Konfiguracija polja

Konfiguracija polja je snažan alat za prilagodbu u ProjectLibre Cloudu koji Vam omogućuje precizan nadzor nad time koji se podaci prikazuju u Vašem projektnom okruženju. Bilo da gledate tablicu ili grafički dijagram, ovaj alat osigurava da vidite samo informacije relevantne za trenutačni zadatak.

I. Pristup konfiguraciji

Da biste otvorili bočnu traku konfiguracije, kliknite ikonu Zupčanika (⚙️) u gornjem desnom kutu sučelja. Ova bočna traka nudi dva glavna načina interakcije s podacima:

• Prikaz aktivnih polja: Prema zadanim postavkama, bočna traka prikazuje sva polja koja su trenutačno aktivna u Vašem trenutačnom prikazu. To se odnosi na tablice u Gantogramu, Skupu resursa i Portfelju projekata, kao i na podatke prikazane u čvorovima WBS-a i Mrežnog dijagrama.

• Način upravljanja: Klikom na poveznicu Upravljanje pri vrhu bočne trake otvara se cjeloviti skup alata za prilagodbu koji Vam omogućuje promjenu prikaza.

II. Prilagodba prikaza

Kada ste u načinu Upravljanje, bočna traka se proširuje i prikazuje knjižnicu Dostupnih polja s desne strane.

Dodavanje i preuređivanje polja

• Dodavanje polja: Da biste u prikaz dodali novu stavku podatka, pronađite željeno polje na popisu „Dostupna polja” i povucite ga na popis „Aktivna polja” s lijeve strane.

• Preuređivanje polja: Na popisu „Aktivna polja” možete promijeniti redoslijed stupaca u tablici (ili redoslijed podataka u čvoru WBS-a/Mrežnog dijagrama) povlačenjem i ispuštanjem. Pomicanje polja više na popisu pomiče ga dalje lijevo u prikazu tablice.

Organiziranje knjižnice

Knjižnica „Dostupna polja” može biti vrlo velika. Da biste brzo pronašli što trebate, polja možete organizirati prema:

• Grupi: kategorijama kao „Glavno”, „Osnovni planovi”, „Stvarne vrijednosti”, „Kalendar” ili „Napomene”.

• Vrsti: formatu podatka, kao „Datum”, „Trajanje”, „Valuta” ili „Tekst”.

• Pretraživanju: upotrijebite traku za pretraživanje pri vrhu knjižnice da biste pronašli određeno polje po nazivu.

III. Učinak na grafičke prikaze

Konfiguracija polja izravno mijenja stupce u tabličnim prikazima, ali i određuje sadržaj grafičkih čvorova:

• WBS i Mrežni dijagrami: Prvih nekoliko polja na popisu „Aktivna polja” obično popunjavaju informacijske okvire (čvorove) u tim dijagramima.

• Dosljednost podataka: Promjene napravljene ovdje odražavaju se u cijelom sustavu, tako da, ako u gantogram dodate prilagođeno polje „Rizik”, vidjet ćete ga i u prikazu WBS-a.

Savjet: dosljednost u više prikaza

Možete izraditi posebne popise polja za različite faze projekta. Na primjer, upotrijebite popis „Planiranje” usmjeren na Trajanja i Prethodnike, a zatim prijeđite na popis „Izvođenje” usmjeren na Stvarne troškove i Postotak dovršenosti tijekom faze izvođenja.

Ispis i izvoz podataka

ProjectLibre Cloud nudi snažnu značajku Izvezi podatke koja je glavni način i za ispis informacija o projektu i za izdvajanje podataka za vanjsku obradu. Umjesto klasičnog gumba „Ispis”, sustav koristi izvoz visoke vjernosti kako bi Vaši podaci ostali strukturirani i profesionalni.

I. Pristup alatu za izvoz

Da biste započeli izvoz ili pripremili dokument za ispis, kliknite ikonu Izvezi podatke (strelica koja izlazi iz okvira) na krajnjoj desnoj strani glavne alatne trake.

