Διαχείριση χρηστών

Η διαχείριση χρηστών στο ProjectLibre Cloud βρίσκεται στη Διαχείριση. Η πρόσβαση λειτουργεί σε δύο επίπεδα: ρόλοι οργανισμού (τι μπορεί να κάνει κάποιος στο προϊόν γενικά) και πρόσβαση έργου (ποια έργα μπορεί να ανοίξει και ο ρόλος του σε κάθε έργο). Ως Διαχειριστής, προσθέτετε χρήστες, αναθέτετε ρόλους οργανισμού, τοποθετείτε άτομα σε ομάδες, ρυθμίζετε δικαιώματα, δημιουργείτε προσαρμοσμένους ρόλους και — από το Χαρτοφυλάκιο — ανοίγετε Διαχείριση πρόσβασης σε ένα έργο για να ελέγξετε ποιος συμμετέχει σε αυτό το έργο και αν ενεργεί ως Διαχειριστής έργου, Μέλος ομάδας ή άλλος ρόλος έργου.

Δείτε επίσης: Διαχείριση και ασφάλεια (κόμβος — το ίδιο βίντεο) · Έλεγχος πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC) · Προσωπικές ρυθμίσεις και εικονίδιο χρήστη · Προβολή πόρων · Χαρτοφυλάκιο · Η εργασία μου και η ομάδα μου · Ανάθεση πόρων · Διαχείριση και γενικές ρυθμίσεις.

Παρακολούθηση: Διαχείριση χρηστών (~3:30).

Άνοιγμα της Διαχείρισης

1. Στην αριστερή πλαϊνή στήλη, κάντε κλικ στη Διαχείριση (γρανάζι).

2. Ενέργειες υποσέλιδου: Ακύρωση · Εφαρμογή · Αποθήκευση.

3. Η διαθεσιμότητα καρτελών και στοιχείων ελέγχου διαφέρει ανά ρόλο — η περιήγηση παρουσιάζει την εμπειρία του διαχειριστή.

Διαχείριση → Χρήστες — + Προσθήκη χρήστη· Επιλέξτε έναν χρήστη για ρύθμιση

Προσθήκη χρήστη

1. Στην καρτέλα Χρήστες, κάντε κλικ στο + Προσθήκη χρήστη.

2. Εισαγάγετε Όνομα, Επώνυμο, Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και Κωδικό πρόσβασης.

3. Πόρος: από προεπιλογή, ο χρήστης ρυθμίζεται ως νέος πόρος (+ Δημιουργία νέου πόρου). Προαιρετικά συνδέστε τον χρήστη με έναν υπάρχοντα πόρο.

4. Ρόλοι: μεταφέρετε (ή χρησιμοποιήστε τα βέλη) ρόλους στην Active Selection. Η προεπιλογή είναι Διαχειριστής έργου (Project_Manager). Αφήστε τον ή μεταφέρετε Team_Member, Portfolio_Manager κ.λπ.

5. Ομάδες: μεταφέρετε ομάδες στην Active Selection (παράδειγμα: IT Team + India — ο χρήστης σε δύο ομάδες).

6. Επιβεβαιώστε με Εφαρμογή και/ή Αποθήκευση.

Προσθήκη χρήστη — Όνομα, Επώνυμο, Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, Κωδικός πρόσβασης

Πόρος — + Δημιουργία νέου πόρου (ή σύνδεση με υπάρχοντα)

Λίστα ρόλων διπλή — Active Selection έναντι διαθέσιμων ρόλων

Ομάδες χρήστη — IT Team + India (ένδειξη 2)

Ρόλοι και δικαιώματα

Η πρόσβαση στο ProjectLibre Cloud είναι βάσει ρόλων. Σκεφτείτε τους ρόλους οργανισμού ως το προεπιλεγμένο σετ εργαλείων του ατόμου στο προϊόν: ποιες προβολές μπορεί να ανοίξει, ποιους διαλόγους μπορεί να χρησιμοποιήσει και αν είναι Διαχειριστής ή Μέλος ομάδας. Διαχειρίζεστε αυτό το σετ εργαλείων στην καρτέλα Ρόλοι (και αναθέτετε αυτούς τους ρόλους σε άτομα στην καρτέλα Χρήστες).

