سازمان و ساختارها (WBS، RBS، OBS)

شعار: کار، منابع و سازمان را ساختاردهی کنید.

مدیریت پروژه حرفه‌ای به چیزی بیش از یک فهرست فعالیت نیاز دارد. ProjectLibre به تیم‌ها یک مدل ساختاریافته برای کار، منابع و سازمان پشت هر پروژه و سبد پروژه‌ها می‌دهد. WBS، RBS و OBS این سه ساختار به‌هم‌پیوسته را فراهم می‌کنند.

زمان‌بندی‌های حرفه‌ای زمانی آسان‌تر مدیریت می‌شوند که کار، مخزن منابع و مالکیت کسب‌وکار هر یک سلسله‌مراتب روشنی داشته باشند.

ساختار	پرسش	هدف
WBS · ساختار کار	کار چگونه سازمان‌دهی شده؟	پروژه را به فازها، تحویل‌شدنی‌ها، فعالیت‌های خلاصه و فعالیت‌های دقیق با یک سلسله‌مراتب منسجم و ساختار کدگذاری WBS تجزیه کنید.
RBS · ساختار منابع	منابع چگونه سازمان‌دهی شده‌اند؟	مخزن منابع را ساختاردهی کنید تا افراد و دیگر منابع بتوانند در گروه‌های معنادار، به‌جای یک فهرست تخت طولانی مدیریت شوند.
OBS · ساختار سازمان	مسئولیت چگونه سازمان‌دهی شده؟	پروژه‌ها را حول ساختار سازمان — واحدهای کسب‌وکار، بخش‌ها، گروه‌ها یا دیگر مسئولیت‌های سازمانی — سازمان‌دهی کنید و آن را در سراسر سبد پروژه‌ها به کار ببرید.

یادآور: WBS = چه کاری (نوار کناری چپ پروژه)؛ RBS = چه کسی (نوار کناری چپ منابع)؛ OBS = کجای سازمان (نوار کناری چپ سبد پروژه‌ها). به‌طور خلاصه: WBS = کار، RBS = منبع، OBS = سازمان.

همچنین ببینید: ساختار شکست کار · نمای منابع · تخصیص منابع · تسطیح منابع · نمای سبد پروژه‌ها

تماشا کنید: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

نمای کلی

این‌ها ساختارهایی جداگانه هستند که با هم کار می‌کنند:

1. سازمان‌دهی کار

2. سازمان‌دهی منابعی که آن را انجام می‌دهند

3. اتصال پروژه‌ها به سازمانی که مسئول آن‌هاست

پرسش‌های کلیدی:

• WBS — چه کاری را تحویل می‌دهیم؟ (عبارت ویدئو: «چه کاری انجام می‌دهیم؟»)

• RBS — چه منابعی برای انجام آن در دسترس‌اند؟ (ویدئو: «چه کسی یا چه منابعی برای انجام کار در دسترس داریم؟»)

• OBS — مسئولیت کجای سازمان قرار دارد؟ (ویدئو: «پروژه یا مسئولیت کجای سازمان قرار دارد؟»)

نکته‌ای دربارهٔ نمایش بصری، از صفحهٔ محصول: نمودارهای WBS، نماهای منابع و گروه‌بندی سبد پروژه‌ها، ساختارهای زیربنایی را به اطلاعاتی تبدیل می‌کنند که مدیران پروژه و PMOها واقعاً می‌توانند از آن استفاده کنند.

WBS · ساختار شکست کار

یک فهرست فعالیت را به یک سلسله‌مراتب پروژه تبدیل کنید.

WBS به هر فعالیت یک جای مشخص در ساختار پروژه می‌دهد.

• فعالیت‌های خلاصه سلسله‌مراتب را می‌سازند.

• کدهای WBS مانند 1، 1.1، 1.2، 1.2.1 نشان می‌دهند هر فعالیت کجا جای می‌گیرد.

