Quản lý người dùng

Quản lý người dùng trong ProjectLibre Cloud nằm trong Quản trị. Quyền truy cập hoạt động theo hai lớp: vai trò tổ chức (những gì một người có thể làm trong sản phẩm nói chung) và quyền truy cập dự án (những dự án họ có thể mở, và vai trò của họ trên mỗi dự án). Với vai trò Quản trị viên, bạn thêm người dùng, gán vai trò tổ chức, đưa người vào đội, cấu hình quyền, tạo vai trò tùy chỉnh, và — từ Danh mục dự án — mở Quản lý quyền truy cập trên một dự án để kiểm soát ai tham gia dự án đó và họ đảm nhận vai trò Quản lý dự án, Thành viên đội, hay một vai trò dự án khác.

Xem thêm: Quản trị và bảo mật (trang tổng hợp — cùng video) · Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) · Thiết lập cá nhân và ảnh đại diện · Chế độ xem Nguồn lực · Danh mục dự án · Việc của tôi và Đội của tôi · Phân công nguồn lực · Quản trị và cấu hình chung.

Xem video: Quản lý người dùng (~3:30).

Mở Quản trị

1. Trong thanh bên trái, nhấp Quản trị (bánh răng).

2. Các hành động ở chân trang: Hủy · Áp dụng · Lưu.

3. Các tab khả dụng và các điều khiển khác nhau theo vai trò — hướng dẫn này trình bày trải nghiệm của quản trị viên.

Quản trị → Người dùng — + Thêm người dùng; Chọn một người dùng để cấu hình

Thêm người dùng

1. Trên tab Người dùng, nhấp + Thêm người dùng.

2. Nhập Tên, Họ, Email, và Mật khẩu.

3. Nguồn lực: theo mặc định, người dùng được thiết lập như một nguồn lực mới (+ Tạo nguồn lực mới). Bạn có thể tùy chọn liên kết người dùng với một nguồn lực có sẵn.

4. Vai trò: kéo (hoặc dùng các mũi tên) các vai trò vào Active Selection. Mặc định là Quản lý dự án (Project_Manager). Giữ nguyên, hoặc kéo Team_Member, Portfolio_Manager, v.v.

5. Đội: di chuyển các đội vào Active Selection (ví dụ: IT Team + India — người dùng thuộc hai đội).

6. Xác nhận bằng Áp dụng và/hoặc Lưu.

Thêm người dùng — Tên, Họ, Email, Mật khẩu

Nguồn lực — + Tạo nguồn lực mới (hoặc liên kết với nguồn lực có sẵn)

Danh sách kép vai trò — Active Selection so với các vai trò có sẵn

Đội của người dùng — IT Team + India (huy hiệu 2)

Vai trò và quyền

Quyền truy cập trong ProjectLibre Cloud dựa trên vai trò. Hãy coi vai trò tổ chức như bộ công cụ mặc định của mỗi người trong sản phẩm: những chế độ xem họ có thể mở, những hộp thoại họ có thể dùng, và liệu họ là Quản trị viên hay Thành viên đội. Bạn quản lý bộ công cụ đó trên tab Vai trò (và gán các vai trò đó cho mọi người trên tab Người dùng).

Hai lớp quyền truy cập (đọc phần này trước)

Lớp	Nơi bạn thiết lập	Những gì nó kiểm soát
Vai trò tổ chức	Quản trị → Vai trò / Người dùng	Những gì một người có thể làm trong sản phẩm nói chung (chế độ xem, hộp thoại, quyền Quản trị so với Thành viên đội). Tên vai trò màu đen là chuẩn; tên màu xanh là vai trò tùy chỉnh bạn tạo ra.
Quyền truy cập dự án	Danh mục dự án → chọn dự án → Quản lý quyền truy cập	Những dự án nào họ có thể mở, và vai trò của họ trên dự án đó (Project_Manager, Team_Member, Schedule_Manager, v.v.). Vai trò dự án của một người có thể khác với vai trò mặc định của họ trong tổ chức.

Riêng vai trò tổ chức thì chưa đủ. Một nhà thầu có thể có vai trò tổ chức là Thành viên đội, nhưng bạn vẫn quyết định họ thấy dự án nào và họ là PM hay TM trên mỗi dự án trong Quản lý quyền truy cập. Chi tiết: Quyền truy cập cấp dự án (Quản lý quyền truy cập).

