Käyttäjien hallinta

ProjectLibre Cloudin käyttäjienhallinta on kohdassa Ylläpito. Käyttöoikeudet toimivat kahdella tasolla: organisaatioroolit (mitä henkilö voi yleisesti tehdä tuotteessa) ja projektikohtaiset oikeudet (mitkä projektit hän voi avata ja mikä on hänen roolinsa kussakin projektissa). Ylläpitäjänä lisäät käyttäjiä, määrität organisaatioroolit, sijoitat henkilöitä tiimeihin, määrität oikeudet, luot mukautettuja rooleja ja avaat Projektisalkusta projektin kohdalla Hallitse käyttöoikeuksia, jolla hallitset, kuka on projektissa ja toimiiko hän projektipäällikkönä, tiimin jäsenenä tai muussa projektiroolissa.

Katso myös: Ylläpito ja tietoturva (yhteenveto — sama video) · Roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta (RBAC) · Henkilökohtaiset asetukset ja profiilikuva · Resurssinäkymät · Projektisalkku · Omat työt ja Oma tiimi · Resurssien varaaminen · Ylläpito ja yleiset määritykset.

Katso video: Käyttäjien hallinta (~3:30).

Avaa Ylläpito

1. Klikkaa vasemmassa sivupalkissa kohtaa Ylläpito (ratas).

2. Alareunan toiminnot: Peruuta · Käytä · Tallenna.

3. Välilehtien saatavuus ja hallintaelementit vaihtelevat roolin mukaan — esittely käsittelee ylläpitäjän näkymää.

Ylläpito → Käyttäjät — + Lisää käyttäjä; valitse käyttäjä muokattavaksi

Lisää käyttäjä

1. Klikkaa Käyttäjät-välilehdellä + Lisää käyttäjä.

2. Syötä Etunimi, Sukunimi, Sähköposti ja Salasana.

3. Resurssi: oletuksena käyttäjälle luodaan uusi resurssi (+ Luo uusi resurssi). Voit vaihtoehtoisesti yhdistää käyttäjän olemassa olevaan resurssiin.

4. Roolit: vedä rooleja (tai siirrä niitä nuolilla) kohtaan Active Selection. Oletus on Projektipäällikkö (Project_Manager). Jätä se ennalleen tai vedä tilalle Team_Member, Portfolio_Manager ja niin edelleen.

5. Tiimit: siirrä tiimejä kohtaan Active Selection (esimerkissä: IT Team + India — käyttäjä kahdessa tiimissä).

6. Vahvista valitsemalla Käytä ja/tai Tallenna.

Lisää käyttäjä — Etunimi, Sukunimi, Sähköposti, Salasana

Resurssi — + Luo uusi resurssi (tai yhdistä olemassa olevaan)

Roolien kaksoisluettelo — Active Selection vastaan käytettävissä olevat roolit

Käyttäjän tiimit — IT Team + India (merkki 2)

Roolit ja käyttöoikeudet

Käyttöoikeudet ProjectLibre Cloudissa perustuvat rooleihin. Ajattele organisaatiorooleja henkilön oletustyökalupakkina tuotteessa: mitkä näkymät hän voi avata, mitä valintaikkunoita hän voi käyttää ja onko hän ylläpitäjä vai tiimin jäsen. Työkalupakkia hallitaan Roolit-välilehdellä (ja roolit annetaan henkilöille Käyttäjät-välilehdellä).

Käyttöoikeuksien kaksi tasoa (lue tämä ensin)

Taso	Missä se asetetaan	Mitä se määrää
Organisaatioroolit	Ylläpito → Roolit / Käyttäjät	Mitä henkilö voi yleisesti tehdä tuotteessa (näkymät, valintaikkunat, ylläpitäjän ja tiimin jäsenen oikeudet). Mustat roolinimet ovat vakioita; siniset nimet ovat mukautettuja rooleja, jotka rakennat itse.
Projektikohtaiset oikeudet	Projektisalkku → valitse projekti → Hallitse käyttöoikeuksia	Mitkä projektit hän voi avata ja mikä on hänen roolinsa kyseisessä projektissa (Project_Manager, Team_Member, Schedule_Manager ja niin edelleen). Henkilön projektirooli voi poiketa hänen organisaatiotason oletuksesta.

Organisaatioroolit eivät yksinään riitä. Alihankkijalla voi olla Team_Member-organisaatiorooli, mutta päätät silti Hallitse käyttöoikeuksia -toiminnossa, mitkä projektit hän näkee ja onko hän PM vai TM kussakin projektissa. Lisätietoja: Projektikohtaiset oikeudet (Hallitse käyttöoikeuksia).

