Organisation og strukturer (WBS, RBS, OBS)

Slogan: Strukturér arbejdet, ressourcerne og organisationen.

Professionel projektstyring kræver mere end en opgaveliste. ProjectLibre giver teams en struktureret model for arbejdet, ressourcerne og organisationen bag hvert projekt og hver portefølje. WBS, RBS og OBS er de tre sammenhængende strukturer.

Professionelle tidsplaner bliver nemmere at styre, når arbejdet, ressourcepuljen og det forretningsmæssige ejerskab hver har et klart hierarki.

Struktur	Spørgsmål	Formål
WBS · Arbejdsstruktur	Hvordan er arbejdet organiseret?	Del projektet op i faser, leverancer, hovedopgaver og detaljerede aktiviteter med et ensartet hierarki og en WBS-kodestruktur.
RBS · Ressourcestruktur	Hvordan er ressourcerne organiseret?	Strukturér ressourcepuljen, så personer og andre ressourcer kan styres i meningsfulde grupper i stedet for som én lang, flad liste.
OBS · Organisationsstruktur	Hvordan er ansvaret organiseret?	Organisér projekter omkring virksomhedens struktur — forretningsenheder, afdelinger, grupper eller andet organisatorisk ansvar — og brug den på tværs af porteføljen.

Huskeregel: WBS = hvilket arbejde (venstre sidepanel Projekt); RBS = hvem (venstre sidepanel Ressourcer); OBS = hvor i virksomheden (venstre sidepanel Portefølje). Kort form: WBS = arbejde, RBS = ressource, OBS = organisation.

Se også: Arbejdsnedbrydningsstruktur · Ressourcevisning · Tildeling af ressourcer · Udjævning af ressourcer · Porteføljevisning

Se: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Oversigt

Det er adskilte strukturer, der spiller sammen:

1. Organisér arbejdet

2. Organisér de ressourcer, der udfører det

3. Forbind projekter med den organisation, der er ansvarlig for dem

Spørgsmål, som strukturerne besvarer:

• WBS — Hvilket arbejde leverer vi? (videoens ordlyd: “Hvilket arbejde udfører vi?”)

• RBS — Hvilke ressourcer er til rådighed for at udføre det? (video: “Hvem eller hvilke ressourcer har vi til rådighed for at udføre arbejdet?”)

• OBS — Hvor i organisationen ligger ansvaret? (video: “Hvor i organisationen hører projektet eller ansvaret hjemme?”)

Note om visualisering fra produktsiden: WBS-diagrammer, ressourcevisninger og gruppering af porteføljen gør de underliggende strukturer til information, som projektledere og PMO’er rent faktisk kan bruge.

WBS · Arbejdsnedbrydningsstruktur

Gør en opgaveliste til et projekthierarki.

WBS giver hver opgave en defineret plads i projektstrukturen.

• Hovedopgaver skaber hierarkiet.

• WBS-koder som 1, 1.1, 1.2, 1.2.1 viser, hvor hver aktivitet hører til.

• Betydning: besvarer “Hvor hører denne opgave til i projektet?”

• Fordele, der nævnes: tydeliggør omfanget (faser, leverancer, arbejdspakker); ruller information op; kommunikerer ensartet via WBS-koder på tværs af tidsplaner, rapporter og teams.

I tidsplanen (Gantt): kolonnen WBS vises ved siden af opgavens Navn / ID. Eksempler på koder i skærmbillederne: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

WBS-diagram (det sekundære sidepanels WBS-ikon): viser det samme hierarki visuelt — hovedarbejdet brydes ned i opgaver på lavere niveau. Diagrammets blokke / knuder viser Opgavenavn, ID, Varighed, Start, Slut, % færdigt; former for hovedopgave, opgave og milepæl ser forskellige ud.

Åbning af Projekt → WBS, indrykning i Gantt, diagramvisningen og oprulning er beskrevet i detaljer under Arbejdsnedbrydningsstruktur. Dette afsnit (del 2) lægger vægt på kodestrukturen, WBS-diagrammet og på, hvordan WBS hænger sammen med RBS og OBS — ikke en gentagelse af hvert trin i indrykningsmenuen.

RBS · Ressourcenedbrydningsstruktur

Organisér først ressourcepuljen. Analysér derefter kapaciteten.

RBS giver virksomhedens ressourcepulje et hierarki. Organisér efter funktion, afdeling, rolle eller andre meningsfulde grupper — og brug derefter den struktur, når du analyserer arbejdsbyrde og kapacitet.

Rækkefølgen understreges: definér først, hvordan ressourcerne er organiseret; sammenlign derefter efterspørgsel, tildelinger og tilgængelighed på tværs af disse grupper og på tværs af projekter.

Fremgangsmåde i tre trin:

1. Gruppér ressourcerne — for eksempel Teknologi → Udvikling → Ledere og udviklere (ikke en flad liste af navne).

2. Se efterspørgsel i forhold til kapacitet — ressourcevisninger sammenligner tilgængelighed, tildelinger og overallokering i den strukturerede pulje.

3. Tag beslutninger om bemanding — identificér presset kapacitet, omfordel, justér tidspunkter eller brug udjævning af ressourcer, før forpligtelser bliver til problemer i tidsplanen.

Eksempel på RBS-hierarki:

Teknologi ↳ Udvikling ↳ Leder · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Udvikler · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Udvikler · TECH.ENG.DEV.02

Video: Huskeregel — WBS organiserer arbejdet; RBS organiserer ressourcerne. Koder kan være et numerisk hierarki eller beskrivende former som tech.engineer.dev.01. Grupperingsmuligheder, der nævnes: efter organisation / ressourceklassifikation; tværfaglige teams; gruppér en stor liste efter teams eller efter RBS i stedet for en flad liste. Efter organisering: markér en række i RBS → se ressourcebelastning.