• معنا: به «این فعالیت کجای پروژه جای می‌گیرد؟» پاسخ می‌دهد.

• مزایای ذکرشده: شفاف‌سازی محدوده (فازها، تحویل‌شدنی‌ها، بسته‌های کاری)؛ تجمیع اطلاعات؛ ارتباط یکدست از طریق کدهای WBS در سراسر زمان‌بندی‌ها، گزارش‌ها و تیم‌ها.

در زمان‌بندی (گانت): ستون WBS در کنار نام / شناسه فعالیت ظاهر می‌شود. کدهای نمونه در تصاویر: 1، 1.1، 1.2، 1.3، 1.3.1، 1.3.2، 1.3.3، 1.4.

نمودار WBS (نماد WBS نوار کناری دوم): همان سلسله‌مراتب را به‌صورت تصویری ارائه می‌دهد — کار خلاصه که به فعالیت‌های سطح پایین‌تر تجزیه می‌شود. بلوک‌ها/گره‌های نمودار نام فعالیت، شناسه، مدت زمان، شروع، پایان، درصد پیشرفت را نشان می‌دهند؛ شکل‌های خلاصه در برابر فعالیت در برابر نقطه عطف از نظر بصری متفاوت‌اند.

برای باز کردن پروژه ← WBS، تورفتگی در گانت، نمای نمودار، و تجمیع، در ساختار شکست کار بسط داده شده است. این مطلب بخش دوم بر ساختار کدگذاری، نمودار WBS، و چگونگی اتصال WBS به RBS و OBS تأکید می‌کند — نه بازگویی هر گام منوی تورفتگی.

RBS · ساختار شکست منابع

ابتدا مخزن منابع را سازمان‌دهی کنید. سپس ظرفیت را تحلیل کنید.

RBS به مخزن منابع سازمانی یک سلسله‌مراتب می‌دهد. بر اساس کارکرد، بخش، نقش، یا دیگر گروه‌های معنادار سازمان‌دهی کنید — سپس از آن ساختار هنگام تحلیل بار کار و ظرفیت استفاده کنید.

توالی تأکیدشده: ابتدا تعریف کنید منابع چگونه سازمان‌دهی شده‌اند؛ سپس تقاضا، تخصیص‌ها و دسترس‌پذیری را در سراسر آن گروه‌ها و در سراسر پروژه‌ها مقایسه کنید.

رویکرد سه‌گامی:

1. گروه‌بندی منابع — برای نمونه، Technology ← Engineering ← Leads و Developers (نه یک فهرست تخت از نام‌ها).

2. مشاهدهٔ تقاضا در برابر ظرفیت — نماهای منابع، دسترس‌پذیری، تخصیص‌ها و بیش‌تخصیص را در سراسر مخزن ساختاریافته مقایسه می‌کنند.

3. تصمیم‌گیری دربارهٔ تأمین نیرو — ظرفیت تنگ را شناسایی کنید، بازتوازن دهید، زمان‌بندی را تنظیم کنید، یا پیش از آن‌که تعهدها به مشکلات زمان‌بندی تبدیل شوند از تسطیح منابع استفاده کنید.

نمونهٔ سلسله‌مراتب RBS:

Technology ↳ Engineering ↳ Lead · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Developer · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Developer · TECH.ENG.DEV.02

ویدئو: یادآور — WBS کار را سازمان‌دهی می‌کند؛ RBS منابع را سازمان‌دهی می‌کند. کدها می‌توانند سلسله‌مراتب عددی یا شکل‌های توصیفی مانند tech.engineer.dev.01 باشند. گزینه‌های گروه‌بندی ذکرشده: بر اساس سازمان / طبقه‌بندی منبع؛ تیم‌های میان‌کارکردی؛ گروه‌بندی یک فهرست بزرگ بر پایه تیم‌ها یا بر پایه RBS در برابر فهرست تخت. پس از سازمان‌دهی: یک سری را در RBS برجسته کنید ← بار منبع را مشاهده کنید.