II. Opcije konfiguracije

Kada kliknete ikonu izvoza, otvara se dijalog Izvezi podatke koji nudi nekoliko parametara za prilagodbu izlaza:

• Prikaz za izvoz: Možete izvesti podatke iz trenutačno aktivnog prikaza (npr. Gantogram, Skup resursa ili Portfelj projekata).

• Polja za izvoz:

  • Aktivna polja: Izvozi samo stupce koji su trenutačno vidljivi u tablici (prema Vašoj Konfiguraciji polja). To je najbolja opcija za čist, usmjeren ispis.

  • Sva polja: Izdvaja svaku stavku podatka povezanu sa zadacima ili resursima za detaljnu reviziju.

• Format datoteke:

  • Excel (.xlsx): Preporučeni format za obradu podataka, složene izračune i izradu prilagođenih grafikona.

  • CSV (.csv): Univerzalni tekstualni format idealan za uvoz podataka projekta u druge poslovne sustave ili baze podataka.

  • PDF: (gdje je dostupno) Odaberite ovaj format za snimke visoke razlučivosti spremne za fizički ispis ili slanje e-poštom.

III. Ispis putem izvoza

Kako je ProjectLibre Cloud rješenje koje radi u pregledniku, najpouzdaniji način ispisa je:

1. Konfigurirajte stupce tablice tako da prikazuju točno ono što želite na stranici.

2. Odaberite Excel ili PDF kao format izvoza.

3. Kliknite Preuzmi.

4. Otvorite preuzetu datoteku i upotrijebite postavke ispisa lokalnog softvera (poput „Prilagodi jednoj stranici” ili „Pejzažna orijentacija”) i pripremite tiskani primjerak.

IV. Obrada podataka u Excelu

Za napredne korisnike, izvoz u Excel otvara mnoge mogućnosti izvan standardnog sučelja za upravljanje projektima:

• Prilagođene pivot tablice: izradite složene sažetke raspodjele resursa.

• Vanjsko izvještavanje: kombinirajte podatke ProjectLibrea s financijskim podacima iz Vašeg računovodstvenog softvera.

• Masovno uređivanje: Dok ProjectLibre 2.0 podržava snažno uređivanje uz umjetnu inteligenciju i izravno uređivanje, neki korisnici prije ponovnog uvoza ipak preferiraju izvorne mogućnosti Excela za masovno čišćenje podataka.

Savjet: tajna „čistog ispisa”

Prije izvoza za prezentaciju upotrijebite alat Zoom to Fit na gantogramu i skrijte nepotrebne stupce pomoću bočne trake Konfiguracija polja. Tako će izvezena datoteka biti sažeta i čitljiva dionicima kojima nisu potrebna tehnička polja poput „Ukupne vremenske rezerve” ili „Vrste ograničenja”.

Filtriranje i sortiranje podataka portfelja ili projekta

Pogledajte: Videozapis: filtriranje i sortiranje

Sortiranje i filtriranje podataka

ProjectLibre 2.0 nudi jednostavne alate za organiziranje i izdvajanje podataka projekta. Te funkcije koriste se prije svega u tabličnim prikazima, kao Gantogram, Skup resursa i Portfelj projekata, da biste brzo pronašli određene informacije.

I. Filtriranje podataka

Funkcija Filtar omogućuje privremeno skrivanje redaka koji ne zadovoljavaju određene kriterije. To je bitno za upravljanje velikim projektima sa stotinama zadataka ili resursa.

• Kako filtrirati: Kliknite ikonu Filtra (obično se nalazi na gornjoj alatnoj traci ili u zaglavlju tablice). Time se aktiviraju polja za unos filtra.

• Primjena filtra: Unesite kriterije pretraživanja izravno u zaglavlje polja.

