Manajemen Pengguna

Manajemen pengguna di ProjectLibre Cloud berada di bawah Administrasi. Akses bekerja dalam dua lapisan: peran organisasi (apa yang bisa dilakukan seseorang di produk secara umum) dan akses proyek (proyek mana yang bisa mereka buka, dan peran mereka pada tiap proyek). Sebagai Administrator, Anda menambahkan pengguna, menetapkan peran organisasi, menempatkan orang di tim, mengonfigurasi hak akses, membuat peran khusus, dan — dari Portofolio — membuka Kelola Akses pada sebuah proyek untuk mengendalikan siapa yang ada pada proyek itu dan apakah mereka bertindak sebagai Manajer Proyek, Anggota Tim, atau peran proyek lainnya.

Lihat juga: Administrasi dan Keamanan (ringkasan — video yang sama) · Kontrol Akses Berbasis Peran (RBAC) · Pengaturan Pribadi dan Avatar · Tampilan Sumber Daya · Portofolio · Pekerjaan Saya dan Tim Saya · Menetapkan Sumber Daya · Administrasi dan Konfigurasi Umum.

Tonton: Manajemen Pengguna (~3:30).

Membuka Administrasi

1. Di bilah sisi kiri, klik Administrasi (ikon roda gigi).

2. Tindakan di bagian bawah: Batal · Terapkan · Simpan.

3. Ketersediaan tab dan kontrol berbeda menurut peran — panduan ini memperlihatkan pengalaman administrator.

Administrasi → Pengguna — + Tambah Pengguna; Pilih pengguna untuk dikonfigurasi

Menambahkan pengguna

1. Pada tab Pengguna, klik + Tambah Pengguna.

2. Masukkan Nama Depan, Nama Belakang, Email, dan Kata Sandi.

3. Sumber Daya: secara bawaan, pengguna diatur sebagai sumber daya baru (+ Buat sumber daya baru). Secara opsional, kaitkan pengguna dengan sumber daya yang sudah ada.

4. Peran: seret (atau gunakan tanda panah) peran ke dalam Active Selection. Bawaannya adalah Manajer Proyek (Project_Manager). Biarkan, atau seret Team_Member, Portfolio_Manager, dsb.

5. Tim: pindahkan tim ke Active Selection (demo: IT Team + India — pengguna di dua tim).

6. Konfirmasi dengan Terapkan dan/atau Simpan.

Tambah Pengguna — Nama Depan, Nama Belakang, Email, Kata Sandi

Sumber Daya — + Buat sumber daya baru (atau kaitkan yang sudah ada)

Daftar ganda peran — Active Selection vs peran yang tersedia

Tim Pengguna — IT Team + India (badge 2)

Peran dan hak akses

Akses di ProjectLibre Cloud bersifat berbasis peran. Anggap peran organisasi sebagai perangkat bawaan seseorang di dalam produk: tampilan mana yang bisa mereka buka, dialog mana yang bisa mereka gunakan, dan apakah mereka seorang Administrator atau Anggota Tim. Anda mengelola perangkat itu pada tab Peran (dan menetapkan peran tersebut ke orang pada tab Pengguna).

Dua lapisan akses (baca ini dulu)

Lapisan	Tempat mengaturnya	Apa yang dikendalikannya
Peran organisasi	Administrasi → Peran / Pengguna	Apa yang bisa dilakukan seseorang di produk secara umum (tampilan, dialog, hak akses Admin vs Anggota Tim). Nama peran hitam adalah standar; nama biru adalah peran khusus yang Anda buat.
Akses proyek	Portofolio → pilih proyek → Kelola Akses	Proyek mana yang bisa mereka buka, dan peran mereka pada proyek itu (Project_Manager, Team_Member, Schedule_Manager, dan seterusnya). Peran proyek seseorang bisa berbeda dari peran bawaan organisasinya.

Peran organisasi saja belum cukup. Seorang kontraktor mungkin memiliki peran organisasi Anggota Tim, tetapi Anda masih menentukan proyek mana yang mereka lihat dan apakah mereka PM atau TM pada setiap proyek di Kelola Akses. Detail: Akses tingkat proyek (Kelola Akses).

