Organizacija i strukture (WBS, RBS, OBS)

Slogan: Strukturirajte posao, resurse i organizaciju.

Profesionalno upravljanje projektima zahtijeva više od liste zadataka. ProjectLibre daje timovima strukturirani model za posao, resurse i organizaciju iza svakog projekta i portfelja. WBS, RBS i OBS pružaju te tri povezane strukture.

Profesionalnim rasporedima je lakše upravljati kada posao, fond resursa i poslovna odgovornost imaju svaki svoju jasnu hijerarhiju.

Struktura	Pitanje	Svrha
WBS · Struktura posla	Kako je posao organizovan?	Podijelite projekat na faze, isporuke, zbirne zadatke i detaljne aktivnosti s konzistentnom hijerarhijom i strukturom WBS kodiranja.
RBS · Struktura resursa	Kako su resursi organizovani?	Strukturirajte fond resursa tako da se ljudima i drugim resursima može upravljati u smislenim grupama umjesto kao jedna duga ravna lista.
OBS · Organizaciona struktura	Kako je odgovornost organizovana?	Organizujte projekte oko strukture preduzeća — poslovnih jedinica, odjela, grupa ili druge organizacione odgovornosti — i koristite to u cijelom portfelju.

Pomoć za pamćenje: WBS = koji posao (lijeva navigacija Projekat); RBS = ko (lijeva navigacija Resursi); OBS = gdje u preduzeću (lijeva navigacija Portfelj). Kratka forma: WBS = posao, RBS = resurs, OBS = organizacija.

Pogledajte i: Struktura raščlanjivanja posla · Prikaz resursa · Dodjeljivanje resursa · Nivelisanje resursa · Prikaz portfelja

Pogledajte: ProjectLibre: organizacija preduzeća pomoću WBS RBS OBS (~8:05).

Pregled

To su zasebne strukture koje funkcionišu zajedno:

1. Organizuju posao

2. Organizuju resurse koji ga izvode

3. Povezuju projekte s organizacijom odgovornom za njih

Postavljena pitanja:

• WBS — Koji posao isporučujemo? (formulacija iz videa: “Koji posao radimo?”)

• RBS — Koji resursi su nam dostupni da ga obave? (video: “Koje ljude ili druge resurse imamo na raspolaganju za obavljanje posla?”)

• OBS — Gdje u organizaciji se nalazi odgovornost? (video: “Kojem dijelu organizacije pripada projekat ili odgovornost?”)

Napomena o vizualizaciji sa stranice proizvoda: WBS dijagrami, prikazi resursa i grupisanje u portfelju pretvaraju osnovne strukture u informacije koje menadžeri projekata i PMO kancelarije zaista mogu koristiti.

WBS · Struktura raščlanjivanja posla

Pretvorite listu zadataka u hijerarhiju projekta.

WBS daje svakom zadatku definisano mjesto u strukturi projekta.

• Zbirni zadaci kreiraju hijerarhiju.

• WBS kodovi kao 1, 1.1, 1.2, 1.2.1 pokazuju gdje pripada svaka aktivnost.

• Značenje: odgovara na pitanje “Gdje se ovaj zadatak uklapa u projekat?”

• Navedene prednosti: pojašnjenje obima (faze, isporuke, radni paketi); zbirni prikaz informacija; konzistentna komunikacija putem WBS kodova u rasporedima, izvještajima i timovima.

U rasporedu (Gantogram): Kolona WBS se pojavljuje pored kolona Naziv/ID. Primjeri kodova na snimcima ekrana: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

WBS dijagram (ikona WBS u sekundarnoj navigaciji): Prikazuje istu hijerarhiju vizualno — zbirni posao se raščlanjuje na zadatke nižeg nivoa. Blokovi/čvorovi dijagrama prikazuju Naziv zadatka, ID, Trajanje, Početak, Završetak, % završeno; oblici zbirnog zadatka, zadatka i prekretnice vizualno se razlikuju.

