Kenttien määritys

Kenttien määritys on ProjectLibre Cloudin tehokas mukautustyökalu, jonka avulla hallitset tarkasti, mitkä tietokentät näytetään projektiympäristössäsi. Katsotpa taulukkoa tai graafista kaaviota, tämän työkalun ansiosta näet vain käsillä olevan työn kannalta olennaiset tiedot.

I. Määrityksen avaaminen

Avaa määrityssivupalkki klikkaamalla ratas-kuvaketta (⚙️) käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa. Sivupalkissa voit käsitellä tietoja kahdella päätavalla:

• Käytössä olevat kentät -näkymä: Oletuksena sivupalkki listaa kaikki nykyisessä näkymässä käytössä olevat kentät. Tämä koskee Gantt-kaavion, Resurssivarannon ja Projektisalkun taulukoita sekä WBS- ja verkkokaavion solmuissa näytettäviä tietoja.

• Hallitse-tila: Sivupalkin yläreunan Hallitse-linkki avaa kaikki mukautustoiminnot, joilla voit muokata näkymää.

II. Näkymän mukauttaminen

Hallitse-tilassa sivupalkki laajenee ja oikealla näkyy Käytettävissä olevat kentät -kirjasto.

Kenttien lisääminen ja järjestäminen

• Kenttien lisääminen: Lisää uusi tietokenttä näkymään etsimällä haluamasi kenttä “Käytettävissä olevat kentät” -listalta ja vetämällä se “Käytössä olevat kentät” -listalle vasemmalle.

• Kenttien järjestyksen muuttaminen: “Käytössä olevat kentät” -listassa voit muuttaa sarakkeiden järjestystä taulukossa (tai WBS-/verkkokaaviosolmun tietojen järjestystä) vetämällä ja pudottamalla. Kentän siirtäminen ylemmäs listassa siirtää sen taulukkonäkymässä vasemmalle.

Kirjaston järjesteleminen

“Käytettävissä olevat kentät” -kirjasto voi olla laaja. Löydät tarvitsemasi nopeasti järjestelemällä kenttiä:

• Ryhmän mukaan: Luokat, kuten ”Perustiedot”, ”Perusaikataulut”, ”Toteumat”, ”Kalenteri” tai ”Muistiinpanot”.

• Tyypin mukaan: Tietojen muoto, kuten ”Päivämäärä”, ”Kesto”, ”Valuutta” tai ”Teksti”.

• Haun avulla: Etsi tietty kenttä nimellä kirjaston yläreunan hakukentästä.

III. Vaikutus graafisiin näkymiin

Kenttien määritys muuttaa suoraan taulukkonäkymien sarakkeita, mutta se määrittää myös visuaalisten solmujen sisällön:

• WBS- ja verkkokaaviot: “Käytössä olevat kentät” -listan ensimmäiset kentät täyttävät tyypillisesti näiden kaavioiden tietolaatikot (solmut).

• Yhtenäiset tiedot: Tässä tehdyt muutokset näkyvät koko järjestelmässä, joten jos lisäät mukautetun ”Riski”-kentän Gantt-kaavioon, näet sen myös WBS-asettelussa.

Vinkki: yhtenäisyys usean näkymän välillä

Voit luoda omia kenttäluetteloita projektin eri vaiheille. Käytä esimerkiksi kestoihin ja edeltäjiin keskittyvää ”Suunnittelu”-luetteloa ja vaihda rakennusvaiheessa ”Toteutus”-luetteloon, jossa painottuvat todelliset kustannukset ja valmiusprosentti.

Tietojen tulostaminen ja vienti

ProjectLibre Cloud tarjoaa tehokkaan Vie tiedot -toiminnon, joka on ensisijainen tapa sekä tulostaa projektin tiedot että poimia tietoja muokattavaksi muualla. Perinteisen ”Tulosta”-painikkeen sijaan järjestelmä käyttää tarkkoja vientejä, joten tiedot pysyvät jäsenneltyinä ja ammattimaisen näköisinä.

I. Vientityökalun avaaminen

Aloita vienti tai valmistele asiakirja tulostettavaksi klikkaamalla Vie tiedot -kuvaketta (laatikosta ulos osoittava nuoli) päätyökalurivin oikeassa reunassa.

