Organizacija i strukture (WBS, RBS, OBS)

Slogan: Strukturirajte posao, resurse i organizaciju.

Profesionalno upravljanje projektima treba više od popisa zadataka. ProjectLibre timovima daje strukturirani model za posao, resurse i organizaciju iza svakog projekta i portfelja. WBS, RBS i OBS pružaju te tri povezane strukture.

Profesionalnim rasporedima lakše je upravljati kada posao, skup resursa i poslovna odgovornost imaju svaki svoju jasnu hijerarhiju.

Struktura	Pitanje	Svrha
WBS · Struktura posla	Kako je posao organiziran?	Podijelite projekt na faze, isporučive rezultate, sažete zadatke i detaljne aktivnosti s dosljednom hijerarhijom i strukturom WBS kodiranja.
RBS · Struktura resursa	Kako su resursi organizirani?	Strukturirajte skup resursa tako da se ljudima i drugim resursima može upravljati u smislenim grupama umjesto kao jednim dugim ravnim popisom.
OBS · Organizacijska struktura	Kako je odgovornost organizirana?	Organizirajte projekte oko strukture tvrtke — poslovnih jedinica, odjela, grupa ili druge organizacijske odgovornosti — i koristite je u cijelom portfelju.

Pomoć za pamćenje: WBS = kakav posao (lijeva bočna traka Projekt); RBS = tko (lijeva bočna traka Resursi); OBS = gdje u tvrtki (lijeva bočna traka Portfelj projekata). Kratki oblik: WBS = posao, RBS = resurs, OBS = organizacija.

Pogledajte i: Struktura raščlambe posla · Prikaz resursa · Dodjela resursa · Izravnavanje resursa · Prikaz portfelja

Pogledajte: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Pregled

To su zasebne strukture koje djeluju zajedno:

1. Organizirati posao

2. Organizirati resurse koji ga izvode

3. Povezati projekte s organizacijom odgovornom za njih

Postavljena pitanja:

• WBS — Koji posao isporučujemo? (formulacija u videu: “Koji posao radimo?”)

• RBS — Koji su nam resursi dostupni za njegovo izvršenje? (video: “Tko ili kakve resurse imamo dostupne za izvođenje posla?”)

• OBS — Gdje je u organizaciji smještena odgovornost? (video: “Gdje u organizaciji pripada projekt ili odgovornost?”)

Napomena o prikazu sa stranice proizvoda: WBS dijagrami, prikazi resursa i grupiranje portfelja pretvaraju temeljne strukture u informacije koje voditelji projekata i PMO-ovi zapravo mogu koristiti.

WBS · Struktura raščlambe posla

Pretvorite popis zadataka u projektnu hijerarhiju.

WBS svakom zadatku daje definirano mjesto u strukturi projekta.

• Sažeti zadaci stvaraju hijerarhiju.

• WBS kodovi poput 1, 1.1, 1.2, 1.2.1 pokazuju gdje se svaka aktivnost nalazi.

• Značenje: odgovara na pitanje “Gdje se ovaj zadatak uklapa u projekt?”

• Navedene prednosti: pojašnjavanje opsega (faze, isporučivi rezultati, radni paketi); zbrajanje informacija prema gore; dosljedna komunikacija putem WBS kodova u rasporedima, izvješćima i timovima.

U rasporedu (Gantogram): Stupac WBS prikazuje se uz Naziv / ID zadatka. Primjeri kodova na snimkama zaslona: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

WBS dijagram (sekundarna bočna traka, ikona WBS): Prikazuje istu hijerarhiju vizualno — sažetak posla koji se raščlanjuje na zadatke niže razine. Blokovi / čvorovi dijagrama prikazuju Naziv zadatka, ID, Trajanje, Početak, Završetak, % dovršeno; oblici za sažetak, zadatak i prekretnicu vizualno se razlikuju.