Roolit-välilehden lukeminen

Avaa Ylläpito → Roolit. Roolit-välilehden kuvakaappauksessa yläreunan välilehdet ovat Käyttäjät, Roolit, Lisenssit, Maksutiedot ja Yritys.

• + Lisää rooli luo uuden mukautetun roolin. Sen vieressä ovat kopiointi- ja poistokuvakkeet.

• Vasemmassa luettelossa näkyvät kaikki roolit. Musta teksti = tuotteen mukana tulevat vakioroolit. Sininen teksti = organisaatiosi luomat mukautetut roolit. Esimerkkejä mukautetuista nimistä, joita voit nähdä: PM UI Streamlined, PM_new UI, Customer Role, Customer Role_copy.

• Luettelon vakiorooleihin kuuluvat tyypillisesti: Administrator, Project_Manager, Authenticated, Schedule_Manager, Portfolio_Manager, Team_Member, Resource_Manager.

• Valitsemalla roolin voit muokata sen kohtia Peritut roolit (tunnisteet, kuten Portfolio_Manager ja Resource_Manager Administrator-roolissa) ja Oikeudet.

Oikeudet on ryhmitelty luokkiin, kuten Yleinen, Näkymien käyttöoikeudet ja Valintaikkunoiden käyttöoikeudet. Jokaisessa oikeusrivissä voi näkyä pieni PM- tai TM-merkki ja joissain tapauksissa lukko.

Oikeudet periytyvät roolilta toiselle ylöspäin, joten oikeuksia voi antaa hyvin tarkasti: lähde vakioroolista, kopioi se, karsi tai lisää valintaruutuja ja tallenna.

Ylläpito → Roolit — musta = vakio, sininen = mukautettu; Peritut roolit; Oikeudet (Yleinen / Näkymien käyttöoikeudet / Valintaikkunoiden käyttöoikeudet) PM-/TM-merkeillä

Roolit — Administrator-roolin peritut roolit

Oikeudet — Yleinen / Näkymien käyttöoikeudet -valintaruudut

Vakioroolit

Rooli	Oikeudet
Administrator	Voi lisätä ja poistaa laajasti; perii laajempia rooleja (esimerkissä perii roolit Portfolio_Manager + Resource_Manager)
Portfolio_Manager / Portfolio Manager	Näkee kaikki projektit, vaikka tiimit tai Rajattu-käyttöoikeus rajoittaisivat muiden Projektisalkkua
Project_Manager / Project Manager (PM)	Voi poistaa ja hallita omia projektejaan; perii Team_Member-roolin
Schedule_Manager	Aikataulutukseen keskittyvä projektirooli (valittavissa myös projektiroolina Hallitse käyttöoikeuksia -ikkunassa)
Team_Member / Team Member (TM)	Vähiten oikeuksia; kun hänet on varattu tehtäviin, kirjautuminen näyttää vain hänen projektinsa ja vain hänen tehtävänsä
Resource_Manager / Resource Manager	Erillinen henkilö, joka perustaa käyttäjät, tiimit ja resurssirakenteen
Authenticated	Vakioluettelon perusrooli kaikille kirjautuneille käyttäjille

Mukautettujen roolien esimerkkejä projektipäälliköille

Näissä malleissa yhdistetään organisaatioroolit / oikeudet tiimeihin ja projektikohtaiseen Hallitse käyttöoikeuksia -toimintoon. Kirjoita ne kokonaisina lauseina, jotta uusi ylläpitäjä hahmottaa lopputuloksen:

1. Asiakas (vain lukuoikeus omaan projektiin). Luo tai muokkaa Customer-tyyppinen mukautettu rooli (sininen nimi Roolit-välilehdellä), jossa on vain luku- tai rajoitetun näkymän oikeudet, jotta hän voi avata ProjectLibren ja nähdä oman projektinsa muokkaamatta suunnitelmaa. Lisää hänet Rajattu-projektiin Hallitse käyttöoikeuksia -toiminnolla (ja/tai projektin tiimiin), jotta hän näkee ja pääsee käsiksi vain siihen projektiin — ei koko projektisalkkua muiden asiakkaiden projekteineen.

2. Alihankkija (päivittää vain omia tehtäviään). Anna alihankkijalle Team_Member-organisaatiorooli (tai siihen perustuva mukautettu rooli). Kun hänet varataan tehtäviin, hän päivittää vain oman työnsä edistymistä — hän ei näe eikä muokkaa koko projektisuunnitelmaa.