Δύο επίπεδα πρόσβασης (διαβάστε το πρώτα)

Επίπεδο	Πού το ρυθμίζετε	Τι ελέγχει
Ρόλοι οργανισμού	Διαχείριση → Ρόλοι / Χρήστες	Τι μπορεί να κάνει κάποιος στο προϊόν γενικά (προβολές, διάλογοι, δικαιώματα Διαχειριστή έναντι Μέλους ομάδας). Τα ονόματα ρόλων με μαύρο χρώμα είναι τυπικά· τα ονόματα με μπλε χρώμα είναι προσαρμοσμένοι ρόλοι που φτιάχνετε εσείς.
Πρόσβαση έργου	Χαρτοφυλάκιο → επιλογή έργου → Διαχείριση πρόσβασης	Ποια έργα μπορεί να ανοίξει και ο ρόλος του σε αυτό το έργο (Project_Manager, Team_Member, Schedule_Manager κ.λπ.). Ο ρόλος κάποιου σε ένα έργο μπορεί να διαφέρει από την προεπιλογή του στον οργανισμό.

Οι ρόλοι οργανισμού από μόνοι τους δεν ολοκληρώνουν την εικόνα. Ένας εξωτερικός συνεργάτης μπορεί να έχει ρόλο οργανισμού Μέλος ομάδας, αλλά εσείς αποφασίζετε ακόμη ποια έργα βλέπει και αν είναι Διαχειριστής έργου ή Μέλος ομάδας σε κάθε έργο μέσα στη Διαχείριση πρόσβασης. Λεπτομέρειες: Πρόσβαση σε επίπεδο έργου (Διαχείριση πρόσβασης).

Ανάγνωση της καρτέλας Ρόλοι

Ανοίξτε Διαχείριση → Ρόλοι. Στο στιγμιότυπο της καρτέλας Ρόλοι, οι καρτέλες στο επάνω μέρος είναι Χρήστες, Ρόλοι, Άδειες, Πληρωμή και Εταιρεία.

• Το + Προσθήκη ρόλου δημιουργεί νέο προσαρμοσμένο ρόλο. Δίπλα του βρίσκονται τα εικονίδια αντιγραφής και διαγραφής.

• Η αριστερή λίστα δείχνει κάθε ρόλο. Μαύρο κείμενο = τυπικοί ρόλοι που συνοδεύουν το προϊόν. Μπλε κείμενο = προσαρμοσμένοι ρόλοι που δημιούργησε ο οργανισμός σας. Παραδείγματα προσαρμοσμένων ονομάτων που μπορεί να δείτε: PM UI Streamlined, PM_new UI, Customer Role, Customer Role_copy.

• Οι τυπικοί ρόλοι στη λίστα συνήθως περιλαμβάνουν: Administrator, Project_Manager, Authenticated, Schedule_Manager, Portfolio_Manager, Team_Member, Resource_Manager.

• Επιλέξτε έναν ρόλο για να επεξεργαστείτε τους Κληρονομημένους ρόλους (ετικέτες όπως Portfolio_Manager και Resource_Manager στον Administrator) και τα Δικαιώματα.

Τα δικαιώματα ομαδοποιούνται σε κατηγορίες όπως ΓΕΝΙΚΑ, ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΕ ΠΡΟΒΟΛΕΣ και ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΕ ΠΑΡΑΘΥΡΑ ΔΙΑΛΟΓΟΥ. Κάθε γραμμή δικαιώματος μπορεί να δείχνει μια μικρή ετικέτα PM ή TM και, σε ορισμένες περιπτώσεις, μια κλειδαριά.

Τα δικαιώματα κληρονομούνται ανοδικά στην αλυσίδα των ρόλων, οπότε η ανάθεση παραμένει πολύ λεπτομερής: ξεκινήστε από έναν τυπικό ρόλο, δημιουργήστε αντίγραφό του, αφαιρέστε ή προσθέστε πλαίσια ελέγχου και αποθηκεύστε.

