Fältkonfiguration

Fältkonfiguration är ett kraftfullt anpassningsverktyg i ProjectLibre Cloud som låter dig styra exakt vilka datapunkter som visas i din projektmiljö. Oavsett om du tittar på ett kalkylblad eller ett grafiskt diagram säkerställer verktyget att du bara ser den information som är relevant för din aktuella uppgift.

I. Komma åt konfigurationen

För att öppna konfigurationspanelen klickar du på kugghjulsikonen (⚙️) längst upp till höger i gränssnittet. Panelen ger dig två huvudsakliga sätt att arbeta med din data:

• Vy med aktiva fält: Som standard listar panelen alla fält som för närvarande är aktiva i din aktuella vy. Det gäller kalkylbladen i Gantt, Resurspool och Portfölj, samt data som visas i noderna i Struktur (WBS) och nätverksdiagrammet.

• Hanteringsläge: Klicka på länken Hantera överst i panelen för att öppna hela anpassningssviten, där du kan ändra visningen.

II. Anpassa din vy

I läget Hantera expanderas panelen och visar biblioteket Tillgängliga fält till höger.

Lägga till och ändra ordning på fält

• Lägg till fält: Om du vill lägga till en ny datapunkt i din vy hittar du önskat fält i listan ”Tillgängliga fält” och drar det till listan ”Aktiva fält” till vänster.

• Ändra ordning på fält: I listan ”Aktiva fält” kan du ändra i vilken ordning kolumnerna visas i ett kalkylblad (eller ordningen på data i en WBS-/nätverksnod) genom att dra och släppa. Att flytta ett fält högre upp i listan flyttar det längre åt vänster i en kalkylbladsvy.

Organisera biblioteket

Biblioteket ”Tillgängliga fält” kan vara omfattande. För att snabbt hitta det du behöver kan du organisera fälten efter:

• Grupp: Kategorier som ”Huvudsakligt”, ”Originalplaner”, ”Verkliga värden”, ”Kalender” eller ”Anteckningar”.

• Typ: Datans format, till exempel ”Datum”, ”Varaktighet”, ”Valuta” eller ”Text”.

• Sök: Använd sökfältet högst upp i biblioteket för att hitta ett specifikt fält efter namn.

III. Påverkan på grafiska vyer

Fältkonfiguration ändrar direkt kolumnerna i kalkylbladsvyer, men styr även innehållet i de grafiska noderna:

• WBS- och nätverksdiagram: De första fälten i din lista ”Aktiva fält” fyller vanligtvis i informationsrutorna (noderna) i dessa diagram.

• Konsekvent data: Ändringar som görs här återspeglas i hela systemet, så att om du lägger till ett anpassat fält för ”Risk” i ditt Gantt-schema kan du också se det i din WBS-layout.

Proffstips: konsekvens mellan flera vyer

Du kan skapa specifika fältlistor för olika faser av ditt projekt. Använd till exempel en lista för ”Planering” fokuserad på Varaktighet och Föregående aktiviteter, och byt till en lista för ”Genomförande” fokuserad på Verklig kostnad och Procent klart under byggfasen.

Skriva ut och exportera data

ProjectLibre Cloud har en robust motor för Exportera data som är det primära sättet att både skriva ut din projektinformation och extrahera data för extern bearbetning. I stället för en traditionell knapp för ”Skriv ut” använder systemet exporter med hög kvalitet för att säkerställa att din data förblir strukturerad och professionell.

I. Komma åt exportverktyget

För att påbörja en export eller förbereda ett dokument för utskrift klickar du på ikonen Exportera data (en pil som pekar ut ur en ruta) längst till höger i huvudverktygsfältet.

II. Konfigurationsalternativ

När du klickar på exportikonen visas dialogrutan Exportera data, som erbjuder flera parametrar för att anpassa resultatet:

• Vy att exportera: Du kan välja att exportera data från din aktuella aktiva vy (t.ex. Gantt, Resurspool eller Portfölj).

• Fält att exportera:

  • Aktiva fält: Exporterar endast de kolumner som för närvarande visas i ditt kalkylblad (enligt din Fältkonfiguration). Det är det bästa valet för en ren, fokuserad utskrift.

  • Alla fält: Hämtar varje enskild datapunkt kopplad till aktiviteterna eller resurserna för djupgående granskning.

• Filformat:

  • Excel (.xlsx): Det föredragna formatet för databearbetning, komplexa beräkningar och anpassade diagram.

  • CSV (.csv): Ett universellt textformat som är idealiskt för att importera din projektdata till andra företagssystem eller databaser.

  • PDF: (I förekommande fall) Välj detta format för högupplösta ögonblicksbilder redo för fysisk utskrift eller e-postutskick.

III. Skriva ut via export

Eftersom ProjectLibre Cloud är en webbläsarbaserad företagslösning är det mest tillförlitliga sättet att skriva ut att:

1. Konfigurera dina kalkylbladskolumner så att de visar exakt det du vill ha på sidan.

2. Välj Excel eller PDF som exportformat.

3. Klicka på Download.

4. Öppna den nedladdade filen och använd din lokala programvaras utskriftsinställningar (till exempel ”Anpassa till en sida” eller ”Liggande orientering”) för att färdigställa den fysiska kopian.

