Gebruikersbeheer

Gebruikersbeheer in ProjectLibre Cloud bevindt zich onder Beheer. Toegang werkt op twee niveaus: organisatierollen (wat iemand in het algemeen in het product kan doen) en projecttoegang (welke projecten iemand kan openen, en welke rol hij of zij in elk project heeft). Als Beheerder voegt u gebruikers toe, wijst u organisatierollen toe, plaatst u mensen in teams, configureert u rechten, maakt u aangepaste rollen, en opent u vanuit het Portfolio Toegang beheren voor een project om te bepalen wie aan dat project deelneemt en of die persoon optreedt als Projectmanager, Teamlid of in een andere projectrol.

Zie ook: Beheer & beveiliging (overzicht — zelfde video) · Op rollen gebaseerde toegangscontrole (RBAC) · Persoonlijke instellingen & avatar · Resourceweergave · Portfolio · Mijn werk & Mijn team · Resources toewijzen · Beheer & algemene configuratie.

Bekijken: Gebruikersbeheer (~3:30).

Beheer openen

1. Klik in de linkerzijbalk op Beheer (tandwiel).

2. Knoppen onderaan: Annuleren · Toepassen · Opslaan.

3. De beschikbaarheid van tabbladen en bedieningselementen verschilt per rol — de rondleiding laat zien wat een beheerder ziet.

Beheer → Gebruikers — + Gebruiker toevoegen; Selecteer een gebruiker om in te stellen

Een gebruiker toevoegen

1. Klik op het tabblad Gebruikers op + Gebruiker toevoegen.

2. Voer Voornaam, Achternaam, E-mail en Wachtwoord in.

3. Resource: standaard wordt de gebruiker ingesteld als een nieuwe resource (+ Nieuwe resource maken). Optioneel kunt u de gebruiker koppelen aan een bestaande resource.

4. Rollen: sleep rollen (of gebruik de pijlen) naar Actieve selectie. De standaardrol is Projectmanager (Project_Manager). Laat die staan, of sleep Team_Member, Portfolio_Manager, enz.

5. Teams: verplaats teams naar Actieve selectie (demo: IT Team + India — gebruiker in twee teams).

6. Bevestig met Toepassen en/of Opslaan.

Gebruiker toevoegen — Voornaam, Achternaam, E-mail, Wachtwoord

Resource — + Nieuwe resource maken (of bestaande koppelen)

Rollen-dubbellijst — Actieve selectie versus beschikbare rollen

Gebruikersteams — IT Team + India (badge 2)

Rollen & rechten

Toegang in ProjectLibre Cloud is rolgebaseerd. Zie organisatierollen als de standaarduitrusting van iemand in het product: welke weergaven hij of zij kan openen, welke dialoogvensters gebruikt kunnen worden en of iemand Beheerder of Teamlid is. U beheert die uitrusting op het tabblad Rollen (en wijst die rollen toe aan personen op het tabblad Gebruikers).

Twee niveaus van toegang (lees dit eerst)

Niveau	Waar u dit instelt	Wat het bepaalt
Organisatierollen	Beheer → Rollen / Gebruikers	Wat iemand in het algemeen in het product kan doen (weergaven, dialoogvensters, rechten van Beheerder versus Teamlid). Zwarte rolnamen zijn standaard; blauwe namen zijn aangepaste rollen die u zelf opbouwt.
Projecttoegang	Portfolio → selecteer een project → Toegang beheren	Welke projecten iemand kan openen, en zijn of haar rol in dat project (Project_Manager, Team_Member, Schedule_Manager, enzovoort). De projectrol van iemand kan afwijken van diens standaardrol op organisatieniveau.

Met organisatierollen alleen bent u er nog niet. Een contractant heeft misschien een organisatierol Teamlid, maar in Toegang beheren bepaalt u nog steeds welke projecten die persoon ziet en of hij of zij PM of TM is in elk project. Details: Projectniveautoegang (Toegang beheren).

