Organisaatio ja rakenteet (WBS, RBS, OBS)

Tunnuslause: Jäsennä työ, resurssit ja organisaatio.

Ammattimainen projektinhallinta vaatii enemmän kuin tehtäväluettelon. ProjectLibre antaa tiimeille jäsennellyn mallin jokaisen projektin ja projektisalkun taustalla olevalle työlle, resursseille ja organisaatiolle. WBS, RBS ja OBS muodostavat nämä kolme toisiinsa kytkettyä rakennetta.

Ammattimaisia aikatauluja on helpompi hallita, kun työllä, resurssivarannolla ja liiketoiminnan omistajuudella on kullakin selkeä hierarkia.

Rakenne	Kysymys	Tarkoitus
WBS · Työn rakenne	Miten työ on jäsennetty?	Jaa projekti vaiheisiin, tuotoksiin, yhteenvetotehtäviin ja yksityiskohtaisiin tehtäviin johdonmukaisella hierarkialla ja WBS-koodirakenteella.
RBS · Resurssirakenne	Miten resurssit on jäsennetty?	Jäsennä resurssivaranto niin, että ihmisiä ja muita resursseja voidaan hallita mielekkäinä ryhminä yhden pitkän, litteän luettelon sijaan.
OBS · Organisaatiorakenne	Miten vastuu on jäsennetty?	Järjestä projektit yrityksen rakenteen mukaan — liiketoimintayksiköt, osastot, ryhmät tai muu organisaation vastuujako — ja hyödynnä sitä koko projektisalkussa.

Muistisääntö: WBS = mitä työtä (vasen sivupalkki Projekti); RBS = kuka (vasen sivupalkki Resurssit); OBS = missä kohtaa yritystä (vasen sivupalkki Projektisalkku). Lyhyesti: WBS = työ, RBS = resurssi, OBS = organisaatio.

Katso myös: Työn ositusrakenne · Resurssinäkymä · Resurssien varaaminen · Resurssien tasaus · Projektisalkku-näkymä

Katso: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Yleiskatsaus

Ne ovat erillisiä rakenteita, jotka toimivat yhdessä:

1. Jäsennä työ

2. Jäsennä sen tekevät resurssit

3. Kytke projektit niistä vastaavaan organisaatioon

Kysymykset, joihin ne vastaavat:

• WBS — Mitä työtä toimitamme? (videon sanamuoto: ”Mitä työtä teemme?”)

• RBS — Mitä resursseja työhön on käytettävissä? (video: ”Keitä tai mitä resursseja meillä on käytettävissä työn tekemiseen?”)

• OBS — Missä kohtaa organisaatiota vastuu on? (video: ”Mihin kohtaan organisaatiota projekti tai vastuu kuuluu?”)

Tuotesivun huomio visualisoinnista: WBS-kaaviot, resurssinäkymät ja projektisalkun ryhmittely muuttavat taustalla olevat rakenteet tiedoksi, jota projektipäälliköt ja PMO:t voivat todella käyttää.

WBS · Työn ositusrakenne

Muuta tehtäväluettelo projektin hierarkiaksi.

WBS antaa jokaiselle tehtävälle määritellyn paikan projektin rakenteessa.

• Yhteenvetotehtävät luovat hierarkian.

• WBS-koodit, kuten 1, 1.1, 1.2, 1.2.1, osoittavat, mihin kukin tehtävä kuuluu.

• Merkitys: vastaa kysymykseen ”Mihin tämä tehtävä sijoittuu projektissa?”

• Mainitut hyödyt: laajuuden selkeyttäminen (vaiheet, tuotokset, työpaketit); tietojen koostaminen ylöspäin; johdonmukainen viestintä WBS-koodeilla aikatauluissa, raporteissa ja tiimeissä.

Aikataulussa (Gantt): WBS-sarake näkyy tehtävän Nimi- / Tunniste-sarakkeen vieressä. Kuvakaappausten esimerkkikoodit: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

WBS-kaavio (toissijaisen sivupalkin WBS-kuvake): Esittää saman hierarkian visuaalisesti — yhteenvetotason työ jakautuu alemman tason tehtäviin. Kaavion lohkoissa / solmuissa näkyvät Tehtävän nimi, Tunniste, Kesto, Aloitus, Lopetus ja Valmiusprosentti; yhteenvetotehtävien, tehtävien ja välitavoitteiden muodot erottuvat toisistaan.