Đọc tab Vai trò

Mở Quản trị → Vai trò. Trong ảnh chụp tab Vai trò, các tab trên cùng là Người dùng, Vai trò, Giấy phép, Thanh toán, và Công ty.

• + Thêm vai trò tạo một vai trò tùy chỉnh mới. Biểu tượng nhân bản và xóa nằm bên cạnh.

• Danh sách bên trái hiển thị mọi vai trò. Chữ đen = vai trò chuẩn đi kèm sản phẩm. Chữ xanh = vai trò tùy chỉnh do tổ chức bạn tạo ra. Ví dụ các tên tùy chỉnh bạn có thể thấy: PM UI Streamlined, PM_new UI, Customer Role, Customer Role_copy.

• Các vai trò chuẩn trong danh sách thường gồm: Administrator, Project_Manager, Authenticated, Schedule_Manager, Portfolio_Manager, Team_Member, Resource_Manager.

• Chọn một vai trò để chỉnh sửa Vai trò kế thừa (các nhãn như Portfolio_Manager và Resource_Manager trên Administrator) và Quyền.

Các quyền được nhóm theo các mục như Chung, Quyền vào khung nhìn và Quyền vào hộp thoại. Mỗi dòng quyền có thể hiển thị một huy hiệu nhỏ PM hoặc TM và đôi khi cả biểu tượng ổ khóa.

Quyền được kế thừa ngược lên theo chuỗi vai trò, nên việc phân quyền vẫn rất chi tiết: bắt đầu từ một vai trò chuẩn, nhân bản nó, cắt giảm hoặc thêm các ô chọn, và lưu lại.

Quản trị → Vai trò — đen = chuẩn, xanh = tùy chỉnh; Vai trò kế thừa; Quyền (Chung / Quyền vào khung nhìn / Quyền vào hộp thoại) với huy hiệu PM / TM

Vai trò — Vai trò kế thừa của Administrator

Quyền — các ô chọn Chung / Quyền vào khung nhìn

Các vai trò chuẩn

Vai trò	Khả năng
Administrator	Có thể thêm và xóa rộng rãi; kế thừa các vai trò rộng hơn (ví dụ: kế thừa Portfolio_Manager + Resource_Manager)
Portfolio_Manager / Quản lý danh mục dự án	Thấy tất cả dự án ngay cả khi đội hoặc quyền truy cập Hạn chế giới hạn Danh mục dự án đối với người khác
Project_Manager / Quản lý dự án (PM)	Có thể xóa và quản lý dự án của họ; kế thừa Team_Member
Schedule_Manager	Vai trò dự án tập trung vào tiến độ (cũng có sẵn như một thẻ vai trò dự án trong Quản lý quyền truy cập)
Team_Member / Thành viên đội (TM)	Quyền thấp nhất; sau khi được phân công công việc, khi đăng nhập chỉ thấy dự án của họ và chỉ những công việc của họ
Resource_Manager / Quản lý nguồn lực	Người chuyên trách thiết lập người dùng, đội, và cấu trúc nguồn lực
Authenticated	Vai trò cơ bản của người dùng đã xác thực trong danh sách chuẩn

Ví dụ vai trò tùy chỉnh cho PM

Các mẫu này kết hợp vai trò / quyền tổ chức với đội và Quản lý quyền truy cập trên dự án. Hãy viết chúng thành câu đầy đủ để một quản trị viên mới có thể hình dung kết quả:

1. Khách hàng (chỉ xem dự án của họ). Tạo hoặc tinh chỉnh một vai trò tùy chỉnh kiểu Customer (tên màu xanh trên tab Vai trò) với quyền chỉ xem hoặc quyền xem hạn chế để họ mở ProjectLibre và thấy dự án của họ mà không chỉnh sửa kế hoạch. Đưa họ vào một dự án Hạn chế qua Quản lý quyền truy cập (và/hoặc vào đội dự án) để họ thấy và truy cập dự án đó — không phải toàn bộ danh mục dự án của các khách hàng khác.

2. Nhà thầu (chỉ cập nhật công việc của họ). Gán cho nhà thầu vai trò tổ chức Team_Member (hoặc một vai trò tùy chỉnh dựa trên nó). Khi họ được phân công vào các công việc, họ chỉ cập nhật tiến độ trên công việc của họ — họ không thấy hoặc chỉnh sửa toàn bộ kế hoạch dự án.

