Organisatsioon ja struktuurid (WBS, RBS, OBS)

Loosung: Struktureeri töö, ressursid ja organisatsioon.

Professionaalne projektijuhtimine vajab enamat kui ülesannete loendit. ProjectLibre annab meeskondadele struktureeritud mudeli töö, ressursside ja organisatsiooni jaoks, mis on iga projekti ja portfelli taga. WBS, RBS ja OBS pakuvad need kolm omavahel seotud struktuuri.

Professionaalseid ajakavasid on lihtsam hallata, kui tööl, ressursivarul ja ärilisel vastutusel on igaühel selge hierarhia.

Struktuur	Küsimus	Eesmärk
WBS · Töö struktuur	Kuidas on töö korraldatud?	Jaota projekt faasideks, tulemiteks, koondülesanneteks ja üksikasjalikeks tegevusteks, kasutades ühtset hierarhiat ja WBS-kodeerimise struktuuri.
RBS · Ressursi struktuur	Kuidas on ressursid korraldatud?	Struktureeri ressursivaru nii, et inimesi ja teisi ressursse saaks hallata mõttekate rühmadena, mitte ühe pika lameda loendina.
OBS · Organisatsiooni struktuur	Kuidas on vastutus korraldatud?	Korralda projektid ettevõtte struktuuri järgi — äriüksused, osakonnad, rühmad või muu organisatsiooniline vastutus — ja kasuta seda kogu portfellis.

Meelespea: WBS = mis töö (vasak külgriba Projekt); RBS = kes (vasak külgriba Ressursid); OBS = kus ettevõttes (vasak külgriba Portfell). Lühivorm: WBS = töö, RBS = ressurss, OBS = organisatsioon.

Vaata ka: Tööde jaotusstruktuur · Ressursside vaade · Ressursside määramine · Ressursside ühtlustamine · Vaade Portfell

Vaata: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Ülevaade

Need on eraldiseisvad struktuurid, mis töötavad koos:

1. Korralda töö

2. Korralda ressursid, mis seda teevad

3. Ühenda projektid organisatsiooniga, mis nende eest vastutab

Põhiküsimused:

• WBS — Millist tööd me ellu viime? (video sõnastus: „Millist tööd me teeme?“)

• RBS — Millised ressursid on selle tegemiseks saadaval? (video: „Milliseid inimesi või muid ressursse on meil töö tegemiseks saadaval?“)

• OBS — Kus organisatsioonis vastutus asub? (video: „Kuhu organisatsioonis projekt või vastutus kuulub?“)

Visualiseerimismärkus tootelehelt: WBS-diagrammid, ressursivaated ja portfelli rühmitamine muudavad aluseks olevad struktuurid teabeks, mida projektijuhid ja PMO-d tegelikult kasutada saavad.

WBS · Tööde jaotusstruktuur

Muuda ülesannete loend projekti hierarhiaks.

WBS annab igale ülesandele määratletud koha projekti struktuuris.

• Koondülesanded loovad hierarhia.

• WBS-koodid, nagu 1, 1.1, 1.2, 1.2.1, näitavad, kuhu iga tegevus kuulub.

• Tähendus: vastab küsimusele „Kuhu see ülesanne projektis kuulub?“

• Nimetatud eelised: täpsustab ulatust (faasid, tulemid, tööpaketid); koondab teabe; võimaldab WBS-koodide abil ühtset suhtlust ajakavades, aruannetes ja meeskondades.

Ajakavas (Gantt): Veerg WBS on ülesande veergude Nimi / ID kõrval. Näidiskoodid ekraanipiltidel: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

WBS-diagramm (teisese külgriba ikoon WBS): Esitab sama hierarhia visuaalselt — koondtöö jaguneb madalama taseme ülesanneteks. Diagrammi plokid / sõlmed näitavad välju Ülesande nimi, ID, Kestus, Algus, Lõpp, Täituvusprotsent; koondülesannete, ülesannete ja verstapostide kujud on erinevad.

