ProjectLibres videobibliotek

Utbildningsvideor för ProjectLibre Cloud finns på den dedikerade videosidan (förhandsvisning nedan efter introduktionen, och igen i slutet av den här guiden). Öppna hela spellistan på YouTube-kanalen eller gå direkt till videoindexet.

Administration

Video: Administration – allmänt

Video: Skapa användare, roller, grupper

Ikonen Administration finns längst till höger i menyraden. När du har valt hamburgerikonen har du fyra alternativ för administration, om du har administratörsbehörighet: Administration, återställning av roller och inställningar samt utloggning.

Alternativet Administration är bara tillgängligt för användare med rollen och behörigheterna Administratör; för andra är det dolt. När du väljer Administration har du flera alternativ:

Portföljadministration

Portfölj listar de projekt du har behörighet att se. Projekt som är tilldelade grupper är synliga för Administratör, Portfolio Manager och medlemmarna i den tilldelade gruppen.

När du markerar ett projekt öppnas en detaljvy. Där kan du tilldela projektet en grupp eller ändra vilken grupp som är tilldelad projektet

Skapa nya användare och administration

På fliken Användare kan du skapa nya användare eller redigera befintliga användarprofiler. En ny användare skapar du på fliken Användare genom att välja Ny (se figur 8). Ange den nya användarens förnamn, efternamn, ett inloggningsnamn som kan skilja sig från för- och efternamnet, e-post och ett första lösenord för den nya användaren.

En viktig del av att skapa nya användare är att tilldela dem en roll. Du ser en lista till vänster och kan markera en roll och dra den till höger. Se figur 9 på nästa sida för ett exempel. Som du ser har vi klickat på Role_PM (rollen projektledare) och dragit den till höger. Den här användaren får behörigheterna för Projektledare. Det finns även standardrollerna Gruppmedlem, Administratör, Portfolio Manager och Resource Manager. Som bilden visar kan fler roller skapas och tilldelas användare.

Skapa en ny användare: ange namn, e-post (används för inloggning), lösenord, alternativ för att skapa en resurs med den här användaren eller koppla användaren till en befintlig resurs i resurspoolen.

Du ger användare roller genom att dra rollen från listan till den högra panelen (eller genom att använda pilen). Du kan ta bort en roll genom att dra tillbaka den till vänster eller använda vänsterpilen. Användare kan ha flera roller.

Användare kan placeras i grupper i samma gränssnitt. Markera en grupp och dra den eller använd pilen för att flytta den till den högra panelen, så placeras användaren i gruppen.

Skapa grupper (omgjort)

Standardinställningen är att alla (Alla) kan se projekten. Organisationer kan också skapa grupper, till exempel efter funktion, geografi eller per projekt. Det gör du genom att välja undermenyn Grupper och sedan Ny. Markera en användare och dra den eller använd > för att flytta den till höger.

Grupper kan tilldelas projekt. Då ser bara gruppens medlemmar projektet i Portfölj. Du kan till exempel skapa en grupp för ett specifikt projekt och placera en extern kund eller intressent i gruppen/projektet. Hen ser då bara det projektet. Funktionen gör det möjligt att filtrera vilka projekt som visas.

Tilldela grupp till projekt

Video: Tilldela grupp till projekt

I menyraden i Portfölj finns ikonen för att tilldela ett projekt en grupp. Standardinställningen är att alla kan se projektet (Alla). Du kan också skapa grupper i administrationsdelen. Om du har skapat grupper kan du tilldela dem till projekt i Portfölj med ikonen.