3. Trưởng nhóm nội bộ cho dự án này. Trong Quản lý quyền truy cập, đặt vai trò dự án của trưởng nhóm nội bộ thành Project_Manager ngay cả khi vai trò mặc định trong tổ chức của họ khác. Đó là cách bạn làm cho ai đó trở thành PM cho dự án này mà không biến họ thành Quản trị viên của toàn công ty.

Xem thêm: Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) · Quyền truy cập cấp dự án (Quản lý quyền truy cập).

Đội

1. Mở tab Đội.

2. Chọn một đội (ví dụ IT Team, India) hoặc + Thêm đội; sửa Tên đội.

3. Trong Nguồn lực, di chuyển mọi người vào Active Selection (ví dụ: India bắt đầu với Tayler, Kai, Kristen; thêm Connor và Sidney).

4. Lưu, sau đó đưa đội vào một dự án để tư cách thành viên có hiệu lực — cách rõ ràng nhất: Danh mục dự án → chọn dự án → Quản lý quyền truy cập → Thêm đội. Việc này thêm mọi thành viên của đội; sau đó điều chỉnh vai trò dự án của từng người.

Đội làm gì trên dự án

1. Hiệu quả phân công — Khi phân công nguồn lực, PM chỉ thấy các thành viên trong đội, không phải toàn bộ kho nguồn lực.

2. Kiểm soát truy cập — Giới hạn những dự án xuất hiện trong Danh mục dự án. Ví dụ: đưa một khách hàng vào đội dự án và đưa đội đó vào một dự án → người đó chỉ thấy dự án đó.

Ngoại lệ: người quản lý danh mục dự án vẫn thấy tất cả dự án.

Tab Đội — IT Team; Danh sách kép Nguồn lực

Đội India — các thành viên trong Active Selection

Xem thêm: Phân công nguồn lực · Danh mục dự án · Việc của tôi và Đội của tôi · Quyền truy cập cấp dự án.

Quyền truy cập cấp dự án (Quản lý quyền truy cập)

Vai trò tổ chức trả lời câu hỏi “người này có thể làm gì trong ProjectLibre?” Quản lý quyền truy cập trả lời câu hỏi “họ có thể mở dự án nào, và vai trò của họ trên dự án này là gì?”

Mở Quản lý quyền truy cập từ Danh mục dự án

1. Vào Danh mục dự án.

2. Chọn một dự án.

3. Mở Quản lý quyền truy cập. Tiêu đề hộp thoại bao gồm tên dự án — ví dụ Quản lý quyền truy cập Consulting Project.

Công khai so với Hạn chế

Ở đầu hộp thoại, bạn chọn Công khai hoặc Hạn chế.

• Hạn chế (hiển thị với một biểu tượng khiên) có nghĩa: Chỉ những người dùng trong danh sách mới truy cập được dự án này.

• Dùng Hạn chế khi một khách hàng, nhà thầu, hoặc kế hoạch bảo mật không được hiện ra với tất cả những ai vẫn xem được Danh mục dự án.

Dòng ghi chú dưới nút chuyển cho biết: Thay đổi có hiệu lực từ lần đăng nhập kế tiếp của những người bị ảnh hưởng. Sau khi bạn Lưu, hãy yêu cầu mọi người đăng xuất và đăng nhập lại (hoặc chờ phiên tiếp theo của họ) trước khi bạn đánh giá xem quyền xem Danh mục dự án có đúng chưa.

Thêm người dùng và Thêm đội

• Thêm người dùng — thêm một người vào danh sách quyền truy cập của dự án này, sau đó thiết lập Vai trò của họ.

• Thêm đội — thêm tất cả thành viên của đội đó vào dự án cùng một lúc. Sau khi đội được thêm, bạn vẫn có thể sửa vai trò của từng người trên dự án riêng lẻ. Đó là mẫu thông thường: đưa cả nhóm vào bằng Thêm đội, rồi tinh chỉnh ai là Project_Manager và ai là Team_Member trên dự án này.

Một bản tóm tắt trên hộp thoại (ví dụ 4 users with access) cho biết hiện có bao nhiêu người có quyền truy cập.

Vai trò của từng người dùng trên dự án

Bảng có các cột Người dùng và Vai trò.

• Các thẻ vai trò hiển thị vai trò dự án hiện tại (ví dụ Administrator, Project_Manager).

• Mở danh sách thả xuống trên một dòng để thiết lập một hoặc nhiều vai trò như Project_Manager, Schedule_Manager, Resource_Manager, và Team_Member. Một người có thể có nhiều vai trò.