3. Sisäinen vetäjä tässä projektissa. Aseta Hallitse käyttöoikeuksia -toiminnossa sisäisen vetäjän projektirooliksi Project_Manager, vaikka hänen organisaatiotason oletuksensa olisi toinen. Näin hänestä tulee PM tätä projektia varten tekemättä hänestä koko yrityksen ylläpitäjää.

Katso myös: Roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta (RBAC) · Projektikohtaiset oikeudet (Hallitse käyttöoikeuksia).

Tiimit

1. Avaa Tiimit-välilehti.

2. Valitse tiimi (esimerkiksi IT Team, India) tai + Lisää tiimi; muokkaa kenttää Tiimin nimi.

3. Siirrä kohdassa Resurssit henkilöitä kohtaan Active Selection (esimerkissä India-tiimissä ovat aluksi Tayler, Kai ja Kristen; lisää Connor ja Sidney).

4. Tallenna ja lisää tiimi sitten projektiin, jotta jäsenyys tulee voimaan — selkein tapa: Projektisalkku → valitse projekti → Hallitse käyttöoikeuksia → Lisää tiimi. Näin lisätään kaikki tiimin jäsenet; säädä sitten kunkin henkilön projektirooli.

Mitä tiimit tekevät projekteissa

1. Tehokkaampi varaaminen — Kun projektipäällikkö varaa resursseja, hän näkee vain tiimin jäsenet eikä koko resurssivarantoa.

2. Käyttöoikeuksien hallinta — Rajoittaa, mitkä projektit näkyvät Projektisalkussa. Esimerkki: lisää asiakas projektitiimiin ja tiimi projektiin → asiakas näkee vain sen projektin.

Poikkeus: Portfolio_Manager-roolin käyttäjä näkee silti kaikki projektit.

Tiimit-välilehti — IT Team; resurssien kaksoisluettelo

India-tiimi — Active Selection -jäsenet

Katso myös: Resurssien varaaminen · Projektisalkku · Omat työt ja Oma tiimi · Projektikohtaiset oikeudet.

Projektikohtaiset oikeudet (Hallitse käyttöoikeuksia)

Organisaatioroolit vastaavat kysymykseen “mitä tämä henkilö voi tehdä ProjectLibressä?” Hallitse käyttöoikeuksia vastaa kysymykseen “mitkä projektit hän voi avata, ja mikä on hänen roolinsa tässä projektissa?”

Avaa Hallitse käyttöoikeuksia Projektisalkusta

1. Siirry kohtaan Projektisalkku.

2. Valitse projekti.

3. Avaa Hallitse käyttöoikeuksia. Valintaikkunan otsikossa on projektin nimi — esimerkiksi Hallitse käyttöoikeuksia Consulting Project.

Julkinen vai Rajattu

Valintaikkunan yläreunassa valitaan Julkinen tai Rajattu.

• Rajattu (kilpikuvake) tarkoittaa: Vain luetellut käyttäjät pääsevät tähän projektiin.

• Valitse Rajattu, kun asiakkaan, alihankkijan tai luottamuksellisen suunnitelman ei pidä näkyä kaikille, jotka muuten voivat selata Projektisalkkua.

Valinnan alla on huomautus: Muutokset tulevat voimaan, kun kyseiset käyttäjät kirjautuvat seuraavan kerran sisään. Kun olet tallentanut, pyydä henkilöitä kirjautumaan ulos ja takaisin sisään (tai odota heidän seuraavaa istuntoaan), ennen kuin arvioit, näkyykö Projektisalkku oikein.

Lisää käyttäjä ja Lisää tiimi

• Lisää käyttäjä — lisää yksi henkilö projektin käyttöoikeusluetteloon ja määritä hänen projektiroolinsa (Roolit).

• Lisää tiimi — lisää kyseisen tiimin kaikki jäsenet projektiin kerralla. Tiimin lisäämisen jälkeen voit yhä muokata kunkin henkilön roolia projektissa erikseen. Tämä on yleinen toimintatapa: tuo ryhmä mukaan Lisää tiimi -toiminnolla ja säädä sitten, kuka on Project_Manager ja kuka Team_Member tässä projektissa.

Valintaikkunan yhteenveto (esimerkiksi 4 käyttäjällä on oikeus) kertoo, kuinka monella henkilöllä on tällä hetkellä pääsy.

Käyttäjäkohtaiset roolit projektissa

Taulukossa on sarakkeet Käyttäjä ja Roolit.

• Roolitunnisteet näyttävät nykyiset projektiroolit (esimerkiksi Administrator, Project_Manager).

