Vidéothèque ProjectLibre

Les vidéos de formation de ProjectLibre Cloud se trouvent sur la page Vidéos dédiée (aperçu ci-dessous après l’introduction, et de nouveau à la fin de ce guide). Ouvrez la playlist complète de la chaîne YouTube ou allez directement à l’index des vidéos.

Administration

Vidéo : Administration générale

Vidéo : Créer des utilisateurs, des rôles, des équipes

L’icône Administration se trouve tout à droite de la barre de menu. Après avoir sélectionné l’icône du menu hamburger, vous avez quatre options d’administration si vous disposez des privilèges d’administrateur. Cela inclut l’administration, la réinitialisation des rôles ou des préférences, ou la déconnexion.

L’option Administration n’est disponible que pour les utilisateurs ayant le rôle et les privilèges d’administrateur, sinon cette option est masquée. Si vous sélectionnez Administration, plusieurs options s’offrent à vous :

Administration du portefeuille

Le Portefeuille liste les projets que vous avez la permission de consulter. Les projets affectés à des équipes sont visibles par l’administrateur, le responsable de portefeuille et les membres de l’équipe affectée.

Lorsqu’un projet est sélectionné, il ouvre une vue détaillée. Cette vue vous permet d’affecter une équipe au projet ou de modifier l’équipe qui lui est affectée.

Créer de nouveaux utilisateurs et administration

En sélectionnant l’onglet Utilisateurs, vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs ou modifier les profils d’utilisateurs existants. La création d’un nouvel utilisateur se fait dans l’onglet Utilisateurs en sélectionnant Nouveau (voir Figure 8). Saisissez le prénom, le nom de famille du nouvel utilisateur, le nom utilisé pour se connecter (qui peut être différent de son prénom/nom), l’e-mail et un mot de passe initial pour le nouvel utilisateur.

Un aspect important de la création de nouveaux utilisateurs consiste à leur attribuer un rôle. Vous verrez une liste à gauche et vous pouvez sélectionner un rôle et le faire glisser vers la droite. Voir la Figure 9 à la page suivante pour un exemple. Nous avons cliqué sur Role_PM (le rôle de chef de projet) et l’avons glissé vers la droite, comme vous pouvez le voir. Cet utilisateur aura les permissions du chef de projet. Il existe aussi les rôles standard de membre de l’équipe, administrateur, responsable de portefeuille et responsable des ressources. Comme vous pouvez le voir sur l’image, d’autres rôles peuvent être créés et attribués aux utilisateurs.

Créer un nouvel utilisateur : saisissez le nom, l’e-mail (utilisé pour se connecter), le mot de passe, l’option de créer une ressource avec cet utilisateur ou d’associer l’utilisateur à une ressource existante dans le pool de ressources.

Vous attribuez des rôles aux utilisateurs en faisant glisser le rôle depuis la liste vers le panneau de droite (ou en utilisant la flèche). Vous pouvez retirer un rôle en le faisant glisser vers la gauche ou en utilisant la flèche gauche. Les utilisateurs peuvent avoir plusieurs rôles.

Les utilisateurs peuvent être affectés à des équipes avec la même interface. Sélectionnez une équipe puis faites-la glisser ou utilisez la flèche pour la déplacer vers le panneau de droite, ce qui les place dans l’équipe.

Créer des équipes (refonte)

Par défaut, tout le monde (Tout) peut voir les projets. Les organisations peuvent aussi créer des équipes, par exemple par fonction, par zone géographique ou par projet, pour constituer une équipe. Cela se fait en sélectionnant le sous-menu Équipes puis en sélectionnant Nouveau. Sélectionnez un utilisateur et glissez-le ou cliquez sur > pour le déplacer vers la droite.

Les équipes peuvent être affectées à des projets. Seuls les membres de cette équipe verront alors le projet dans le Portefeuille. Vous pouvez par exemple créer une équipe pour un projet spécifique et y affecter un client externe ou une partie prenante. Ils ne verront que ce projet. C’est une fonctionnalité qui permet de filtrer la visibilité des différents projets.