Så tilldelar du en grupp till ett projekt i ProjectLibre Cloud

Följ dessa steg för att tilldela en grupp till ett projekt i ProjectLibre Cloud:

• Öppna ProjectLibre Cloud i din webbläsare.
• Klicka på fliken Administration.
• Klicka på underfliken Portfölj

• Klicka på namnet på det projekt du vill tilldela en grupp till.
• Klicka på gruppens namn
• Klicka på knappen Lägg till grupp > och ta bort standardvärdet Alla med pilen <

Så tar du bort en gruppmedlem från en grupp:

1. Klicka på fliken Administration.
2. Klicka på underfliken Grupp
3. Klicka på gruppens namn.
4. Markera den gruppmedlem du vill ta bort och klicka på knappen Ta bort. <
5. Klicka på Spara

Tilldela en grupp till ett projekt i ProjectLibre Cloud: bästa praxis

Här är några beprövade metoder för att tilldela en grupp till ett projekt i ProjectLibre Cloud:

• Tänk på varje gruppmedlems kompetens och erfarenhet. När du tilldelar en grupp till ett projekt är det viktigt att tänka på varje gruppmedlems kompetens och erfarenhet. Det hjälper dig att säkerställa att gruppen har den kompetens och erfarenhet som krävs för att slutföra projektet framgångsrikt.
• Tilldela roller och behörigheter utifrån projektets behov. När du tilldelar roller och behörigheter till gruppmedlemmar är det viktigt att basera tilldelningen på projektets behov. Om projektet till exempel kräver mycket teknisk expertis tilldelar du roller och behörigheter därefter.
• Kommunicera med gruppmedlemmarna. När du har tilldelat en grupp till ett projekt är det viktigt att kommunicera med gruppmedlemmarna och informera dem om deras roller och ansvarsområden. Du bör också ge dem den information och de resurser de behöver för att lyckas.
• Övervaka gruppens framsteg. När projektet är igång är det viktigt att övervaka gruppens framsteg och se till att gruppen är på rätt väg mot att slutföra projektet framgångsrikt. Om du upptäcker några problem bör du åtgärda dem omedelbart.

Roller: skapa, tilldela och redigera

Titta: Video om att skapa roller, användare och grupper

En viktig administrativ funktion är att skapa roller för din organisation. ProjectLibre har förinställda roller för att du ska komma igång. Rollerna kan ändras så att de motsvarar den säkerhetsnivå som din organisation vill ha.

De befintliga roller som finns tillgängliga som standard är:

• Gruppmedlem
• Project Member
• Resource Manager
• Portfolio Manager
• Administratör

Du kan även skapa nya roller. Se fig. 10 på nästa sida, ett exempel som visar rollen projektledare och de behörigheter som rollen ger. Det omfattar vilka vyer som kan visas och/eller redigeras.

Rollerna styr vad varje roll får se och vilka åtgärder den får utföra. Figur 11 visar en annan roll som skapats, Customer/Stakeholder. Rollen skapas genom att markera behörigheter och dra dem till höger.

Exempelbeskrivningar av behörigheter som är tillgängliga att tilldela till roller:

• Authenticated_User kan logga in på ProjectLibre
• ReadAll_Node_project visar fliken Projekt; inga andra vyer är valda, så inga andra vyer visas i menyn
• Access_View_Project visar menyfliken Projekt
• Access_View Project Access_View kan se ett projekt

När behörigheten ReadAll_Node_project tilldelas skulle användaren se ProjectLibre så här (Figur 12):

• Det enda menyalternativet är Projekt
• Den enda ikonen i vyn Projekt är Gantt Chart

Vyn för en användare med ReadAll_Node_project

Om vi loggar ut och sedan loggar in som administratör kan vi redigera en roll genom att lägga till behörigheter. I Figur 13 markerade vi behörigheten Access_View_project_network och drog den till höger. När vi sparar rollen ser användaren fliken Projekt och både ikonen Gantt Chart och ikonen Network Diagram som visas i Figur 14.

Behörigheten Access_View_project_network markerad

Vyn för Customer/Stakeholder efter att behörigheten tilldelats

Användaren har då åtkomst både till Gantt Chart som visas ovan och till ikonen för att välja Network Diagram, som visas i Figur 15.