• Primjer: U Popisu resursa, ako želite vidjeti samo resurse čiji nazivi počinju slovom „C”, jednostavno unesite „C” u filtarsko polje Naziv. Prikaz će se odmah obnoviti i prikazati samo odgovarajuće stavke.

II. Sortiranje podataka

Sortiranje Vam omogućuje preuređivanje redaka tablice na temelju određenog podatka, poput kronoloških datuma ili abecednih naziva.

• Kako sortirati: U alatnoj traci ne postoji posebna tipka „Sortiraj”. Umjesto toga, sortiranje se izvodi izravno na zaglavljima tablice.

• Mehanizam preklopnika:

  • Jednim klikom na zaglavlje (npr. Datum početka) retci se sortiraju uzlazno.

  • Ponovnim klikom na isto zaglavlje smjer sortiranja se obrće u silazni.

Sortiranje po Datumu početka, uzlazno

Sortiranje po Datumu početka, silazno

• Vizualni pokazatelji: ProjectLibre 2.0 nudi dva jasna znaka da je sortiranje aktivno:

  1. Strelica u zaglavlju: mala ikona strelice pojavljuje se unutar zaglavlja tablice na koje ste kliknuli, pokazujući smjer sortiranja (gore za uzlazno, dolje za silazno).

  2. Crvena ikona aktivacije: crvena ikona pojavljuje se na krajnjem lijevom dijelu zaslona. Ona služi kao opći pokazatelj da je trenutačni prikaz sortiran i da možda ne odgovara zadanom redoslijedu po ID-u projekta.

III. Ključne napomene

• Ovisno o prikazu: Sortiranje i filtriranje utječu samo na trenutačni prikaz. Preuređivanje zadataka po „Datumu završetka” u tablici gantograma neće promijeniti strukturnu hijerarhiju Vašeg projekta u prikazu WBS-a.

• Uklanjanje sortiranja: Da biste se vratili na zadanu strukturu projekta (po ID-u zadatka), kliknite aktivno sortirano zaglavlje dok ikona sortiranja ne nestane, ili obnovite prikaz.

• Sortiranje po datumu: Sortiranje po datumu početka ili završetka jedan je od najučinkovitijih načina da utvrdite „što slijedi” bez ručnog pregledavanja dugog rasporeda.

Savjet: analiza na više razina

Upotrijebite Filtar i Sortiranje zajedno za najveću učinkovitost. Na primjer, filtrirajte Skup resursa za određeni odjel, a zatim sortirajte po „Standardnoj stopi” da biste brzo utvrdili resurse s najvišim troškom u toj skupini.

Formati datuma i valute specifični za državu

Uskoro: odabir opcija formatiranja datuma i valute specifičnih za državu.

Odabir formata datuma i valute specifičnog za državu

ProjectLibre nudi praktičan način postavljanja valute i formata datuma prema konvenciji Vaše države. To mijenja unos podataka iz DD/MM/GGGG u MM/DD/GGGG, a mijenja i prikazanu valutu.

Otvorite Administraciju:

• Kliknite na Postavke aplikacije.
• Odaberite postavku Datuma/valute prema državi.
• Okvir Jezično područje datuma/valute padajući je popis na kojem birate državu i jezik. Time se postavlja i valuta. Primjer na slici je francuski (Francuska), koji bi se razlikovao od francuskog (Kanada).
• Odabirom Vaše države ProjectLibre automatski prilagođava format datuma prema konvenciji koja je najčešća u tom području.
• Primjer: odaberete li engleski (Sjedinjene Države), format datuma bit će MM/DD/GGGG (mjesec/dan/godina), a valuta $. Odaberete li francuski (Francuska), promijenit će se u DD/MM/GGGG, a valuta u €.
• Slijedeći ove korake, jednostavno osiguravate da ProjectLibre prikazuje datume u formatu koji Vam je najpoznatiji i najprikladniji s obzirom na Vašu lokaciju.