Otvaranje prikaza Projekat → WBS, uvlačenje u Gantogramu, prikaz dijagrama i zbirni prikaz detaljnije su obrađeni u Struktura raščlanjivanja posla. Ovaj drugi dio naglašava strukturu kodiranja, WBS dijagram i kako se WBS povezuje s RBS i OBS — ne ponavlja svaki korak menija za uvlačenje.

RBS · Struktura raščlanjivanja resursa

Prvo organizujte fond resursa. Zatim analizirajte kapacitet.

RBS daje hijerarhiju fondu resursa preduzeća. Organizujte po funkciji, odjelu, ulozi ili drugim smislenim grupama — zatim koristite tu strukturu pri analizi opterećenja i kapaciteta.

Naglašen redoslijed: prvo definišite kako su resursi organizovani; zatim poredite potražnju, dodjele i dostupnost u tim grupama i preko projekata.

Pristup u tri koraka:

1. Grupišite resurse — na primjer, Tehnologija → Inženjering → Vođe i programeri (ne ravna lista imena).

2. Pogledajte potražnju naspram kapaciteta — prikazi resursa porede dostupnost, dodjele i preopterećenje u strukturiranom fondu.

3. Donesite kadrovske odluke — identifikujte ograničen kapacitet, preraspodijelite, prilagodite vrijeme ili koristite nivelisanje resursa prije nego što obaveze postanu problemi u rasporedu.

Primjer RBS hijerarhije:

Tehnologija ↳ Inženjering ↳ Vođa · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Programer · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Programer · TECH.ENG.DEV.02

Video: Pomoć za pamćenje — WBS organizuje posao; RBS organizuje resurse. Kodovi mogu biti numerička hijerarhija ili deskriptivni oblici kao tech.engineer.dev.01. Spomenute opcije grupisanja: po organizaciji/klasifikaciji resursa; međufunkcionalni timovi; grupisanje velike liste po timovima ili po RBS-u naspram ravne liste. Nakon organizovanja: istaknite seriju u RBS-u → pogledajte opterećenje resursa.

Korisnički interfejs za kapacitet/metrike: Podijeljeni prikaz — gornja lista resursa/projekata + vremenska linija; donji histogram s padajućom listom metrika. Prikazane opcije: Vršne jedinice, Rad, Kumulativni rad, Preopterećenje, Procenat dodjele, Preostala dostupnost, Dostupnost rada. Legenda: Preopterećen, Potpuno dodijeljeno, Dodijeljeno (boje na snimku ekrana: crvena/zelena/plava); linija kapaciteta 100%. Crveni dijelovi iznad 100% identifikuju periode u kojima potražnja premašuje kapacitet.

Pogledajte i Nivelisanje resursa za rješavanje preopterećenja nakon što je fond strukturiran.

OBS · Organizaciona struktura raščlanjivanja

Organizujte portfelj prema tome kako preduzeće zaista funkcioniše.

OBS unosi organizacionu odgovornost u model projekta. Projekti mogu nositi OBS kodove i biti grupisani u prikazu portfelja. Značenje: odgovara na pitanje “Kojem dijelu naše organizacije pripada ovaj projekat?”

Navedene prednosti: grupisanje projekata po organizacionoj jedinici; pregled konteksta portfelja za rasporede i potražnju resursa; skaliranje upravljanja od projekata do portfelja.

Korisnički interfejs na snimku ekrana portfelja: Naslov prikaza Portfelj; kolona tabele OBS s hijerarhijskim kodovima (primjeri: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 itd.); druge kolone na isječku uključuju ID, Naziv, Trajanje.

Kako se povezuju

WBS, RBS i OBS su različiti, ali komplementarni načini strukturiranja informacija o projektima preduzeća (zaključak videa):

• WBS = koji posao (lijeva navigacija Projekat) — organizuje isporuke i aktivnosti (primjer: integracija API-ja portala 3.3).

