Användarhantering

Användarhantering i ProjectLibre Cloud finns under Administration. Åtkomst fungerar i två nivåer: organisationsroller (vad någon kan göra i produkten i allmänhet) och projektåtkomst (vilka projekt personen kan öppna, och dennes roll i varje projekt). Som Administratör lägger du till användare, tilldelar organisationsroller, placerar personer i grupper, konfigurerar behörigheter, skapar anpassade roller och — från Portfölj — öppnar Hantera åtkomst på ett projekt för att styra vem som ingår i projektet och om personen agerar som projektledare, gruppmedlem eller en annan projektroll.

Se även: Administration och säkerhet (översiktssida — samma video) · Rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC) · Personliga inställningar och avatar · Resursvyer · Portfölj · Mitt arbete och Min grupp · Tilldela resurser · Administration och allmän konfiguration.

Titta: User Management (~3:30).

Öppna Administration

1. I vänstermenyn klickar du på Administration (kugghjul).

2. Åtgärder i sidfoten: Avbryt · Tillämpa · Spara.

3. Vilka flikar och kontroller som visas skiljer sig åt beroende på roll — genomgången visar administratörens upplevelse.

Administration → Användare — + Lägg till användare; välj en användare att konfigurera

Lägg till en användare

1. På fliken Användare klickar du på + Lägg till användare.

2. Ange Förnamn, Efternamn, E-post och Lösenord.

3. Resurs: som standard sätts användaren upp som en ny resurs (+ Skapa ny resurs). Du kan också koppla användaren till en befintlig resurs.

4. Roller: dra (eller använd pilarna) roller till Active Selection. Standard är Projektledare (Project_Manager). Behåll den, eller dra dit Team_Member, Portfolio_Manager med flera.

5. Grupper: flytta grupper till Active Selection (demo: IT Team + India — användaren i två grupper).

6. Bekräfta med Tillämpa och/eller Spara.

Lägg till användare — Förnamn, Efternamn, E-post, Lösenord

Resurs — + Skapa ny resurs (eller koppla till befintlig)

Dubbellista för roller — Active Selection mot tillgängliga roller

Användarens grupper — IT Team + India (märke 2)

Roller och behörigheter

Åtkomst i ProjectLibre Cloud är rollbaserad. Se organisationsroller som personens standardverktygslåda i produkten: vilka vyer de kan öppna, vilka dialogrutor de kan använda, och om de är Administratör eller Gruppmedlem. Du hanterar den verktygslådan på fliken Roller (och tilldelar rollerna till personer på fliken Användare).

Två åtkomstnivåer (läs detta först)

Nivå	Var du ställer in den	Vad den styr
Organisationsroller	Administration → Roller / Användare	Vad någon generellt kan göra i produkten (vyer, dialogrutor, behörigheter för Admin kontra Gruppmedlem). Svarta rollnamn är standard; blåa namn är anpassade roller som du bygger.
Projektåtkomst	Portfölj → välj ett projekt → Hantera åtkomst	Vilka projekt personen kan öppna, och dennes roll i det projektet (Project_Manager, Team_Member, Schedule_Manager med flera). En persons projektroll kan skilja sig från organisationens standard.

Organisationsroller ensamma avgör inte allt. En konsult kan ha organisationsrollen Gruppmedlem, men du bestämmer ändå vilka projekt personen ser och om hen är PM eller TM i varje projekt i Hantera åtkomst. Läs mer: Åtkomst på projektnivå (Hantera åtkomst).

Läsa fliken Roller

Öppna Administration → Roller. I skärmbilden av fliken Roller är flikarna högst upp Användare, Roller, Licenser, Betalning och Företag.

• + Lägg till roll skapar en ny anpassad roll. Ikoner för att duplicera och ta bort finns bredvid.

• Listan till vänster visar alla roller. Svart text = standardroller som levereras med produkten. Blå text = anpassade roller som din organisation har skapat. Exempel på anpassade namn du kan se: PM UI Streamlined, PM_new UI, Customer Role, Customer Role_copy.

• Standardrollerna i listan omfattar vanligtvis: Administrator, Project_Manager, Authenticated, Schedule_Manager, Portfolio_Manager, Team_Member, Resource_Manager.

• Välj en roll för att redigera Ärvda roller (etiketter som Portfolio_Manager och Resource_Manager på Administrator) och Behörigheter.

Behörigheter grupperas under kategorier som ALLMÄNT, VYÅTKOMST och DIALOGÅTKOMST. Varje behörighetsrad kan visa ett litet PM- eller TM-märke och, i vissa fall, ett hänglås.

Behörigheter ärvs uppåt i rollkedjan, så tilldelningen förblir mycket detaljerad: utgå från en standardroll, duplicera den, ta bort eller lägg till kryssrutor och spara.