Διαχείριση → Ρόλοι — μαύρο = τυπικό, μπλε = προσαρμοσμένο· Κληρονομημένοι ρόλοι· Δικαιώματα (ΓΕΝΙΚΑ / ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΕ ΠΡΟΒΟΛΕΣ / ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΕ ΠΑΡΑΘΥΡΑ ΔΙΑΛΟΓΟΥ) με ετικέτες PM / TM

Ρόλοι — Κληρονομημένοι ρόλοι του Administrator

Δικαιώματα — πλαίσια ελέγχου Γενικά / Πρόσβαση σε προβολές

Τυπικοί ρόλοι

Ρόλος	Δυνατότητα
Administrator	Μπορεί να προσθέτει και να διαγράφει ευρέως· κληρονομεί ευρύτερους ρόλους (παράδειγμα: κληρονομεί Portfolio_Manager + Resource_Manager)
Portfolio_Manager / Portfolio Manager	Βλέπει όλα τα έργα, ακόμη και όταν ομάδες ή περιορισμένη πρόσβαση περιορίζουν το Χαρτοφυλάκιο για άλλους
Project_Manager / Διαχειριστής έργου (PM)	Μπορεί να διαγράφει και να διαχειρίζεται τα έργα του· κληρονομεί το Team_Member
Schedule_Manager	Ρόλος έργου με έμφαση στο χρονοδιάγραμμα (διατίθεται και ως ετικέτα ρόλου έργου στη Διαχείριση πρόσβασης)
Team_Member / Μέλος ομάδας (TM)	Τα λιγότερα δικαιώματα· μετά την ανάθεση εργασιών, η είσοδος δείχνει μόνο το έργο του και μόνο τις εργασίες του
Resource_Manager / Resource Manager	Αφιερωμένο άτομο για τη ρύθμιση χρηστών, ομάδων και δομής πόρων
Authenticated	Βασικός ρόλος πιστοποιημένου χρήστη στην τυπική λίστα

Παραδείγματα προσαρμοσμένων ρόλων για διαχειριστές έργου

Αυτά τα πρότυπα συνδυάζουν ρόλους/δικαιώματα οργανισμού με ομάδες και Διαχείριση πρόσβασης στο έργο. Γράψτε τα σε ολόκληρες προτάσεις, ώστε ένας νέος διαχειριστής να μπορεί να φανταστεί το αποτέλεσμα:

1. Πελάτης (μόνο ανάγνωση του έργου του). Δημιουργήστε ή βελτιώστε έναν προσαρμοσμένο ρόλο τύπου Customer (όνομα με μπλε χρώμα στην καρτέλα Ρόλοι) με δικαιώματα μόνο ανάγνωσης ή περιορισμένης προβολής, ώστε να μπορεί να ανοίξει το ProjectLibre και να δει το δικό του έργο χωρίς να επεξεργάζεται το σχέδιο. Τοποθετήστε τον σε ένα έργο Με περιορισμούς μέσω της Διαχείρισης πρόσβασης (και/ή στην ομάδα του έργου), ώστε να βλέπει και να έχει πρόσβαση σε αυτό το έργο — όχι σε ολόκληρο το χαρτοφυλάκιο έργων άλλων πελατών.

2. Εξωτερικός συνεργάτης (ενημερώνει μόνο τις εργασίες του). Δώστε στον εξωτερικό συνεργάτη ρόλο οργανισμού Team_Member (ή προσαρμοσμένο ρόλο βασισμένο σε αυτόν). Όταν του ανατίθενται εργασίες, ενημερώνει την πρόοδο στη δική του εργασία μόνο — δεν βλέπει ούτε επεξεργάζεται ολόκληρο το σχέδιο του έργου.

3. Εσωτερικός υπεύθυνος σε αυτό το έργο. Στη Διαχείριση πρόσβασης, ορίστε τον ρόλο έργου του εσωτερικού υπεύθυνου ως Project_Manager, ακόμη και αν η προεπιλογή του στον οργανισμό είναι διαφορετική. Έτσι κάνετε κάποιον Διαχειριστή έργου για αυτό το έργο, χωρίς να τον κάνετε Διαχειριστή ολόκληρης της εταιρείας.

