Videoteca di ProjectLibre

I video di formazione di ProjectLibre Cloud si trovano nella pagina Video dedicata (anteprima più sotto dopo l’introduzione, e di nuovo alla fine di questa guida). Apri la playlist completa del canale YouTube oppure vai direttamente all’indice dei video.

Amministrazione

Video: Amministrazione generale

Video: Creazione di utenti, ruoli, team

L’icona Amministrazione si trova all’estrema destra della barra dei menu. Dopo aver selezionato l’icona hamburger si hanno quattro opzioni di amministrazione se si dispone dei privilegi di amministratore. Tra queste: Amministrazione, il ripristino di ruoli e preferenze e la disconnessione.

L’opzione Amministrazione è disponibile solo per gli utenti con il ruolo e i privilegi di Amministratore; per gli altri questa opzione è nascosta. Se si seleziona Amministrazione, sono disponibili più opzioni:

Amministrazione del portfolio

Il Portfolio elenca i progetti che si ha il permesso di visualizzare. I progetti assegnati ai team sono visibili all’Amministratore, al Portfolio Manager e ai membri del Team assegnato.

Quando si seleziona un progetto si apre una vista di dettaglio. Questa vista consente di assegnare un team al progetto o di modificare il team assegnato.

Creare nuovi utenti e amministrazione

Selezionando la scheda Utenti è possibile creare nuovi utenti o modificare i profili degli utenti esistenti. La creazione di un nuovo utente avviene nella scheda Utenti selezionando Nuovo (vedere la Figura 8). Inserire il nome e il cognome del nuovo utente, il nome per l’accesso che può essere diverso dal nome/cognome, l’e-mail e una password iniziale per il nuovo utente.

Una parte importante della creazione di nuovi utenti è l’assegnazione di un ruolo. A sinistra compare un elenco da cui è possibile selezionare un ruolo e trascinarlo a destra. Vedere la Figura 9 nella pagina successiva per un esempio. Abbiamo fatto clic su Role_PM (il ruolo di responsabile di progetto) e lo abbiamo trascinato a destra, come si può vedere. Questo utente avrà le autorizzazioni di Responsabile di progetto. Esistono anche i ruoli standard di Membro del team, Amministratore, Portfolio Manager e Resource Manager. Come si vede nell’immagine, è possibile creare e assegnare agli utenti altri ruoli.

Creazione di un nuovo utente: inserire Nome, e-mail (usata per l’accesso), password, opzione per creare una risorsa con questo utente o associare l’utente a una risorsa esistente nel pool di risorsa.

Si assegnano i ruoli agli utenti trascinando il ruolo dall’elenco nel pannello di destra (oppure usando la freccia). È possibile rimuovere un ruolo trascinandolo di nuovo a sinistra o usando la freccia sinistra. Gli utenti possono avere più ruoli.

Gli utenti possono essere assegnati ai team con la stessa interfaccia. Per inserire un utente in un team, selezionare il team e trascinarlo nel pannello di destra oppure spostarlo con la freccia.

Creare team (revisione)

L’impostazione predefinita è che tutti (All) possano visualizzare i progetti. Le organizzazioni possono anche creare team, ad esempio per funzione, per area geografica o per singolo progetto. Per farlo, selezionare il sottomenu Team e poi Nuovo. Evidenziare un utente e trascinarlo oppure usare > per spostarlo a destra.

I Team possono essere assegnati ai progetti. In questo modo solo i membri di quel team vedranno il progetto nel Portfolio. Si può ad esempio creare un Team per un progetto specifico e assegnare un cliente esterno o uno stakeholder al Team/Progetto. Questi vedranno solo quel progetto. È una funzionalità che permette di filtrare la visualizzazione dei diversi progetti.

Assegnare un team a un progetto

Video: Assegnare un team a un progetto

Nella barra dei menu del Portfolio si trova l’icona per assegnare un team a un progetto. L’impostazione predefinita è che tutti possano vedere il progetto (All). È anche possibile creare team nell’area Amministrazione. Se sono stati creati dei team, è possibile assegnarli ai progetti nel Portfolio con questa icona.