Vyn för nätverksdiagrammet

Skapa nya användare

När roller har skapats eller granskats kan du skapa ytterligare användare. Den första person som loggar in tilldelas automatiskt rollen Admin, så att hen kan skapa nya användare.

Administrationsikonen och fliken Användare är bara tillgängliga om du har loggat in med rollen Admin. Välj Ny så öppnas en dialogruta där du anger den nya användarens:

• Namn (för- och efternamn)
• Användarnamn inom ProjectLibre
• E-post
• Första lösenord
• Resurs (rullgardinslista för att koppla en ny användare till en befintlig resurs)
• Roll (förvald roll är gruppmedlem med de behörigheter som gäller för gruppmedlemmar. Du kan välja andra roller och dra dem till höger. En användare kan ha flera roller.)

Figur: administrationsalternativ

Licenser

Fliken Licenser i Administration visar de licenser som företaget har prenumererat på. Den visar antalet projektledare (inklusive rollerna Administratör, Portfolio Manager och Resource Manager) och gruppmedlemmar.

Den visar antalet användare i prenumerationen och inom parentes ( ) hur många som används just nu. ProjectLibre har en månadsprenumeration som faktureras årligen. Om du lägger till fler användarlicenser samordnas de med prenumerationens årsdag och du debiteras proportionellt för en del av året.

Alla användare har samma prenumerationspris, så det spelar ingen roll om du skapar användare med olika roller. I exemplet nedan används 10 projektledarlicenser och 10 är valda för prenumeration. Det används dock bara 2 gruppmedlemslicenser, så du ändrar från 8 till 2 och klickar sedan på knappen Prenumerera. Du prenumererar då på 12 användare

Prenumerera

Titta: Video om att prenumerera

ProjectLibre Cloud är en prenumerationsbaserad tjänst som erbjuder gruppbaserad projekt

Funktioner som ingår i din prenumeration:

• Åtkomst till alla funktioner i ProjectLibre Cloud.
• Obegränsat antal projekt.
• Obegränsad lagring.

Förnyelse av prenumeration:

• Din prenumeration förnyas automatiskt varje år om du inte säger upp den före förnyelsedatumet.
• Om du vill säga upp prenumerationen loggar du in på ProjectLibre Cloud, går till Administration och sedan Betalning och tar bort ditt kort. ProjectLibre lagrar inte ditt kortnummer. Dina kortuppgifter innehas av Stripe, ett säkert betalningssystem, och raderas där när du tar bort kortet.

Viktigt: ProjectLibre har betydande kostnader för att tillhandahålla varje prenumeration. Det här meddelandet visas i rött och är framhävt för att understryka det: om du inte tänker förnya ska du ta bort din betalningsmetod före förnyelsedatumet. På grund av dessa kostnader för tillhandahållandet kan vi tyvärr inte erbjuda återbetalningar när en prenumeration har förnyats. Att inte göra det blir negativt för både ProjectLibre och våra prenumeranter, så ta bort din betalningsmetod innan förnyelsen.

Vår betalningsleverantör har granskats och certifierats som tjänsteleverantör på nivå 1 för PCI-efterlevnad, vilket innebär att den måste ta fram en årlig efterlevnadsrapport samt rutinmässiga säkerhetsgranskningar och tester. Systemet krypterar alla kunders kreditkortsnummer och lagrar dekrypteringsinformationen separat, vilket innebär att vi inte kan se kreditkortsnummer utan att vidta extra åtgärder. Dessutom kräver leverantören att alla onlinetransaktioner sker över det säkrare HTTPS-nätverket.

Det finns två sätt att betala. Kreditkortet visades ovan men du kan också använda plånboken Cash App. Den ansluts till ditt Cash App-konto och du använder en QR-kod för att slutföra transaktionen.

Videor

ProjectLibre Cloud AI-videor — bläddra i hela det uppdaterade biblioteket på videosidan.

Öppna videosidan →

Enskilda daterade tabeller med YouTube-länkar togs bort från den här Academy-sidan. Använd videosidan ovan för det aktuella biblioteket.