Mezők konfigurálása

A Mezők konfigurálása a ProjectLibre Cloud hatékony testreszabási eszköze: segítségével pontosan meghatározhatja, mely adatok jelenjenek meg a projektkörnyezetben. Akár táblázatot, akár grafikus diagramot néz, így mindig csak az éppen végzett munkájához szükséges információt látja.

I. A konfiguráció elérése

A konfigurációs oldalsáv megnyitásához kattintson a felhasználói felület jobb felső sarkában található fogaskerék ikonra (⚙️). Az oldalsávon kétféleképpen dolgozhat az adatokkal:

• Aktív mezők nézet: Alapértelmezés szerint az oldalsáv az aktuális nézetben aktív összes mezőt felsorolja. Ez vonatkozik a Gantt-diagram, az Erőforráskészlet és a Portfólió táblázataira, valamint a WBS és a Hálódiagram csomópontjaiban megjelenített adatokra is.

• Kezelés mód: Az oldalsáv tetején a Kezelés hivatkozásra kattintva megnyílnak a teljes testreszabási lehetőségek, amelyekkel módosíthatja a megjelenítést.

II. A megjelenítés testreszabása

Ha már Kezelés módban van, az oldalsáv kibővül, és jobb oldalon megjelenik az Elérhető mezők gyűjteménye.

Mezők hozzáadása és átrendezése

• Mezők hozzáadása: Ha új adatot szeretne felvenni a nézetbe, keresse meg a kívánt mezőt az „Elérhető mezők” listában, és húzza a bal oldali „Aktív mezők” listába.

• Mezők átrendezése: Az „Aktív mezők” listában húzással és elengedéssel módosíthatja, hogy az oszlopok milyen sorrendben jelenjenek meg egy táblázatban (vagy milyen sorrendben az adatok egy WBS/Háló csomópontban). Ha egy mezőt feljebb mozgat a listában, az a táblázatnézetben balrább kerül.

A gyűjtemény rendszerezése

Az „Elérhető mezők” gyűjteménye igen nagy lehet. Hogy gyorsan megtalálja, amire szüksége van, a mezőket így rendszerezheti:

• Csoport szerint: olyan kategóriák, mint „Fő adatok”, „Alaptervek”, „Tényadatok”, „Naptár” vagy „Megjegyzések”.

• Típus szerint: az adat formátuma, például „Dátum”, „Időtartam”, „Pénznem” vagy „Szöveg”.

• Keresés: a gyűjtemény tetején lévő keresősávval név szerint kereshet meg egy adott mezőt.

III. Hatás a grafikus nézetekre

Bár a Mezők konfigurálása közvetlenül a táblázatnézetek oszlopait változtatja meg, a grafikus csomópontok tartalmát is meghatározza:

• WBS és Hálódiagramok: Az „Aktív mezők” listában lévő első néhány mező jellemzően ezeknek a diagramoknak az információs dobozaiban (csomópontjaiban) jelennek meg.

• Egységes adatok: Az itt végzett módosítások az egész rendszerben érvényesülnek, így ha hozzáad egy egyéni „Kockázat” mezőt a Gantt-diagramjához, azt a WBS-elrendezésében is láthatja.

Profi tipp: egységesség a nézetek között

A projekt különböző fázisaihoz külön mezőlistákat hozhat létre. Például használjon egy „Tervezés” listát, amely az Időtartamra és a Megelőzőkre összpontosít, a kivitelezési fázisban pedig váltson egy „Végrehajtás” listára, amely a Tényleges költségre és a Készültségi %-ra összpontosít.

Adatok nyomtatása és exportálása

A ProjectLibre Cloud megbízható Adatok exportálása funkciója a projektinformációk nyomtatásának és a külső feldolgozásra szánt adatok kinyerésének elsődleges módja. Hagyományos „Nyomtatás” gomb helyett a rendszer pontos exportokat készít, így az adatok strukturáltak és igényesek maradnak.

I. Az exportáló eszköz elérése

Az exportálás elindításához vagy a nyomtatáshoz szükséges dokumentum előkészítéséhez kattintson a fő eszköztár jobb szélén található Adatok exportálása ikonra (a dobozból kifelé mutató nyíl).