Membaca tab Peran

Buka Administrasi → Peran. Pada tangkapan layar tab Peran, tab di bagian atas adalah Pengguna, Peran, Lisensi, Pembayaran, dan Perusahaan.

• + Tambah Peran membuat peran khusus baru. Ikon duplikat dan hapus berada di sebelahnya.

• Daftar di sebelah kiri menampilkan setiap peran. Teks hitam = peran standar yang disertakan dalam produk. Teks biru = peran khusus yang dibuat organisasi Anda. Contoh nama khusus yang mungkin Anda lihat: PM UI Streamlined, PM_new UI, Customer Role, Customer Role_copy.

• Peran standar dalam daftar biasanya mencakup: Administrator, Project_Manager, Authenticated, Schedule_Manager, Portfolio_Manager, Team_Member, Resource_Manager.

• Pilih peran untuk mengedit Peran yang Diwarisi (tag seperti Portfolio_Manager dan Resource_Manager pada Administrator) dan Hak Akses.

Hak akses dikelompokkan di bawah kategori seperti UMUM, AKSES TAMPILAN, dan AKSES DIALOG. Setiap baris hak akses dapat menampilkan badge kecil PM atau TM dan, dalam beberapa kasus, sebuah kunci.

Hak akses diwariskan saat peran naik dalam rantai, sehingga penetapannya tetap sangat terperinci: mulai dari peran standar, duplikasi, kurangi atau tambahkan kotak centang, lalu simpan.

Administrasi → Peran — hitam = standar, biru = khusus; Peran yang Diwarisi; Hak Akses (UMUM / AKSES TAMPILAN / AKSES DIALOG) dengan badge PM / TM

Peran — Peran yang Diwarisi Administrator

Hak Akses — kotak centang Umum / Akses Tampilan

Peran standar

Peran	Kemampuan
Administrator	Bisa menambah dan menghapus secara luas; mewarisi peran yang lebih luas (demo: mewarisi Portfolio_Manager + Resource_Manager)
Portfolio_Manager / Manajer Portofolio	Melihat semua proyek meski tim atau akses Terbatas membatasi Portofolio untuk orang lain
Project_Manager / Manajer Proyek (PM)	Bisa menghapus dan mengelola proyek mereka; mewarisi Team_Member
Schedule_Manager	Peran proyek yang berfokus pada jadwal (juga tersedia sebagai chip peran proyek di Kelola Akses)
Team_Member / Anggota Tim (TM)	Hak akses paling sedikit; setelah penetapan tugas, login hanya menampilkan proyek mereka dan tugas mereka saja
Resource_Manager / Manajer Sumber Daya	Orang khusus untuk menyiapkan pengguna, tim, dan struktur sumber daya
Authenticated	Peran dasar pengguna terautentikasi dalam daftar standar

Contoh peran khusus untuk PM

Pola ini memadukan peran organisasi/hak akses dengan tim dan Kelola Akses pada proyek. Tuliskan dalam kalimat lengkap agar admin baru bisa membayangkan hasilnya:

1. Pelanggan (hanya-baca untuk proyek mereka). Buat atau sempurnakan peran khusus bergaya Pelanggan (nama biru pada tab Peran) dengan hak akses hanya-baca atau tampilan terbatas sehingga mereka bisa membuka ProjectLibre dan melihat proyek mereka tanpa mengedit rencananya. Tempatkan mereka pada proyek Terbatas melalui Kelola Akses (dan/atau pada tim proyek) sehingga mereka melihat dan mengakses proyek itu — bukan seluruh portofolio proyek pelanggan lain.

2. Kontraktor (hanya memperbarui tugas mereka). Berikan kontraktor peran organisasi Team_Member (atau peran khusus berbasis peran itu). Saat mereka ditetapkan ke tugas, mereka memperbarui progres pada pekerjaan mereka saja — mereka tidak melihat atau mengedit seluruh rencana proyek.

