Gestione degli utenti

La gestione degli utenti in ProjectLibre Cloud si trova in Amministrazione. L’accesso funziona su due livelli: i ruoli dell’organizzazione (cosa può fare una persona nel prodotto in generale) e l’accesso al progetto (quali progetti può aprire e il suo ruolo in ciascuno). L’Amministratore aggiunge gli utenti, assegna i ruoli dell’organizzazione, inserisce le persone nei team, configura i privilegi, crea ruoli personalizzati e — dal Portfolio — apre Gestisci l’accesso su un progetto per controllare chi vi partecipa e se agisce come Responsabile di progetto, Membro del team o un altro ruolo di progetto.

Vedi anche: Amministrazione e sicurezza (pagina di sintesi — stesso video) · Controllo di accesso basato sui ruoli (RBAC) · Impostazioni personali e avatar · Vista Risorse · Portfolio · Il mio lavoro e il mio team · Assegnare le risorse · Amministrazione e configurazione generale.

Da guardare: Gestione degli utenti (~3:30).

Aprire Amministrazione

1. Nella barra laterale sinistra, fare clic su Amministrazione (ingranaggio).

2. Azioni a piè di pagina: Annulla · Applica · Salva.

3. La disponibilità delle schede e dei controlli varia in base al ruolo — la dimostrazione presenta l’esperienza dell’amministratore.

Amministrazione → Utenti — + Aggiungi utente; Selezionare un utente da configurare

Aggiungere un utente

1. Nella scheda Utenti, fare clic su + Aggiungi utente.

2. Inserire Nome, Cognome, E-mail e Password.

3. Risorsa: per impostazione predefinita l’utente è configurato come una nuova risorsa (+ Crea nuova risorsa). Facoltativamente associare l’utente a una risorsa esistente.

4. Ruoli: trascinare (o usare le frecce) i ruoli in Selezione attiva. Predefinito: Responsabile di progetto (Project_Manager). Lasciarlo, oppure trascinare Team_Member, Portfolio_Manager, ecc.

5. Team: spostare i team in Selezione attiva (demo: IT Team + India — utente in due team).

6. Confermare con Applica e/o Salva.

Aggiungi utente — Nome, Cognome, E-mail, Password

Risorsa — + Crea nuova risorsa (o associa una risorsa esistente)

Doppia lista dei ruoli — Selezione attiva rispetto ai ruoli disponibili

Team dell’utente — IT Team + India (badge 2)

Ruoli e privilegi

L’accesso in ProjectLibre Cloud è basato sui ruoli. Si possono considerare i ruoli dell’organizzazione come la cassetta degli attrezzi predefinita della persona nel prodotto: quali viste può aprire, quali finestre di dialogo può usare, e se è un Amministratore o un Membro del team. Questa cassetta degli attrezzi si gestisce nella scheda Ruoli (e i ruoli si assegnano alle persone nella scheda Utenti).

Due livelli di accesso (da leggere per prima cosa)

Livello	Dove impostarlo	Cosa controlla
Ruoli dell’organizzazione	Amministrazione → Ruoli / Utenti	Cosa può fare una persona nel prodotto in generale (viste, finestre di dialogo, privilegi Admin o Membro del team). I nomi di ruolo in nero sono standard; i nomi in blu sono ruoli personalizzati creati dall’utente.
Accesso al progetto	Portfolio → selezionare un progetto → Gestisci l’accesso	Quali progetti può aprire, e il suo ruolo su quel progetto (Project_Manager, Team_Member, Schedule_Manager, ecc.). Il ruolo di progetto di una persona può differire dal suo ruolo predefinito nell’organizzazione.

I ruoli dell’organizzazione da soli non bastano. Un collaboratore esterno può avere il ruolo dell’organizzazione Membro del team, ma si decide comunque in Gestisci l’accesso quali progetti vede e se è PM o TM su ciascun progetto. Dettagli: Accesso a livello di progetto (Gestisci l’accesso).

