ProjectLibre Academy · Администриране и конфигуриране

Управление на потребителите

Добавяйте потребители и управлявайте достъпа на две нива: организационни роли (какво могат да правят хората) и достъп до проекти (кои проекти отварят).

Управлението на потребителите в ProjectLibre Cloud се намира под Администриране. Достъпът действа на две нива: организационни роли (какво може да прави човекът в продукта по принцип) и достъп до проекти (кои проекти може да отваря и каква е ролята му във всеки от тях). Като Администратор Вие добавяте потребители, задавате организационни роли, разпределяте хората по екипи, конфигурирате права, създавате собствени роли, а от Портфолио отваряте Управление на достъпа на проект, за да определите кой е в него и дали действа като Ръководител на проекта, Член на екипа или в друга проектна роля.

Вижте също: Администриране и сигурност (общ преглед — същото видео) · Контрол на достъпа на базата на роли (RBAC) · Лични настройки и аватар · Изглед на ресурсите · Портфолио · Моята работа и Моят екип · Възлагане на ресурси · Администриране и обща конфигурация.

Гледайте: Управление на потребителите (~3:30).

Отваряне на Администриране

В лявата странична лента щракнете върху Администриране (зъбно колело).
Бутони в долната част: Отказ · Приложи · Запиши.
Наличните раздели и контроли се различават според ролята — демонстрацията показва изгледа на администратор.

Администриране → Потребители — + Добави потребител; Изберете потребител за настройване Администриране → Потребители — + Добави потребител; Изберете потребител за настройване

Добавяне на потребител

В раздела Потребители щракнете върху + Добави потребител.
Въведете Име, Фамилия, Имейл и Парола.
Ресурс: по подразбиране потребителят се настройва като нов ресурс (+ Създай нов ресурс). По желание можете да свържете потребителя със съществуващ ресурс.
Роли: плъзнете (или използвайте стрелките), за да преместите роли в Active Selection. По подразбиране е Ръководител на проекта (Project_Manager). Оставете я или плъзнете Team_Member, Portfolio_Manager и др.
Екипи: преместете екипи в Active Selection (в демото: IT Team + India — потребителят е в два екипа).
Потвърдете с Приложи и/или Запиши.

Добавяне на потребител — Име, Фамилия, Имейл, Парола Добавяне на потребител — Име, Фамилия, Имейл, Парола

Ресурс — + Създай нов ресурс (или свързване със съществуващ) Ресурс — + Създай нов ресурс (или свързване със съществуващ)

Двоен списък с роли — Active Selection спрямо наличните роли Двоен списък с роли — Active Selection спрямо наличните роли

Екипи на потребителя — IT Team + India (значка 2) Екипи на потребителя — IT Team + India (значка 2)

Роли и права

Достъпът в ProjectLibre Cloud е базиран на роли. Мислете за организационните роли като за стандартния набор от инструменти на човека в продукта: кои изгледи може да отваря, кои диалози може да използва и дали е Администратор или Член на екипа. Управлявате този набор от инструменти в раздела Роли (и присвоявате тези роли на хората в раздела Потребители).

Две нива на достъп (прочетете това първо)

Ниво	Къде се задава	Какво контролира
Организационни роли	Администриране → Роли / Потребители	Какво може да прави човекът в продукта по принцип (изгледи, диалози, права на Администратор спрямо Член на екипа). Имената на ролите в черно са стандартни; имената в синьо са собствени роли, които Вие създавате.
Достъп до проект	Портфолио → изберете проект → Управление на достъпа	Кои проекти може да отваря и каква е ролята му в този проект (Project_Manager, Team_Member, Schedule_Manager и т.н.). Проектната роля на човека може да се различава от организационната му роля по подразбиране.

Организационните роли сами по себе си не са достатъчни. Изпълнител може да има организационна роля Член на екипа, но Вие все пак решавате кои проекти вижда и дали е PM или TM във всеки отделен проект чрез Управление на достъпа. Подробности: Достъп на ниво проект (Управление на достъпа).

Разчитане на раздела „Роли“

Отворете Администриране → Роли. На екранната снимка на раздела „Роли“ разделите в горната част са Потребители, Роли, Лицензи, Плащане и Фирма.

+ Добави роля създава нова собствена роля. До нея има икони за дублиране и изтриване.
Левият списък показва всички роли. Черен текст = стандартни роли, доставени с продукта. Син текст = собствени роли, създадени от Вашата организация. Примери за собствени имена, които може да видите: PM UI Streamlined, PM_new UI, Customer Role, Customer Role_copy.
Стандартните роли в списъка обикновено включват: Administrator, Project_Manager, Authenticated, Schedule_Manager, Portfolio_Manager, Team_Member, Resource_Manager.
Изберете роля, за да редактирате Наследени роли (етикети като Portfolio_Manager и Resource_Manager върху Administrator) и Права.