Projekti → WBS -näkymän avaamista, sisentämistä Gantt-kaaviossa, kaavionäkymää ja koostumista käsitellään tarkemmin luvussa Työn ositusrakenne. Tämä osan 2 aineisto keskittyy koodirakenteeseen, WBS-kaavioon ja siihen, miten WBS kytkeytyy RBS:ään ja OBS:ään — se ei toista jokaista sisennysvalikon vaihetta.

RBS · Resurssien ositusrakenne

Jäsennä ensin resurssivaranto. Analysoi sitten kapasiteetti.

RBS antaa yrityksen resurssivarannolle hierarkian. Jäsennä resurssit toiminnon, osaston, roolin tai muun mielekkään ryhmän mukaan — ja käytä tätä rakennetta, kun analysoit kuormitusta ja kapasiteettia.

Järjestys on tärkeä: määritä ensin, miten resurssit on jäsennetty; vertaa sitten kysyntää, varauksia ja saatavuutta näiden ryhmien kesken ja projektien välillä.

Kolmen vaiheen lähestymistapa:

1. Ryhmittele resurssit — esimerkiksi Technology → Engineering → Leads and Developers (ei litteää nimiluetteloa).

2. Vertaa kysyntää kapasiteettiin — resurssinäkymät vertaavat saatavuutta, varauksia ja ylivarauksia jäsennellyssä resurssivarannossa.

3. Tee miehityspäätökset — tunnista kapasiteetin pullonkaulat, tasapainota kuormaa, muuta ajoitusta tai käytä resurssien tasausta, ennen kuin sitoumuksista tulee aikatauluongelmia.

Esimerkki RBS-hierarkiasta:

Technology ↳ Engineering ↳ Lead · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Developer · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Developer · TECH.ENG.DEV.02

Video: Muistisääntö — WBS jäsentää työn; RBS jäsentää resurssit. Koodit voivat olla numeerisia hierarkioita tai kuvailevia, kuten tech.engineer.dev.01. Mainitut ryhmittelytavat: organisaation tai resurssiluokituksen mukaan; monialaiset tiimit; suuren luettelon ryhmittely tiimeittäin tai RBS:n mukaan litteän luettelon sijaan. Jäsentämisen jälkeen: korosta RBS:ssä haara → tarkastele resurssikuormitusta.

Kapasiteetti- ja mittarinäkymä: Jaettu näkymä — yläosassa resurssi- tai projektiluettelo ja aikajana, alaosassa histogrammi ja mittarin pudotusvalikko. Näkyvät vaihtoehdot: Huippukuormitus, Työmäärä, Kumulatiivinen työmäärä, Ylivaraus, Varausprosentti, Jäljellä oleva saatavuus, Käytettävissä oleva työmäärä. Selite: Ylivarattu, Täysin varattu, Varattu (kuvakaappauksen värit: punainen / vihreä / sininen); 100 %:n kapasiteettiviiva. Punaiset osuudet 100 %:n yläpuolella osoittavat jaksot, joilla kysyntä ylittää kapasiteetin.

Katso myös Resurssien tasaus, kun haluat ratkaista ylivaraukset resurssivarannon jäsentämisen jälkeen.

OBS · Organisaation ositusrakenne

Jäsennä projektisalkku sen mukaan, miten liiketoiminta todella toimii.

OBS tuo organisaation vastuut projektimalliin. Projekteilla voi olla OBS-koodit, ja ne voidaan ryhmitellä Projektisalkku-näkymässä. Merkitys: vastaa kysymykseen ”Mihin tämä projekti kuuluu organisaatiossamme?”

Mainitut hyödyt: projektien ryhmittely organisaatioyksiköittäin; aikataulujen ja resurssikysynnän tarkastelu projektisalkun kontekstissa; ohjauksen skaalaaminen projekteista koko projektisalkkuun.

Projektisalkun kuvakaappauksen käyttöliittymä: näkymän otsikko Projektisalkku; taulukon sarake OBS hierarkkisine koodeineen (esimerkkejä: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 jne.); rajauksessa näkyviä muita sarakkeita ovat Tunniste, Nimi ja Kesto.

Miten ne liittyvät toisiinsa

WBS, RBS ja OBS ovat erilaisia mutta toisiaan täydentäviä tapoja jäsentää yrityksen projektitietoa (videon loppu):

• WBS = mitä työtä (vasen sivupalkki Projekti) — jäsentää tuotokset ja tehtävät (esimerkki: portaalin 3.3 API integration).

