Organizacija in strukture (SČD, RBS, OBS)

Slogan: Strukturirajte delo, vire in organizacijo.

Profesionalno upravljanje projektov zahteva več kot seznam opravil. ProjectLibre ekipam ponuja strukturiran model za delo, vire in organizacijo za vsakim projektom in portfeljem. SČD, RBS in OBS zagotavljajo te tri povezane strukture.

Profesionalne časovne načrte je lažje obvladovati, ko imajo delo, zbirka virov in poslovno lastništvo vsak svojo jasno hierarhijo.

Struktura	Vprašanje	Namen
SČD · Struktura dela	Kako je delo organizirano?	Razdelite projekt na faze, izdelke, zbirna opravila in podrobne dejavnosti z usklajeno hierarhijo in strukturo kodiranja SČD.
RBS · Struktura virov	Kako so viri organizirani?	Strukturirajte zbirko virov, tako da lahko ljudi in druge vire upravljate v smiselnih skupinah namesto v enem dolgem ravnem seznamu.
OBS · Organizacijska struktura	Kako je organizirana odgovornost?	Organizirajte projekte okoli strukture podjetja — poslovnih enot, oddelkov, skupin ali druge organizacijske odgovornosti — in jo uporabite v celotnem portfelju.

Pripomoček za pomnjenje: SČD = kakšno delo (leva stranska vrstica Projekt); RBS = kdo (leva stranska vrstica Viri); OBS = kje v podjetju (leva stranska vrstica Portfelj). Kratka oblika: SČD = delo, RBS = vir, OBS = organizacija.

Glejte tudi: Struktura členitve dela · Pogled virov · Dodeljevanje virov · Izravnavanje virov · Pogled portfelja

Oglejte si: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Pregled

To so ločene strukture, ki delujejo skupaj:

1. Organizirajte delo

2. Organizirajte vire, ki ga izvajajo

3. Povežite projekte z organizacijo, ki je zanje odgovorna

Okvirna vprašanja:

• SČD — Katero delo izročamo? (besedilo videa: „Katero delo opravljamo?“)

• RBS — Kateri viri so na voljo za njegovo izvedbo? (video: „Koga ali katere vire imamo na voljo za izvedbo dela?“)

• OBS — Kje v organizaciji je odgovornost? (video: „Kam v organizaciji sodi projekt ali odgovornost?“)

Opomba o vizualizaciji iz opisa izdelka: diagrami SČD, pogledi virov in združevanje portfelja spremenijo osnovne strukture v informacije, ki jih vodje projektov in PMO lahko dejansko uporabijo.

SČD · Struktura členitve dela

Seznam opravil spremenite v hierarhijo projekta.

SČD vsakemu opravilu določi točno mesto v strukturi projekta.

• Zbirna opravila ustvarijo hierarhijo.

• Kode SČD, kot so 1, 1.1, 1.2, 1.2.1, prikazujejo, kam vsaka dejavnost spada.

• Pomen: odgovarja na vprašanje „Kam to opravilo sodi v projektu?“

• Navedene prednosti: jasnejši obseg (faze, izdelki, delovni paketi); seštevanje podatkov navzgor; usklajeno sporočanje s kodami SČD v časovnih načrtih, poročilih in ekipah.

V časovnem načrtu (Gantt): Stolpec SČD je prikazan ob stolpcih opravila Ime / ID. Primeri kod na posnetkih zaslona: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

Diagram SČD (ikona SČD v drugi stranski vrstici): Prikaže isto hierarhijo vizualno — zbirno delo se razčleni na opravila nižje ravni. Bloki / vozlišča diagrama prikazujejo Ime opravila, ID, Trajanje, Začetek, Zaključek, % dokončanega; oblike zbirnega opravila, opravila in mejnika se vizualno razlikujejo.

Odpiranje pogleda Projekt → SČD, zamikanje v Ganttu, pogled diagrama in seštevanje navzgor so podrobneje razloženi v poglavju Struktura členitve dela. To gradivo iz 2. dela poudarja strukturo kodiranja, diagram SČD in način, kako je SČD povezana z RBS in OBS — ne ponavlja vsakega koraka zamikanja v meniju.

RBS · Struktura členitve virov

Najprej organizirajte zbirko virov. Nato analizirajte zmogljivost.

RBS zbirki virov podjetja daje hierarhijo. Organizirajte po funkciji, oddelku, vlogi ali drugih smiselnih skupinah — nato to strukturo uporabite pri analizi obremenitve in zmogljivosti.

Poudarjeno zaporedje: najprej določite, kako so viri organizirani; nato primerjajte povpraševanje, dodelitve in razpoložljivost med temi skupinami in med projekti.

Pristop v treh korakih:

1. Združite vire — na primer Tehnologija → Inženiring → Vodje in razvijalci (ne raven seznam imen).

2. Oglejte si povpraševanje glede na zmogljivost — pogledi virov primerjajo razpoložljivost, dodelitve in čezmerno dodelitev po strukturirani zbirki.

3. Sprejmite kadrovske odločitve — prepoznajte ozka grla v zmogljivosti, prerazporedite, prilagodite časovni okvir ali uporabite izravnavanje virov, preden zaveze postanejo težave časovnega načrta.

Primer hierarhije RBS:

Tehnologija ↳ Inženiring ↳ Vodja · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Razvijalec · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Razvijalec · TECH.ENG.DEV.02

Video: Pripomoček za pomnjenje — SČD organizira delo; RBS organizira vire. Kode so lahko številska hierarhija ali opisne oblike, kot je tech.engineer.dev.01. Omenjene možnosti združevanja: po organizaciji / razvrstitvi virov; medfunkcijske ekipe; velik seznam združite po ekipah ali po RBS namesto ravnega seznama. Ko so viri organizirani: označite niz v RBS → oglejte si obremenitev virov.