• Avaa rivin pudotusvalikko asettaaksesi yhden tai useamman roolin, kuten Project_Manager, Schedule_Manager, Resource_Manager ja Team_Member. Yhdellä henkilöllä voi olla useita rooleja.

• Nämä projektiroolit voivat poiketa henkilön organisaatiotason oletuksesta. Joku voi olla organisaatiotasolla Team_Member ja tässä projektissa Project_Manager — tai päinvastoin, jos hänen osallistumisensa on rajattua.

• Poista henkilö projektista rivin roskakorikuvakkeella.

• Peruuta hylkää muutokset; Tallenna tallentaa ne (voimaan, kun kyseiset käyttäjät kirjautuvat seuraavan kerran).

Hallitse käyttöoikeuksia Consulting Project — Rajattu; Lisää käyttäjä / Lisää tiimi; Käyttäjä | Roolit -taulukko ja projektiroolien tunnisteet

Miten kaksi tasoa toimivat yhdessä. Organisaatiotasolla voit antaa asiakkaalle mukautetun, rajatun roolin ja alihankkijalle Team_Member-roolin. Projektitasolla asetat projektin Rajattu-tilaan, lisäät asiakkaan ja alihankkijan Hallitse käyttöoikeuksia -luetteloon ja annat sisäiselle vetäjälle tässä projektissa roolin Project_Manager. Lopputulos: asiakas näkee ja avaa rajatuin oikeuksin oman rajatun projektinsa; alihankkija päivittää vain omia tehtäviään; sisäinen vetäjä hallitsee tätä projektia PM:nä.

Miten tämä toimii yhdessä

Yksinkertainen kokonaisesimerkki, jossa käytetään nimenomaan Projektisalkku → Hallitse käyttöoikeuksia -toimintoa:

1. Luo mukautettu Customer-rooli (sininen nimi) vain luku- tai rajoitetun näkymän oikeuksilla kohdassa Ylläpito → Roolit.

2. Valitse Projektisalkussa asiakkaan projekti → Hallitse käyttöoikeuksia → valitse Rajattu → Lisää käyttäjä tai Lisää tiimi, jotta hän on luettelossa → anna hänelle sopiva projektirooli. Hän näkee ja avaa sen projektin, ei koko projektisalkkua muiden asiakkaiden töineen.

3. Lisää alihankkija, jolla on Team_Member-organisaatiorooli, lisää hänet projektiin Hallitse käyttöoikeuksia -ikkunassa ja varaa hänet tehtäviin → hän päivittää edistymistä omissa tehtävissään, ei koko projektisuunnitelmassa.

4. Anna sisäiselle vetäjälle tässä projektissa rooli Project_Manager Hallitse käyttöoikeuksia -ikkunassa. Organisaatioroolit määrittävät yhä, mitä kukin voi tehdä koko tuotteessa; Hallitse käyttöoikeuksia määrittää, kuka on PM ja kuka TM tässä.

Jos määrität tätä ensimmäistä kertaa

1. Avaa Ylläpito → Roolit. Huomaa: musta = vakio, sininen = mukautettu. Kopioi vakiorooli, jos tarvitset Customer- tai rajatun PM-variantin; aseta Peritut roolit ja Oikeudet (seuraa PM-/TM-merkkejä).

2. Lisää Käyttäjät-välilehdellä henkilöitä, määritä organisaatioroolit ja lisää heidät Tiimeihin, jos Tiimit ovat käytössäsi.

3. Avaa Projektisalkussa kukin arkaluonteinen projekti → Hallitse käyttöoikeuksia → valitse Rajattu, kun projektin saavat nähdä vain luettelossa olevat henkilöt.

4. Lisää tiimi (tai Lisää käyttäjä) ja aseta sitten kunkin henkilön projektin Roolit (Project_Manager vetäjälle, Team_Member muille osallistujille ja niin edelleen).

5. Tallenna, ja pyydä sitten kyseisiä käyttäjiä kirjautumaan sisään uudelleen, jotta Projektisalkku ja projektin käyttöoikeudet päivittyvät.

6. Tarkista pistokokeella: asiakas näkee vain oman projektinsa; alihankkija näkee vain omat tehtävänsä; sisäinen vetäjä voi hallita projektia PM:nä.

Yhteenveto — nopea luontipolku

Lisää käyttäjä → sähköposti + salasana → valitse organisaatiorooli (oletus Projektipäällikkö) → lisää hänet halutessasi tiimiin → Tallenna. Avaa sitten projektin Projektisalkku → Hallitse käyttöoikeuksia ja määritä lopuksi, kuka voi avata projektin ja kuka on siinä PM, kuka tiimin jäsen.

Katso video: Käyttäjien hallinta.

---