Організація та структури (WBS, RBS, OBS)

Гасло: структуруйте роботу, ресурси та організацію.

Професійне управління проєктами потребує більше, ніж список завдань. ProjectLibre надає командам структуровану модель для роботи, ресурсів та організації за кожним проєктом і портфелем. WBS, RBS та OBS забезпечують ці три пов’язані структури.

Професійними розкладами легше керувати, коли робота, пул ресурсів і бізнес-відповідальність мають кожна свою чітку ієрархію.

Структура	Питання	Призначення
WBS · Структура роботи	Як організована робота?	Розбити проєкт на фази, результати, зведені завдання та детальні роботи з послідовною ієрархією та структурою кодування WBS.
RBS · Структура ресурсів	Як організовані ресурси?	Структурувати пул ресурсів так, щоб людьми та іншими ресурсами можна було керувати в змістовних групах, а не як одним довгим пласким списком.
OBS · Структура організації	Як організована відповідальність?	Організувати проєкти навколо структури підприємства — бізнес-одиниць, відділів, груп чи іншої організаційної відповідальності — та використовувати це по всьому портфелю.

Як запам’ятати: WBS = яка робота (ліва бічна панель Проєкт); RBS = хто (ліва бічна панель Ресурси); OBS = де на підприємстві (ліва бічна панель Портфель проєктів). Коротка форма: WBS = робота, RBS = ресурс, OBS = організація.

Див. також: Ієрархічна структура робіт · Подання ресурсів · Призначення ресурсів · Вирівнювання ресурсів · Подання «Портфель проєктів»

Перегляньте: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Огляд

Це окремі структури, які працюють разом:

1. Організувати роботу

2. Організувати ресурси, що її виконують

3. Пов’язати проєкти з організацією, відповідальною за них

Ключові питання:

• WBS — яку роботу ми виконуємо? (формулювання у відео: «Яку роботу ми робимо?»)

• RBS — які ресурси доступні для її виконання? (відео: «Хто або які ресурси у нас є для виконання роботи?»)

• OBS — де в організації зосереджена відповідальність? (відео: «До якої частини організації належить проєкт або відповідальність?»)

Про візуалізацію зі сторінки продукту: діаграми WBS, подання ресурсів і групування портфеля перетворюють базові структури на інформацію, якою керівники проєктів і PMO можуть реально користуватися.

WBS · Ієрархічна структура робіт

Перетворіть список завдань на ієрархію проєкту.

WBS надає кожному завданню визначене місце в структурі проєкту.

• Зведені завдання створюють ієрархію.

• Коди WBS, такі як 1, 1.1, 1.2, 1.2.1, показують місце кожної роботи.

• Значення: відповідає на питання «Де місце цього завдання в проєкті?»

• Зазначені переваги: уточнення обсягу (фази, результати, пакети робіт); зведення інформації; послідовна комунікація через коди WBS між розкладами, звітами та командами.

У розкладі (діаграма Ганта): стовпець WBS з’являється поруч із Назвою / Кодом завдання. Приклади кодів на знімках екрана: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

Діаграма WBS (піктограма WBS на другій бічній панелі): подає ту саму ієрархію візуально — зведена робота розбивається на завдання нижчого рівня. Блоки / вузли діаграми показують Назву завдання, Код, Тривалість, Початок, Завершення, % виконання; форми зведеного завдання, завдання та проміжного етапу візуально відрізняються.

Про відкриття Проєкт → WBS, відступи на діаграмі Ганта, подання діаграми та зведення докладно описано в розділі Ієрархічна структура робіт. У цьому матеріалі частини 2 наголос зроблено на структурі кодування, діаграмі WBS і зв’язку WBS з RBS та OBS, а не на кожному кроці меню відступів.

RBS · Ієрархічна структура ресурсів

Спочатку впорядкуйте пул ресурсів. Потім аналізуйте потужності.

RBS надає ієрархію корпоративному пулу ресурсів. Організуйте за функцією, відділом, роллю чи іншими змістовними групами — а потім використовуйте цю структуру під час аналізу завантаження та потужностей.

Важлива послідовність: спочатку визначте, як організовані ресурси; потім порівнюйте попит, призначення та доступність між цими групами й проєктами.

Підхід у три кроки:

1. Згрупуйте ресурси — наприклад, Технології → Інженерія → Керівники груп і розробники (замість плаского списку імен).

2. Зіставте попит із потужностями — подання ресурсів порівнюють доступність, призначення та перенавантаження у структурованому пулі.

3. Ухвалюйте кадрові рішення — виявляйте брак потужностей, перерозподіляйте навантаження, коригуйте терміни або застосовуйте вирівнювання ресурсів, поки зобов’язання не стали проблемами розкладу.

Приклад ієрархії RBS:

Технології ↳ Інженерія ↳ Керівник групи · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Розробник · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Розробник · TECH.ENG.DEV.02

Відео: як запам’ятати — WBS організовує роботу; RBS організовує ресурси. Коди можуть бути числовими ієрархічними або описовими, наприклад tech.engineer.dev.01. Згадані варіанти групування: за організацією / класифікацією ресурсів; міжфункціональні команди; групування великого списку за командами або за RBS замість плаского списку. Після організації: виділіть ряд у RBS → перегляньте завантаження ресурсів.