3. Pemimpin internal pada proyek ini. Pada Kelola Akses, atur peran proyek pemimpin internal menjadi Project_Manager meskipun peran bawaan organisasi mereka berbeda. Begitulah cara Anda membuat seseorang menjadi PM untuk proyek ini tanpa menjadikannya Admin seluruh perusahaan.

Lihat juga: Kontrol Akses Berbasis Peran (RBAC) · Akses tingkat proyek (Kelola Akses).

Tim

1. Buka tab Tim.

2. Pilih tim (misalnya IT Team, India) atau + Tambah Tim; edit Nama tim.

3. Di bawah Sumber Daya, pindahkan orang ke Active Selection (demo: India dimulai dengan Tayler, Kai, Kristen; tambahkan Connor dan Sidney).

4. Simpan, lalu tempatkan tim pada sebuah proyek agar keanggotaannya berlaku — jalur paling jelas: Portofolio → pilih proyek → Kelola Akses → Tambah Tim. Itu menambahkan setiap anggota tim; lalu sesuaikan peran proyek masing-masing orang.

Apa yang dilakukan tim pada proyek

1. Efisiensi penetapan — Saat menetapkan sumber daya, PM hanya melihat anggota tim, bukan seluruh kumpulan.

2. Kontrol akses — Membatasi proyek mana yang muncul di Portofolio. Contoh: tempatkan pelanggan pada tim proyek dan tempatkan tim itu pada sebuah proyek → orang itu hanya melihat proyek itu saja.

Pengecualian: seorang manajer portofolio tetap melihat semua proyek.

Tab Tim — IT Team; daftar ganda Sumber Daya

Tim India — anggota Active Selection

Lihat juga: Menetapkan Sumber Daya · Portofolio · Pekerjaan Saya dan Tim Saya · Akses tingkat proyek.

Akses tingkat proyek (Kelola Akses)

Peran organisasi menjawab “apa yang bisa dilakukan orang ini di ProjectLibre?” Kelola Akses menjawab “proyek mana yang bisa mereka buka, dan apa peran mereka pada proyek ini?”

Membuka Kelola Akses dari Portofolio

1. Buka Portofolio.

2. Pilih proyek.

3. Buka Kelola Akses. Judul dialog menyertakan nama proyek — misalnya Kelola Akses Consulting Project.

Publik vs Terbatas

Di bagian atas dialog, Anda memilih Publik atau Terbatas.

• Terbatas (ditampilkan dengan ikon perisai) berarti: Hanya pengguna yang terdaftar yang dapat mengakses proyek ini.

• Gunakan Terbatas saat pelanggan, kontraktor, atau rencana rahasia tidak boleh muncul untuk semua orang yang bisa menelusuri Portofolio.

Catatan di bawah sakelar menyatakan: Perubahan berlaku saat pengguna terkait masuk berikutnya. Setelah Anda menekan Simpan, mintalah orang untuk keluar dan masuk kembali (atau tunggu sesi berikutnya) sebelum Anda menilai apakah visibilitas Portofolio sudah tampak benar.

Tambah Pengguna dan Tambah Tim

• Tambah Pengguna — tambahkan satu orang ke daftar akses proyek ini, lalu atur Peran proyek mereka.

• Tambah Tim — tambahkan semua anggota tim itu ke proyek sekaligus. Setelah tim ditambahkan, Anda masih bisa mengubah peran setiap orang pada proyek satu per satu. Itulah pola umumnya: masukkan kelompok dengan Tambah Tim, lalu sesuaikan siapa yang menjadi Project_Manager dan siapa Team_Member pada proyek ini.

Ringkasan pada dialog (misalnya 4 pengguna memiliki akses) memberi tahu Anda berapa banyak orang yang saat ini memiliki akses.

Peran per pengguna pada proyek

Tabel memiliki kolom Pengguna dan Peran.

• Chip peran menampilkan peran proyek saat ini (misalnya Administrator, Project_Manager).

• Buka dropdown pada sebuah baris untuk mengatur satu atau beberapa peran seperti Project_Manager, Schedule_Manager, Resource_Manager, dan Team_Member. Beberapa peran pada satu orang diperbolehkan.