Het tabblad Rollen lezen

Open Beheer → Rollen. In de schermafbeelding van het tabblad Rollen zijn de tabbladen bovenaan Gebruikers, Rollen, Licenties, Betaling en Bedrijf.

• + Rol toevoegen maakt een nieuwe aangepaste rol aan. Ernaast staan pictogrammen om te dupliceren en te verwijderen.

• De lijst links toont elke rol. Zwarte tekst = standaardrollen die met het product worden meegeleverd. Blauwe tekst = aangepaste rollen die uw organisatie heeft aangemaakt. Voorbeelden van aangepaste namen die u kunt tegenkomen: PM UI Streamlined, PM_new UI, Customer Role, Customer Role_copy.

• Standaardrollen in de lijst omvatten doorgaans: Administrator, Project_Manager, Authenticated, Schedule_Manager, Portfolio_Manager, Team_Member, Resource_Manager.

• Selecteer een rol om Overgenomen rollen (labels zoals Portfolio_Manager en Resource_Manager op Administrator) en Rechten te bewerken.

Rechten zijn gegroepeerd onder categorieën zoals ALGEMEEN, TOEGANG TOT WEERGAVEN en TOEGANG TOT DIALOOGVENSTERS. Elke rechtenrij kan een klein PM- of TM-label tonen en, in sommige gevallen, een slotje.

Rechten worden overgenomen naarmate rollen hoger in de keten staan, zodat u ze heel nauwkeurig kunt toekennen: begin bij een standaardrol, dupliceer die, zet selectievakjes uit of aan, en sla op.

Beheer → Rollen — zwart = standaard, blauw = aangepast; Overgenomen rollen; Rechten (ALGEMEEN / TOEGANG TOT WEERGAVEN / TOEGANG TOT DIALOOGVENSTERS) met PM-/TM-labels

Rollen — Overgenomen rollen van Administrator

Rechten — selectievakjes Algemeen / Toegang tot weergaven

Standaardrollen

Rol	Mogelijkheid
Administrator	Kan vrijwel alles toevoegen en verwijderen; erft ruimere rollen (demo: erft Portfolio_Manager + Resource_Manager)
Portfolio_Manager / Portfoliomanager	Ziet alle projecten, ook wanneer teams of Beperkte toegang het Portfolio voor anderen beperken
Project_Manager / Projectmanager (PM)	Kan de eigen projecten verwijderen en beheren; erft Team_Member
Schedule_Manager	Op planning gerichte projectrol (ook beschikbaar als projectrolchip in Toegang beheren)
Team_Member / Teamlid (TM)	Minste rechten; na toewijzing aan taken ziet een teamlid na het aanmelden alleen het eigen project en alleen de eigen taken
Resource_Manager / Resourcemanager	Vaste persoon voor het inrichten van gebruikers, teams en de resourcestructuur
Authenticated	Basisrol voor geauthenticeerde gebruikers in de standaardlijst

Voorbeelden van aangepaste rollen voor PM’s

Deze patronen combineren organisatierollen/rechten met teams en Toegang beheren voor het project. Schrijf ze in volledige zinnen zodat een nieuwe beheerder zich het resultaat kan voorstellen:

1. Klant (alleen-lezen, eigen project). Maak of verfijn een aangepaste rol in de stijl van Klant (blauwe naam op het tabblad Rollen) met alleen-lezen of beperkte weergaverechten zodat de klant ProjectLibre kan openen en zijn project kan zien zonder het plan te bewerken. Voeg de klant via Toegang beheren toe aan een beperkt project (en/of aan het projectteam), zodat hij dat project ziet en er toegang toe heeft — niet het hele portfolio van andere klantprojecten.

2. Contractant (werkt alleen de eigen taken bij). Geef de contractant een organisatierol Team_Member (of een aangepaste rol daarop gebaseerd). Wanneer de contractant aan taken is toegewezen, werkt hij alleen de voortgang van zijn eigen werk bij — hij ziet of bewerkt niet het volledige projectplan.

