Организация и структури (WBS, RBS, OBS)

Слоган: Структурирайте работата, ресурсите и организацията.

Професионалното управление на проекти изисква повече от списък със задачи. ProjectLibre дава на екипите структуриран модел за работата, ресурсите и организацията зад всеки проект и портфолио. WBS, RBS и OBS осигуряват тези три свързани структури.

Професионалните графици стават по-лесни за управление, когато работата, пулът от ресурси и отговорността в бизнеса имат своя ясна йерархия.

Структура	Въпрос	Цел
WBS · Структура на работата	Как е организирана работата?	Разбийте проекта на фази, резултати, сумарни задачи и подробни дейности с последователна йерархия и система от WBS кодове.
RBS · Структура на ресурсите	Как са организирани ресурсите?	Структурирайте пула от ресурси, за да могат хората и другите ресурси да бъдат управлявани в смислени групи, а не като един дълъг плосък списък.
OBS · Организационна структура	Как е организирана отговорността?	Организирайте проектите около структурата на предприятието — бизнес единици, отдели, групи или друга организационна отговорност — и я прилагайте в цялото портфолио.

За запомняне: WBS = каква работа (ляв панел Проект); RBS = кой (ляв панел Ресурси); OBS = къде в предприятието (ляв панел Портфолио). Кратка форма: WBS = работа, RBS = ресурс, OBS = организация.

Вижте също: Структура на разбивка на работата · Изглед на ресурсите · Възлагане на ресурси · Изравняване на ресурсите · Изглед на портфолиото

Гледайте: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Общ преглед

Те са отделни структури, които работят заедно:

1. Организират работата

2. Организират ресурсите, които я извършват

3. Свързват проектите с организацията, отговорна за тях

Въпросите, на които отговарят:

• WBS — Каква работа изпълняваме? (формулировка във видеото: „Каква работа правим?“)

• RBS — Какви ресурси са налични, за да я изпълнят? (видео: „Кои хора или какви ресурси имаме на разположение за изпълнение на работата?“)

• OBS — Къде се намира отговорността в организацията? (видео: „Къде в организацията принадлежи проектът или отговорността?“)

Бележка за визуализацията от продуктовата страница: WBS диаграмите, изгледите на ресурсите и групирането в портфолиото превръщат основните структури в информация, която ръководителите на проекти и PMO наистина могат да използват.

WBS · Структура на разбивка на работата

Превърнете списъка със задачи в проектна йерархия.

WBS дава на всяка задача определено място в структурата на проекта.

• Сумарните задачи създават йерархията.

• WBS кодовете, например 1, 1.1, 1.2, 1.2.1, показват къде принадлежи всяка дейност.

• Значение: отговаря на „Къде се вписва тази задача в проекта?“

• Посочени ползи: изясняване на обхвата (фази, резултати, работни пакети); обобщаване на информация; последователно комуникиране чрез WBS кодове в графиците, отчетите и екипите.

В графика (Гант): Колоната WBS се появява до Име / ID на задачата. Примерни кодове в снимките: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

WBS диаграма (иконата WBS във второстепенния панел): Представя същата йерархия визуално — сумарната работа се разбива на задачи от по-ниско ниво. Блоковете/възлите на диаграмата показват Име на задачата, ID, Продължителност, Начало, Край, % завършено; формите за сумарна задача, обикновена задача и контролна точка се различават визуално.

Отварянето на Проект → WBS, преместването навътре в Гант, изгледа с диаграмата и обобщаването са разгледани подробно в Структура на разбивка на работата. Материалът от част 2 тук набляга на системата от кодове, WBS диаграмата и връзката на WBS с RBS и OBS — а не повтаря всяка стъпка от менюто за преместване навътре.

RBS · Структура на разбивка на ресурсите

Първо организирайте пула от ресурси. После анализирайте капацитета.

RBS дава на общия пул от ресурси на предприятието йерархия. Организирайте по функция, отдел, роля или други смислени групи — после използвайте тази структура при анализ на натовареността и капацитета.

Подчертана последователност: първо определете как са организирани ресурсите; после сравнявайте търсенето, възлаганията и наличността в тези групи и между проектите.

Подход в три стъпки:

1. Групирайте ресурсите — например Технологии → Инженерство → Ръководители и разработчици (не плосък списък с имена).

2. Вижте търсенето спрямо капацитета — изгледите на ресурсите сравняват наличност, възлагания и претоварване в структурирания пул.

3. Вземайте решения за разпределението на хората — откривайте недостига на капацитет, преразпределяйте, коригирайте времето или използвайте изравняване на ресурсите, преди ангажиментите да се превърнат в проблеми за графика.

Пример за RBS йерархия:

Технологии ↳ Инженерство ↳ Ръководител · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Разработчик · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Разработчик · TECH.ENG.DEV.02

Видео: За запомняне — WBS организира работата; RBS организира ресурсите. Кодовете може да са числова йерархия или описателни форми като tech.engineer.dev.01. Споменати опции за групиране: по организация / класификация на ресурса; кросфункционални екипи; групиране на дълъг списък по екипи или по RBS срещу плосък списък. След организирането: маркирайте серия в RBS → вижте натовареността на ресурса.

