Οργάνωση και δομές (WBS, RBS, OBS)

Σύνθημα: Δομήστε την εργασία, τους πόρους και την οργάνωση.

Η επαγγελματική διαχείριση έργων χρειάζεται περισσότερα από μια λίστα εργασιών. Το ProjectLibre δίνει στις ομάδες ένα δομημένο μοντέλο για την εργασία, τους πόρους και την οργάνωση πίσω από κάθε έργο και χαρτοφυλάκιο. Το WBS, το RBS και το OBS παρέχουν αυτές τις τρεις συνδεδεμένες δομές.

Τα επαγγελματικά χρονοδιαγράμματα γίνονται ευκολότερα στη διαχείριση όταν η εργασία, η δεξαμενή πόρων και η επιχειρηματική ευθύνη έχουν η καθεμία μια σαφή ιεραρχία.

Δομή	Ερώτηση	Σκοπός
WBS · Δομή εργασίας	Πώς οργανώνεται η εργασία;	Διασπάστε το έργο σε φάσεις, παραδοτέα, συνοπτικές εργασίες και αναλυτικές δραστηριότητες με μια συνεπή ιεραρχία και δομή κωδικοποίησης WBS.
RBS · Δομή πόρων	Πώς οργανώνονται οι πόροι;	Δομήστε τη δεξαμενή πόρων ώστε η διαχείριση ανθρώπων και άλλων πόρων να γίνεται σε ουσιαστικές ομάδες αντί για μία μακριά, επίπεδη λίστα.
OBS · Δομή οργάνωσης	Πώς οργανώνεται η ευθύνη;	Οργανώστε τα έργα γύρω από τη δομή της επιχείρησης — επιχειρηματικές μονάδες, τμήματα, ομάδες ή άλλη οργανωτική ευθύνη — και χρησιμοποιήστε την σε όλο το χαρτοφυλάκιο.

Βοήθημα μνήμης: WBS = ποια εργασία (αριστερή πλαϊνή μπάρα Έργο)· RBS = ποιος (αριστερή πλαϊνή μπάρα Πόροι)· OBS = πού στην επιχείρηση (αριστερή πλαϊνή μπάρα Χαρτοφυλάκιο). Σύντομη μορφή: WBS = εργασία, RBS = πόρος, OBS = οργάνωση.

Δείτε επίσης: Δομή ανάλυσης εργασιών · Προβολή πόρων · Ανάθεση πόρων · Ισοστάθμιση πόρων · Προβολή χαρτοφυλακίου

Παρακολουθήστε: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Επισκόπηση

Είναι ξεχωριστές δομές που λειτουργούν μαζί:

1. Οργανώστε την εργασία

2. Οργανώστε τους πόρους που την εκτελούν

3. Συνδέστε τα έργα με την οργάνωση που είναι υπεύθυνη για αυτά

Διατυπωμένες ερωτήσεις:

• WBS — Ποια εργασία παραδίδουμε; (διατύπωση βίντεο: «Ποια εργασία κάνουμε;»)

• RBS — Ποιοι πόροι είναι διαθέσιμοι για να την κάνουν; (βίντεο: «Ποιους ή τι πόρους έχουμε διαθέσιμους για να κάνουμε την εργασία;»)

• OBS — Πού βρίσκεται η ευθύνη στην οργάνωση; (βίντεο: «Πού στην οργάνωση ανήκει το έργο ή η ευθύνη;»)

Σημείωση οπτικοποίησης από τη σελίδα του προϊόντος: τα διαγράμματα WBS, οι προβολές πόρων και η ομαδοποίηση χαρτοφυλακίου μετατρέπουν τις υποκείμενες δομές σε πληροφορία που οι διαχειριστές έργων και τα PMO μπορούν πραγματικά να χρησιμοποιήσουν.

WBS · Δομή ανάλυσης εργασιών

Μετατρέψτε μια λίστα εργασιών σε ιεραρχία έργου.

Το WBS δίνει σε κάθε εργασία μια καθορισμένη θέση στη δομή του έργου.

• Οι συνοπτικές εργασίες δημιουργούν την ιεραρχία.

• Οι κωδικοί WBS όπως 1, 1.1, 1.2, 1.2.1 δείχνουν πού ανήκει κάθε δραστηριότητα.

