Configurare câmpuri

Configurare câmpuri este un instrument de personalizare puternic în ProjectLibre Cloud, care vă permite să controlați exact ce date sunt afișate în mediul de proiect. Fie că lucrați într-o foaie de calcul, fie o diagramă grafică, acest instrument asigură că vedeți doar informațiile relevante pentru sarcina curentă.

I. Accesarea configurării

Pentru a deschide bara laterală de configurare, faceți clic pe pictograma roată dințată (⚙️) aflată în colțul din dreapta sus al interfeței. Această bară laterală oferă două moduri principale de a interacționa cu datele dumneavoastră:

• Vizualizarea câmpurilor active: În mod implicit, bara laterală listează toate câmpurile active în vizualizarea curentă. Acest lucru se aplică foilor de calcul din Diagrama Gantt, Rezervorul de resurse și Portofoliu, precum și datelor afișate în nodurile WBS și ale Diagramei de rețea.

• Modul Gestionare: Făcând clic pe linkul Gestionare din partea de sus a barei laterale se deschide suita completă de personalizare, care vă permite să modificați afișarea.

II. Personalizarea afișării

Odată în modul Gestionare, bara laterală se extinde și afișează o bibliotecă de Câmpuri disponibile în dreapta.

Adăugarea și reordonarea câmpurilor

• Adăugare câmpuri: Pentru a adăuga un nou punct de date în vizualizare, găsiți câmpul dorit în lista „Câmpuri disponibile” și trageți-l în lista „Câmpuri active” din stânga.

• Reordonare câmpuri: În lista „Câmpuri active”, puteți schimba ordinea în care apar coloanele într-o foaie de calcul (sau secvența datelor într-un nod WBS/Rețea) folosind tragere și plasare. Deplasarea unui câmp mai sus în listă îl deplasează mai spre stânga într-o vizualizare de tip foaie de calcul.

Organizarea bibliotecii

Biblioteca „Câmpuri disponibile” poate fi vastă. Pentru a găsi rapid ce aveți nevoie, puteți organiza câmpurile după:

• Grup: Categorii precum „Principal”, „Niveluri de referință”, „Valori reale”, „Calendar” sau „Note”.

• Tip: Formatul datelor, precum „Dată”, „Durată”, „Monedă” sau „Text”.

• Căutare: Folosiți bara de căutare din partea de sus a bibliotecii pentru a găsi un câmp anume după nume.

III. Impactul asupra vizualizărilor grafice

Pe lângă faptul că modifică direct coloanele din vizualizările de tip foaie de calcul, Configurare câmpuri dictează și conținutul nodurilor vizuale:

• Diagramele WBS și de rețea: Primele câmpuri din lista „Câmpuri active” vor popula, de obicei, casetele de informații (nodurile) din aceste diagrame.

• Date coerente: Modificările făcute aici se reflectă în tot sistemul, astfel încât, dacă adăugați un câmp personalizat „Risc” la diagrama Gantt, îl veți vedea și în structura WBS.

Sfat util: coerență pe mai multe vizualizări

Puteți crea liste de câmpuri specifice pentru diferite faze ale proiectului. De exemplu, folosiți o listă „Planificare” axată pe Durate și Predecesori și treceți la o listă „Execuție” axată pe Costuri reale și Procent finalizat în faza de construcție.

Imprimarea și exportul datelor

ProjectLibre Cloud oferă un motor robust de Export date, care funcționează ca metodă principală atât pentru imprimarea informațiilor de proiect, cât și pentru extragerea datelor pentru manipulare externă. În locul unui buton tradițional „Imprimare”, sistemul folosește exporturi de înaltă fidelitate pentru a se asigura că datele dumneavoastră rămân structurate și profesionale.

I. Accesarea instrumentului de export

Pentru a începe un export sau pentru a pregăti un document pentru imprimare, faceți clic pe pictograma Export date (o săgeată ce iese dintr-o cutie) aflată în extrema dreaptă a barei de instrumente principale.