Leggere la scheda Ruoli

Aprire Amministrazione → Ruoli. Nella schermata della scheda Ruoli, le schede in alto sono Utenti, Ruoli, Licenze, Pagamento e Azienda.

• + Aggiungi ruolo crea un nuovo ruolo personalizzato. Le icone di duplicazione ed eliminazione si trovano accanto.

• L’elenco a sinistra mostra tutti i ruoli. Testo nero = ruoli standard forniti con il prodotto. Testo blu = ruoli personalizzati creati dalla propria organizzazione. Esempi di nomi personalizzati che si possono incontrare: PM UI Streamlined, PM_new UI, Customer Role, Customer Role_copy.

• I ruoli standard nell’elenco includono in genere: Administrator, Project_Manager, Authenticated, Schedule_Manager, Portfolio_Manager, Team_Member, Resource_Manager.

• Selezionare un ruolo per modificare i Ruoli ereditati (etichette come Portfolio_Manager e Resource_Manager su Administrator) e i Privilegi.

I privilegi sono raggruppati sotto categorie come GENERALE, ACCESSO ALLE VISTE e ACCESSO ALLE FINESTRE DI DIALOGO. Ogni riga di privilegio può mostrare un piccolo badge PM o TM e, a volte, un lucchetto.

I privilegi sono ereditati risalendo la catena dei ruoli, quindi l’assegnazione resta molto granulare: partire da un ruolo standard, duplicarlo, togliere o aggiungere caselle di controllo e salvare.

Amministrazione → Ruoli — nero = standard, blu = personalizzato; Ruoli ereditati; Privilegi (GENERALE / ACCESSO ALLE VISTE / ACCESSO ALLE FINESTRE DI DIALOGO) con badge PM / TM

Ruoli — Ruoli ereditati di Administrator

Privilegi — caselle di controllo Generale / Accesso alle viste

Ruoli standard

Ruolo	Capacità
Administrator	Può aggiungere ed eliminare in modo ampio; eredita ruoli più ampi (demo: eredita Portfolio_Manager + Resource_Manager)
Portfolio_Manager / Responsabile di portfolio	Vede tutti i progetti anche quando i team o l’accesso Limitato ne restringono il Portfolio per altri
Project_Manager / Responsabile di progetto (PM)	Può eliminare e gestire i propri progetti; eredita Team_Member
Schedule_Manager	Ruolo di progetto orientato alla pianificazione (disponibile anche come chip di ruolo di progetto in Gestisci l’accesso)
Team_Member / Membro del team (TM)	Privilegi minimi; dopo l’assegnazione delle attività, l’accesso mostra solo il proprio progetto e solo le proprie attività
Resource_Manager / Responsabile delle risorse	Persona dedicata alla configurazione di utenti, team e struttura delle risorse
Authenticated	Ruolo di base per utente autenticato nell’elenco standard

Esempi di ruoli personalizzati per i PM

Questi schemi combinano ruoli/privilegi dell’organizzazione con team e Gestisci l’accesso sul progetto. Descriverli con frasi complete, in modo che un nuovo amministratore possa figurarsi il risultato:

1. Cliente (accesso in sola lettura al proprio progetto). Creare o affinare un ruolo personalizzato in stile Cliente (nome blu nella scheda Ruoli) con privilegi di sola lettura o vista limitata, in modo che possa aprire ProjectLibre e vedere il proprio progetto senza modificare il piano. Inserirlo in un progetto Limitato tramite Gestisci l’accesso (e/o nel team di progetto) in modo che veda e acceda a quel progetto — non all’intero portfolio dei progetti degli altri clienti.

2. Collaboratore esterno (aggiorna solo le proprie attività). Assegnare al collaboratore un ruolo dell’organizzazione Team_Member (o un ruolo personalizzato basato su di esso). Quando è assegnato alle attività, aggiorna l’avanzamento solo sul proprio lavoro — non vede né modifica l’intero piano di progetto.