• Σημασία: απαντά στο «Πού ανήκει αυτή η εργασία στο έργο;»

• Αναφερόμενα οφέλη: αποσαφήνιση του αντικειμένου (φάσεις, παραδοτέα, πακέτα εργασίας)· συγκέντρωση πληροφορίας προς τα πάνω· συνεπής επικοινωνία μέσω κωδικών WBS σε χρονοδιαγράμματα, αναφορές και ομάδες.

Στο χρονοδιάγραμμα (Gantt): Η στήλη WBS εμφανίζεται δίπλα στα Όνομα / Αναγνωριστικό της εργασίας. Παραδείγματα κωδικών στα στιγμιότυπα οθόνης: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

Διάγραμμα WBS (δευτερεύουσα πλαϊνή μπάρα, εικονίδιο WBS): Παρουσιάζει την ίδια ιεραρχία οπτικά — η συνοπτική εργασία αναλύεται σε εργασίες χαμηλότερου επιπέδου. Τα τμήματα / κόμβοι του διαγράμματος δείχνουν Όνομα εργασίας, Αναγνωριστικό, Διάρκεια, Έναρξη, Λήξη, % ολοκλήρωσης· τα σχήματα συνοπτικής εργασίας, εργασίας και οροσήμου διαφέρουν οπτικά.

Για το άνοιγμα του Έργο → WBS, την εσοχή στο Gantt, την προβολή διαγράμματος και τη συγκεντρωτική ανάλυση, δείτε αναλυτικά στη Δομή ανάλυσης εργασιών. Αυτό το δεύτερο μέρος δίνει έμφαση στη δομή κωδικοποίησης, στο διάγραμμα WBS και στο πώς το WBS συνδέεται με το RBS και το OBS — όχι σε επανάληψη κάθε βήματος του μενού εσοχής.

RBS · Δομή ανάλυσης πόρων

Πρώτα οργανώστε τη δεξαμενή πόρων. Μετά αναλύστε τη χωρητικότητα.

Το RBS δίνει στη δεξαμενή πόρων της επιχείρησης μια ιεραρχία. Οργανώστε κατά λειτουργία, τμήμα, ρόλο ή άλλες ουσιαστικές ομάδες — και μετά χρησιμοποιήστε αυτή τη δομή κατά την ανάλυση φόρτου εργασίας και χωρητικότητας.

Η σειρά που τονίζεται: πρώτα ορίζετε πώς οργανώνονται οι πόροι· μετά συγκρίνετε ζήτηση, αναθέσεις και διαθεσιμότητα σε αυτές τις ομάδες και σε όλα τα έργα.

Προσέγγιση τριών βημάτων:

1. Ομαδοποιήστε τους πόρους — για παράδειγμα, Technology → Engineering → Leads και Developers (όχι μια επίπεδη λίστα ονομάτων).

2. Δείτε τη ζήτηση σε σχέση με τη χωρητικότητα — οι προβολές πόρων συγκρίνουν διαθεσιμότητα, αναθέσεις και υπερκατανομή σε όλη τη δομημένη δεξαμενή.

3. Λάβετε αποφάσεις στελέχωσης — εντοπίστε πού η χωρητικότητα είναι οριακή, εξισορροπήστε τον φόρτο, προσαρμόστε τον χρονισμό ή χρησιμοποιήστε την ισοστάθμιση πόρων πριν οι δεσμεύσεις γίνουν προβλήματα χρονοδιαγράμματος.

Παράδειγμα ιεραρχίας RBS:

Technology ↳ Engineering ↳ Lead · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Developer · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Developer · TECH.ENG.DEV.02

Βίντεο: Βοήθημα μνήμης — το WBS οργανώνει την εργασία· το RBS οργανώνει τους πόρους. Οι κωδικοί μπορεί να είναι αριθμητική ιεραρχία ή περιγραφικές μορφές όπως tech.engineer.dev.01. Αναφερόμενες επιλογές ομαδοποίησης: κατά οργάνωση / κατάταξη πόρων· διαλειτουργικές ομάδες· ομαδοποίηση μιας μεγάλης λίστας κατά ομάδες ή κατά RBS έναντι επίπεδης λίστας. Μετά την οργάνωση: επισημάνετε μια σειρά στο RBS → δείτε τον φόρτο πόρων.