Vaate Projekt → WBS avamist, Gantti diagrammis taandamist, diagrammivaadet ja koondamist käsitletakse üksikasjalikult jaotises Tööde jaotusstruktuur. See 2. osa keskendub kodeerimisstruktuurile, WBS-diagrammile ja WBS-i seostele RBS-i ja OBS-iga, mitte ei korda iga taandamismenüü sammu.

RBS · Ressursside jaotusstruktuur

Struktureeri esmalt ressursivaru. Seejärel analüüsi võimsust.

RBS annab ettevõtte ressursivarule hierarhia. Korralda funktsiooni, osakonna, rolli või muude mõttekate rühmade järgi — seejärel kasuta seda struktuuri töökoormuse ja võimsuse analüüsimisel.

Rõhutatud järjekord: esmalt määratle, kuidas ressursid on korraldatud; seejärel võrdle nõudlust, määramisi ja saadavust nende rühmade ja projektide lõikes.

Kolmesammuline lähenemine:

1. Rühmita ressursid — näiteks Tehnoloogia → Tarkvaraarendus → Juhid ja arendajad (mitte nimede lame loend).

2. Võrdle nõudlust võimsusega — ressursivaated võrdlevad saadavust, määramisi ja ülekoormust kogu struktureeritud varu ulatuses.

3. Tee otsuseid tööjõu kohta — tuvasta kitsaskohad, jaota koormus ümber, muuda ajastust või kasuta ressursside ühtlustamist, enne kui kohustustest saavad ajakavaprobleemid.

RBS-i hierarhia näide:

Tehnoloogia ↳ Tarkvaraarendus ↳ Juht · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Arendaja · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Arendaja · TECH.ENG.DEV.02

Video: Meelespea — WBS korraldab töö; RBS korraldab ressursid. Koodid võivad olla numbriline hierarhia või kirjeldavad vormid, nagu tech.engineer.dev.01. Mainitud rühmitamisvõimalused: organisatsiooni / ressursi klassifikatsiooni järgi; valdkonnaülesed meeskonnad; rühmita suur nimekiri meeskondade kaupa või RBS-i kaupa vs lame loend. Pärast korraldamist: tõsta RBS-is esile seeria → vaata ressursikoormust.

Võimsuse / mõõdikute kasutajaliides: Jagatud vaade — ülal ressursside/projektide loend + ajaskaala; all histogramm mõõdikute ripploendiga. Näidatud valikud: Tipuühikud, Töö, Kumulatiivne töö, Ülekoormus, Eraldise protsent, Allesjäänud saadavus, Töö saadavus. Legend: Ülekoormatud, Täielikult eraldatud, Eraldatud (ekraanipildi värvid: punane / roheline / sinine); 100% võimsusjoon. Punased osad üle 100% näitavad perioode, kus nõudlus ületab võimsust.

Ülekoormuse lahendamise kohta pärast varu struktureerimist vaata ka jaotist Ressursside ühtlustamine.

OBS · Organisatsiooni jaotusstruktuur

Korralda portfell selle järgi, kuidas ettevõte tegelikult toimib.

OBS toob organisatsioonilise vastutuse projekti mudelisse. Projektidel võivad olla OBS-koodid ja neid saab rühmitada vaates Portfell. Tähendus: vastab küsimusele „Kuhu see projekt meie organisatsioonis kuulub?“

Nimetatud eelised: projektide rühmitamine organisatsiooniüksuste järgi; ajakavade ja ressursinõudluse nägemine portfelli kontekstis; juhtimise laiendamine projektidelt kogu portfellile.

Portfelli ekraanipildi kasutajaliides: vaate pealkiri Portfell; tabeli veerg OBS hierarhiliste koodidega (näited: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 jne); kärbitud pildil on ka veerud ID, Nimi, Kestus.

Kuidas need seostuvad

WBS, RBS ja OBS on erinevad, kuid teineteist täiendavad viisid ettevõtte projektiinfo struktureerimiseks (video lõpp):

• WBS = mis töö (vasak külgriba Projekt) — korraldab tulemid ja tegevused (näide: portaali 3.3 API-integratsioon).