Affecter une équipe à un projet

Vidéo : Affecter une équipe à un projet

Dans la barre de menu du Portefeuille se trouve l’icône pour affecter une équipe à un projet. Le réglage par défaut est que tout le monde peut voir le projet (Tout). Vous pouvez aussi créer des équipes dans la zone Administration. Si vous avez créé des équipes, vous pouvez les affecter à des projets dans le Portefeuille avec cette icône.

Comment affecter une équipe à un projet dans ProjectLibre Cloud

Pour affecter une équipe à un projet dans ProjectLibre Cloud, suivez ces étapes :

• Ouvrez ProjectLibre Cloud dans votre navigateur web.
• Cliquez sur l’onglet Administration.
• Cliquez sur le sous-onglet Portefeuille.

• Cliquez sur le nom du projet auquel vous voulez affecter une équipe.
• Cliquez sur le nom de l’équipe.
• Cliquez sur le bouton Ajouter une équipe > et retirez « Tout », sélectionné par défaut, avec la flèche <.

Pour retirer un membre d’une équipe :

1. Cliquez sur l’onglet Administration.
2. Cliquez sur le sous-onglet Équipe.
3. Cliquez sur le nom de l’équipe.
4. Sélectionnez le membre de l’équipe que vous voulez retirer et cliquez sur le bouton Supprimer. <
5. Cliquez sur Enregistrer.

Affecter une équipe à un projet dans ProjectLibre Cloud : bonnes pratiques

Voici quelques bonnes pratiques pour affecter une équipe à un projet dans ProjectLibre Cloud :

• Tenez compte des compétences et de l’expérience de chaque membre de l’équipe. Lorsque vous affectez une équipe à un projet, il est important de tenir compte des compétences et de l’expérience de chaque membre de l’équipe. Cela vous aidera à vous assurer que l’équipe dispose des compétences et de l’expérience nécessaires pour mener le projet à bien.
• Attribuez les rôles et les permissions en fonction des besoins du projet. Lorsque vous attribuez des rôles et des permissions aux membres de l’équipe, il est important de baser les attributions sur les besoins du projet. Par exemple, si le projet requiert beaucoup d’expertise technique, vous voudrez attribuer les rôles et les permissions en conséquence.
• Communiquez avec les membres de l’équipe. Une fois qu’une équipe est affectée à un projet, il est important de communiquer avec les membres de l’équipe et de les informer de leurs rôles et responsabilités. Vous devez aussi leur fournir les informations et les ressources dont ils ont besoin pour réussir.
• Surveillez la progression de l’équipe. Une fois le projet lancé, il est important de surveiller la progression de l’équipe et de vous assurer qu’elle est en bonne voie pour mener le projet à bien. Si vous identifiez des problèmes, vous devez les traiter immédiatement.

Rôles : créer, attribuer et modifier

À regarder : Vidéo sur la création de rôles, d’utilisateurs et d’équipes

Une fonction d’administration importante est la création de rôles pour votre organisation. ProjectLibre dispose de rôles prédéfinis pour vous permettre de démarrer. Ces rôles peuvent être modifiés pour correspondre à la sécurité souhaitée par votre organisation.

Les rôles existants disponibles par défaut sont :

• Membre de l’équipe
• Membre du projet
• Responsable des ressources
• Responsable de portefeuille
• Administrateur

Vous pouvez aussi créer de nouveaux rôles. Voir la Fig. 10 à la page suivante, qui montre en exemple le rôle de chef de projet et les permissions associées à ce rôle. Cela inclut les vues qui peuvent être affichées et/ou modifiées.

Les rôles donnent des privilèges sur ce qui peut être vu et les actions que chaque rôle peut effectuer. La Figure 11 montre une autre vue d’un rôle créé appelé Client/Partie prenante. Le rôle est créé en sélectionnant des privilèges et en les faisant glisser vers la droite.

