność.

RBS nadaje puli zasobów przedsiębiorstwa hierarchię. Grupuj zasoby według funkcji, działu, roli lub innych sensownych grup — a następnie użyj tej struktury przy analizie obciążenia i pojemności.

Podkreślona kolejność: najpierw określ, jak zorganizowane są zasoby; potem porównuj zapotrzebowanie, przydziały i dostępność w obrębie tych grup oraz między projektami.

Podejście trzystopniowe:

1. Pogrupuj zasoby — na przykład Technologia → Inżynieria → liderzy i programiści (a nie płaska lista nazwisk).

2. Zobacz zapotrzebowanie na tle pojemności — widoki zasobów porównują dostępność, przydziały i nadmierne przydzielenie w obrębie ustrukturyzowanej puli.

3. Podejmij decyzje o obsadzie — zidentyfikuj wąskie gardła pojemności, zrównoważ obciążenie, zmień terminy lub użyj bilansowania zasobów, zanim zobowiązania staną się problemami harmonogramu.

Przykładowa hierarchia RBS:

Technologia ↳ Inżynieria ↳ Lider · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Programista · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Programista · TECH.ENG.DEV.02

Film: Sposób na zapamiętanie — SPP organizuje pracę; RBS organizuje zasoby. Kody mogą mieć hierarchię numeryczną lub formy opisowe, takie jak tech.engineer.dev.01. Wspomniane opcje grupowania: według organizacji / klasyfikacji zasobów; zespoły międzyfunkcyjne; grupowanie dużej listy według zespołów lub według RBS zamiast listy płaskiej. Po uporządkowaniu: zaznacz grupę w RBS → zobacz obciążenie zasobów.

Interfejs pojemności / metryk: widok podzielony — górna lista zasobów/projektów + oś czasu; dolny histogram z listą rozwijaną metryk. Pokazane opcje: Szczytowa liczba jednostek, Praca, Praca skumulowana, Nadmierna alokacja, Procent alokacji, Pozostała dostępność, Dostępność pracy. Legenda: Z nadmierną alokacją, W pełni przydzielony, Przydzielone (kolory na zrzucie: czerwony / zielony / niebieski); linia pojemności 100%. Czerwone fragmenty powyżej 100% wskazują okresy, w których zapotrzebowanie przekracza pojemność.

Zobacz też Bilansowanie zasobów, aby rozwiązać nadmierne przydzielenie po ustrukturyzowaniu puli.

OBS · Struktura podziału organizacji

Zorganizuj portfel wokół tego, jak działa firma.

OBS wprowadza odpowiedzialność organizacyjną do modelu projektu. Projekty mogą nosić kody OBS i być grupowane w widoku Portfel projektów. Znaczenie: odpowiada na pytanie „Gdzie w naszej organizacji mieści się ten projekt?”

Wskazane korzyści: grupowanie projektów według jednostki organizacyjnej; widoczność kontekstu portfela dla harmonogramów i zapotrzebowania na zasoby; skalowanie nadzoru od projektów aż po portfel.

Interfejs na zrzucie widoku Portfel projektów: tytuł widoku Portfel projektów; kolumna tabeli OBS z hierarchicznymi kodami (przykłady: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 itd.); inne widoczne kolumny to m.in. Identyfikator, Nazwa, Czas trwania.

Jak się łączą

SPP, RBS i OBS to różne, lecz uzupełniające się sposoby strukturyzowania informacji o projektach w przedsiębiorstwie (zakończenie filmu):

• SPP = jaka praca (lewy pasek boczny Projekt) — organizuje produkty i działania (przykład: integracja API portalu 3.3).

• RBS = kto (lewy pasek boczny Zasoby) — organizuje ludzi i zasoby potrzebne do ich wykonania (przykład: lider techniczny w RBS).

• OBS = gdzie w przedsiębiorstwie (lewy pasek boczny Portfel projektów) — łączy projekty i odpowiedzialność z samą firmą.