Διεπαφή χωρητικότητας / μετρικών: Διαχωρισμένη προβολή — πάνω λίστα πόρων/έργων + χρονογραμμή· κάτω ιστόγραμμα με αναπτυσσόμενη λίστα μετρικών. Επιλογές που εμφανίζονται: Μονάδες κορυφής, Όγκος εργασίας, Αθροιστική εργασία, Υπερκατανομή, Ποσοστό κατανομής, Υπολειπόμενη διαθεσιμότητα, Διαθεσιμότητα εργασίας. Υπόμνημα: Υπερκατανεμημένο, Πλήρως κατανεμημένος, Κατανεμημένο (χρώματα στιγμιότυπου: κόκκινο / πράσινο / μπλε)· γραμμή χωρητικότητας 100%. Τα κόκκινα τμήματα πάνω από το 100% εντοπίζουν περιόδους όπου η ζήτηση υπερβαίνει τη χωρητικότητα.

Δείτε επίσης την Ισοστάθμιση πόρων για την επίλυση της υπερκατανομής μετά τη δόμηση της δεξαμενής.

OBS · Δομή ανάλυσης οργάνωσης

Οργανώστε το χαρτοφυλάκιο σύμφωνα με το πώς λειτουργεί πραγματικά η επιχείρηση.

Το OBS φέρνει την οργανωτική ευθύνη στο μοντέλο του έργου. Τα έργα μπορούν να φέρουν κωδικούς OBS και να ομαδοποιούνται στην προβολή Χαρτοφυλάκιο. Σημασία: απαντά στο «Πού ανήκει αυτό το έργο στην οργάνωσή μας;»

Αναφερόμενα οφέλη: ομαδοποίηση έργων κατά οργανωτική μονάδα· προβολή του πλαισίου χαρτοφυλακίου για χρονοδιαγράμματα και ζήτηση πόρων· κλιμάκωση της διακυβέρνησης από τα έργα έως το χαρτοφυλάκιο.

Διεπαφή στο στιγμιότυπο του Χαρτοφυλακίου: Τίτλος προβολής Χαρτοφυλάκιο· στήλη πίνακα OBS με ιεραρχικούς κωδικούς (παραδείγματα: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3, κ.λπ.)· άλλες στήλες στο απόσπασμα περιλαμβάνουν τα Αναγνωριστικό, Όνομα, Διάρκεια.

Πώς σχετίζονται

Το WBS, το RBS και το OBS είναι διαφορετικοί αλλά συμπληρωματικοί τρόποι δόμησης της επιχειρηματικής πληροφορίας έργων (κλείσιμο βίντεο):

• WBS = ποια εργασία (αριστερή πλαϊνή μπάρα Έργο) — οργανώνει παραδοτέα και δραστηριότητες (παράδειγμα: 3.3 ενσωμάτωση API της πύλης).

• RBS = ποιος (αριστερή πλαϊνή μπάρα Πόροι) — οργανώνει τους ανθρώπους και τους πόρους που χρειάζονται για την εκτέλεσή τους (παράδειγμα: τεχνικός υπεύθυνος στο RBS).

• OBS = πού στην επιχείρηση (αριστερή πλαϊνή μπάρα Χαρτοφυλάκιο) — συνδέει τα έργα και την ευθύνη με την ίδια την επιχείρηση.

Μαζί: ευκολότερη οργάνωση, ομαδοποίηση, ανάλυση και διαχείριση μεγάλων έργων και χαρτοφυλακίων. Η ανάλυση πόρων μπορεί να γίνει με οποιαδήποτε από αυτές τις δομές (χρησιμοποιήστε την ίδια προσέγγιση για WBS, RBS και OBS — επισημάνετε τη δομή και εξετάστε τον φόρτο πόρων).

Μην αντιμετωπίζετε τις τρεις ως εναλλάξιμες — η καθεμία απαντά σε διαφορετική ερώτηση.

Πώς να το χρησιμοποιήσετε

Ροές προβολής και ομαδοποίησης:

WBS (Έργο)

1. Αριστερή πλαϊνή μπάρα: Έργο.

2. Δευτερεύουσα πλαϊνή μπάρα — επάνω εικονίδιο, επεξηγηματικό πλαίσιο Gantt: λίστα εργασιών με στήλη WBS· ανάπτυξη/σύμπτυξη συνοπτικών εργασιών για ιεραρχία (για παράδειγμα, 1, 1.1). Δείτε επίσης τη Δομή ανάλυσης εργασιών για την κατασκευή με εσοχή/αναίρεση εσοχής.