Exemples de description des privilèges disponibles à attribuer aux rôles :

• Authenticated_User peut se connecter à ProjectLibre
• ReadAll_Node_project affiche l’onglet Projet, aucune autre vue n’étant sélectionnée, les autres vues ne seront donc pas renseignées dans le menu
• Access_View_Project affiche l’onglet de menu Projet
• Access_View Project Access_View peut voir un projet

Lorsque le privilège ReadAll_Node_project est attribué, ProjectLibre se présenterait ainsi pour l’utilisateur (Figure 12) :

• Le seul élément de menu est Projet
• La seule icône dans la vue Projet est le Gantt

Vue de l’utilisateur ReadAll_Node_project

Si nous nous déconnectons puis nous reconnectons en tant qu’administrateur, nous pouvons alors modifier un rôle en y ajoutant des privilèges. Dans la Figure 13, nous avons sélectionné le privilège Access_View_project_network et l’avons fait glisser vers la droite. Lorsque nous enregistrons le rôle, l’utilisateur verra désormais l’onglet Projet ainsi que les icônes du Gantt et du diagramme de réseau, comme le montre la Figure 14.

Privilège Access_View_project_network sélectionné

Vue Client/Partie prenante après attribution du privilège

L’utilisateur aurait alors accès à la fois au Gantt montré ci-dessus et à l’icône permettant de sélectionner le diagramme de réseau montré dans la Figure 15.

Vue du diagramme de réseau

Créer de nouveaux utilisateurs

Une fois les rôles créés ou consultés, vous pouvez créer d’autres utilisateurs. La première personne à se connecter se voit automatiquement attribuer le rôle Admin. Cela lui permet de créer de nouveaux utilisateurs.

Sélectionner l’icône Admin et l’onglet Utilisateurs n’est possible que si vous vous êtes connecté avec le rôle Admin. Sélectionner Nouveau ouvre une boîte de dialogue permettant de saisir les informations du nouvel utilisateur :

• Nom (prénom et nom de famille)
• Nom d’utilisateur dans ProjectLibre
• E-mail
• Mot de passe initial
• Ressource (liste déroulante pour associer un nouvel utilisateur à une ressource existante)
• Rôle (le rôle présélectionné est membre de l’équipe, avec les privilèges définis pour les membres de l’équipe. Vous pouvez sélectionner d’autres rôles et les faire glisser vers la droite. Un utilisateur peut avoir plusieurs rôles.)

Figure Options d’administration

Licences

L’onglet Licences dans Administration affiche les licences auxquelles l’entreprise a souscrit. Il se compose du nombre de chefs de projet (inclut les rôles Admin, Portefeuille, Responsable des ressources) et de membres de l’équipe.

Il affiche le nombre d’utilisateurs souscrits et, entre parenthèses, le nombre actuellement utilisé. ProjectLibre propose un abonnement mensuel facturé annuellement. Si vous ajoutez des licences utilisateur supplémentaires, cela se synchronise avec votre date anniversaire et vous êtes facturé au prorata pour un abonnement annuel partiel.

Tous les utilisateurs ont le même prix d’abonnement, donc peu importe que vous créiez des utilisateurs avec des rôles différents. Dans l’exemple ci-dessous, vous pouvez voir qu’il y a 10 chefs de projet utilisés et que l’on cherche à souscrire pour 10. Cependant, il n’y a que 2 membres de l’équipe utilisés, vous passeriez donc de 8 à 2 puis cliqueriez sur le bouton S’abonner. Vous seriez alors abonné pour 12 utilisateurs.

S’abonner

À regarder : Vidéo pour s’abonner

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• Projets illimités.
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Renouvellement de l’abonnement :

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Il existe deux moyens de payer. La carte de crédit a été montrée ci-dessus, mais vous pouvez aussi utiliser le portefeuille Cash App. Il se connecte à votre compte Cash App, et vous finalisez la transaction avec un code QR.

Vidéos

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