• Các vai trò dự án này có thể khác với vai trò mặc định trong tổ chức của người đó. Ai đó có thể là Team_Member ở cấp tổ chức và Project_Manager chỉ trên dự án này — hoặc ngược lại đối với một người đóng góp hạn chế.

• Xóa một người khỏi dự án bằng biểu tượng thùng rác trên dòng của họ.

• Hủy bỏ các thay đổi; Lưu giữ lại chúng (có hiệu lực vào lần đăng nhập tiếp theo đối với những người dùng liên quan).

Quản lý quyền truy cập Consulting Project — Hạn chế; Thêm người dùng / Thêm đội; bảng Người dùng | Vai trò với các thẻ vai trò dự án

Hai lớp hoạt động cùng nhau như thế nào. Ở lớp tổ chức, bạn có thể cho một khách hàng một vai trò tùy chỉnh hạn chế và một nhà thầu vai trò Team_Member. Ở lớp dự án, bạn đặt dự án thành Hạn chế, liệt kê khách hàng và nhà thầu đó trong Quản lý quyền truy cập, và đặt trưởng nhóm nội bộ thành Project_Manager trên dự án này. Kết hợp lại: khách hàng thấy và mở dự án Hạn chế của họ với quyền giới hạn; nhà thầu chỉ cập nhật công việc của họ; trưởng nhóm nội bộ quản lý dự án này với vai trò PM.

Cách mọi thứ kết hợp với nhau

Một tình huống trọn vẹn, đơn giản, dùng trực tiếp Danh mục dự án → Quản lý quyền truy cập:

1. Tạo một vai trò Customer tùy chỉnh (tên màu xanh) với quyền chỉ xem hoặc quyền xem hạn chế trên Quản trị → Vai trò.

2. Trong Danh mục dự án, chọn dự án của khách hàng → Quản lý quyền truy cập → đặt Hạn chế → Thêm người dùng hoặc Thêm đội để họ được liệt kê → gán cho họ vai trò dự án phù hợp. Họ thấy và truy cập dự án đó, không phải toàn bộ danh mục công việc của các khách hàng khác.

3. Thêm một nhà thầu với vai trò tổ chức Team_Member, đưa họ vào dự án qua Quản lý quyền truy cập, và phân công họ vào các công việc → họ cập nhật tiến độ trên công việc của họ, không phải toàn bộ kế hoạch dự án.

4. Đặt trưởng nhóm nội bộ thành Project_Manager trên dự án này trong Quản lý quyền truy cập. Vai trò tổ chức vẫn xác định những gì mỗi người có thể làm trên toàn sản phẩm; Quản lý quyền truy cập xác định ai là PM so với TM ở đây.

Nếu bạn thiết lập lần đầu

1. Mở Quản trị → Vai trò. Lưu ý đen = chuẩn, xanh = tùy chỉnh. Nhân bản một vai trò chuẩn nếu bạn cần một biến thể Customer hoặc PM hạn chế; thiết lập Vai trò kế thừa và Quyền (chú ý các huy hiệu PM / TM).

2. Trên Người dùng, thêm mọi người, gán vai trò tổ chức, và đưa họ vào Đội nếu phiên bản của bạn có Đội.

3. Trong Danh mục dự án, mở từng dự án nhạy cảm → Quản lý quyền truy cập → chọn Hạn chế khi chỉ những người được liệt kê mới nên thấy nó.

4. Thêm đội (hoặc Thêm người dùng), sau đó thiết lập Vai trò dự án của từng người (Project_Manager cho trưởng nhóm, Team_Member cho người đóng góp, v.v.).

5. Lưu, sau đó yêu cầu những người dùng liên quan đăng nhập lại để Danh mục dự án và quyền truy cập dự án được làm mới.

6. Kiểm tra nhanh: khách hàng chỉ thấy dự án của họ; nhà thầu chỉ thấy công việc của họ; trưởng nhóm nội bộ có thể quản lý dự án với vai trò PM.

Tóm tắt — lối tạo nhanh

Thêm một người dùng → email + mật khẩu → chọn một vai trò tổ chức (mặc định Quản lý dự án) → tùy chọn đưa họ vào một đội → Lưu. Sau đó mở Danh mục dự án → Quản lý quyền truy cập trên dự án để hoàn tất việc ai có thể mở nó và ai là PM, ai là Thành viên đội ở đó.

Xem video: Quản lý người dùng.

---