II. Konfigurációs beállítások

Amikor az exportáló ikonra kattint, megjelenik az Adatok exportálása párbeszédpanel, amely több paramétert kínál a kimenet testreszabásához:

• View to Export: Exportálhatja az adatokat az aktuális aktív nézetből (pl. Gantt-diagram, Erőforráskészlet vagy Portfólió).

• Fields to Export:

  • Aktív mezők: Csak a táblázatban jelenleg látható oszlopokat exportálja (a Mezők konfigurálása szerint). Ez a legjobb választás áttekinthető, célzott nyomtatáshoz.

  • Minden mező: A tevékenységekhez vagy erőforrásokhoz tartozó összes adatot kinyeri a mélyreható vizsgálathoz.

• Fájlformátum:

  • Excel (.xlsx): Az ajánlott formátum adatfeldolgozáshoz, összetett számításokhoz és egyéni diagramok létrehozásához.

  • CSV (.csv): Univerzális szöveges formátum, amely ideális a projektadatok más vállalati rendszerekbe vagy adatbázisokba történő importálásához.

  • PDF: (Amennyiben alkalmazható) Válassza ezt a formátumot nagy felbontású pillanatfelvételekhez, amelyek készen állnak a fizikai nyomtatásra vagy e-mailes küldésre.

III. Nyomtatás exporttal

Mivel a ProjectLibre Cloud egy böngészőalapú vállalati megoldás, a legmegbízhatóbb nyomtatási mód:

1. Állítsa be a táblázat oszlopait úgy, hogy pontosan azt mutassák, amit az oldalon szeretne.

2. Exportformátumként válassza az Excel vagy a PDF lehetőséget.

3. Kattintson a Download gombra.

4. Nyissa meg a letöltött fájlt, és használja a helyi szoftver nyomtatási beállításait (például „Igazítás egy oldalra” vagy „Fekvő tájolás”) a nyomtatott változat véglegesítéséhez.

IV. Adatfeldolgozás Excelben

A haladó felhasználók előtt az Excelbe exportálás a szokásos projektmenedzsment-felületen túlmutató lehetőségek egész sorát nyitja meg:

• Egyéni kimutatástáblák: Összetett erőforrás-kiosztási összesítések készítése.

• Külső jelentéskészítés: A ProjectLibre adatainak kombinálása a könyvelési szoftver pénzügyi adataival.

• Tömeges szerkesztés: Noha a ProjectLibre 2.0 támogatja a hatékony MI és soron belüli szerkesztést, egyes felhasználók a nagy tömegű adattisztítást az újraimportálás előtt szívesebben végzik el az Excel saját funkcióival.

Profi tipp: a „tiszta nyomtatás” titka

Mielőtt egy prezentációhoz exportál, használja a Gantt-diagramon a Zoom to Fit eszközt, és rejtse el a felesleges oszlopokat a Mezők konfigurálása oldalsávval. Ez biztosítja, hogy az exportált fájl tömör és olvasható legyen azoknak az érdekelteknek, akiknek nincs szükségük olyan technikai mezőkre, mint a „Teljes tartalékidő” vagy a „Kényszer típusa”.

Portfólió- vagy projektadatok szűrése és rendezése

Nézze meg: Videó: Szűrés és rendezés

Adatok rendezése és szűrése

A ProjectLibre 2.0 egyszerű eszközöket kínál a projektadatok rendszerezéséhez és szűkítéséhez. Ezeket a funkciókat elsősorban a táblázatnézetekben használhatja, például a Gantt-diagram, az Erőforráskészlet és a Portfólió, hogy gyorsan megtalálja a konkrét információt.

I. Adatok szűrése

A Szűrő funkció lehetővé teszi, hogy ideiglenesen elrejtse a megadott feltételeknek nem megfelelő sorokat. Ez elengedhetetlen a több száz tevékenységet vagy erőforrást tartalmazó nagy projektek kezelésénél.

• Hogyan szűrjön: Kattintson a Szűrő ikonra (jellemzően a felső eszköztáron vagy a táblázat fejlécterületén található). Ezzel megjelennek a szűrő beviteli mezői.

• Szűrő alkalmazása: Írja be a keresési feltételt közvetlenül a fejléc mezőjébe.