II. Opțiuni de configurare

Când faceți clic pe pictograma de export, apare caseta de dialog Export date, care oferă mai mulți parametri pentru personalizarea rezultatului:

• Vizualizare de exportat: Puteți alege să exportați date din vizualizarea curentă activă (de exemplu, Diagrama Gantt, Rezervorul de resurse sau Portofoliu).

• Câmpuri de exportat:

  • Câmpuri active: Exportă doar coloanele vizibile în prezent în foaia de calcul (așa cum sunt definite în Configurare câmpuri). Aceasta este cea mai bună opțiune pentru o imprimare curată și concentrată.

  • Toate câmpurile: Extrage fiecare punct de date asociat activităților sau resurselor, pentru un audit detaliat.

• Format de fișier:

  • Excel (.xlsx): Formatul preferat pentru manipularea datelor, calcule complexe și crearea de diagrame personalizate.

  • CSV (.csv): Un format text universal, ideal pentru importul datelor de proiect în alte sisteme sau baze de date din întreprindere.

  • PDF: (unde se aplică) Selectați acest format pentru instantanee de înaltă rezoluție, pregătite pentru imprimare fizică sau distribuire prin e-mail.

III. Imprimarea prin export

Deoarece ProjectLibre Cloud este o soluție de întreprindere bazată pe browser, cel mai sigur mod de a imprima este să:

1. Configurați coloanele foii de calcul pentru a arăta exact ce doriți pe pagină.

2. Selectați Excel sau PDF ca format de export.

3. Faceți clic pe Download.

4. Deschideți fișierul descărcat și folosiți setările de imprimare ale programului local (precum „Încadrare pe o pagină” sau „Orientare peisaj”) pentru a finaliza exemplarul pe hârtie.

IV. Manipularea datelor în Excel

Pentru utilizatorii avansați, exportul în Excel deschide o lume de posibilități dincolo de interfața standard de management de proiect:

• Tabele pivot personalizate: Creați rezumate complexe de alocare a resurselor.

• Raportare externă: Combinați datele ProjectLibre cu date financiare din programul de contabilitate.

• Editare în masă: Deși ProjectLibre 2.0 acceptă editarea prin IA și inline, unii utilizatori preferă funcțiile native ale Excel pentru curățarea masivă a datelor înainte de reimport.

Sfat util: secretul „imprimării curate”

Înainte de a exporta pentru o prezentare, folosiți instrumentul Zoom to Fit pe diagrama Gantt și ascundeți coloanele inutile din bara laterală Configurare câmpuri. Astfel vă asigurați că fișierul exportat este concis și lizibil pentru părțile interesate care nu au neapărat nevoie să vadă câmpuri tehnice precum „Marjă totală” sau „Tip restricție”.

Filtrarea și sortarea datelor de portofoliu sau de proiect

Urmăriți: Video: Filtrare și sortare

Sortarea și filtrarea datelor

ProjectLibre 2.0 oferă instrumente eficiente pentru a organiza și izola datele proiectului. Aceste funcții sunt folosite în principal în vizualizările de tip foaie de calcul, precum Diagrama Gantt, Rezervorul de resurse și Portofoliu, pentru a vă ajuta să găsiți rapid informații specifice.

I. Filtrarea datelor

Funcția Filtru vă permite să ascundeți temporar rândurile care nu corespund unor criterii specifice. Acest lucru este esențial pentru gestionarea proiectelor mari, cu sute de activități sau resurse.

• Cum se filtrează: Faceți clic pe pictograma Filtru (de obicei aflată în bara de instrumente de sus sau în zona antetului foii de calcul). Aceasta activează câmpurile de introducere pentru filtru.

• Aplicarea unui filtru: Introduceți criteriile de căutare direct în antetul câmpului.