IV. Databearbetning i Excel

För avancerade användare öppnar en export till Excel en värld av möjligheter utöver det vanliga projektledningsgränssnittet:

• Anpassade pivottabeller: Skapa komplexa sammanställningar av resursallokering.

• Extern rapportering: Kombinera ProjectLibre-data med ekonomidata från din bokföringsprogramvara.

• Massredigering: Även om ProjectLibre 2.0 har kraftfull AI- och direktredigering föredrar vissa användare Excels inbyggda funktioner för omfattande datastädning innan återimport.

Proffstips: hemligheten bakom en ”ren utskrift”

Innan du exporterar för en presentation, använd verktyget Zoom to Fit på Gantt-schemat och dölj onödiga kolumner med panelen Fältkonfiguration. Det säkerställer att den exporterade filen är kortfattad och läsbar för intressenter som kanske inte behöver se tekniska fält som ”Totalt slack” eller ”Villkorstyp”.

Filtrera och sortera portfölj- eller projektdata

Titta: Video: filtrering och sortering

Sortera och filtrera data

ProjectLibre 2.0 erbjuder effektiva verktyg för att organisera och isolera din projektdata. Dessa funktioner används huvudsakligen i kalkylbladsvyer, såsom Gantt, Resurspool och Portfölj, för att hjälpa dig att snabbt hitta specifik information.

I. Filtrera data

Funktionen Filter låter dig tillfälligt dölja rader som inte uppfyller vissa kriterier. Det är nödvändigt för att hantera stora projekt med hundratals aktiviteter eller resurser.

• Så filtrerar du: Klicka på filterikonen (finns oftast i verktygsfältet högst upp eller i kalkylbladets rubrikområde). Det aktiverar filterfälten.

• Tillämpa ett filter: Ange dina sökkriterier direkt i rubrikfältet.

• Exempel: I resurslistan, om du bara vill se resurser vars namn börjar med bokstaven ”C”, skriver du helt enkelt ”C” i filterfältet Namn. Vyn uppdateras direkt och visar bara matchande poster.

II. Sortera data

Sortering låter dig ändra ordning på kalkylbladets rader utifrån en specifik datapunkt, till exempel kronologiska datum eller alfabetiska namn.

• Så sorterar du: Det finns ingen särskild knapp för ”Sortera” i verktygsfältet. I stället sker sorteringen direkt på kalkylbladets rubriker.

• Växlingsmekanismen:

  • Klicka en gång på en rubrik (t.ex. Startdatum) för att sortera raderna i stigande ordning.

  • Klicka igen på samma rubrik för att vända sorteringen till fallande ordning.

Sortering efter startdatum, stigande

Sortering efter startdatum, fallande

• Visuella indikatorer: ProjectLibre 2.0 ger två tydliga signaler om att en sortering är aktiv:

  1. Rubrikpil: En liten pilikon visas i kalkylbladsrubriken du klickade på, och anger sorteringsriktningen (upp för stigande, ner för fallande).

  2. Röd aktiveringsikon: En röd ikon visas längst till vänster på skärmen. Den fungerar som en global indikator på att den aktuella vyn är sorterad och kanske inte visar standardordningen efter projekt-ID.

III. Viktigt att tänka på

• Vyspecifikt: Sortering och filtrering påverkar bara din aktuella vy. Att ändra ordning på dina aktiviteter efter ”Slutdatum” i Gantt-kalkylbladet ändrar inte den strukturella hierarkin i ditt projekts WBS-vy.

• Rensa sorteringar: För att återgå till standardstrukturen (ordnad efter aktivitets-ID), klicka på den aktiva sorterade rubriken tills sorteringsikonen försvinner, eller uppdatera vyn.

• Sortera efter datum: Att sortera efter start- eller slutdatum är ett av de mest effektiva sätten att identifiera ”vad händer härnäst” utan att manuellt bläddra genom ett långt schema.

Proffstips: analys på flera nivåer

Använd Filter och Sortera tillsammans för maximal effektivitet. Filtrera till exempel din resurspool för en viss avdelning, och sortera sedan efter ”Standardkostnad” för att snabbt identifiera de dyraste resurserna inom just den gruppen.

Landsspecifika datum- och valutaformat

Kommer snart: välj landsspecifika alternativ för datum- och valutaformatering.

Välja ett landsspecifikt datumformat och valuta

ProjectLibre erbjuder ett bekvämt sätt att ställa in din valuta och ditt datumformat utifrån ditt lands konvention. Det ändrar datainmatningen från DD/MM/ÅÅÅÅ till MM/DD/ÅÅÅÅ och även den visade valutan.

Gå till Admin:

• Klicka på Programinställningar.
• Välj inställning för Datum/Valuta baserat på land.
• Rutan Datum-/valutaspråk är en rullgardinsmeny där du kan välja land och språk. Det ställer också in valutan. Exemplet i bilden är franska (Frankrike), vilket skulle skilja sig från franska (Kanada).
• Att välja ditt land justerar automatiskt datumformatet i ProjectLibre så att det matchar den vanligaste konventionen som används på den platsen.
• Exempel: om du väljer engelska (USA) blir datumformatet MM/DD/ÅÅÅÅ (månad/dag/år) och valutan $. Om du väljer franska (Frankrike) ändras det till DD/MM/ÅÅÅÅ och valutan till €.
• Genom att följa dessa steg kan du enkelt säkerställa att ProjectLibre visar datum i det format som är mest bekant och bekvämt för dig utifrån din plats.