• RBS = ko (lijeva navigacija Resursi) — organizuje ljude i resurse potrebne za njihovo izvršavanje (primjer: vođa tima u RBS-u).

• OBS = gdje u preduzeću (lijeva navigacija Portfelj) — povezuje projekte i odgovornost sa samim poslovanjem.

Zajedno: lakše je organizovati, grupisati, analizirati i upravljati velikim projektima i portfeljima. Analiza resursa se može raditi s bilo kojom od ovih struktura (koristite isti pristup za WBS, RBS i OBS — istaknite strukturu i pregledajte opterećenje resursa).

Ne tretirajte ove tri strukture kao međusobno zamjenjive — svaka odgovara na drugo pitanje.

Kako koristiti

Tokovi prikaza i grupisanja:

WBS (Projekat)

1. Lijeva navigacija: Projekat.

2. Sekundarna navigacija — gornja ikona s opisom alata Gantogram: lista zadataka s kolonom WBS; proširivanje/sažimanje zbirnih zadataka za hijerarhiju (na primjer, 1, 1.1). Pogledajte i Struktura raščlanjivanja posla za izgradnju uvlačenjem/izvlačenjem.

3. Sekundarna navigacija — treća ikona odozgo s opisom alata WBS: vizualni WBS dijagram toka / blok dijagram. Blokovi prikazuju Naziv zadatka, ID, Trajanje, Početak, Završetak, % završeno.

4. Sažmite/proširite zbirne pakete za prikaz rukovodstvu; pozivajte se na kodove (na primjer, 3.3) u komunikaciji/izvještavanju.

RBS (Resursi)

1. Lijeva navigacija: Resursi.

2. Padajuća lista gore desno (ikona slojeva kutija): Grupiši resurse — Ravna lista, Grupiši po timovima, Grupiši po RBS-u.

3. Padajuća lista metrika u donjem panelu, prikazane opcije: Vršne jedinice, Rad, Kumulativni rad, Preopterećenje, Procenat dodjele, Preostala dostupnost, Dostupnost rada.

4. Legenda: Preopterećen, Potpuno dodijeljeno, Dodijeljeno. Koristite uvid u kapacitet za kadrovske odluke; opcionalno Nivelisanje resursa.

OBS (Portfelj)

1. Lijeva navigacija: Portfelj.

2. Kolone uključuju OBS.

3. Padajuća lista gore desno: Grupiši projekte — Ravna lista, Grupiši po OBS-u (pogledajte naredni odjeljak).

4. Pregledajte Gantogram portfelja i kapacitet u organizacionom kontekstu.

Portfelj: grupisanje po OBS-u

OBS kodovi se pojavljuju direktno u prikazu portfelja. Projekti se zatim mogu grupisati po OBS-u za vidljivost i odgovornost na nivou portfelja.

Korisnički interfejs:

• Kontrola grupisanja gore desno: meni Grupiši projekte s opcijama Ravna lista i Grupiši po OBS-u (polje za potvrdu; Grupiši po OBS-u odabrano na grupisanom snimku ekrana).

• Kada je grupisano, hijerarhija naziva prikazuje roditeljske OBS čvorove (na primjer, roditelj 1, 2) s projektima ugniježdenim ispod.

• Donji paneli: birač projekata (Projects: N selected) i histogram Vršne jedinice s legendom Preopterećen/Potpuno dodijeljeno/Dodijeljeno.

Video: Grupisanje portfelja po OBS-u → ProjectLibre organizuje projekte prema organizaciji umjesto ravne liste.

Pogledajte vodič

Pogledajte ProjectLibre: organizacija preduzeća pomoću WBS RBS OBS (~8:05). Demonstracija u ProjectLibre Cloudu na primjeru projekta customer portal; obuhvata hijerarhiju i kodove WBS-a, grupisanje RBS-a i vršne jedinice/dostupnost, grupisanje i isticanje portfelja po OBS-u, a zatim povezuje sve tri strukture.