Интерфейс за капацитет/метрики: Разделен изглед — горен списък с ресурси/проекти + времева линия; долна хистограма с падащо меню с метрики. Показани опции: Пикови единици, Работа, Натрупана работа, Претоварване, Процент на натоварване, Оставаща наличност, Налична работа. Легенда: Претоварен, Напълно натоварен, Натоварен (цветове в снимката: червено / зелено / синьо); линия на 100% капацитет. Червените части над 100% показват периоди, в които търсенето надвишава капацитета.

Вижте също Изравняване на ресурсите за разрешаване на претоварването след структуриране на пула.

OBS · Организационна структура на разбивка

Организирайте портфолиото около начина, по който бизнесът действително работи.

OBS внася организационната отговорност в модела на проекта. Проектите могат да носят OBS кодове и да бъдат групирани в изгледа Портфолио. Значение: отговаря на „Къде принадлежи този проект в нашата организация?“

Посочени ползи: групиране на проекти по организационна единица; поглед върху графиците и търсенето на ресурси в контекста на портфолиото; мащабиране на управлението от проектите нагоре през портфолиото.

Интерфейс на снимката от Портфолио: Заглавие на изгледа Портфолио; колона в таблицата OBS с йерархични кодове (примери: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 и т.н.); други колони в изрязания кадър включват ID, Име, Продължителност.

Как се свързват

WBS, RBS и OBS са различни, но взаимно допълващи се начини за структуриране на информацията за проекти на предприятието (заключение на видеото):

• WBS = каква работа (ляв панел Проект) — организира резултатите и дейностите (пример: 3.3 API интеграция в проекта за портала).

• RBS = кой (ляв панел Ресурси) — организира хората и ресурсите, необходими за изпълнението им (пример: технически ръководител в RBS).

• OBS = къде в предприятието (ляв панел Портфолио) — свързва проектите и отговорността със самия бизнес.

Заедно: по-лесно е да организирате, групирате, анализирате и управлявате големи проекти и портфолиа. Анализ на ресурсите може да се прави с всяка от тези структури (използвайте един и същ подход за WBS, RBS и OBS — маркирайте структурата и прегледайте натовареността на ресурсите).

Не приемайте трите като взаимозаменяеми — всяка отговаря на различен въпрос.

Как се използва

Работни процеси за преглед и групиране:

WBS (Проект)

1. Ляв панел: Проект.

2. Второстепенен панел — горна икона с подсказка Гант: списък със задачи с колона WBS; разгъване/свиване на сумарните задачи за йерархия (например 1, 1.1). Вижте също Структура на разбивка на работата за изграждането чрез преместване навътре/навън.

3. Второстепенен панел — трета икона отгоре надолу с подсказка WBS: визуална WBS блок-схема / диаграма с блокове. Блоковете показват Име на задачата, ID, Продължителност, Начало, Край, % завършено.

4. Свийте/разгънете сумарните пакети за преглед от ръководството; позовавайте се на кодовете (например 3.3) в комуникацията/отчетите.

RBS (Ресурси)

1. Ляв панел: Ресурси.

2. Падащо меню горе вдясно (икона с подредени кутии): Групирай ресурсите — Плосък списък, Групирай по екипи, Групирай по RBS.

3. Показани опции в падащото меню с метрики в долния панел: Пикови единици, Работа, Натрупана работа, Претоварване, Процент на натоварване, Оставаща наличност, Налична работа.

4. Легенда: Претоварен, Напълно натоварен, Натоварен. Използвайте информацията за капацитета при решенията за разпределяне на хората; по избор Изравняване на ресурсите.

OBS (Портфолио)

1. Ляв панел: Портфолио.

2. Колоните включват OBS.

3. Падащо меню горе вдясно: Групирай проектите — Плосък списък, Групирай по OBS (вижте следващия подраздел).

4. Прегледайте Гант на портфолиото и капацитета в организационен контекст.

Портфолио: Групиране по OBS

OBS кодовете се появяват директно в изгледа Портфолио. Проектите след това могат да бъдат групирани по OBS за видимост и отчетност на ниво портфолио.

Интерфейс:

• Контрол за групиране горе вдясно: меню Групирай проектите с опции Плосък списък и Групирай по OBS (отметка; Групирай по OBS е избрано в снимката с групиране).

• При групиране йерархията на имената показва родителски възли на OBS (например родител 1, 2) с проекти, подредени под тях.

• Долни панели: избор на проекти (Projects: N selected) и хистограма Пикови единици с легенда Претоварен / Напълно натоварен / Натоварен.

Видео: Групиране на портфолиото по OBS → ProjectLibre организира проектите според организацията, вместо като плосък списък.

Гледайте видеото

Гледайте ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Демонстрация в ProjectLibre Cloud с примерен проект customer portal; обхваща йерархията и кодовете на WBS, групирането в RBS и пиковите единици/наличността, групирането и маркирането в портфолиото по OBS, после обединява трите структури.