Veldconfiguratie

Veldconfiguratie is een krachtig aanpassingshulpmiddel in ProjectLibre Cloud waarmee u precies kunt bepalen welke gegevenspunten worden weergegeven in uw projectomgeving. Of u nu naar een werkblad of een grafisch diagram kijkt, dit hulpmiddel zorgt ervoor dat u alleen de informatie ziet die relevant is voor uw huidige taak.

I. Toegang tot de configuratie

Om de configuratiezijbalk te openen, klikt u op het tandwielpictogram (⚙️) rechtsboven in de interface. Deze zijbalk biedt twee primaire manieren om met uw gegevens te werken:

• Weergave van actieve velden: Standaard toont de zijbalk alle velden die momenteel actief zijn in uw huidige weergave. Dit geldt voor de werkbladen in het Gantt-diagram, de Resourcepool en het Portfolio, evenals voor de gegevens die worden weergegeven in de knooppunten van de WBS en het Netwerkdiagram.

• Beheermodus: Door bovenaan de zijbalk op de koppeling Beheren te klikken, opent u de volledige aanpassingssuite waarmee u de weergave kunt wijzigen.

II. Uw weergave aanpassen

In de modus Beheren wordt de zijbalk breder en verschijnt rechts een bibliotheek Beschikbare velden.

Velden toevoegen en herschikken

• Velden toevoegen: Om een nieuw gegevenspunt aan uw weergave toe te voegen, zoekt u het gewenste veld in de lijst “Beschikbare velden” en sleept u het naar de lijst “Actieve velden” links.

• Velden herschikken: Binnen de lijst “Actieve velden” kunt u de volgorde wijzigen waarin kolommen in een werkblad verschijnen (of de volgorde van gegevens in een WBS- of netwerkknooppunt) door middel van slepen en neerzetten. Hoe hoger een veld in de lijst staat, hoe verder naar links het in een werkbladweergave verschijnt.

De bibliotheek ordenen

De bibliotheek “Beschikbare velden” kan omvangrijk zijn. Om snel te vinden wat u nodig heeft, kunt u velden ordenen op:

• Groep: Categorieën zoals “Hoofd”, “Basislijnen”, “Werkelijke waarden”, “Kalender” of “Notities”.

• Type: Het gegevensformaat, zoals “Datum”, “Duur”, “Valuta” of “Tekst”.

• Zoeken: Gebruik de zoekbalk bovenaan de bibliotheek om een specifiek veld op naam te vinden.

III. Impact op grafische weergaven

Terwijl Veldconfiguratie rechtstreeks kolommen in werkbladweergaven wijzigt, bepaalt het ook de inhoud van de knooppunten in de diagrammen:

• WBS- en netwerkdiagrammen: De eerste paar velden in uw lijst “Actieve velden” vullen doorgaans de informatievakken (knooppunten) in deze diagrammen.

• Consistente gegevens: Wijzigingen die hier worden aangebracht, worden overal in het systeem weerspiegeld: als u een aangepast veld “Risico” toevoegt aan uw Gantt-diagram, ziet u dit ook in uw WBS-indeling.

Tip: Consistentie tussen weergaven

U kunt specifieke veldlijsten aanmaken voor verschillende fasen van uw project. Gebruik bijvoorbeeld een lijst “Planning” gericht op Duur en Voorgangers, en schakel over naar een lijst “Uitvoering” gericht op Werkelijke kosten en Percentage voltooid tijdens de bouwfase.

Gegevens afdrukken en exporteren

ProjectLibre Cloud biedt een krachtige exportfunctie, Gegevens exporteren, die de belangrijkste manier is om zowel uw projectinformatie af te drukken als gegevens te extraheren voor externe verwerking. In plaats van een traditionele knop “Afdrukken” gebruikt het systeem exports van hoge kwaliteit om ervoor te zorgen dat uw gegevens gestructureerd en professioneel blijven.