Otvaranje Projekt → WBS, uvlačenje u Gantogramu, prikaz dijagrama i zbrajanje prema gore detaljnije su objašnjeni u odjeljku Struktura raščlambe posla. Ovaj materijal iz 2. dijela naglašava strukturu kodiranja, WBS dijagram i povezanost WBS-a s RBS-om i OBS-om — ne ponavlja svaki korak izbornika za uvlačenje.

RBS · Struktura raščlambe resursa

Najprije organizirajte skup resursa. Zatim analizirajte kapacitet.

RBS daje hijerarhiju skupu resursa cijele tvrtke. Organizirajte po funkciji, odjelu, ulozi ili drugim smislenim grupama — zatim tu strukturu koristite pri analizi radnog opterećenja i kapaciteta.

Naglašen redoslijed: najprije definirajte kako su resursi organizirani; zatim usporedite potražnju, dodjele i dostupnost u tim grupama i među projektima.

Pristup u tri koraka:

1. Grupirajte resurse — na primjer, Tehnologija → Inženjering → voditelji i razvojni programeri (a ne ravni popis imena).

2. Usporedite potražnju i kapacitet — prikazi resursa uspoređuju dostupnost, dodjele i preopterećenost u strukturiranom skupu.

3. Donesite odluke o raspodjeli ljudi — prepoznajte ograničen kapacitet, preraspodijelite, prilagodite vrijeme ili upotrijebite izravnavanje resursa prije nego što preuzete obveze postanu problem u rasporedu.

Primjer RBS hijerarhije:

Tehnologija ↳ Inženjering ↳ Voditelj · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Razvojni programer · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Razvojni programer · TECH.ENG.DEV.02

Video: Pomoć za pamćenje — WBS organizira posao; RBS organizira resurse. Kodovi mogu biti numerička hijerarhija ili opisni oblici poput tech.engineer.dev.01. Spomenute mogućnosti grupiranja: po organizaciji / klasifikaciji resursa; međufunkcijski timovi; grupiranje velikog popisa po timovima ili po RBS-u nasuprot ravnom popisu. Nakon organiziranja: označite skupinu u RBS-u → pregledajte opterećenje resursa.

Sučelje za kapacitet / metrike: Podijeljeni prikaz — gornji popis resursa/projekata + vremenska traka; donji histogram s padajućim izbornikom metrika. Prikazane mogućnosti: Vršne jedinice, Rad, Kumulativni rad, Preopterećenost, Postotak dodjele, Preostala dostupnost, Dostupnost rada. Legenda: Preopterećen, Potpuno dodijeljeno, Dodijeljeno (boje na snimci zaslona: crvena / zelena / plava); granica kapaciteta od 100%. Crveni dijelovi iznad 100% označavaju razdoblja u kojima potražnja premašuje kapacitet.

Pogledajte i Izravnavanje resursa za rješavanje preopterećenosti nakon što je skup strukturiran.

OBS · Organizacijska struktura raščlambe

Organizirajte portfelj prema stvarnom načinu poslovanja tvrtke.

OBS u model projekta unosi organizacijsku odgovornost. Projekti mogu nositi OBS kodove i biti grupirani u prikazu Portfelj projekata. Značenje: odgovara na pitanje “Kamo ovaj projekt pripada u našoj organizaciji?”

Navedene prednosti: grupiranje projekata po organizacijskoj jedinici; uvid u kontekst portfelja za raspored i potražnju za resursima; skaliranje upravljanja od projekata do portfelja.

Sučelje na snimci zaslona Portfelj projekata: naslov prikaza Portfelj projekata; stupac tablice OBS s hijerarhijskim kodovima (primjeri: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 itd.); drugi stupci na isječku uključuju ID, Naziv, Trajanje.

Kako se povezuju

WBS, RBS i OBS su različiti, ali komplementarni načini strukturiranja informacija o projektima u tvrtki (zaključak videa):

• WBS = kakav posao (lijeva bočna traka Projekt) — organizira isporučive rezultate i aktivnosti (primjer: API integracija portala 3.3).