Інтерфейс потужностей / показників: розділене подання — угорі список ресурсів/проєктів зі шкалою часу, унизу гістограма з розкривним списком показників. Показані варіанти: Пікові одиниці, Трудовитрати, Сукупні трудовитрати, Перенавантаження, Відсоток завантаження, Залишкова доступність, Доступні трудовитрати. Легенда: Перенавантажено, Повністю завантажено, Завантажено (кольори на знімку екрана: червоний / зелений / синій); лінія потужності 100%. Червоні ділянки понад 100% позначають періоди, коли попит перевищує потужності.

Див. також Вирівнювання ресурсів для усунення перенавантаження після структурування пулу.

OBS · Організаційна ієрархічна структура

Упорядкуйте портфель відповідно до того, як насправді працює бізнес.

OBS вносить організаційну відповідальність у модель проєкту. Проєкти можуть мати коди OBS і бути згруповані в поданні Портфеля проєктів. Значення: відповідає на питання «До якої частини нашої організації належить цей проєкт?»

Зазначені переваги: групування проєктів за організаційною одиницею; бачення контексту портфеля для розкладів і попиту на ресурси; поширення управління від проєктів на весь портфель.

Інтерфейс на знімку Портфеля проєктів: заголовок подання Портфель проєктів; стовпець таблиці OBS з ієрархічними кодами (приклади: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 тощо); серед інших стовпців на знімку — Код, Назва, Тривалість.

Як вони пов’язані

WBS, RBS та OBS — це різні, але взаємодоповнювальні способи структурувати корпоративну інформацію про проєкти (підсумок відео):

• WBS = яка робота (ліва бічна панель Проєкт) — організовує результати та роботи (приклад: інтеграція API порталу 3.3).

• RBS = хто (ліва бічна панель Ресурси) — організовує людей і ресурси, потрібні для їх виконання (приклад: технічний керівник у RBS).

• OBS = де на підприємстві (ліва бічна панель Портфель проєктів) — пов’язує проєкти та відповідальність із самим бізнесом.

Разом вони полегшують організацію, групування, аналіз і керування великими проєктами та портфелями. Аналіз ресурсів можна виконувати за допомогою будь-якої з цих структур (використовуйте однаковий підхід для WBS, RBS та OBS — виділіть структуру та перегляньте завантаження ресурсів).

Не варто розглядати ці три як взаємозамінні — кожна відповідає на своє питання.

Як використовувати

Робочі процеси перегляду та групування:

WBS (Проєкт)

1. Ліва бічна панель: Проєкт.

2. Друга бічна панель — верхня піктограма з підказкою Діаграма Ганта: список завдань зі стовпцем WBS; розгортайте/згортайте зведені завдання, щоб бачити ієрархію (наприклад, 1, 1.1). Див. також Ієрархічна структура робіт про побудову ієрархії збільшенням/зменшенням відступів.

3. Друга бічна панель — третя піктограма зверху з підказкою WBS: візуальна блок-схема / діаграма блоків WBS. Блоки показують Назву завдання, Код, Тривалість, Початок, Завершення, % виконання.

4. Згортайте/розгортайте зведені пакети для перегляду керівництвом; посилайтеся на коди (наприклад, 3.3) у комунікації/звітності.

RBS (Ресурси)

1. Ліва бічна панель: Ресурси.

2. Розкривний список праворуч угорі (піктограма шарів): Групувати ресурси — Плаский список, Групувати за командами, Групувати за RBS.

3. Варіанти розкривного списку показників на нижній панелі: Пікові одиниці, Трудовитрати, Сукупні трудовитрати, Перенавантаження, Відсоток завантаження, Залишкова доступність, Доступні трудовитрати.

4. Легенда: Перенавантажено, Повністю завантажено, Завантажено. Використовуйте аналіз потужностей для кадрових рішень; за потреби — Вирівнювання ресурсів.

OBS (Портфель проєктів)

1. Ліва бічна панель: Портфель проєктів.

2. Серед стовпців є OBS.

3. Розкривний список праворуч угорі: Групувати проєкти — Плаский список, Групувати за OBS (див. наступний підрозділ).

4. Перегляньте діаграму Ганта портфеля й потужності в організаційному контексті.

Портфель проєктів: групування за OBS

Коди OBS з’являються безпосередньо в поданні Портфеля проєктів. Потім проєкти можна групувати за OBS для видимості та підзвітності на рівні портфеля.

Інтерфейс:

• Елемент групування праворуч угорі: меню Групувати проєкти з варіантами Плаский список та Групувати за OBS (прапорець; на знімку з групуванням вибрано Групувати за OBS).

• Під час групування ієрархія Назви показує батьківські вузли OBS (наприклад, батьківські 1, 2) із вкладеними під ними проєктами.

• Нижні панелі: вибір проєктів (Projects: N selected) та гістограма Пікових одиниць з легендою Перенавантажено / Повністю завантажено / Завантажено.

Відео: групування портфеля за OBS → ProjectLibre впорядковує проєкти відповідно до організаційної структури, а не пласким списком.

Перегляньте відео

Перегляньте ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Демонстрація в ProjectLibre Cloud із використанням зразкового проєкту портал клієнта; охоплює ієрархію та коди WBS, групування RBS та пікові одиниці / доступність, групування й виділення портфеля за OBS, а насамкінець поєднує три структури.