3. Interne verantwoordelijke voor dit project. Stel in Toegang beheren de projectrol van de interne verantwoordelijke in op Project_Manager, ook als diens standaardrol op organisatieniveau anders is. Zo maakt u iemand PM voor dit project zonder hem of haar beheerder van het hele bedrijf te maken.

Zie ook: Op rollen gebaseerde toegangscontrole (RBAC) · Projectniveautoegang (Toegang beheren).

Teams

1. Open het tabblad Teams.

2. Selecteer een team (bijvoorbeeld IT Team, India) of + Team toevoegen; bewerk de Teamnaam.

3. Verplaats onder Resources personen naar Actieve selectie (demo: India begint met Tayler, Kai, Kristen; voeg Connor en Sidney toe).

4. Klik op Opslaan en voeg het team vervolgens toe aan een project, zodat het lidmaatschap effect heeft — duidelijkste pad: Portfolio → selecteer project → Toegang beheren → Team toevoegen. Zo worden alle teamleden toegevoegd; pas daarna de projectrol van elke persoon aan.

Wat teams op projecten doen

1. Toewijzingsefficiëntie — Bij het toewijzen van resources ziet de PM alleen teamleden, niet de hele pool.

2. Toegangscontrole — Beperkt welke projecten in het Portfolio verschijnen. Voorbeeld: plaats een klant in een projectteam en voeg dat team toe aan een project → die persoon ziet alleen dat project.

Uitzondering: een portfoliomanager ziet nog steeds alle projecten.

Tabblad Teams — IT Team; dubbellijst Resources

Team India — leden in Actieve selectie

Zie ook: Resources toewijzen · Portfolio · Mijn werk & Mijn team · Projectniveautoegang.

Projectniveautoegang (Toegang beheren)

Organisatierollen beantwoorden de vraag “wat kan deze persoon in ProjectLibre doen?” Toegang beheren beantwoordt de vraag “welke projecten kan iemand openen, en wat is zijn of haar rol in dit project?”

Toegang beheren openen vanuit het Portfolio

1. Ga naar Portfolio.

2. Selecteer een project.

3. Open Toegang beheren. De titel van het dialoogvenster bevat de projectnaam — bijvoorbeeld Toegang beheren Consulting Project.

Openbaar versus Beperkt

Bovenaan het dialoogvenster kiest u Openbaar of Beperkt.

• Beperkt (weergegeven met een schild) betekent: Alleen de vermelde gebruikers hebben toegang tot dit project.

• Gebruik Beperkt wanneer een klant, een contractant of een vertrouwelijk plan niet zichtbaar mag zijn voor iedereen die verder door het Portfolio kan bladeren.

Onder de schakelaar staat: Wijzigingen gaan in bij de volgende aanmelding van de betrokken gebruikers. Vraag mensen na het opslaan om zich af te melden en opnieuw aan te melden (of te wachten tot hun volgende sessie) voordat u beoordeelt of de zichtbaarheid van het Portfolio er goed uitziet.

Gebruiker toevoegen en Team toevoegen

• Gebruiker toevoegen — voeg één persoon toe aan de toegangslijst van dit project, en stel vervolgens de Rollen van die persoon in dit project in.

• Team toevoegen — voeg alle leden van dat team in één keer toe aan het project. Nadat het team is toegevoegd, kunt u nog steeds de rol van elke persoon in het project afzonderlijk aanpassen. Zo gaat het meestal: haal de groep binnen met Team toevoegen en bepaal daarna wie in dit project Project_Manager is en wie Team_Member.

Een samenvatting in het dialoogvenster (bijvoorbeeld 4 gebruikers met toegang) laat zien hoeveel mensen op dit moment toegang hebben.

Rollen per gebruiker in het project

De tabel heeft de kolommen Gebruiker en Rollen.

• Rolchips tonen de huidige projectrollen (bijvoorbeeld Administrator, Project_Manager).