رابط کاربری ظرفیت / سنجه‌ها: نمای تقسیم‌شده — فهرست بالایی منبع/پروژه + خط زمانی؛ هیستوگرام پایین با منوی کشویی سنجه‌ها. گزینه‌های نمایش‌داده‌شده: واحدهای اوج، کار، کار تجمعی، بیش‌تخصیص، درصد تخصیص، در دسترس بودن باقی‌مانده، در دسترس بودن کار. راهنما: بیش‌تخصیص‌یافته، کاملاً تخصیص‌یافته، تخصیص‌یافته (رنگ‌های تصویر: قرمز / سبز / آبی)؛ خط ظرفیت 100٪. بخش‌های قرمز بالای 100٪ دوره‌هایی را نشان می‌دهند که تقاضا از ظرفیت فراتر می‌رود.

برای حل بیش‌تخصیص پس از ساختاردهی مخزن، همچنین تسطیح منابع را ببینید.

OBS · ساختار شکست سازمانی

سبد پروژه‌ها را حول چگونگی عملکرد واقعی کسب‌وکار سازمان‌دهی کنید.

OBS مسئولیت سازمانی را وارد مدل پروژه می‌کند. پروژه‌ها می‌توانند کدهای OBS داشته باشند و در نمای سبد پروژه‌ها گروه‌بندی شوند. معنا: به «این پروژه کجای سازمان ما جای می‌گیرد؟» پاسخ می‌دهد.

مزایای ذکرشده: گروه‌بندی پروژه‌ها بر اساس واحد سازمانی؛ مشاهدهٔ زمینهٔ سبد پروژه‌ها برای زمان‌بندی‌ها و تقاضای منابع؛ گسترش حاکمیت از پروژه‌ها تا سبد پروژه‌ها.

رابط کاربری در تصویر سبد پروژه‌ها: عنوان نما سبد پروژه‌ها؛ ستون جدول OBS با کدهای سلسله‌مراتبی (نمونه‌ها: 1، 1.1، 1.1.1، 1.2، 1.2.2، 3، و غیره)؛ دیگر ستون‌ها در برش شامل شناسه، نام، مدت زمان.

چگونگی ارتباط آن‌ها

WBS، RBS و OBS راه‌های متفاوت ولی تکمیلی برای ساختاردهی اطلاعات پروژه سازمانی هستند (پایان ویدئو):

• WBS = چه کاری (نوار کناری چپ پروژه) — تحویل‌شدنی‌ها و فعالیت‌ها را سازمان‌دهی می‌کند (نمونه: یکپارچه‌سازی API پورتال 3.3).

• RBS = چه کسی (نوار کناری چپ منابع) — افراد و منابع لازم برای اجرای آن‌ها را سازمان‌دهی می‌کند (نمونه: سرپرست فنی در RBS).

• OBS = کجای سازمان (نوار کناری چپ سبد پروژه‌ها) — پروژه‌ها و مسئولیت را به خود کسب‌وکار متصل می‌کند.

با هم: سازمان‌دهی، گروه‌بندی، تحلیل و مدیریت پروژه‌ها و سبد پروژه‌های بزرگ آسان‌تر می‌شود. تحلیل منابع می‌تواند با هر یک از این ساختارها انجام شود (برای WBS، RBS و OBS از همان رویکرد استفاده کنید — ساختار را برجسته کنید و بار منابع را بررسی کنید).

این سه را نباید جایگزین یکدیگر دانست — هر کدام به پرسشی متفاوت پاسخ می‌دهد.

نحوهٔ استفاده

گردش کار مشاهده و گروه‌بندی:

WBS (پروژه)

1. نوار کناری چپ: پروژه.