3. Responsabile interno su questo progetto. In Gestisci l’accesso, impostare il ruolo di progetto del responsabile interno su Project_Manager anche se i suoi valori predefiniti dell’organizzazione differiscono. È così che si rende qualcuno PM per questo progetto senza renderlo Admin dell’intera azienda.

Vedi anche: Controllo di accesso basato sui ruoli (RBAC) · Accesso a livello di progetto (Gestisci l’accesso).

Team

1. Aprire la scheda Team.

2. Selezionare un team (ad esempio IT Team, India) oppure + Aggiungi team; modificare Nome del team.

3. In Risorse, spostare le persone in Selezione attiva (demo: India inizia con Tayler, Kai, Kristen; aggiungere Connor e Sidney).

4. Salvare, quindi mettere il team su un progetto affinché l’appartenenza abbia effetto — percorso più chiaro: Portfolio → selezionare il progetto → Gestisci l’accesso → Aggiungi team. Questo aggiunge ogni membro del team; poi regolare il ruolo di progetto di ciascuna persona.

Cosa fanno i team sui progetti

1. Efficienza dell’assegnazione — Quando assegna le risorse, il PM vede solo i membri del team, non l’intero pool.

2. Controllo dell’accesso — Limita quali progetti compaiono nel Portfolio. Esempio: inserire un cliente nel team di un progetto e mettere quel team su un progetto → quella persona vede solo quel progetto.

Eccezione: un responsabile di portfolio vede comunque tutti i progetti.

Scheda Team — IT Team; doppia lista Risorse

Team India — membri in Selezione attiva

Vedi anche: Assegnare le risorse · Portfolio · Il mio lavoro e il mio team · Accesso a livello di progetto.

Accesso a livello di progetto (Gestisci l’accesso)

I ruoli dell’organizzazione rispondono a “cosa può fare questa persona in ProjectLibre?”. Gestisci l’accesso risponde a “quali progetti può aprire, e qual è il suo ruolo su questo progetto?”.

Aprire Gestisci l’accesso dal Portfolio

1. Andare su Portfolio.

2. Selezionare un progetto.

3. Aprire Gestisci l’accesso. Il titolo della finestra di dialogo include il nome del progetto — ad esempio Gestisci l’accesso Consulting Project.

Pubblico rispetto a Limitato

Nella parte superiore della finestra di dialogo si sceglie Pubblico o Limitato.

• Limitato (mostrato con uno scudo) significa: Solo gli utenti elencati possono accedere a questo progetto.

• Usare Limitato quando un cliente, un collaboratore esterno o un piano riservato non deve apparire a chiunque possa altrimenti sfogliare il Portfolio.

Una nota sotto l’interruttore indica: Le modifiche si applicano al successivo accesso degli utenti interessati. Dopo aver salvato, chiedere alle persone di uscire e rientrare (o attendere la loro prossima sessione) prima di valutare se la visibilità del Portfolio appare corretta.

Aggiungi utente e Aggiungi team

• Aggiungi utente — aggiunge una persona all’elenco di accesso di questo progetto, quindi imposta i suoi Ruoli di progetto.

• Aggiungi team — aggiunge tutti i membri di quel team al progetto in una sola volta. Dopo aver aggiunto il team, è comunque possibile modificare il ruolo di ciascuna persona sul progetto singolarmente. Questo è lo schema abituale: portare il gruppo con Aggiungi team, poi regolare chi è Project_Manager rispetto a Team_Member su questo progetto.

Un riepilogo nella finestra di dialogo (ad esempio 4 utenti con accesso) indica quante persone hanno attualmente accesso.

Ruoli per utente sul progetto

La tabella ha le colonne Utente e Ruoli.

• I chip dei ruoli mostrano i ruoli di progetto correnti (ad esempio Administrator, Project_Manager).