Vmesnik za zmogljivost / meritve: Razdeljen pogled — zgoraj seznam virov/projektov + časovnica; spodaj histogram s spustnim seznamom meritev. Prikazane možnosti: Najvišje enote, Delo, Kumulativno delo, Čezmerna dodelitev, Odstotek dodelitve, Preostala razpoložljivost, Razpoložljivost dela. Legenda: Čezmerno dodeljeno, Polno dodeljeno, Dodeljeno (barve na posnetku zaslona: rdeča / zelena / modra); črta zmogljivosti 100 %. Rdeči deli nad 100 % označujejo obdobja, ko povpraševanje presega zmogljivost.

Glejte tudi Izravnavanje virov za odpravo čezmerne dodelitve po strukturiranju zbirke.

OBS · Organizacijska struktura členitve

Organizirajte portfelj glede na dejansko delovanje podjetja.

OBS v model projekta vnese organizacijsko odgovornost. Projekti lahko nosijo kode OBS in so združeni v pogledu Portfelj. Pomen: odgovarja na vprašanje „Kam ta projekt sodi v naši organizaciji?“

Navedene prednosti: združevanje projektov po organizacijski enoti; vpogled v kontekst portfelja za časovne načrte in povpraševanje po virih; upravljanje, ki se razširi od projektov do celotnega portfelja.

Vmesnik posnetka zaslona Portfelj: Naslov pogleda Portfelj; stolpec tabele OBS s hierarhičnimi kodami (primeri: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 itd.); drugi stolpci na izrezu vključujejo ID, Ime, Trajanje.

Kako so povezane

SČD, RBS in OBS so različni, vendar dopolnjujoči se načini strukturiranja informacij o projektih podjetja (zaključek videa):

• SČD = kakšno delo (leva stranska vrstica Projekt) — organizira izdelke in dejavnosti (primer: portal 3.3 integracija API).

• RBS = kdo (leva stranska vrstica Viri) — organizira ljudi in vire, potrebne za njihovo izvedbo (primer: tehnični vodja v RBS).

• OBS = kje v podjetju (leva stranska vrstica Portfelj) — povezuje projekte in odgovornost s samim podjetjem.

Skupaj: lažje organizirate, združujete, analizirate in obvladujete velike projekte in portfelje. Analizo virov je mogoče izvesti s katero koli od teh struktur (uporabite enak pristop za SČD, RBS in OBS — označite strukturo in preglejte obremenitev virov).

Teh treh ne obravnavajte kot medsebojno zamenljivih — vsaka odgovarja na drugo vprašanje.

Kako uporabljati

Postopki za ogled in združevanje:

SČD (Projekt)

1. Leva stranska vrstica: Projekt.

2. Druga stranska vrstica — vrhnja ikona z opisom orodja Gantt: seznam opravil s stolpcem SČD; razširite/strnite zbirna opravila za prikaz hierarhije (na primer 1, 1.1). Glejte tudi Struktura členitve dela za gradnjo s pomikanjem navznoter/navzven.

3. Druga stranska vrstica — tretja ikona navzdol z opisom orodja SČD: vizualni diagram poteka SČD / blokovni diagram. Bloki prikazujejo Ime opravila, ID, Trajanje, Začetek, Zaključek, % dokončanega.

4. Strnite/razširite zbirne pakete za vodstveni pregled; navajajte kode (na primer 3.3) v komunikaciji/poročanju.

RBS (Viri)

1. Leva stranska vrstica: Viri.

2. Spustni seznam zgoraj desno (ikona plasti): Združi vire — Raven seznam, Združi po ekipah, Združi po RBS.

3. Prikazane možnosti spustnega seznama meritev v spodnjem podoknu: Najvišje enote, Delo, Kumulativno delo, Čezmerna dodelitev, Odstotek dodelitve, Preostala razpoložljivost, Razpoložljivost dela.

4. Legenda: Čezmerno dodeljeno, Polno dodeljeno, Dodeljeno. Uporabite vpogled v zmogljivost za kadrovske odločitve; izbirno Izravnavanje virov.

OBS (Portfelj)

1. Leva stranska vrstica: Portfelj.

2. Stolpci vključujejo OBS.

3. Spustni seznam zgoraj desno: Združi projekte — Raven seznam, Združi po OBS (glejte naslednji podrazdelek).

4. Preglejte Gantt in zmogljivost portfelja v organizacijskem kontekstu.

Portfelj: Združi po OBS

Kode OBS se prikažejo neposredno v pogledu Portfelj. Projekte je nato mogoče združiti po OBS za preglednost in odgovornost na ravni portfelja.

Vmesnik:

• Kontrolnik združevanja zgoraj desno: meni Združi projekte z možnostma Raven seznam in Združi po OBS (potrditveno polje; na posnetku združenega pogleda je izbrano Združi po OBS).

• Pri združevanju hierarhija imen prikazuje nadrejena vozlišča OBS (na primer nadrejeno 1, 2) s projekti, gnezdenimi pod njimi.

• Spodnja podokna: izbirnik projektov (Projects: N selected) in histogram Najvišje enote z legendo Čezmerno dodeljeno / Polno dodeljeno / Dodeljeno.

Video: Združite portfelj po OBS → ProjectLibre organizira projekte glede na organizacijo namesto ravnega seznama.

Oglejte si vodeni prikaz

Oglejte si ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Demonstracija v ProjectLibre Cloud z vzorčnim projektom customer portal; zajema hierarhijo in kode SČD, združevanje RBS ter najvišje enote / razpoložljivost, združevanje in označevanje portfelja po OBS, nato pa vse tri strukture poveže v celoto.