II. Määritysvalinnat

Kun klikkaat vientikuvaketta, Vie tiedot -valintaikkuna avautuu ja ja siinä on useita asetuksia tulosteen mukauttamiseen:

• Vietävä näkymä: Voit viedä tietoja nykyisestä aktiivisesta näkymästä (esim. Gantt-kaavio, Resurssivaranto tai Projektisalkku).

• Vietävät kentät:

  • Käytössä olevat kentät: Vie vain taulukossa tällä hetkellä näkyvät sarakkeet (sellaisina kuin ne on määritetty Kenttien määrityksessä). Tämä on paras valinta siistiin, kohdennettuun tulostukseen.

  • Kaikki kentät: Poimii kaikki tehtäviin tai resursseihin liittyvät tietokentät perusteellista tarkastusta varten.

• Tiedostomuoto:

  • Excel (.xlsx): Suositeltu muoto tietojen muokkaamiseen, monimutkaisiin laskelmiin ja mukautettujen kaavioiden luomiseen.

  • CSV (.csv): Yleiskäyttöinen tekstimuoto, joka sopii projektin tietojen tuontiin muihin yritysjärjestelmiin tai tietokantoihin.

  • PDF: (Soveltuvin osin) Valitse tämä muoto korkealaatuisiin tilannekuviin, jotka ovat valmiita paperitulostukseen tai sähköpostijakeluun.

III. Tulostaminen viennin kautta

Koska ProjectLibre Cloud on selainpohjainen yritysratkaisu, luotettavin tapa tulostaa on:

1. Määritä taulukon sarakkeet niin, että ne näyttävät täsmälleen sen, mitä haluat sivulle.

2. Valitse vientimuodoksi Excel tai PDF.

3. Klikkaa Download.

4. Avaa ladattu tiedosto ja käytä paikallisen ohjelmiston tulostusasetuksia (kuten ”Sovita yhdelle sivulle” tai ”Vaakasuunta”) paperitulosteen viimeistelyyn.

IV. Tietojen muokkaaminen Excelissä

Kokeneemmille käyttäjille Exceliin vienti avaa mahdollisuuksia tavallisen projektinhallintanäkymän ulkopuolella:

• Mukautetut pivot-taulukot: Luo monipuolisia yhteenvetoja resurssien kuormituksesta.

• Ulkoinen raportointi: Yhdistä ProjectLibren tiedot kirjanpito-ohjelmistosi taloustietoihin.

• Massamuokkaus: Vaikka ProjectLibre 2.0 tukee tehokasta tekoäly- ja rivikohtaista muokkausta, osa käyttäjistä suosii Excelin omia toimintoja laajaan tietojen siistimiseen ennen uudelleentuontia.

Vinkki: “siistin tulosteen” salaisuus

Ennen kuin viet tiedot esitystä varten, käytä Gantt-kaavion Zoom to Fit -työkalua ja piilota tarpeettomat sarakkeet Kenttien määritys -sivupalkilla. Näin viety tiedosto pysyy tiiviinä ja luettavana sidosryhmille, joiden ei tarvitse nähdä teknisiä kenttiä, kuten ”Kokonaisliukuma” tai ”Rajoituslaji”.

Projektisalkun tai projektin tietojen suodattaminen ja järjestäminen

Katso video: Video: suodatus ja järjestäminen

Tietojen järjestäminen ja suodattaminen

ProjectLibre 2.0:ssa on sujuvat työkalut projektin tietojen järjestämiseen ja rajaamiseen. Näitä toimintoja käytetään ensisijaisesti taulukkonäkymissä, kuten Gantt-kaaviossa, Resurssivarannossa ja Projektisalkussa, jotta löydät tarvittavan tiedon nopeasti.

I. Tietojen suodattaminen

Suodatin-toiminnon avulla voit väliaikaisesti piilottaa rivit, jotka eivät täytä määrättyjä ehtoja. Tämä on välttämätöntä, kun hallitaan suuria projekteja, joissa on satoja tehtäviä tai resursseja.

• Suodattaminen: Klikkaa suodatinkuvaketta (tyypillisesti ylätyökalupalkissa tai taulukon otsikkoalueella). Suodatuksen syötekentät tulevat käyttöön.

• Suodattimen käyttäminen: Syötä hakuehto suoraan sarakkeen otsikkokenttään.