I. Toegang tot het exporthulpmiddel

Om een export te starten of een document voor te bereiden om af te drukken, klikt u op het pictogram Gegevens exporteren (een pijl die uit een vak wijst) helemaal rechts op de hoofdwerkbalk.

II. Configuratieopties

Wanneer u op het exportpictogram klikt, verschijnt het dialoogvenster Gegevens exporteren, met verschillende parameters om uw uitvoer aan te passen:

• Weergave om te exporteren: U kunt gegevens exporteren uit uw huidige actieve weergave (bijv. Gantt-diagram, Resourcepool of Portfolio).

• Velden om te exporteren:

  • Actieve velden: Exporteert alleen de kolommen die momenteel zichtbaar zijn in uw werkblad (zoals bepaald in uw Veldconfiguratie). Dit is de beste optie voor overzichtelijk, gericht afdrukken.

  • Alle velden: Haalt elk afzonderlijk gegevenspunt op dat aan de taken of resources gekoppeld is, voor grondige controle.

• Bestandsindeling:

  • Excel (.xlsx): Het voorkeursformaat voor gegevensverwerking, complexe berekeningen en het maken van aangepaste grafieken.

  • CSV (.csv): Een universeel tekstformaat, ideaal voor het importeren van uw projectgegevens in andere bedrijfssystemen of databases.

  • PDF: (Waar van toepassing) Kies dit formaat voor afbeeldingen met hoge resolutie, klaar voor fysiek afdrukken of verzending per e-mail.

III. Afdrukken via export

Omdat ProjectLibre Cloud een browsergebaseerde enterprise-oplossing is, is de betrouwbaarste manier om af te drukken:

1. Configureer uw werkbladkolommen zodat precies wordt getoond wat u op de pagina wilt.

2. Selecteer Excel of PDF als exportformaat.

3. Klik op Downloaden.

4. Open het gedownloade bestand en gebruik de afdrukinstellingen van uw eigen software (zoals “Passend op één pagina maken” of “Liggende afdrukstand”) om de afdruk af te ronden.

IV. Gegevensverwerking in Excel

Voor gevorderde gebruikers opent exporteren naar Excel een wereld aan mogelijkheden naast de standaard PM-interface:

• Aangepaste draaitabellen: Maak complexe overzichten van resourcetoewijzing.

• Externe rapportage: Combineer ProjectLibre-gegevens met financiële gegevens uit uw boekhoudsoftware.

• Bulkbewerking: Hoewel ProjectLibre 2.0 krachtige AI- en inline bewerking ondersteunt, werken sommige gebruikers liever met de functies van Excel zelf om grote hoeveelheden gegevens op te schonen voordat ze die opnieuw importeren.

Tip: Het geheim van “schoon afdrukken”

Gebruik vóór het exporteren voor een presentatie het hulpmiddel Zoom om te passen op het Gantt-diagram en verberg onnodige kolommen met de zijbalk Veldconfiguratie. Zo blijft uw geëxporteerde bestand beknopt en leesbaar voor belanghebbenden die geen technische velden zoals “Totale toegestane vertraging” of “Type beperking” hoeven te zien.

Portfolio- of projectgegevens filteren en sorteren

Bekijken: Video: Filteren en sorteren

Gegevens sorteren en filteren

ProjectLibre 2.0 biedt gestroomlijnde hulpmiddelen om uw projectgegevens te ordenen en te isoleren. Deze functies worden voornamelijk gebruikt binnen werkbladweergaven, zoals het Gantt-diagram, de Resourcepool en het Portfolio, om u te helpen snel specifieke informatie te vinden.

I. Gegevens filteren

Met de functie Filter kunt u tijdelijk rijen verbergen die niet aan specifieke criteria voldoen. Dit is essentieel voor het beheren van grote projecten met honderden taken of resources.

• Filteren: Klik op het filterpictogram (meestal te vinden in de bovenste werkbalk of in het kopgebied van het werkblad). Dit activeert de filterinvoervelden.

• Een filter toepassen: Voer uw zoekcriteria rechtstreeks in het kopveld in.

