Configurazione dei campi

La Configurazione dei campi è un potente strumento di personalizzazione in ProjectLibre Cloud che permette di controllare esattamente quali dati vengono visualizzati nell’ambiente di progetto. Che si stia consultando un foglio elettronico o un diagramma grafico, questo strumento garantisce di vedere solo le informazioni rilevanti per il compito in corso.

I. Accedere alla configurazione

Per aprire la barra laterale di configurazione, fare clic sull’icona a forma di ingranaggio (⚙️) situata nell’angolo in alto a destra dell’interfaccia. Questa barra laterale offre due modi principali di interagire con i dati:

• Vista Campi attivi: per impostazione predefinita, la barra laterale elenca tutti i campi attualmente attivi nella vista corrente. Questo vale per i fogli elettronici in Gantt, Pool di risorse e Portfolio, così come per i dati visualizzati nei nodi di WBS e Reticolo logico.

• Modalità Gestisci: facendo clic sul link Gestisci in cima alla barra laterale si apre la suite di personalizzazione completa, che permette di modificare la visualizzazione.

II. Personalizzare la visualizzazione

Una volta nella modalità Gestisci, la barra laterale si espande per mostrare una libreria Campi disponibili a destra.

Aggiungere e riordinare i campi

• Aggiungere campi: per aggiungere un nuovo dato alla vista, trovare il campo desiderato nell’elenco “Campi disponibili” e trascinarlo nell’elenco “Campi attivi” a sinistra.

• Riordinare i campi: all’interno dell’elenco “Campi attivi”, è possibile cambiare l’ordine in cui le colonne compaiono in un foglio elettronico (o la sequenza dei dati in un nodo WBS/Reticolo) usando trascina e rilascia. Spostare un campo più in alto nell’elenco lo sposta più a sinistra in una vista a foglio elettronico.

Organizzare la libreria

La libreria “Campi disponibili” può essere vasta. Per trovare rapidamente ciò che serve, è possibile organizzare i campi per:

• Gruppo: categorie come “Principale”, “Previsioni”, “Valori effettivi”, “Calendario” o “Note”.

• Tipo: il formato del dato, come “Data”, “Durata”, “Valuta” o “Testo”.

• Ricerca: usare la barra di ricerca in cima alla libreria per trovare un campo specifico per nome.

III. Impatto sulle viste grafiche

Oltre a modificare direttamente le colonne nelle viste a foglio elettronico, la Configurazione dei campi determina anche il contenuto dei nodi visivi:

• WBS e reticoli logici: i primi campi nell’elenco “Campi attivi” popolano in genere i riquadri informativi (nodi) in questi diagrammi.

• Coerenza dei dati: le modifiche apportate qui si riflettono in tutto il sistema, in modo che un campo personalizzato “Rischio” aggiunto al Gantt sia visibile anche nel layout della WBS.

Suggerimento: coerenza multi-vista

È possibile creare Elenchi campi specifici per diverse fasi del progetto. Ad esempio, usare un elenco “Pianificazione” incentrato su Durate e Predecessori, e passare a un elenco “Esecuzione” incentrato su Costi effettivi e Percentuale di completamento durante la fase di costruzione.

Stampare ed esportare i dati

ProjectLibre Cloud offre un solido motore di esportazione, Esporta i dati, che funge da metodo principale sia per stampare le informazioni di progetto sia per estrarre dati per l’elaborazione esterna. Invece di un tradizionale pulsante “Stampa”, il sistema usa esportazioni ad alta fedeltà per garantire che i dati restino strutturati e professionali.

I. Accedere allo strumento di esportazione

Per avviare un’esportazione o preparare un documento per la stampa, fare clic sull’icona Esporta i dati (una freccia che esce da una scatola) situata all’estrema destra della barra degli strumenti principale.

II. Opzioni di configurazione

Quando si fa clic sull’icona di esportazione, appare la finestra di dialogo Esporta i dati, che offre diversi parametri per personalizzare l’output:

• View to Export: è possibile esportare i dati dalla vista attiva corrente (ad es. Gantt, Pool di risorse o Portfolio).

• Fields to Export:

  • Campi attivi: esporta solo le colonne attualmente visibili nel foglio elettronico (come definito nella Configurazione dei campi). Questa è l’opzione migliore per una stampa pulita e mirata.

  • Tutti i campi: estrae ogni singolo dato associato alle attività o alle risorse per un audit approfondito.

• Formato del file:

  • Excel (.xlsx): il formato preferito per l’elaborazione dei dati, calcoli complessi e la creazione di grafici personalizzati.

  • CSV (.csv): un formato di testo universale ideale per importare i dati del progetto in altri sistemi aziendali o database.

  • PDF: (dove applicabile) selezionare questo formato per istantanee ad alta risoluzione pronte per la stampa fisica o la distribuzione via e-mail.

III. Stampare tramite esportazione

Poiché ProjectLibre Cloud è una soluzione aziendale basata su browser, il modo più affidabile per stampare è:

1. Configurare le colonne del foglio elettronico per mostrare esattamente ciò che si vuole sulla pagina.

2. Selezionare Excel o PDF come formato di esportazione.

3. Fare clic su Download.

4. Aprire il file scaricato e usare le impostazioni di stampa del software locale (come “Adatta a una pagina” o “Orientamento orizzontale”) per finalizzare la copia cartacea.

IV. Elaborazione dei dati in Excel

Per gli utenti avanzati, l’esportazione in Excel apre un mondo di possibilità oltre alla normale interfaccia PM:

• Tabelle pivot personalizzate: creare riepiloghi complessi di allocazione delle risorse.