• Esimerkki: Jos haluat Resurssiluettelossa nähdä vain resurssit, joiden nimi alkaa kirjaimella “C”, kirjoita “C” Nimi-suodatinkenttään. Näkymä päivittyy heti näyttämään vain vastaavat rivit.

II. Tietojen järjestäminen

Järjestämällä voit järjestää taulukon rivit uudelleen tietyn tietokentän mukaan, esimerkiksi päivämäärien aikajärjestykseen tai nimien aakkosjärjestykseen.

• Järjestäminen: Työkalurivillä ei ole erillistä ”Järjestä”-painiketta. Järjestäminen tehdään suoraan taulukon otsikoista.

• Vaihtotoiminto:

  • Klikkaa kerran otsikkoa (esim. Aloituspäivä) järjestääksesi rivit nousevaan järjestykseen.

  • Klikkaa uudelleen samaa otsikkoa kääntääksesi järjestyksen laskevaksi.

Järjestys Aloituspäivän mukaan nousevasti

Järjestys Aloituspäivän mukaan laskevasti

• Visuaaliset merkit: ProjectLibre 2.0 antaa kaksi selkeää merkkiä siitä, että järjestäminen on käytössä:

  1. Otsikon nuoli: Pieni nuolikuvake ilmestyy klikkaamaasi taulukon otsikkoon ja osoittaa järjestyksen suunnan (ylös nousevalle, alas laskevalle).

  2. Punainen aktivointikuvake: Punainen kuvake ilmestyy näytön vasempaan laitaan. Se toimii yleisenä merkkinä siitä, että nykyinen näkymä on järjestetty eikä välttämättä vastaa projektin oletusarvoista tunnusjärjestystä.

III. Tärkeitä huomioita

• Näkymäkohtainen: Järjestäminen ja suodattaminen vaikuttavat vain nykyiseen näkymään. Tehtävien järjestäminen ”Päättymispäivä”-sarakkeen mukaan Gantt-taulukossa ei muuta projektin rakenteellista hierarkiaa WBS-näkymässä.

• Järjestyksen poistaminen: Palaa oletusrakenteeseen (järjestys tehtävän tunnuksen mukaan) klikkaamalla aktiivista järjestettyä otsikkoa, kunnes järjestyskuvake katoaa, tai päivittämällä näkymä.

• Järjestäminen päivämäärän mukaan: Järjestäminen Aloitus- tai Lopetus-päivämäärän mukaan on yksi tehokkaimmista tavoista nähdä, “mitä tapahtuu seuraavaksi” selaamatta koko aikataulua manuaalisesti läpi.

Vinkki: moniulotteinen analyysi

Käytä Suodatin- ja Järjestä-toimintoja yhdessä, niin työskentelet tehokkaimmin. Suodata esimerkiksi Resurssivaranto näyttämään tiettyä osastoa ja järjestä sitten ”Normaalikorvaus”-kentän mukaan tunnistaaksesi nopeasti kyseisen ryhmän kalleimmat resurssit.

Maakohtaiset päivämäärä- ja valuuttamuodot

Tulossa pian: maakohtaisten päivämäärä- ja valuuttamuotojen valitseminen.

Maakohtaisen päivämäärämuodon ja valuutan valitseminen

ProjectLibre tarjoaa kätevän tavan asettaa valuutan ja päivämäärämuodon maasi käytännön mukaan. Tämä muuttaa tietojen syötön muodosta DD/MM/YYYY muotoon MM/DD/YYYY ja myös näytettävän valuutan.

Avaa Ylläpito:

• Valitse Application Preferences.
• Valitse Date/Currency-asetus maan perusteella.
• Date/Currency Locale -valikko on pudotusvalikko, jossa valitset maan ja kielen. Tämä asettaa myös valuutan. Kuvan esimerkissä on valittu French (France), joka eroaa valinnasta French (Canada).
• Maan valitseminen säätää automaattisesti ProjectLibren päivämäärämuodon vastaamaan sillä alueella yleisimmin käytettyä käytäntöä.
• Esimerkki: jos valitset English (United States), päivämäärämuoto on MM/DD/YYYY (kuukausi/päivä/vuosi) ja valuutta on $. Jos valitset French (France), muoto muuttuu DD/MM/YYYY:ksi ja valuutaksi tulee €.
• Näin toimimalla varmistat helposti, että ProjectLibre näyttää päivämäärät sinulle sijaintisi perusteella tutuimmassa ja käytännöllisimmässä muodossa.