Δείτε επίσης: Έλεγχος πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC) · Πρόσβαση σε επίπεδο έργου (Διαχείριση πρόσβασης).

Ομάδες

1. Ανοίξτε την καρτέλα Ομάδες.

2. Επιλέξτε μια ομάδα (για παράδειγμα IT Team, India) ή + Προσθήκη ομάδας· επεξεργαστείτε το Όνομα ομάδας.

3. Στην ενότητα Πόροι, μεταφέρετε άτομα στην Active Selection (παράδειγμα: η India ξεκινά με τους Tayler, Kai, Kristen· προσθέστε Connor και Sidney).

4. Αποθήκευση, και στη συνέχεια τοποθετήστε την ομάδα σε ένα έργο ώστε η συμμετοχή να ισχύσει — πιο σαφής διαδρομή: Χαρτοφυλάκιο → επιλογή έργου → Διαχείριση πρόσβασης → Προσθήκη ομάδας. Αυτό προσθέτει κάθε μέλος της ομάδας· έπειτα προσαρμόζετε τον ρόλο έργου κάθε ατόμου.

Τι κάνουν οι ομάδες στα έργα

1. Αποδοτικότητα ανάθεσης — Κατά την ανάθεση πόρων, ο διαχειριστής έργου βλέπει μόνο τα μέλη της ομάδας, όχι ολόκληρη τη δεξαμενή.

2. Έλεγχος πρόσβασης — Περιορίζει ποια έργα εμφανίζονται στο Χαρτοφυλάκιο. Παράδειγμα: τοποθετήστε έναν πελάτη στην ομάδα ενός έργου και τοποθετήστε αυτή την ομάδα σε ένα έργο → αυτό το άτομο βλέπει μόνο αυτό το έργο.

Εξαίρεση: ένας Portfolio Manager βλέπει πάντα όλα τα έργα.

Καρτέλα Ομάδες — IT Team· διπλή λίστα Πόρων

Ομάδα India — μέλη της Active Selection

Δείτε επίσης: Ανάθεση πόρων · Χαρτοφυλάκιο · Η εργασία μου και η ομάδα μου · Πρόσβαση σε επίπεδο έργου.

Πρόσβαση σε επίπεδο έργου (Διαχείριση πρόσβασης)

Οι ρόλοι οργανισμού απαντούν στο «τι μπορεί να κάνει αυτό το άτομο στο ProjectLibre;». Η Διαχείριση πρόσβασης απαντά στο «ποια έργα μπορεί να ανοίξει, και ποιος είναι ο ρόλος του σε αυτό το έργο;».

Άνοιγμα της Διαχείρισης πρόσβασης από το Χαρτοφυλάκιο

1. Μεταβείτε στο Χαρτοφυλάκιο.

2. Επιλέξτε ένα έργο.

3. Ανοίξτε τη Διαχείριση πρόσβασης. Ο τίτλος του διαλόγου περιλαμβάνει το όνομα του έργου — για παράδειγμα Διαχείριση πρόσβασης Consulting Project.

Δημόσιο έναντι Με περιορισμούς

Στο επάνω μέρος του διαλόγου επιλέγετε Δημόσιο ή Με περιορισμούς.

• Η επιλογή Με περιορισμούς (εμφανίζεται με ασπίδα) σημαίνει: Μόνο οι χρήστες της λίστας έχουν πρόσβαση σε αυτό το έργο.

• Χρησιμοποιήστε την επιλογή Με περιορισμούς όταν ένας πελάτης, ένας εξωτερικός συνεργάτης ή ένα εμπιστευτικό σχέδιο δεν πρέπει να εμφανίζεται σε όλους όσους διαφορετικά θα μπορούσαν να περιηγηθούν στο Χαρτοφυλάκιο.