2. نوار کناری دوم — راهنمای ابزار نماد بالایی گانت: فهرست فعالیت با ستون WBS؛ گسترش/جمع فعالیت‌های خلاصه برای سلسله‌مراتب (برای نمونه، 1، 1.1). همچنین ساختار شکست کار را برای ساخت تورفتگی/برون‌رفتگی ببینید.

3. نوار کناری دوم — راهنمای ابزار سومین نماد از بالا WBS: فلوچارت/نمودار بلوکی تصویری WBS. بلوک‌ها نام فعالیت، شناسه، مدت زمان، شروع، پایان، درصد پیشرفت را نشان می‌دهند.

4. برای ارائه به مدیران ارشد، بسته‌های خلاصه را جمع/باز کنید؛ کدهای مرجع (برای نمونه، 3.3) را در ارتباطات/گزارش‌دهی به کار ببرید.

RBS (منابع)

1. نوار کناری چپ: منابع.

2. منوی کشویی بالا-راست (نماد جعبه‌های لایه‌ای): گروه‌بندی منابع — فهرست تخت، گروه‌بندی بر پایه تیم‌ها، گروه‌بندی بر پایه RBS.

3. گزینه‌های نمایش‌داده‌شده در منوی کشویی سنجه‌های پنل پایین: واحدهای اوج، کار، کار تجمعی، بیش‌تخصیص، درصد تخصیص، در دسترس بودن باقی‌مانده، در دسترس بودن کار.

4. راهنما: بیش‌تخصیص‌یافته، کاملاً تخصیص‌یافته، تخصیص‌یافته. از تحلیل ظرفیت برای تصمیم‌های تأمین نیرو استفاده کنید؛ و در صورت نیاز تسطیح منابع.

OBS (سبد پروژه‌ها)

1. نوار کناری چپ: سبد پروژه‌ها.

2. ستون‌ها شامل OBS.

3. منوی کشویی بالا-راست: گروه‌بندی پروژه‌ها — فهرست تخت، گروه‌بندی بر پایه OBS (زیربخش بعدی را ببینید).

4. گانت سبد پروژه‌ها و ظرفیت را در زمینهٔ سازمانی بررسی کنید.

سبد پروژه‌ها: گروه‌بندی بر پایه OBS

کدهای OBS مستقیماً در نمای سبد پروژه‌ها ظاهر می‌شوند. پروژه‌ها سپس می‌توانند برای دید و پاسخگویی در سطح سبد پروژه‌ها بر پایه OBS گروه‌بندی شوند.

رابط کاربری:

• کنترل گروه‌بندی بالا-راست: منوی گروه‌بندی پروژه‌ها با گزینه‌های فهرست تخت و گروه‌بندی بر پایه OBS (کادر تیک؛ گروه‌بندی بر پایه OBS در تصویر گروه‌بندی‌شده انتخاب شده).

• هنگام گروه‌بندی، سلسله‌مراتب نام گره‌های والد OBS را نشان می‌دهد (برای نمونه، والد 1، 2) با پروژه‌های تودرتو زیر آن‌ها.

• بخش‌های پایینی: گزینشگر پروژه (Projects: N selected) و هیستوگرام واحدهای اوج با راهنمای بیش‌تخصیص‌یافته / کاملاً تخصیص‌یافته / تخصیص‌یافته.

ویدئو: سبد پروژه‌ها را بر پایه OBS گروه‌بندی کنید ← ProjectLibre پروژه‌ها را بر اساس سازمان، به‌جای یک فهرست تخت، سازمان‌دهی می‌کند.

تماشای ویدئوی آموزشی

ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05) را تماشا کنید. نمایش در ProjectLibre Cloud با پروژهٔ نمونهٔ customer portal؛ سلسله‌مراتب و کدهای WBS، گروه‌بندی RBS و واحدهای اوج / دسترس‌پذیری، گروه‌بندی و برجسته‌سازی سبد پروژه‌ها با OBS را پوشش می‌دهد و در پایان سه ساختار را کنار هم می‌گذارد.