• RBS = tko (lijeva bočna traka Resursi) — organizira ljude i resurse potrebne za njihovo izvođenje (primjer: tehnički voditelj u RBS-u).

• OBS = gdje u tvrtki (lijeva bočna traka Portfelj projekata) — povezuje projekte i odgovornost sa samim poslovanjem.

Zajedno: lakše je organizirati, grupirati, analizirati i upravljati velikim projektima i portfeljima. Analiza resursa moguća je s bilo kojom od ovih struktura (koristite isti pristup za WBS, RBS i OBS — istaknite strukturu i pregledajte opterećenje resursa).

Nemojte tretirati ove tri strukture kao međusobno zamjenjive — svaka odgovara na drugo pitanje.

Kako se koristi

Načini pregledavanja i grupiranja:

WBS (Projekt)

1. Lijeva bočna traka: Projekt.

2. Sekundarna bočna traka — gornja ikona, opis Gantogram: popis zadataka sa stupcem WBS; proširite/sažmite sažete zadatke radi hijerarhije (na primjer, 1, 1.1). Pogledajte i Struktura raščlambe posla za izgradnju uvlačenjem/isticanjem.

3. Sekundarna bočna traka — treća ikona od vrha, opis WBS: vizualni WBS dijagram tijeka / blok dijagram. Blokovi prikazuju Naziv zadatka, ID, Trajanje, Početak, Završetak, % dovršeno.

4. Sažmite/proširite pakete sažetaka za pregled na razini uprave; navedite kodove (na primjer, 3.3) u komunikaciji/izvještavanju.

RBS (Resursi)

1. Lijeva bočna traka: Resursi.

2. Padajući izbornik gore desno (ikona slojevitih kutija): Grupiraj resurse — Ravni popis, Grupiraj po timovima, Grupiraj po RBS-u.

3. Padajući izbornik metrika u donjem panelu, prikazane mogućnosti: Vršne jedinice, Rad, Kumulativni rad, Preopterećenost, Postotak dodjele, Preostala dostupnost, Dostupnost rada.

4. Legenda: Preopterećen, Potpuno dodijeljeno, Dodijeljeno. Koristite uvid u kapacitet za odluke o raspodjeli ljudi; po želji Izravnavanje resursa.

OBS (Portfelj projekata)

1. Lijeva bočna traka: Portfelj projekata.

2. Stupci uključuju OBS.

3. Padajući izbornik gore desno: Grupiraj projekte — Ravni popis, Grupiraj po OBS-u (pogledajte sljedeći pododjeljak).

4. Pregledajte Gantogram portfelja i kapacitet u organizacijskom kontekstu.

Portfelj: grupiranje po OBS-u

OBS kodovi prikazuju se izravno u prikazu Portfelj projekata. Projekti se zatim mogu grupirati po OBS-u radi vidljivosti i odgovornosti na razini portfelja.

Sučelje:

• Kontrola grupiranja gore desno: izbornik Grupiraj projekte s mogućnostima Ravni popis i Grupiraj po OBS-u (potvrdni okvir; na snimci grupiranog prikaza odabrano je Grupiraj po OBS-u).

• Kad je grupirano, hijerarhija u stupcu Naziv prikazuje nadređene OBS čvorove (na primjer, nadređeni 1, 2) s projektima ugniježđenima ispod.

• Donji paneli: birač projekata (Projects: N selected) i histogram Vršne jedinice s legendom Preopterećen / Potpuno dodijeljeno / Dodijeljeno.

Video: Grupirajte portfelj po OBS-u → ProjectLibre organizira projekte prema organizaciji umjesto kao ravni popis.

Pogledajte vodič

Pogledajte ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Demonstracija u ProjectLibre Cloudu na oglednom projektu customer portal; obuhvaća WBS hijerarhiju i kodove, RBS grupiranje i vršne jedinice / dostupnost, OBS grupiranje i isticanje u portfelju, a zatim povezuje te tri strukture.