3. Δευτερεύουσα πλαϊνή μπάρα — τρίτο εικονίδιο προς τα κάτω, επεξηγηματικό πλαίσιο WBS: οπτικό διάγραμμα ροής / τμημάτων WBS. Τα τμήματα δείχνουν Όνομα εργασίας, Αναγνωριστικό, Διάρκεια, Έναρξη, Λήξη, % ολοκλήρωσης.

4. Συμπτύξτε/αναπτύξτε τα συνοπτικά πακέτα για παρουσίαση στη διοίκηση· χρησιμοποιήστε τους κωδικούς (για παράδειγμα, 3.3) στην επικοινωνία/αναφορές.

RBS (Πόροι)

1. Αριστερή πλαϊνή μπάρα: Πόροι.

2. Πάνω δεξιά αναπτυσσόμενη λίστα (εικονίδιο επάλληλων πλαισίων): Ομαδοποίηση πόρων — Επίπεδη λίστα, Ομαδοποίηση κατά ομάδες, Ομαδοποίηση κατά RBS.

3. Αναπτυσσόμενη λίστα μετρικών στο κάτω πλαίσιο: Μονάδες κορυφής, Όγκος εργασίας, Αθροιστική εργασία, Υπερκατανομή, Ποσοστό κατανομής, Υπολειπόμενη διαθεσιμότητα, Διαθεσιμότητα εργασίας.

4. Υπόμνημα: Υπερκατανεμημένο, Πλήρως κατανεμημένος, Κατανεμημένο. Χρησιμοποιήστε την εικόνα χωρητικότητας για αποφάσεις στελέχωσης· προαιρετικά Ισοστάθμιση πόρων.

OBS (Χαρτοφυλάκιο)

1. Αριστερή πλαϊνή μπάρα: Χαρτοφυλάκιο.

2. Οι στήλες περιλαμβάνουν το OBS.

3. Πάνω δεξιά αναπτυσσόμενη λίστα: Ομαδοποίηση έργων — Επίπεδη λίστα, Ομαδοποίηση κατά OBS (δείτε την επόμενη ενότητα).

4. Εξετάστε το Gantt και τη χωρητικότητα του χαρτοφυλακίου σε οργανωτικό πλαίσιο.

Χαρτοφυλάκιο: Ομαδοποίηση κατά OBS

Οι κωδικοί OBS εμφανίζονται απευθείας στην προβολή Χαρτοφυλάκιο. Τα έργα μπορούν στη συνέχεια να ομαδοποιηθούν κατά OBS για ορατότητα και λογοδοσία σε επίπεδο χαρτοφυλακίου.

Διεπαφή:

• Στοιχείο ομαδοποίησης πάνω δεξιά: μενού Ομαδοποίηση έργων με επιλογές Επίπεδη λίστα και Ομαδοποίηση κατά OBS (πλαίσιο επιλογής· η Ομαδοποίηση κατά OBS είναι επιλεγμένη στο ομαδοποιημένο στιγμιότυπο).

• Όταν είναι ομαδοποιημένο, η ιεραρχία της στήλης Όνομα εμφανίζει γονικούς κόμβους OBS (για παράδειγμα, γονικό 1, 2) με τα έργα φωλιασμένα από κάτω.

• Κάτω πλαίσια: επιλογέας έργων (Projects: N selected) και ιστόγραμμα Μονάδες κορυφής με υπόμνημα Υπερκατανεμημένο / Πλήρως κατανεμημένος / Κατανεμημένο.

Βίντεο: Ομαδοποιήστε το χαρτοφυλάκιο κατά OBS → το ProjectLibre οργανώνει τα έργα σύμφωνα με την οργάνωση αντί για μια επίπεδη λίστα.

Παρακολουθήστε την περιήγηση

Παρακολουθήστε το ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Επίδειξη στο ProjectLibre Cloud με το δοκιμαστικό έργο customer portal· καλύπτει την ιεραρχία και τους κωδικούς WBS, την ομαδοποίηση RBS και τις Μονάδες κορυφής / διαθεσιμότητα, την ομαδοποίηση και επισήμανση χαρτοφυλακίου OBS, και στη συνέχεια συνδέει τις τρεις δομές μεταξύ τους.