Come assegnare un team a un progetto in ProjectLibre Cloud

Per assegnare un team a un progetto in ProjectLibre Cloud, seguire questi passaggi:

• Aprire ProjectLibre Cloud nel browser web.
• Fare clic sulla scheda Amministrazione.
• Fare clic sulla sottoscheda Portfolio

• Fare clic sul nome del progetto a cui si vuole assegnare un team.
• Fare clic sul nome del team
• Fare clic sul pulsante Aggiungi team > e rimuovere l’impostazione predefinita All con la freccia <

Per rimuovere un membro da un team:

1. Fare clic sulla scheda Amministrazione.
2. Fare clic sulla sottoscheda Team
3. Fare clic sul nome del team.
4. Selezionare il membro del team che si vuole rimuovere e fare clic sul pulsante Rimuovi. <
5. Fare clic su Salva

Assegnare un team a un progetto in ProjectLibre Cloud: buone pratiche

Ecco alcune buone pratiche per assegnare un team a un progetto in ProjectLibre Cloud:

• Considerare le competenze e l’esperienza di ciascun membro del team. Quando si assegna un team a un progetto, è importante considerare le competenze e l’esperienza di ciascun membro del team. Questo aiuterà a garantire che il team disponga delle competenze e dell’esperienza necessarie per portare a termine il progetto con successo.
• Assegnare ruoli e autorizzazioni in base alle esigenze del progetto. Quando si assegnano ruoli e autorizzazioni ai membri del team, è importante basare le assegnazioni sulle esigenze del progetto. Ad esempio, se il progetto richiede molta competenza tecnica, occorrerà assegnare ruoli e autorizzazioni di conseguenza.
• Comunicare con i membri del team. Una volta assegnato un team a un progetto, è importante comunicare con i membri del team e informarli dei loro ruoli e responsabilità. È anche opportuno fornire loro le informazioni e le risorse di cui hanno bisogno per avere successo.
• Monitorare l’avanzamento del team. Una volta avviato il progetto, è importante monitorare l’avanzamento del team e assicurarsi che sia sulla buona strada per portarlo a termine con successo. Se si individuano problemi, è opportuno affrontarli immediatamente.

Ruoli: creazione, assegnazione e modifica

Da guardare: Video sulla creazione di ruoli, utenti e team

Una funzione amministrativa importante è la creazione di ruoli per la propria organizzazione. ProjectLibre dispone di ruoli preimpostati per iniziare. Questi ruoli possono essere modificati per adattarli al livello di sicurezza richiesto dalla propria organizzazione.

I ruoli esistenti disponibili per impostazione predefinita sono:

• Membro del team
• Project Member
• Resource Manager
• Portfolio Manager
• Amministratore

È anche possibile creare nuovi ruoli. Vedere la Fig. 10 nella pagina successiva come esempio, che mostra il ruolo di responsabile di progetto insieme alle autorizzazioni concesse con questo ruolo. Questo include quali viste possono essere visualizzate e/o modificate.

I ruoli conferiscono privilegi su cosa visualizzare e sulle azioni che ciascun ruolo può compiere. La Figura 11 mostra un’altra vista di un ruolo creato chiamato Customer/Stakeholder. Il ruolo viene creato selezionando i privilegi e trascinandoli a destra.

Esempi di descrizioni dei privilegi disponibili da assegnare ai ruoli:

• Authenticated_User può accedere a ProjectLibre
• ReadAll_Node_project mostra la scheda Progetto; non essendo selezionata nessun’altra vista, le altre viste non saranno popolate nel menu
• Access_View_Project mostra la scheda di menu Progetto
• Access_View Project Access_View può visualizzare un progetto

Quando viene assegnato il privilegio ReadAll_Node_project, l’utente vedrebbe ProjectLibre in questo modo (Figura 12):

• L’unica voce di menu è Progetto
• L’unica icona nella vista Progetto è il Gantt

Vista dell’utente ReadAll_Node_project

Se ci si disconnette e poi si accede come amministratore, è possibile modificare un ruolo aggiungendo privilegi. Nella Figura 13 abbiamo selezionato il privilegio Access_View_project_network e lo abbiamo trascinato a destra. Quando si salva il ruolo, l’utente vedrà ora la scheda Progetto e sia l’icona Gantt sia l’icona Reticolo, come mostrato nella Figura 14.