• Reportistica esterna: combinare i dati di ProjectLibre con i dati finanziari del software di contabilità.

• Modifica in blocco: anche se ProjectLibre 2.0 supporta la potente modifica IA e inline, alcuni utenti preferiscono le funzionalità native di Excel per una pulizia massiva dei dati prima di reimportarli.

Suggerimento: il segreto della “stampa pulita”

Prima di esportare per una presentazione, usare lo strumento Zoom to Fit sul Gantt e nascondere le colonne non necessarie usando la barra laterale Configurazione dei campi. Questo garantisce che il file esportato sia conciso e leggibile per gli stakeholder che potrebbero non aver bisogno di vedere campi tecnici come “Scorrimento totale” o “Tipologia di vincolo”.

Filtrare e ordinare i dati di portfolio o di progetto

Da guardare: Video: Filtro e ordinamento

Ordinare e filtrare i dati

ProjectLibre 2.0 offre strumenti snelli per organizzare e isolare i dati del progetto. Queste funzioni vengono usate principalmente nelle viste a foglio elettronico, come Gantt, Pool di risorse e Portfolio, per trovare rapidamente informazioni specifiche.

I. Filtrare i dati

La funzione Filtro permette di nascondere temporaneamente le righe che non soddisfano criteri specifici. Questo è essenziale per gestire progetti di grandi dimensioni con centinaia di attività o risorse.

• Come filtrare: fare clic sull’icona Filtro (tipicamente nella barra degli strumenti in alto o nell’area di intestazione del foglio elettronico). Questo attiva i campi di inserimento del filtro.

• Applicare un filtro: inserire i criteri di ricerca direttamente nell’intestazione del campo.

• Esempio: nella Resource List, se si vogliono vedere solo le risorse il cui nome inizia con la lettera “C”, basta inserire “C” nel campo filtro Nome. La vista si aggiornerà istantaneamente per mostrare solo le voci corrispondenti.

II. Ordinare i dati

L’ordinamento permette di riordinare le righe del foglio elettronico in base a un dato specifico, come date cronologiche o nomi alfabetici.

• Come ordinare: non esiste un pulsante “Ordina” dedicato nella barra degli strumenti. L’ordinamento si esegue invece direttamente sulle intestazioni del foglio elettronico.

• Il meccanismo a commutazione:

  • Un clic su un’intestazione (ad es. Data di avvio) ordina le righe in ordine crescente.

  • Un altro clic sulla stessa intestazione inverte l’ordinamento in ordine decrescente.

Ordinamento per Data di avvio crescente

Ordinamento per Data di avvio decrescente

• Indicatori visivi: ProjectLibre 2.0 offre due segnali chiari che un ordinamento è attivo:

  1. Freccia sull’intestazione: una piccola icona a freccia appare all’interno dell’intestazione del foglio elettronico su cui si è fatto clic, a indicare la direzione dell’ordinamento (verso l’alto per crescente, verso il basso per decrescente).

  2. Icona rossa di attivazione: un’icona rossa appare all’estrema sinistra dello schermo. Funge da indicatore globale che la vista corrente è ordinata e potrebbe non rappresentare l’ordine predefinito per ID di progetto.

III. Considerazioni chiave

• Specifico per vista: l’ordinamento e il filtro influenzano solo la vista corrente. Riordinare le attività per “Data di chiusura” nel foglio elettronico del Gantt non modificherà la gerarchia strutturale del progetto nella vista WBS.

• Cancellare gli ordinamenti: per tornare alla struttura predefinita del progetto (ordinata per ID attività), fare clic sull’intestazione ordinata attiva finché l’icona di ordinamento non scompare, oppure aggiornare la vista.

• Ordinare per data: ordinare per le date di Inizio o Fine è uno dei modi più efficaci per identificare “cosa sta per succedere” senza scorrere manualmente una pianificazione lunga.

Suggerimento: analisi multi-livello

Usare Filtro e Ordinamento insieme per la massima efficienza. Ad esempio, filtrare il Pool di risorse per un reparto specifico, quindi ordinare per “Tariffa standard” per identificare rapidamente le risorse più costose all’interno di quel gruppo specifico.

Formati di data e valuta specifici per paese

In arrivo: opzioni per selezionare formati di data e valuta specifici per paese.

Selezionare un formato di data e una valuta specifici per paese

ProjectLibre offre un modo comodo per impostare la valuta e il formato della data in base alla convenzione del proprio paese. Questo cambierà l’inserimento dei dati da GG/MM/AAAA a MM/GG/AAAA e anche la valuta visualizzata.

Accedere all’Amministrazione:

• Fare clic su Application Preferences.
• Scegliere l’impostazione Data/Valuta in base al Paese.
• Il riquadro Date/Currency Locale è un menu a discesa in cui selezionare il Paese e la Lingua. Questo imposterà anche la valuta. L’esempio nell’immagine è Francese (Francia), che sarebbe diverso da Francese (Canada).
• La selezione del paese regola automaticamente il formato della data in ProjectLibre in modo che corrisponda alla convenzione più comune usata in quella località.
• Ad esempio, scegliendo Inglese (Stati Uniti), il formato della data sarà MM/GG/AAAA (mese/giorno/anno) e la valuta sarà $. Scegliendo Francese (Francia), diventerà in GG/MM/AAAA e la valuta sarà €.
• Seguendo questi passaggi, è facile fare in modo che ProjectLibre visualizzi le date nel formato più familiare e comodo in base alla propria località.