• Voorbeeld: Als u in de Resourcelijst alleen resources wilt zien waarvan de naam met de letter “C” begint, voert u simpelweg “C” in het filterveld Naam in. De weergave wordt onmiddellijk vernieuwd om alleen overeenkomende items te tonen.

II. Gegevens sorteren

Met sorteren kunt u de rijen van uw werkblad herschikken op basis van een specifiek gegevenspunt, zoals chronologische data of alfabetische namen.

• Sorteren: Er is geen speciale knop “Sorteren” in de werkbalk. In plaats daarvan wordt er rechtstreeks op de werkbladkoppen gesorteerd.

• Het schakelmechanisme:

  • Klik één keer op een kop (bijv. Begindatum) om de rijen oplopend te sorteren.

  • Klik nogmaals op dezelfde kop om aflopend te sorteren.

Sorteren op Begindatum, oplopend

Sorteren op Begindatum, aflopend

• Visuele indicatoren: ProjectLibre 2.0 geeft twee duidelijke signalen dat een sortering actief is:

  1. Pijl in de kop: Er verschijnt een klein pijlpictogram in de werkbladkop waarop u heeft geklikt en geeft de sorteerrichting aan (omhoog voor oplopend, omlaag voor aflopend).

  2. Rood activeringspictogram: Helemaal links op het scherm verschijnt een rood pictogram. Dit dient als algemene indicator dat de huidige weergave gesorteerd is en mogelijk niet de standaard project-ID-volgorde toont.

III. Belangrijke aandachtspunten

• Weergavespecifiek: Sorteren en filteren gelden alleen voor uw huidige weergave. Het herschikken van uw taken op “Einddatum” in het Gantt-werkblad verandert niet de structurele hiërarchie van uw project in de WBS-weergave.

• Sorteringen wissen: Om terug te keren naar de standaard projectstructuur (geordend op taak-ID), klikt u op de actieve gesorteerde kop totdat het sorteerpictogram verdwijnt, of vernieuwt u de weergave.

• Sorteren op datum: Sorteren op Begindatum of Einddatum is een van de effectiefste manieren om te zien “wat er hierna gebeurt” zonder handmatig door een lange planning te scrollen.

Tip: Analyse op meerdere niveaus

Gebruik Filter en Sorteren samen voor maximale efficiëntie. Filter bijvoorbeeld uw Resourcepool op een specifieke afdeling en sorteer vervolgens op “Standaardtarief” om snel de duurste resources binnen die specifieke groep te identificeren.

Landspecifieke datum- en valutanotaties

Binnenkort beschikbaar: landspecifieke opties voor datum- en valutanotatie selecteren.

Een landspecifieke datumnotatie en valuta selecteren

ProjectLibre biedt een handige manier om uw valuta en datumnotatie in te stellen op basis van de conventie van uw land. Dit verandert de gegevensinvoer van DD/MM/JJJJ naar MM/DD/JJJJ en ook de weergegeven valuta.

Ga naar Beheer:

• Klik op Toepassingsvoorkeuren.
• Kies de datum-/valuta-instelling op basis van land.
• Het vak Datum-/valutalocale is een keuzelijst waarin u het land en de taal kunt selecteren. Dit stelt ook de valuta in. Het voorbeeld in de afbeelding is Frans (Frankrijk), wat afwijkt van Frans (Canada).
• Door uw land te selecteren, wordt de datumnotatie in ProjectLibre automatisch aangepast aan de meest gangbare conventie op die locatie.
• Voorbeeld: als u Engels (Verenigde Staten) kiest, is de datumnotatie MM/DD/JJJJ (maand/dag/jaar) en de valuta $. Als u Frans (Frankrijk) kiest, verandert dit naar DD/MM/JJJJ en de valuta €.
• Door deze stappen te volgen, zorgt u er eenvoudig voor dat ProjectLibre datums weergeeft in de notatie die voor u het meest vertrouwd en handig is, op basis van uw locatie.