Privilegio Access_View_project_network selezionato

Vista Customer/Stakeholder dopo l’assegnazione del privilegio

L’utente avrebbe accesso sia al Gantt mostrato sopra sia all’icona per selezionare il Reticolo mostrato nella Figura 15.

Vista Reticolo

Creare nuovi utenti

Una volta creati o visualizzati i ruoli, è possibile creare ulteriori utenti. Alla prima persona che accede viene assegnato automaticamente il ruolo di Amministratore, per consentirle di creare nuovi utenti.

L’icona Amministrazione e la scheda Utenti sono disponibili solo se si è effettuato l’accesso con il ruolo di Amministratore. Selezionando Nuovo si apre una finestra di dialogo per inserire i dati del nuovo utente:

• Nome (nome e cognome)
• Nome utente all’interno di ProjectLibre
• E-mail
• Password iniziale
• Risorsa (elenco a discesa per associare il nuovo utente a una risorsa esistente)
• Ruolo (il ruolo preselezionato è Membro del team, con i privilegi impostati per i membri del team. È possibile selezionare altri ruoli e trascinarli a destra. Un utente può avere più ruoli.)

Figura Opzioni di amministrazione

Licenze

La scheda Licenze in Amministrazione mostra le licenze sottoscritte dall’azienda. Indica il numero di Responsabili di progetto (comprende i ruoli Amministratore, Portfolio Manager e Resource Manager) e di Membri del team.

Mostra il numero di utenti sottoscritti e tra parentesi il numero attualmente in uso. L’abbonamento a ProjectLibre è mensile, con fatturazione annuale. Se si aggiungono licenze utente, queste vengono allineate alla data di rinnovo annuale e viene addebitato un importo proporzionale alla frazione di anno residua.

Tutti gli utenti hanno lo stesso prezzo di abbonamento, quindi non importa se si creano utenti con ruoli diversi. Nell’esempio seguente si vede che sono in uso 10 PM e che l’abbonamento previsto è per 10. Tuttavia, i TM in uso sono solo 2, quindi si passa da 8 a 2 e si fa clic sul pulsante Abbonati. L’abbonamento sarà quindi per 12 utenti

Abbonarsi

Da guardare: Video per l’abbonamento

ProjectLibre Cloud è un servizio in abbonamento che offre una gestione dei progetti basata sul team

Funzionalità incluse nell’abbonamento:

• Accesso a tutte le funzionalità di ProjectLibre Cloud.
• Progetti illimitati.
• Spazio di archiviazione illimitato.

Rinnovo dell’abbonamento:

• L’abbonamento si rinnova automaticamente ogni anno, a meno che non venga annullato prima della data di rinnovo.
• Per annullare, accedere a ProjectLibre Cloud, andare su Amministrazione, quindi su Pagamento, ed eliminare la carta. ProjectLibre non conserva il numero della carta. I dati della carta sono conservati da Stripe, un sistema di pagamento sicuro, e vengono eliminati lì quando si rimuove la carta.

Importante: ProjectLibre sostiene spese significative per il provisioning di ogni abbonamento. Questo avviso viene mostrato in rosso ed evidenziato per enfasi: se non si intende rinnovare, rimuovere il metodo di pagamento prima della data di rinnovo. A causa di questi costi di provisioning, purtroppo non è possibile offrire rimborsi una volta rinnovato un abbonamento. Non farlo comporta un esito negativo sia per ProjectLibre sia per i nostri abbonati, quindi si prega di rimuovere il metodo di pagamento prima del rinnovo.

Il nostro processore di pagamento è stato sottoposto ad audit e certificato come fornitore di servizi di livello 1 conforme PCI, il che significa che deve sottoporsi a un report di conformità annuale e a scansioni e test di sicurezza di routine. Il sistema cifra tutti i numeri di carta di credito dei clienti e conserva separatamente le informazioni di decifratura, il che significa che non possiamo vedere i numeri di carta di credito senza passaggi aggiuntivi. Inoltre, il processore impone che tutte le transazioni online avvengano sulla rete HTTPS, più sicura.

Ci sono due opzioni di pagamento. La carta di credito è stata mostrata sopra, ma è possibile usare anche il wallet Cash App. Il wallet si collega al proprio account Cash App e la transazione si completa con un codice QR.

Video

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