• Peran proyek ini bisa berbeda dari peran bawaan organisasi orang tersebut. Seseorang bisa menjadi Team_Member di level organisasi dan Project_Manager hanya pada proyek ini — atau sebaliknya untuk kontributor terbatas.

• Hapus seseorang dari proyek dengan ikon tempat sampah pada barisnya.

• Batal membuang perubahan; Simpan menyimpannya (berlaku saat pengguna terkait masuk berikutnya).

Kelola Akses Consulting Project — Terbatas; Tambah Pengguna / Tambah Tim; tabel Pengguna | Peran dengan chip peran proyek

Bagaimana dua lapisan ini bekerja bersama. Di lapisan organisasi, Anda mungkin memberikan pelanggan peran khusus terbatas dan kontraktor peran Team_Member. Di lapisan proyek, Anda mengatur proyek menjadi Terbatas, mendaftarkan pelanggan dan kontraktor itu di Kelola Akses, dan mengatur pemimpin internal menjadi Project_Manager pada proyek ini. Bersama-sama: pelanggan melihat dan membuka proyek Terbatas mereka dengan hak terbatas; kontraktor memperbarui hanya tugas mereka; pemimpin internal mengelola proyek ini sebagai PM.

Bagaimana semuanya saling terkait

Sebuah skenario ujung ke ujung sederhana yang menggunakan Portofolio → Kelola Akses secara eksplisit:

1. Buat peran Pelanggan khusus (nama biru) dengan hak akses hanya-baca atau tampilan terbatas pada Administrasi → Peran.

2. Di Portofolio, pilih proyek pelanggan → Kelola Akses → atur Terbatas → Tambah Pengguna atau Tambah Tim sehingga mereka terdaftar → berikan peran proyek yang sesuai. Mereka melihat dan mengakses proyek itu, bukan seluruh portofolio pekerjaan pelanggan lain.

3. Tambahkan kontraktor dengan peran organisasi Team_Member, tempatkan mereka pada proyek melalui Kelola Akses, dan tetapkan mereka ke tugas → mereka memperbarui progres pada tugas mereka, bukan seluruh rencana proyek.

4. Atur pemimpin internal menjadi Project_Manager pada proyek ini di Kelola Akses. Peran organisasi tetap mendefinisikan apa yang bisa dilakukan setiap orang di seluruh produk; Kelola Akses mendefinisikan siapa PM vs TM di sini.

Jika Anda menyiapkan ini untuk pertama kali

1. Buka Administrasi → Peran. Perhatikan hitam = standar, biru = khusus. Duplikasi peran standar jika Anda butuh varian Pelanggan atau PM terbatas; atur Peran yang Diwarisi dan Hak Akses (perhatikan badge PM / TM).

2. Pada Pengguna, tambahkan orang, tetapkan peran organisasi, dan tempatkan mereka pada Tim jika versi Anda menyertakan Tim.

3. Di Portofolio, buka setiap proyek sensitif → Kelola Akses → pilih Terbatas saat hanya orang yang terdaftar yang boleh melihatnya.

4. Tambah Tim (atau Tambah Pengguna), lalu atur Peran proyek setiap orang (Project_Manager untuk pemimpin, Team_Member untuk kontributor, dan seterusnya).

5. Simpan, lalu minta pengguna terkait masuk kembali agar Portofolio dan akses proyek disegarkan.

6. Lakukan pemeriksaan acak: pelanggan hanya melihat proyek mereka; kontraktor hanya melihat tugas mereka; pemimpin internal bisa mengelola proyek sebagai PM.

Ringkasan — jalur pembuatan cepat

Tambahkan pengguna → email + kata sandi → pilih peran organisasi (bawaan Manajer Proyek) → secara opsional tempatkan mereka pada tim → Simpan. Lalu buka Portofolio → Kelola Akses pada proyek untuk menyelesaikan siapa yang bisa membukanya dan siapa PM vs Anggota Tim di sana.

Tonton: Manajemen Pengguna.

---