Razem ułatwiają organizowanie, grupowanie, analizowanie dużych projektów i portfeli oraz zarządzanie nimi. Analizę zasobów można przeprowadzić przy użyciu dowolnej z tych struktur (to samo podejście dla SPP, RBS i OBS — wyróżnij strukturę i przejrzyj obciążenie zasobów).

Nie traktuj tych trzech struktur jako zamiennych — każda odpowiada na inne pytanie.

Jak korzystać

Wyświetlanie i grupowanie krok po kroku:

SPP (Projekt)

1. Lewy pasek boczny: Projekt.

2. Drugi pasek boczny — górna ikona z podpowiedzią Gantt: lista zadań z kolumną SPP; rozwiń/zwiń zadania sumaryczne, aby zobaczyć hierarchię (na przykład 1, 1.1). Zobacz też Struktura podziału pracy — tam opisano zwiększanie i zmniejszanie wcięć.

3. Drugi pasek boczny — trzecia ikona od góry z podpowiedzią SPP: wizualny schemat blokowy SPP. Bloki pokazują pola Nazwa zadania, Identyfikator, Czas trwania, Rozpoczęcie, Zakończenie, Wykonano %.

4. Zwiń/rozwiń pakiety sumaryczne do prezentacji dla kadry zarządzającej; odwołuj się do kodów (na przykład 3.3) w komunikacji/raportowaniu.

RBS (Zasoby)

1. Lewy pasek boczny: Zasoby.

2. Rozwijane menu w prawym górnym rogu (ikona nałożonych pól): Grupuj zasoby — Lista płaska, Grupuj według zespołów, Grupuj według RBS.

3. Pokazane opcje listy rozwijanej metryk w dolnym panelu: Szczytowa liczba jednostek, Praca, Praca skumulowana, Nadmierna alokacja, Procent alokacji, Pozostała dostępność, Dostępność pracy.

4. Legenda: Z nadmierną alokacją, W pełni przydzielony, Przydzielone. Wykorzystaj wgląd w pojemność do decyzji o obsadzie; opcjonalnie Bilansowanie zasobów.

OBS (Portfel projektów)

1. Lewy pasek boczny: Portfel projektów.

2. Kolumny obejmują OBS.

3. Rozwijane menu w prawym górnym rogu: Grupuj projekty — Lista płaska, Grupuj według OBS (zobacz następną podsekcję).

4. Przejrzyj Gantt portfela i pojemność w kontekście organizacyjnym.

Portfel projektów: Grupuj według OBS

Kody OBS pojawiają się bezpośrednio w widoku Portfel projektów. Projekty można wtedy grupować według OBS, aby zapewnić widoczność i odpowiedzialność na poziomie portfela.

Interfejs:

• Kontrolka grupowania w prawym górnym rogu: menu Grupuj projekty z opcjami Lista płaska i Grupuj według OBS (pole wyboru; na zrzucie z grupowaniem zaznaczone jest Grupuj według OBS).

• Po zgrupowaniu hierarchia Nazwy pokazuje węzły nadrzędne OBS (na przykład nadrzędne 1, 2) z zagnieżdżonymi pod nimi projektami.

• Dolne panele: selektor projektów (Projects: N selected) oraz histogram Szczytowa liczba jednostek z legendą Z nadmierną alokacją / W pełni przydzielony / Przydzielone.

Film: zgrupuj portfel według OBS → ProjectLibre porządkuje projekty zgodnie ze strukturą organizacji zamiast w postaci płaskiej listy.

Obejrzyj film

Obejrzyj ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Demonstracja w ProjectLibre Cloud na przykładowym projekcie customer portal; obejmuje hierarchię i kody SPP, grupowanie według RBS i szczytową liczbę jednostek / dostępność, grupowanie i wyróżnianie według OBS w portfelu, a na koniec zestawia wszystkie trzy struktury.