Μια σημείωση κάτω από τον διακόπτη αναφέρει: Οι αλλαγές ισχύουν την επόμενη φορά που θα συνδεθούν οι χρήστες που αφορούν. Μετά την αποθήκευση, ζητήστε από τα άτομα να αποσυνδεθούν και να συνδεθούν ξανά (ή περιμένετε την επόμενη περίοδο σύνδεσής τους) πριν κρίνετε αν η ορατότητα στο Χαρτοφυλάκιο είναι σωστή.

Προσθήκη χρήστη και Προσθήκη ομάδας

• Προσθήκη χρήστη — προσθέτει ένα άτομο στη λίστα πρόσβασης αυτού του έργου, και στη συνέχεια ρυθμίζετε τους ρόλους του στο έργο.

• Προσθήκη ομάδας — προσθέτει όλα τα μέλη αυτής της ομάδας στο έργο ταυτόχρονα. Μετά την προσθήκη της ομάδας, μπορείτε ακόμη να τροποποιήσετε τον ρόλο κάθε ατόμου στο έργο ξεχωριστά. Αυτό είναι το συνήθες πρότυπο: φέρτε την ομάδα με την Προσθήκη ομάδας και μετά ρυθμίστε ποιος είναι Project_Manager και ποιος Team_Member σε αυτό το έργο.

Μια σύνοψη στον διάλογο (για παράδειγμα 4 χρήστες με πρόσβαση) σας λέει πόσα άτομα έχουν αυτή τη στιγμή πρόσβαση.

Ρόλοι ανά χρήστη στο έργο

Ο πίνακας έχει τις στήλες Χρήστης και Ρόλοι.

• Οι ετικέτες ρόλων δείχνουν τους τρέχοντες ρόλους έργου (για παράδειγμα Administrator, Project_Manager).

• Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού σε μια γραμμή για να ορίσετε έναν ή περισσότερους ρόλους όπως Project_Manager, Schedule_Manager, Resource_Manager και Team_Member. Επιτρέπονται πολλαπλοί ρόλοι σε ένα άτομο.

• Αυτοί οι ρόλοι έργου μπορούν να διαφέρουν από την προεπιλογή οργανισμού του ατόμου. Κάποιος μπορεί να είναι Team_Member σε επίπεδο οργανισμού και Project_Manager μόνο σε αυτό το έργο — ή το αντίστροφο για κάποιον με περιορισμένη συμμετοχή.

• Αφαιρέστε ένα άτομο από το έργο με το εικονίδιο κάδου απορριμμάτων στη γραμμή του.

• Η Ακύρωση απορρίπτει τις αλλαγές· η Αποθήκευση τις διατηρεί (ισχύουν από την επόμενη σύνδεση για τους χρήστες που αφορούν).

Διαχείριση πρόσβασης Consulting Project — Με περιορισμούς· Προσθήκη χρήστη / Προσθήκη ομάδας· πίνακας Χρήστης | Ρόλοι με ετικέτες ρόλων έργου

Πώς συνδυάζονται τα δύο επίπεδα. Στο επίπεδο οργανισμού, μπορείτε να δώσετε σε έναν πελάτη έναν προσαρμοσμένο περιορισμένο ρόλο και σε έναν εξωτερικό συνεργάτη ρόλο Team_Member. Στο επίπεδο έργου, ορίζετε το έργο ως Με περιορισμούς, προσθέτετε αυτόν τον πελάτη και τον συνεργάτη στη Διαχείριση πρόσβασης και ορίζετε τον εσωτερικό υπεύθυνο ως Project_Manager σε αυτό το έργο. Μαζί: ο πελάτης βλέπει και ανοίγει το δικό του έργο με περιορισμούς και περιορισμένα δικαιώματα· ο συνεργάτης ενημερώνει μόνο τις εργασίες του· ο εσωτερικός υπεύθυνος διαχειρίζεται αυτό το έργο ως διαχειριστής έργου.

Πώς συνδυάζεται το σύνολο

Ένα απλό σενάριο από την αρχή μέχρι το τέλος που χρησιμοποιεί ρητά το Χαρτοφυλάκιο → Διαχείριση πρόσβασης:

1. Δημιουργήστε έναν προσαρμοσμένο ρόλο Customer (όνομα με μπλε χρώμα) με δικαιώματα μόνο ανάγνωσης ή περιορισμένης προβολής στη Διαχείριση → Ρόλοι.