Administration → Roller — svart = standard, blå = anpassad; Ärvda roller; Behörigheter (ALLMÄNT / VYÅTKOMST / DIALOGÅTKOMST) med PM-/TM-märken

Roller — Administrators ärvda roller

Behörigheter — kryssrutor för Allmänt / Vyåtkomst

Standardroller

Roll	Förmåga
Administrator	Kan lägga till och ta bort utan större begränsning; ärver bredare roller (demo: ärver Portfolio_Manager + Resource_Manager)
Portfolio_Manager / Portfolio Manager	Ser alla projekt även när grupper eller Begränsad åtkomst begränsar Portföljen för andra
Project_Manager / Project Manager (PM)	Kan ta bort och hantera sina projekt; ärver Team_Member
Schedule_Manager	Schemafokuserad projektroll (finns även som chip för projektroll i Hantera åtkomst)
Team_Member / Team Member (TM)	Minst behörigheter; efter aktivitetstilldelning visar inloggningen endast personens projekt och endast personens aktiviteter
Resource_Manager / Resource Manager	Person dedikerad åt att sätta upp användare, grupper och resursstruktur
Authenticated	Grundläggande roll för autentiserad användare i standardlistan

Exempel på anpassade roller för projektledare

Dessa mönster kombinerar organisationsroller/behörigheter med grupper och Hantera åtkomst på projektet. Skriv dem i fullständiga meningar så att en ny administratör kan föreställa sig resultatet:

1. Kund (läsrättighet endast för sitt projekt). Skapa eller förfina en anpassad roll i Kund-stil (blått namn på fliken Roller) med läsrättighet eller begränsade vyrättigheter, så att personen kan öppna ProjectLibre och se sitt projekt utan att redigera planen. Placera personen på ett Begränsat projekt via Hantera åtkomst (och/eller i projektgruppen) så att hen ser och når det projektet — inte hela portföljen med andra kunders projekt.

2. Konsult (uppdaterar endast sina aktiviteter). Ge konsulten en organisationsroll av typen Team_Member (eller en anpassad roll baserad på den). När personen tilldelas aktiviteter uppdaterar hen förloppet endast på sitt eget arbete — hen ser inte och redigerar inte hela projektplanen.

3. Intern ansvarig för detta projekt. I Hantera åtkomst sätter du den interna ansvarigas projektroll till Project_Manager, även om personens organisationsstandard skiljer sig. Så gör du någon till PM för detta projekt utan att göra hen till Administratör för hela företaget.

Se även: Rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC) · Åtkomst på projektnivå (Hantera åtkomst).

Grupper

1. Öppna fliken Grupper.

2. Välj en grupp (till exempel IT Team, India) eller + Lägg till grupp; redigera Gruppnamn.

3. Under Resurser flyttar du personer till Active Selection (demo: India börjar med Tayler, Kai, Kristen; lägg till Connor och Sidney).

4. Spara, placera sedan gruppen på ett projekt så att medlemskapet får effekt — tydligaste vägen: Portfölj → välj projekt → Hantera åtkomst → Lägg till grupp. Det lägger till varje gruppmedlem; justera sedan varje persons projektroll.

Vad grupper gör på projekt

1. Tilldelningseffektivitet — När PM tilldelar resurser ser hen endast gruppmedlemmar, inte hela poolen.

2. Åtkomstkontroll — Begränsar vilka projekt som visas i Portföljen. Exempel: placera en kund i en projektgrupp och lägg till den gruppen i ett projekt → den personen ser endast det projektet.

Undantag: en Portfolio Manager ser fortfarande alla projekt.

Fliken Grupper — IT Team; dubbellista för Resurser

Gruppen India — medlemmar i Active Selection

Se även: Tilldela resurser · Portfölj · Mitt arbete och Min grupp · Åtkomst på projektnivå.

Åtkomst på projektnivå (Hantera åtkomst)

Organisationsroller svarar på ”vad kan den här personen göra i ProjectLibre?” Hantera åtkomst svarar på ”vilka projekt kan personen öppna, och vilken är dennes roll i detta projekt?”

Öppna Hantera åtkomst från Portföljen

1. Gå till Portfölj.

2. Välj ett projekt.

3. Öppna Hantera åtkomst. Dialogrutans titel innehåller projektets namn — till exempel Hantera åtkomst Consulting Project.

Offentligt kontra Begränsat

Högst upp i dialogrutan väljer du Offentligt eller Begränsat.

• Begränsat (visas med en sköld) betyder: Bara listade användare kan komma åt det här projektet.

• Använd Begränsat när en kund, konsult eller konfidentiell plan inte får synas för alla som annars kan bläddra i Portföljen.