Правата са групирани в категории като ОБЩИ, ДОСТЪП ДО ИЗГЛЕДИ и ДОСТЪП ДО ДИАЛОЗИ. Всеки ред с право може да показва малка значка PM или TM, а в някои случаи и катинар.

Правата се наследяват нагоре по йерархията на ролите, така че разпределението им е много детайлно: започнете от стандартна роля, дублирайте я, премахнете или добавете отметки и запишете.

Раздел „Роли“ в „Администриране“ — черно стандартни спрямо синьо собствени; Наследени роли и Права със значки PM/TM Администриране → Роли — черно = стандартни, синьо = собствени; Наследени роли; Права (ОБЩИ / ДОСТЪП ДО ИЗГЛЕДИ / ДОСТЪП ДО ДИАЛОЗИ) със значки PM / TM

Роли — Наследени роли на Administrator Роли — Наследени роли на Administrator

Права — отметки за Общи / Достъп до изгледи Права — отметки за Общи / Достъп до изгледи

Стандартни роли

Роля	Възможности
Administrator	Има широки права за добавяне и изтриване; наследява по-широки роли (в демото: наследява Portfolio_Manager + Resource_Manager)
Portfolio_Manager / Portfolio Manager	Вижда всички проекти, дори когато екипи или ограничен достъп ограничават Портфолиото за други
Project_Manager / Project Manager (PM)	Може да изтрива и управлява своите проекти; наследява Team_Member
Schedule_Manager	Проектна роля, насочена към графика (също достъпна като чип за проектна роля в Управление на достъпа)
Team_Member / Team Member (TM)	Най-малко права; след възлагане на задачи при вход се показват само неговият проект и само неговите задачи
Resource_Manager / Resource Manager	Отговорно лице за настройването на потребители, екипи и структура на ресурсите
Authenticated	Основна роля за удостоверен потребител в стандартния списък

Примери за собствени роли за ръководители на проекти

Тези модели съчетават организационни роли / права с екипи и Управление на достъпа на проекта. Описвайте ги с пълни изречения, за да може нов администратор да си представи резултата:

Клиент (само преглед на своя проект). Създайте или прецизирайте собствена роля от типа Customer (синьо име в раздела Роли) с права само за преглед или с ограничен изглед, така че клиентът да може да отвори ProjectLibre и да види своя проект, без да редактира плана. Поставете го в проект с ограничен достъп чрез Управление на достъпа (и/или в екипа на проекта), за да вижда и да има достъп до точно този проект — не цялото портфолио от проекти на други клиенти.
Изпълнител (обновява само своите задачи). Дайте на изпълнителя организационна роля Team_Member (или собствена роля, изградена на нейна база). Когато му бъдат възложени задачи, той обновява напредъка само по своята работа — не вижда и не редактира целия план на проекта.
Вътрешен ръководител на този проект. В Управление на достъпа задайте проектната роля на вътрешния ръководител на Project_Manager, дори ако организационната му роля по подразбиране е различна. Така правите някого PM за този проект, без да го правите Администратор на цялата фирма.

Вижте също: Контрол на достъпа на базата на роли (RBAC) · Достъп на ниво проект (Управление на достъпа).

Екипи

Отворете раздела Екипи.
Изберете екип (например IT Team, India) или + Добави екип; редактирайте името на екипа.
В Ресурси преместете хора в Active Selection (в демото: India започва с Tayler, Kai, Kristen; добавете Connor и Sidney).
Запишете, след което поставете екипа в проект, за да влезе членството в сила — най-прекият път: Портфолио → изберете проект → Управление на достъпа → Добави екип. Това добавя всеки член на екипа; след това коригирайте проектната роля на всеки поотделно.

Какво правят екипите в проектите

Ефективност при възлагане — При възлагане на ресурси ръководителят на проекта вижда само членовете на екипа, не целия пул.
Контрол на достъпа — Ограничава кои проекти се показват в Портфолио. Пример: поставете клиент в екип на проект и поставете този екип в проект → този човек вижда само този проект.

Изключение: Ръководителят на портфолиото (Portfolio manager) все пак вижда всички проекти.

Раздел „Екипи“ — IT Team; двоен списък с ресурси Раздел „Екипи“ — IT Team; двоен списък с ресурси

Екип India — членове в Active Selection Екип India — членове в Active Selection

Вижте също: Възлагане на ресурси · Портфолио · Моята работа и Моят екип · Достъп на ниво проект.

Достъп на ниво проект (Управление на достъпа)

Организационните роли отговарят на въпроса „какво може да прави този човек в ProjectLibre?“. Управление на достъпа отговаря на въпроса „кои проекти може да отваря и каква е ролята му в този проект?“.

Отваряне на Управление на достъпа от Портфолио

Отидете в Портфолио.
Изберете проект.
Отворете Управление на достъпа. Заглавието на диалога включва името на проекта — например Управление на достъпа Consulting Project.