• Exemplu: În Lista de resurse, dacă doriți să vedeți doar resursele ale căror nume încep cu litera „C”, introduceți pur și simplu „C” în câmpul de filtru Nume. Vizualizarea se va actualiza instantaneu pentru a afișa doar intrările corespunzătoare.

II. Sortarea datelor

Sortarea vă permite să reordonați rândurile foii de calcul în funcție de un punct de date specific, precum datele cronologice sau numele în ordine alfabetică.

• Cum se sortează: Nu există un buton dedicat „Sortare” pe bara de instrumente. În schimb, sortarea se efectuează direct pe antetele foii de calcul.

• Mecanismul de comutare:

  • Faceți clic o dată pe un antet (de exemplu, Dată de început) pentru a sorta rândurile în ordine crescătoare.

  • Faceți clic din nou pe același antet pentru a inversa sortarea în ordine descrescătoare.

Sortare după Dată de început, crescător

Sortare după Dată de început, descrescător

• Indicatori vizuali: ProjectLibre 2.0 oferă două semnale clare care arată că o sortare este activă:

  1. Săgeata din antet: O mică pictogramă cu săgeată va apărea în antetul foii de calcul pe care l-ați apăsat, indicând direcția sortării (sus pentru crescător, jos pentru descrescător).

  2. Pictograma roșie de activare: O pictogramă roșie va apărea în extrema stângă a ecranului. Aceasta funcționează ca indicator global al faptului că vizualizarea curentă este sortată și poate să nu reprezinte ordinea implicită, după ID-ul proiectului.

III. Considerații importante

• Specifică vizualizării: Sortarea și filtrarea afectează doar vizualizarea curentă. Reordonarea activităților după „Dată de terminare” în foaia de calcul Gantt nu va schimba ierarhia structurală a proiectului în vizualizarea WBS.

• Eliminarea sortărilor: Pentru a reveni la structura implicită a proiectului (ordonată după ID-ul activității), faceți clic pe antetul sortat activ până când pictograma de sortare dispare sau reîmprospătați vizualizarea.

• Sortarea după dată: Sortarea după datele de Început sau Terminare este una dintre cele mai eficiente modalități de a identifica „ce urmează” fără a derula manual printr-o planificare lungă.

Sfat util: analiză pe mai multe niveluri

Folosiți Filtru și Sortare împreună, pentru eficiență maximă. De exemplu, filtrați Rezervorul de resurse pentru un departament specific, apoi sortați după „Rată standard” pentru a identifica rapid resursele cu cel mai mare cost din acel grup specific.

Formate de dată și monedă specifice țării

În curând: opțiuni pentru selectarea formatelor de dată și monedă specifice fiecărei țări.

Selectarea unui format de dată și a monedei specifice țării

ProjectLibre oferă o modalitate convenabilă de a seta moneda și formatul de dată în funcție de convenția țării dumneavoastră. Acest lucru va schimba introducerea datelor de la ZZ/LL/AAAA la LL/ZZ/AAAA, precum și moneda afișată.

Accesați Administrare:

• Faceți clic pe Preferințele aplicației.
• Alegeți setarea Dată/Monedă pe baza Țării.
• Caseta Localizare dată/monedă este o listă derulantă din care puteți selecta Țara și Limba. Aceasta va seta și moneda. Exemplul din imagine este Franceza (Franța), care ar fi diferită de Franceza (Canada).
• Selectarea țării dumneavoastră va ajusta automat formatul de dată din ProjectLibre, pentru a se potrivi cu convenția cea mai folosită în acea locație.
• Exemplu: dacă alegeți Engleza (Statele Unite): formatul de dată va fi LL/ZZ/AAAA (lună/zi/an) și moneda va fi $. Dacă alegeți Franceza (Franța), acesta se va schimba în ZZ/LL/AAAA și moneda va fi €.
• Urmând acești pași, vă puteți asigura cu ușurință că ProjectLibre afișează datele în formatul care vă este cel mai familiar și convenabil, în funcție de locația dumneavoastră.