• Open het vervolgkeuzemenu op een rij om een of meer rollen in te stellen, zoals Project_Manager, Schedule_Manager, Resource_Manager en Team_Member. Meerdere rollen voor één persoon zijn toegestaan.

• Deze projectrollen kunnen afwijken van de standaardrol van de persoon op organisatieniveau. Iemand kan op organisatieniveau Team_Member zijn en alleen in dit project Project_Manager — of andersom voor een beperkte bijdrager.

• Verwijder iemand uit het project met het prullenbakpictogram in de betreffende rij.

• Annuleren verwerpt wijzigingen; Opslaan bewaart ze (van kracht bij de volgende aanmelding van de betrokken gebruikers).

Toegang beheren Consulting Project — Beperkt; Gebruiker toevoegen / Team toevoegen; tabel Gebruiker | Rollen met projectrolchips

Hoe de twee niveaus samenwerken. Op organisatieniveau geeft u een klant misschien een aangepaste beperkte rol en een contractant een rol Team_Member. Op projectniveau stelt u het project in op Beperkt, vermeldt u die klant en contractant in Toegang beheren, en maakt u de interne verantwoordelijke Project_Manager van dit project. Samen: de klant ziet en opent zijn beperkte project met beperkte rechten; de contractant werkt alleen de eigen taken bij; de interne verantwoordelijke beheert dit project als PM.

Hoe het allemaal samenkomt

Een eenvoudig scenario van begin tot eind dat expliciet Portfolio → Toegang beheren gebruikt:

1. Maak een aangepaste Klant-rol (blauwe naam) met alleen-lezen of beperkte weergaverechten in Beheer → Rollen.

2. Selecteer in Portfolio het project van de klant → Toegang beheren → stel Beperkt in → Gebruiker toevoegen of Team toevoegen zodat de klant op de lijst staat → geef een passende projectrol. De klant ziet en opent dat project, niet het hele portfolio van het werk van andere klanten.

3. Voeg een contractant toe met een organisatierol Team_Member, voeg hem of haar via Toegang beheren toe aan het project en wijs taken toe → de contractant werkt de voortgang van zijn eigen taken bij, niet het volledige projectplan.

4. Maak in Toegang beheren de interne verantwoordelijke Project_Manager van dit project. Organisatierollen bepalen nog steeds wat elke persoon productbreed kan doen; Toegang beheren bepaalt wie hier PM is en wie TM.

Als u dit voor het eerst opzet

1. Open Beheer → Rollen. Let op zwart = standaard, blauw = aangepast. Dupliceer een standaardrol als u een variant voor Klant of beperkte PM nodig heeft; stel Overgenomen rollen en Rechten in (let op de PM-/TM-labels).

2. Voeg op het tabblad Gebruikers mensen toe, wijs organisatierollen toe, en plaats hen in Teams als uw versie Teams bevat.

3. Open in Portfolio elk gevoelig project → Toegang beheren → kies Beperkt wanneer alleen vermelde personen het mogen zien.

4. Team toevoegen (of Gebruiker toevoegen), en stel vervolgens de projectrollen van elke persoon in (Project_Manager voor de verantwoordelijke, Team_Member voor bijdragers, enzovoort).

5. Opslaan, en laat betrokken gebruikers vervolgens opnieuw aanmelden zodat de toegang tot het Portfolio en de projecten wordt vernieuwd.

6. Controleer steekproefsgewijs: de klant ziet alleen het eigen project; de contractant ziet alleen de eigen taken; de interne verantwoordelijke kan het project beheren als PM.

Samenvatting — snel aanmaken

Voeg een gebruiker toe → e-mail + wachtwoord → kies een organisatierol (standaard Projectmanager) → plaats de gebruiker eventueel in een team → Opslaan. Open vervolgens Portfolio → Toegang beheren voor het project om vast te leggen wie het mag openen en wie daar PM is en wie Teamlid.

Bekijken: Gebruikersbeheer.

---