• Példa: A Resource List nézetben, ha csak a „C” betűvel kezdődő nevű erőforrásokat szeretné látni, egyszerűen írja be a „C” betűt a Név szűrőmezőbe. A nézet azonnal frissül, és csak a megfelelő bejegyzéseket jeleníti meg.

II. Adatok rendezése

A rendezés lehetővé teszi, hogy a táblázat sorait egy konkrét adatpont, például időrendi dátumok vagy betűrendi nevek alapján rendezze át.

• Hogyan rendezzen: Nincs külön „Rendezés” gomb az eszköztáron. Ehelyett a rendezést közvetlenül a táblázat fejlécein végzi.

• A váltás mechanizmusa:

  • Kattintson egyszer egy fejlécre (pl. Kezdés dátuma) a sorok növekvő sorrendbe rendezéséhez.

  • Kattintson újra ugyanarra a fejlécre, hogy a rendezés csökkenő sorrendre váltson.

Rendezés Kezdés dátuma szerint, növekvő

Rendezés Kezdés dátuma szerint, csökkenő

• Vizuális jelzők: A ProjectLibre 2.0 két egyértelmű jelzést ad arra, hogy egy rendezés aktív:

  1. Fejlécnyíl: Egy kis nyíl ikon jelenik meg a rákattintott táblázatfejlécen belül, jelezve a rendezés irányát (felfelé: növekvő, lefelé: csökkenő).

  2. Piros aktiváló ikon: Egy piros ikon jelenik meg a képernyő bal szélén. Ez globális jelzésként szolgál arra, hogy az aktuális nézet rendezve van, és esetleg nem az alapértelmezett, projektazonosító szerinti sorrendet mutatja.

III. Fontos szempontok

• Nézetenként érvényes: A rendezés és a szűrés csak az aktuális nézetre hat. Ha a Gantt-táblázatban „Befejezés dátuma” szerint rendezi át a tevékenységeket, az nem változtatja meg a projekt strukturális hierarchiáját a WBS nézetben.

• Rendezések törlése: Az alapértelmezett projektstruktúrához (tevékenységazonosító szerinti sorrend) visszatéréshez kattintson a rendezett fejlécre, amíg a rendezés ikonja el nem tűnik, vagy frissítse a nézetet.

• Rendezés dátum szerint: A Kezdés vagy Befejezés dátumok szerinti rendezés az egyik leghatékonyabb módja annak, hogy kiderítse, „mi következik”, anélkül hogy egy hosszú ütemtervben kézzel görgetne.

Profi tipp: többszintű elemzés

A legnagyobb hatékonyság érdekében használja együtt a Szűrőt és a Rendezést. Például szűrje az Erőforráskészletet egy adott részlegre, majd rendezze „Alapdíj” szerint, hogy gyorsan azonosítsa a legdrágább erőforrásokat az adott csoporton belül.

Országspecifikus dátum- és pénznemformátumok

Hamarosan: országspecifikus dátum- és pénznemformátum választható.

Országspecifikus dátumformátum és pénznem kiválasztása

A ProjectLibre-ben kényelmesen beállíthatja a pénznemet és a dátumformátumot az országában szokásos formának megfelelően. Ez az adatbevitelt DD/MM/YYYY formáról MM/DD/YYYY formára változtatja, és a megjelenített pénznemet is módosítja.

Nyissa meg az Adminisztráció menüt:

• Kattintson az Application Preferences elemre.
• Válassza ki a dátum-/pénznembeállítást az ország alapján.
• A Date/Currency Locale mező egy legördülő lista, amelyben kiválaszthatja az országot és a nyelvet. Ez a pénznemet is beállítja. A képen a francia (Franciaország) beállítás látható, amely eltér a francia (Kanada) beállítástól.
• Az ország kiválasztásakor a ProjectLibre automatikusan az ott leggyakrabban használt dátumformátumra vált.
• Például ha az angol (Egyesült Államok) lehetőséget választja, a dátumformátum MM/DD/YYYY (hónap/nap/év) lesz, és a pénznem $. Ha a francia (Franciaország) lehetőséget választja, DD/MM/YYYY-ra változik, és a pénznem €.
• Ezekkel a lépésekkel könnyen elérheti, hogy a ProjectLibre a tartózkodási helyének megfelelő, Önnek legismerősebb és legkényelmesebb formátumban jelenítse meg a dátumokat.