En notis under reglaget anger: Ändringarna börjar gälla nästa gång berörda användare loggar in. När du har sparat ber du personerna att logga ut och in igen (eller vänta på nästa session) innan du bedömer om portföljsynligheten ser rätt ut.

Lägg till användare och Lägg till grupp

• Lägg till användare — lägg till en person i projektets åtkomstlista och ange sedan personens projekt-roller.

• Lägg till grupp — lägg till alla medlemmar i den gruppen i projektet på en gång. När gruppen har lagts till kan du fortfarande ändra varje persons roll i projektet individuellt. Det vanliga mönstret: ta in gruppen med Lägg till grupp och finjustera sedan vem som är Project_Manager respektive Team_Member i detta projekt.

En sammanfattning i dialogrutan (till exempel 4 användare med åtkomst) visar hur många personer som för närvarande har åtkomst.

Roller per användare i projektet

Tabellen har kolumnerna Användare och Roller.

• Rollchipperna visar aktuella projektroller (till exempel Administrator, Project_Manager).

• Öppna rullgardinsmenyn på en rad för att ange en eller flera roller såsom Project_Manager, Schedule_Manager, Resource_Manager och Team_Member. Flera roller på en person är tillåtet.

• Dessa projektroller kan skilja sig från personens organisationsstandard. Någon kan vara Team_Member på organisationsnivå och Project_Manager endast i detta projekt — eller tvärtom för en begränsad bidragsgivare.

• Ta bort en person från projektet med papperskorgsikonen på personens rad.

• Avbryt förkastar ändringarna; Spara behåller dem (gäller från nästa inloggning för berörda användare).

Hantera åtkomst Consulting Project — Begränsat; Lägg till användare / Lägg till grupp; tabellen Användare | Roller med chip för projektroll

Hur de två nivåerna samverkar. På organisationsnivå kan du ge en kund en anpassad begränsad roll och en konsult rollen Team_Member. På projektnivå sätter du projektet till Begränsat, listar den kunden och konsulten i Hantera åtkomst, och sätter den interna ansvariga till Project_Manager i detta projekt. Tillsammans: kunden ser och öppnar sitt Begränsade projekt med begränsade rättigheter; konsulten uppdaterar endast sina aktiviteter; den interna ansvariga hanterar detta projekt som PM.

Hur allt hänger ihop

Ett enkelt scenario från början till slut som uttryckligen använder Portfölj → Hantera åtkomst:

1. Skapa en anpassad Kund-roll (blått namn) med läsrättighet eller begränsade vyrättigheter under Administration → Roller.

2. I Portfölj väljer du kundens projekt → Hantera åtkomst → ange Begränsat → Lägg till användare eller Lägg till grupp så att hen listas → ge hen en lämplig projektroll. Hen ser och når det projektet, inte hela portföljen med andra kunders arbete.

3. Lägg till en konsult med organisationsrollen Team_Member, placera hen på projektet via Hantera åtkomst och tilldela hen aktiviteter → hen uppdaterar förloppet på sina aktiviteter, inte hela projektplanen.

4. Sätt den interna ansvariga till Project_Manager i detta projekt i Hantera åtkomst. Organisationsroller definierar fortfarande vad varje person kan göra i hela produkten; Hantera åtkomst definierar vem som är PM respektive TM här.

Om du sätter upp detta för första gången

1. Öppna Administration → Roller. Lägg märke till svart = standard, blå = anpassad. Duplicera en standardroll om du behöver en variant för Kund eller begränsad PM; ange Ärvda roller och Behörigheter (bevaka PM-/TM-märken).

2. Under Användare lägger du till personer, tilldelar organisationsroller och placerar dem i Grupper om din version innehåller Grupper.

3. I Portfölj öppnar du varje känsligt projekt → Hantera åtkomst → väljer Begränsat när endast listade personer ska se det.

4. Lägg till grupp (eller Lägg till användare), ange sedan varje persons projekt-roller (Project_Manager för den ansvariga, Team_Member för bidragsgivare och så vidare).

5. Spara, be sedan berörda användare logga in igen så att Portfölj och projektåtkomst uppdateras.

6. Stickprovskontroll: kunden ser endast sitt projekt; konsulten ser endast sina aktiviteter; den interna ansvariga kan hantera projektet som PM.

Sammanfattning — snabb skapandeväg

Lägg till en användare → e-post + lösenord → välj en organisationsroll (standard: Projektledare) → placera eventuellt personen i en grupp → Spara. Öppna sedan Portfölj → Hantera åtkomst på projektet för att avsluta vem som kan öppna det och vem som är PM respektive Gruppmedlem där.

Titta: User Management.

---