• Aprire il menu a discesa su una riga per impostare uno o più ruoli come Project_Manager, Schedule_Manager, Resource_Manager e Team_Member. Una persona può avere più ruoli.

• Questi ruoli di progetto possono differire dal valore predefinito dell’organizzazione della persona. Qualcuno può essere Team_Member a livello di organizzazione e Project_Manager su questo progetto soltanto — o viceversa per un collaboratore con accesso limitato.

• Rimuovere una persona dal progetto con l’icona del cestino sulla sua riga.

• Annulla scarta le modifiche; Salva le mantiene (effettive al prossimo accesso per gli utenti interessati).

Gestisci l’accesso Consulting Project — Limitato; Aggiungi utente / Aggiungi team; tabella Utente | Ruoli con chip dei ruoli di progetto

Come funzionano insieme i due livelli. A livello di organizzazione si può assegnare a un cliente un ruolo personalizzato limitato e a un collaboratore esterno un ruolo Team_Member. A livello di progetto si imposta il progetto come Limitato, si inseriscono quel cliente e quel collaboratore in Gestisci l’accesso e si imposta il responsabile interno su Project_Manager su questo progetto. Insieme: il cliente vede e apre il proprio progetto Limitato con diritti limitati; il collaboratore esterno aggiorna solo le proprie attività; il responsabile interno gestisce questo progetto come PM.

Come si combina il tutto

Uno scenario completo e semplice che usa esplicitamente Portfolio → Gestisci l’accesso:

1. Creare un ruolo Cliente personalizzato (nome blu) con privilegi di sola lettura o vista limitata su Amministrazione → Ruoli.

2. In Portfolio, selezionare il progetto del cliente → Gestisci l’accesso → impostare Limitato → Aggiungi utente o Aggiungi team in modo che siano elencati → assegnare loro un ruolo di progetto appropriato. Vedono e accedono a quel progetto, non all’intero portfolio del lavoro degli altri clienti.

3. Aggiungere un collaboratore esterno con un ruolo dell’organizzazione Team_Member, inserirlo nel progetto tramite Gestisci l’accesso e assegnarlo alle attività → aggiorna l’avanzamento sulle proprie attività, non sull’intero piano di progetto.

4. Impostare il responsabile interno su Project_Manager su questo progetto in Gestisci l’accesso. I ruoli dell’organizzazione continuano a definire cosa può fare ciascuna persona a livello di prodotto; Gestisci l’accesso definisce chi è PM o TM qui.

Se si configura tutto per la prima volta

1. Aprire Amministrazione → Ruoli. Notare nero = standard, blu = personalizzato. Duplicare un ruolo standard se serve una variante Cliente o PM limitato; impostare Ruoli ereditati e Privilegi (osservare i badge PM / TM).

2. Su Utenti, aggiungere le persone, assegnare i ruoli dell’organizzazione e inserirle nei Team, se la propria installazione include i Team.

3. In Portfolio, aprire ogni progetto sensibile → Gestisci l’accesso → scegliere Limitato quando solo le persone elencate devono vederlo.

4. Aggiungi team (o Aggiungi utente), quindi impostare i Ruoli di progetto di ciascuna persona (Project_Manager per il responsabile, Team_Member per i collaboratori, e così via).

5. Salvare, quindi far accedere di nuovo gli utenti interessati in modo che l’accesso al Portfolio e al progetto si aggiorni.

6. Verifica a campione: il cliente vede solo il proprio progetto; il collaboratore esterno vede solo le proprie attività; il responsabile interno può gestire il progetto come PM.

Riepilogo — percorso rapido di creazione

Aggiungere un utente → e-mail + password → scegliere un ruolo dell’organizzazione (predefinito Responsabile di progetto) → facoltativamente inserirlo in un team → Salvare. Poi aprire Portfolio → Gestisci l’accesso sul progetto per definire chi può aprirlo e chi è PM o Membro del team lì.

Da guardare: Gestione degli utenti.

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