2. Στο Χαρτοφυλάκιο, επιλέξτε το έργο του πελάτη → Διαχείριση πρόσβασης → ορίστε Με περιορισμούς → Προσθήκη χρήστη ή Προσθήκη ομάδας ώστε να μπουν στη λίστα → δώστε τους τον κατάλληλο ρόλο έργου. Βλέπουν και έχουν πρόσβαση σε αυτό το έργο, όχι σε ολόκληρο το χαρτοφυλάκιο της εργασίας άλλων πελατών.

3. Προσθέστε έναν εξωτερικό συνεργάτη με ρόλο οργανισμού Team_Member, τοποθετήστε τον στο έργο μέσω της Διαχείρισης πρόσβασης και αναθέστε του εργασίες → ενημερώνει την πρόοδο στις δικές του εργασίες, όχι σε ολόκληρο το σχέδιο του έργου.

4. Ορίστε τον εσωτερικό υπεύθυνο ως Project_Manager σε αυτό το έργο μέσα στη Διαχείριση πρόσβασης. Οι ρόλοι οργανισμού συνεχίζουν να καθορίζουν τι μπορεί να κάνει κάθε άτομο σε όλο το προϊόν· η Διαχείριση πρόσβασης καθορίζει ποιος είναι Διαχειριστής έργου και ποιος Μέλος ομάδας εδώ.

Αν το ρυθμίζετε για πρώτη φορά

1. Ανοίξτε Διαχείριση → Ρόλοι. Σημειώστε ότι μαύρο = τυπικό, μπλε = προσαρμοσμένο. Δημιουργήστε αντίγραφο ενός τυπικού ρόλου αν χρειάζεστε μια παραλλαγή Customer ή περιορισμένου PM· ορίστε τους Κληρονομημένους ρόλους και τα Δικαιώματα (προσέξτε τις ετικέτες PM / TM).

2. Στην καρτέλα Χρήστες, προσθέστε άτομα, αναθέστε ρόλους οργανισμού και τοποθετήστε τα σε Ομάδες αν η έκδοσή σας περιλαμβάνει ομάδες.

3. Στο Χαρτοφυλάκιο, ανοίξτε κάθε ευαίσθητο έργο → Διαχείριση πρόσβασης → επιλέξτε Με περιορισμούς όταν πρέπει να το βλέπουν μόνο τα άτομα στη λίστα.

4. Προσθήκη ομάδας (ή Προσθήκη χρήστη), και στη συνέχεια ορίστε τους ρόλους έργου κάθε ατόμου (Project_Manager για τον υπεύθυνο, Team_Member για τους συμμετέχοντες κ.λπ.).

5. Αποθήκευση, και στη συνέχεια ζητήστε από τους χρήστες που αφορούν να συνδεθούν ξανά, ώστε να ανανεωθεί η πρόσβαση στο Χαρτοφυλάκιο και στο έργο.

6. Δειγματοληπτικός έλεγχος: ο πελάτης βλέπει μόνο το δικό του έργο· ο συνεργάτης βλέπει μόνο τις εργασίες του· ο εσωτερικός υπεύθυνος μπορεί να διαχειρίζεται το έργο ως διαχειριστής έργου.

Σύνοψη — σύντομη διαδρομή δημιουργίας

Προσθήκη χρήστη → email + κωδικός πρόσβασης → επιλέξτε έναν ρόλο οργανισμού (προεπιλογή Project Manager) → προαιρετικά τοποθετήστε τον σε μια ομάδα → Αποθήκευση. Στη συνέχεια ανοίξτε Χαρτοφυλάκιο → Διαχείριση πρόσβασης στο έργο για να ολοκληρώσετε ποιος μπορεί να το ανοίξει και ποιος είναι Διαχειριστής έργου ή Μέλος ομάδας εκεί.

Παρακολούθηση: Διαχείριση χρηστών.

---