Brugerflade for kapacitet/mål: delt visning — foroven en liste med ressourcer/projekter + tidslinje; forneden et histogram med en rullemenu for mål. Viste muligheder: Spidsenheder, Arbejde, Kumulativt arbejde, Overallokering, Procentvis allokering, Resterende tilgængelighed, Arbejdstilgængelighed. Signaturforklaring: Overallokeret, Fuldt allokeret, Allokeret (skærmbilledets farver: rød/grøn/blå); 100%-kapacitetslinje. Røde dele over 100% viser perioder, hvor efterspørgslen overstiger kapaciteten.

Se også Udjævning af ressourcer for at løse overallokering, når puljen er struktureret.

OBS · Organisatorisk nedbrydningsstruktur

Organisér porteføljen omkring, hvordan virksomheden faktisk fungerer.

OBS bringer organisatorisk ansvar ind i projektmodellen. Projekter kan have OBS-koder og blive grupperet i visningen Portefølje. Betydning: besvarer “Hvor hører dette projekt til i vores organisation?”

Fordele, der nævnes: gruppér projekter efter organisatorisk enhed; se tidsplaner og ressourceefterspørgsel i porteføljens sammenhæng; skaler governance fra projekter op gennem porteføljen.

Brugerfladen på skærmbilledet af Portefølje: visningens titel Portefølje; tabelkolonnen OBS med hierarkiske koder (eksempler: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 osv.); andre kolonner i udklippet omfatter ID, Navn, Varighed.

Hvordan de hænger sammen

WBS, RBS og OBS er forskellige, men komplementære måder at strukturere virksomhedens projektinformation på (videoens afslutning):

• WBS = hvilket arbejde (venstre sidepanel Projekt) — organiserer leverancer og aktiviteter (eksempel: portal 3.3 API-integration).

• RBS = hvem (venstre sidepanel Ressourcer) — organiserer de personer og ressourcer, der skal udføre dem (eksempel: teamleder i RBS).

• OBS = hvor i virksomheden (venstre sidepanel Portefølje) — forbinder projekter og ansvar med selve virksomheden.

Sammen: lettere at organisere, gruppere, analysere og styre store projekter og porteføljer. Ressourceanalyse kan udføres med hvilken som helst af disse strukturer (brug samme fremgangsmåde for WBS, RBS og OBS — markér strukturen, og gennemgå ressourcebelastningen).

Behandl ikke de tre som ombyttelige — hver af dem besvarer et andet spørgsmål.

Sådan bruger du dem

Arbejdsgange til visning og gruppering:

WBS (Projekt)

1. Venstre sidepanel: Projekt.

2. Sekundært sidepanel — øverste ikon, værktøjstip Gantt: opgaveliste med en WBS-kolonne; udvid/skjul hovedopgaver for hierarkiet (for eksempel 1, 1.1). Se også Arbejdsnedbrydningsstruktur for opbygning med indrykning/udrykning.

3. Sekundært sidepanel — tredje ikon fra toppen, værktøjstip WBS: visuelt WBS-flowdiagram / blokdiagram. Blokkene viser Opgavenavn, ID, Varighed, Start, Slut, % færdigt.

4. Skjul/udvid hovedpakker til gennemgang på ledelsesniveau; henvis til koder (for eksempel 3.3) i kommunikation/rapportering.

RBS (Ressourcer)

1. Venstre sidepanel: Ressourcer.

2. Rullemenu øverst til højre (ikon med lagdelte kasser): Gruppér ressourcer — Flad liste, Gruppér efter teams, Gruppér efter RBS.

3. Rullemenu for mål i panelet forneden, viste muligheder: Spidsenheder, Arbejde, Kumulativt arbejde, Overallokering, Procentvis allokering, Resterende tilgængelighed, Arbejdstilgængelighed.

4. Signaturforklaring: Overallokeret, Fuldt allokeret, Allokeret. Brug indblikket i kapaciteten til beslutninger om bemanding; brug eventuelt Udjævning af ressourcer.

OBS (Portefølje)

1. Venstre sidepanel: Portefølje.

2. Kolonnerne omfatter OBS.

3. Rullemenu øverst til højre: Gruppér projekter — Flad liste, Gruppér efter OBS (se næste underafsnit).

4. Gennemgå porteføljens Gantt-diagram og kapacitet i organisatorisk kontekst.

Portefølje: gruppér efter OBS

OBS-koder vises direkte i Portefølje-visningen. Projekter kan derefter grupperes efter OBS for synlighed og ansvarlighed på porteføljeniveau.

Brugerflade:

• Grupperingsknap øverst til højre: menuen Gruppér projekter med mulighederne Flad liste og Gruppér efter OBS (afkrydsningsfelt; Gruppér efter OBS er valgt i det grupperede skærmbillede).

• Når der er grupperet, viser hierarkiet i Navn overordnede OBS-knuder (for eksempel overordnet 1, 2) med projekterne indlejret under.

• Paneler forneden: projektvælger (Projects: N selected) og histogrammet Spidsenheder med signaturforklaringen Overallokeret / Fuldt allokeret / Allokeret.

Video: Gruppér porteføljen efter OBS → ProjectLibre organiserer projekterne efter organisationen i stedet for som en flad liste.

Se gennemgangen

Se ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Demo i ProjectLibre Cloud med eksempelprojektet kundeportal; gennemgår WBS-hierarkiet og koderne, RBS-gruppering og spidsenheder/tilgængelighed, OBS-porteføljegruppering og fremhævning, og samler derefter de tre strukturer.