Публичен спрямо ограничен достъп

В горната част на диалога избирате Публичен или С ограничен достъп.

С ограничен достъп (показано с щит) означава: само изброените потребители имат достъп до този проект.
Използвайте ограничен достъп, когато проект на клиент, изпълнител или поверителен план не трябва да се показва на всички, които иначе могат да разглеждат Портфолиото.

Бележка под превключвателя казва: промените влизат в сила при следващото влизане на засегнатите потребители. След като запишете, помолете хората да излязат и да влязат отново (или изчакайте следващата им сесия), преди да преценявате дали видимостта на Портфолиото изглежда правилно.

Добавяне на потребител и добавяне на екип

Добави потребител — добавя един човек в списъка с достъп до този проект, след което задава неговите проектни Роли.
Добави екип — добавя всички членове на този екип в проекта наведнъж. След добавянето на екипа Вие все пак можете да промените ролята на всеки човек в проекта поотделно. Това е обичайният модел: въвеждате групата с Добави екип, а после настройвате кой е Project_Manager и кой — Team_Member в този проект.

Обобщение в диалога (например 4 users with access) показва колко хора имат достъп в момента.

Роли на отделния потребител в проекта

Таблицата има колони Потребител и Роли.

Чипове с роли показват текущите проектни роли (например Administrator, Project_Manager).
Отворете падащото меню на ред, за да зададете една или повече роли, като Project_Manager, Schedule_Manager, Resource_Manager и Team_Member. На един човек са позволени множество роли.
Тези проектни роли могат да се различават от организационната роля на човека по подразбиране. Някой може да е Team_Member на организационно ниво и Project_Manager само в този проект — или обратното, за ограничен сътрудник.
Премахнете човек от проекта с иконата с кошче на неговия ред.
Отказ отхвърля промените; Запиши ги запазва (в сила от следващото влизане за засегнатите потребители).

Управление на достъпа — Публичен/С ограничен достъп, Добави потребител/Добави екип, проектни роли по потребител Управление на достъпа Consulting Project — С ограничен достъп; Добави потребител / Добави екип; таблица Потребител | Роли с чипове за проектна роля

Как работят заедно двете нива. На организационно ниво може да дадете на клиент собствена ограничена роля, а на изпълнител — роля Team_Member. На ниво проект задавате проекта като С ограничен достъп, изброявате този клиент и изпълнител в Управление на достъпа и задавате на вътрешния ръководител роля Project_Manager в този проект. Заедно: клиентът вижда и отваря своя проект с ограничен достъп и с ограничени права; изпълнителят обновява само своите задачи; вътрешният ръководител управлява този проект като PM.

Как се съчетава всичко

Прост пример от начало до край, който използва изрично Портфолио → Управление на достъпа:

Създайте собствена роля Customer (синьо име) с права само за преглед или с ограничен изглед в Администриране → Роли.
В Портфолио изберете проекта на клиента → Управление на достъпа → задайте С ограничен достъп → Добави потребител или Добави екип, за да бъде изброен → дайте му подходяща проектна роля. Той вижда и има достъп до точно този проект, не цялото портфолио от работата на други клиенти.
Добавете изпълнител с организационна роля Team_Member, поставете го в проекта чрез Управление на достъпа и му възложете задачи → той обновява напредъка по своите задачи, не целия план на проекта.
Задайте на вътрешния ръководител роля Project_Manager в този проект чрез Управление на достъпа. Организационните роли продължават да определят какво може да прави всеки в целия продукт; Управление на достъпа определя кой е PM и кой — TM тук.

Ако настройвате това за първи път

Отворете Администриране → Роли. Обърнете внимание: черно = стандартна, синьо = собствена. Дублирайте стандартна роля, ако Ви трябва вариант Customer или ограничен PM; задайте Наследени роли и Права (следете значките PM / TM).
В Потребители добавете хора, задайте организационни роли и ги поставете в Екипи, ако Вашата инсталация включва екипи.
В Портфолио отворете всеки чувствителен проект → Управление на достъпа → изберете С ограничен достъп, когато само изброените хора трябва да го виждат.
Добави екип (или Добави потребител), след което задайте проектните Роли на всеки човек (Project_Manager за ръководителя, Team_Member за сътрудниците и т.н.).
Запишете, след което накарайте засегнатите потребители да влязат отново, за да се обновят достъпът до Портфолиото и до проекта.
Проверка: клиентът вижда само своя проект; изпълнителят вижда само своите задачи; вътрешният ръководител може да управлява проекта като PM.

Обобщение — бърз път за създаване

Добавяне на потребител → имейл + парола → избор на организационна роля (по подразбиране Project Manager) → по желание поставяне в екип → Запиши. След това отворете Портфолио → Управление на достъпа на проекта, за да довършите кой може да го отваря и кой е PM, а кой — Team Member там.

Гледайте: Управление на потребителите.