• RBS = kuka (vasen sivupalkki Resurssit) — jäsentää työn toteuttamiseen tarvittavat ihmiset ja resurssit (esimerkki: tech lead RBS:ssä).

• OBS = missä kohtaa yritystä (vasen sivupalkki Projektisalkku) — kytkee projektit ja vastuut itse liiketoimintaan.

Yhdessä ne helpottavat suurten projektien ja projektisalkkujen jäsentämistä, ryhmittelyä, analysointia ja hallintaa. Resurssianalyysin voi tehdä minkä tahansa näistä rakenteista pohjalta (sama tapa toimii WBS:lle, RBS:lle ja OBS:lle — korosta rakenteen osa ja tarkastele resurssikuormitusta).

Älä pidä näitä kolmea keskenään vaihtokelpoisina — kukin vastaa eri kysymykseen.

Käyttö

Tarkastelu ja ryhmittely:

WBS (Projekti)

1. Vasen sivupalkki: Projekti.

2. Toissijainen sivupalkki — ylin kuvake, työkaluvihje Gantt: tehtäväluettelo, jossa on WBS-sarake; laajenna tai tiivistä yhteenvetotehtäviä hierarkian mukaan (esimerkiksi 1, 1.1). Sisentämisestä ja ulontamisesta katso myös Työn ositusrakenne.

3. Toissijainen sivupalkki — kolmas kuvake ylhäältä, työkaluvihje WBS: visuaalinen WBS-kaavio / lohkokaavio. Lohkoissa näkyvät Tehtävän nimi, Tunniste, Kesto, Aloitus, Lopetus ja Valmiusprosentti.

4. Tiivistä tai laajenna yhteenvetotason työpaketteja johdon katsauksia varten; viittaa koodeihin (esimerkiksi 3.3) viestinnässä ja raportoinnissa.

RBS (Resurssit)

1. Vasen sivupalkki: Resurssit.

2. Oikean yläkulman pudotusvalikko (pinottujen laatikoiden kuvake): Ryhmittele resurssit — Litteä luettelo, Ryhmittele tiimeittäin, Ryhmittele RBS:n mukaan.

3. Alapaneelin mittarivalikon vaihtoehdot: Huippukuormitus, Työmäärä, Kumulatiivinen työmäärä, Ylivaraus, Varausprosentti, Jäljellä oleva saatavuus, Käytettävissä oleva työmäärä.

4. Selite: Ylivarattu, Täysin varattu, Varattu. Hyödynnä kapasiteettitietoa miehityspäätöksissä; tarvittaessa Resurssien tasaus.

OBS (Projektisalkku)

1. Vasen sivupalkki: Projektisalkku.

2. Sarakkeisiin kuuluu OBS.

3. Oikean yläkulman pudotusvalikko: Ryhmittele projektit — Litteä luettelo, Ryhmittele OBS:n mukaan (katso seuraava alaosio).

4. Tarkastele projektisalkun Gantt-kaaviota ja kapasiteettia organisaation kontekstissa.

Projektisalkku: Ryhmittele OBS:n mukaan

OBS-koodit näkyvät suoraan Projektisalkku-näkymässä. Projektit voidaan ryhmitellä OBS:n mukaan, jolloin näkyvyys ja vastuut hahmottuvat projektisalkun tasolla.

Käyttöliittymä:

• Oikean yläkulman ryhmittelypainike: valikko Ryhmittele projektit, vaihtoehdot Litteä luettelo ja Ryhmittele OBS:n mukaan (valintaruutu; ryhmitellyssä kuvakaappauksessa valittuna Ryhmittele OBS:n mukaan).

• Ryhmiteltynä Nimi-hierarkiassa näkyvät OBS-ylätason solmut (esimerkiksi 1, 2) ja niiden alla projektit.

• Alemmat ruudut: projektien valitsin (Projects: N selected) ja Huippukuormitus-histogrammi, jonka selitteenä Ylivarattu / Täysin varattu / Varattu.

Video: Ryhmittele projektisalkku OBS:n mukaan → ProjectLibre järjestää projektit organisaation mukaan litteän luettelon sijaan.

Katso esittely

Katso ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Esittely ProjectLibre Cloudissa esimerkkiprojektilla customer portal: WBS-hierarkia ja -koodit, RBS-ryhmittely ja huippukuormitus / saatavuus, OBS-ryhmittely ja korostus projektisalkussa, ja lopuksi kolmen rakenteen yhdistäminen.