• RBS = kes (vasak külgriba Ressursid) — korraldab inimesed ja ressursid, mis on nende täitmiseks vajalikud (näide: tehnikajuht RBS-is).

• OBS = kus ettevõttes (vasak külgriba Portfell) — seob projektid ja vastutuse ettevõtte endaga.

Koos muudavad need suurte projektide ja portfellide korraldamise, rühmitamise, analüüsimise ja haldamise lihtsamaks. Ressursianalüüsi saab teha ükskõik millise nimetatud struktuuri abil (kasuta sama lähenemist WBS-i, RBS-i ja OBS-i puhul — tõsta struktuur esile ja vaata ressursikoormust).

Ära käsitle neid kolme omavahel asendatavatena — igaüks vastab erinevale küsimusele.

Kuidas kasutada

Vaatamise ja rühmitamise töövood:

WBS (Projekt)

1. Vasak külgriba: Projekt.

2. Teisene külgriba — ülemine ikoon tööriistavihjega Gantt: ülesannete loend veeruga WBS; laienda/ahenda koondülesandeid hierarhia jaoks (näiteks 1, 1.1). Vaata ka Work Breakdown Structure taande suurendamise/vähendamise kohta.

3. Teisene külgriba — ülevalt kolmas ikoon tööriistavihjega WBS: visuaalne WBS-vooskeem / plokkdiagramm. Plokid näitavad välju Ülesande nimi, ID, Kestus, Algus, Lõpp, Täituvusprotsent.

4. Ahenda/laienda koondpakette juhtkonnale esitamiseks; viita suhtluses/aruannetes koodidele (näiteks 3.3).

RBS (Ressursid)

1. Vasak külgriba: Ressursid.

2. Paremal üleval olev ripploend (kihiliste kastide ikoon): Rühmita ressursid — Lame loend, Rühmita meeskondade järgi, Rühmita RBS-i järgi.

3. Alumise paneeli mõõdikute ripploendi näidatud valikud: Tipuühikud, Töö, Kumulatiivne töö, Ülekoormus, Eraldise protsent, Allesjäänud saadavus, Töö saadavus.

4. Legend: Ülekoormatud, Täielikult eraldatud, Eraldatud. Kasuta võimsuse ülevaadet tööjõuotsustes; vajaduse korral ressursside ühtlustamine.

OBS (Portfell)

1. Vasak külgriba: Portfell.

2. Veergude hulgas on OBS.

3. Paremal üleval olev ripploend: Rühmita projektid — Lame loend, Rühmita OBS-i järgi (vaata järgmist alajaotust).

4. Vaata portfelli Gantti diagrammi ja võimsust organisatsioonilises kontekstis.

Portfell: rühmitamine OBS-i järgi

OBS-koodid on näha otse vaates Portfell. Seejärel saab projektid rühmitada OBS-i järgi, mis annab portfelli tasandil ülevaate ja selge vastutuse.

Kasutajaliides:

• Paremal üleval olev rühmitamise juhtelement: menüü Rühmita projektid valikutega Lame loend ja Rühmita OBS-i järgi (märkeruut; Rühmita OBS-i järgi on valitud rühmitatud ekraanipildil).

• Rühmitatuna näitab veeru Nimi hierarhia OBS-i ülemsõlmi (näiteks ülemsõlmed 1, 2), mille all on projektid.

• Alumised paneelid: projektivalija (Projects: N selected) ja Tipuühikute histogramm Ülekoormatud / Täielikult eraldatud / Eraldatud legendiga.

Video: Rühmita portfell OBS-i järgi → ProjectLibre korraldab projektid lameda loendi asemel organisatsiooni järgi.

Vaata videojuhendit

Vaata ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Demo ProjectLibre Cloudis, kasutades näiteprojekti customer portal; käsitleb WBS-i hierarhiat ja koode, RBS-i rühmitamist ja tipuühikuid / saadavust, OBS-i järgi portfelli rühmitamist ja esiletõstmist ning seob lõpuks kolm struktuuri kokku.