Organizacija i strukture (WBS, RBS, OBS)

Ukratko: Strukturirajte posao, resurse i organizaciju.

Profesionalno upravljanje projektima zahteva više od liste zadataka. ProjectLibre timovima daje strukturiran model za posao, resurse i organizaciju iza svakog projekta i portfolija. WBS, RBS i OBS obezbeđuju te tri povezane strukture.

Profesionalnim rasporedima lakše je upravljati kada posao, fond resursa i poslovna odgovornost imaju svaki svoju jasnu hijerarhiju.

Struktura	Pitanje	Svrha
WBS · Struktura posla	Kako je posao organizovan?	Podelite projekat na faze, isporuke, zbirne zadatke i detaljne aktivnosti, uz doslednu hijerarhiju i strukturu WBS kodova.
RBS · Struktura resursa	Kako su resursi organizovani?	Strukturirajte fond resursa tako da se ljudima i drugim resursima upravlja u smislenim grupama, a ne u jednoj dugačkoj ravnoj listi.
OBS · Organizaciona struktura	Kako je odgovornost organizovana?	Organizujte projekte oko strukture preduzeća — poslovnih jedinica, odeljenja, grupa ili druge organizacione odgovornosti — i koristite je u celom portfoliju.

Kako zapamtiti: WBS = koji posao (leva bočna traka Projekat); RBS = ko (leva bočna traka Resursi); OBS = gde u preduzeću (leva bočna traka Portfolio). Ukratko: WBS = posao, RBS = resurs, OBS = organizacija.

Pogledajte i: Struktura raščlanjavanja posla · Prikaz resursa · Dodela resursa · Nivelisanje resursa · Prikaz portfolija

Pogledajte: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Pregled

To su odvojene strukture koje rade zajedno:

1. Organizujte posao

2. Organizujte resurse koji ga izvode

3. Povežite projekte sa organizacijom koja je za njih odgovorna

Formulisana pitanja:

• WBS — Koji posao isporučujemo? (formulacija iz video snimka: „Koji posao radimo?“)

• RBS — Koji su nam resursi na raspolaganju za taj posao? (video: „Ko ili koji resursi su nam na raspolaganju za izvršenje posla?“)

• OBS — Gde se u organizaciji nalazi odgovornost? (video: „Gde u organizaciji pripada projekat ili odgovornost?“)

Napomena o vizuelizaciji sa stranice proizvoda: WBS dijagrami, prikazi resursa i grupisanje u portfoliju pretvaraju osnovne strukture u informacije koje menadžeri projekata i kancelarije za upravljanje projektima (PMO) zaista mogu da koriste.

WBS · Struktura raščlanjavanja posla

Pretvorite listu zadataka u hijerarhiju projekta.

WBS daje svakom zadatku definisano mesto u strukturi projekta.

• Zbirni zadaci stvaraju hijerarhiju.

• WBS kodovi kao 1, 1.1, 1.2, 1.2.1 pokazuju gde pripada svaka aktivnost.

• Značenje: odgovara na pitanje „Gde se ovaj zadatak uklapa u projekat?“

• Navedene prednosti: razjašnjavanje obima (faze, isporuke, radni paketi); zbirni prikaz informacija na višim nivoima; dosledna komunikacija pomoću WBS kodova u rasporedima, izveštajima i timovima.

U rasporedu (gantogram): Kolona WBS nalazi se pored kolona Naziv / ID zadatka. Primeri kodova na snimcima ekrana: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

WBS dijagram (ikona WBS u sekundarnoj bočnoj traci): Prikazuje istu hijerarhiju grafički — zbirni posao koji se raščlanjuje na zadatke nižeg nivoa. Blokovi / čvorovi dijagrama prikazuju Naziv zadatka, ID, Trajanje, Početak, Završetak, % završeno; zbirni zadatak, zadatak i prekretnica imaju različite oblike.

Otvaranje Projekat → WBS, uvlačenje u gantogramu, prikaz dijagrama i zbirni prikaz detaljnije su opisani u Struktura raščlanjavanja posla. Ovaj materijal (deo 2) naglasak stavlja na strukturu kodova, WBS dijagram i vezu WBS-a sa RBS-om i OBS-om — a ne ponavlja svaki korak uvlačenja kroz menije.

RBS · Struktura raščlanjavanja resursa

Prvo organizujte fond resursa. Zatim analizirajte kapacitet.

RBS daje hijerarhiju fondu resursa preduzeća. Organizujte po funkciji, odeljenju, ulozi ili drugim smislenim grupama — a zatim koristite tu strukturu pri analizi opterećenja i kapaciteta.

Redosled je bitan: prvo definišite kako su resursi organizovani; zatim upoređujte potražnju, dodele i raspoloživost između tih grupa i između projekata.

Pristup u tri koraka:

1. Grupišite resurse — na primer, Tehnologija → Inženjering → Rukovodioci i Programeri (a ne ravna lista imena).

2. Sagledajte potražnju naspram kapaciteta — prikazi resursa upoređuju raspoloživost, dodele i preopterećenost u okviru strukturiranog fonda.

3. Donesite odluke o kadrovima — uočite gde je kapacitet tesan, preraspodelite posao, pomerite termine ili koristite nivelisanje resursa pre nego što preuzete obaveze postanu problem u rasporedu.

Primer RBS hijerarhije:

Tehnologija ↳ Inženjering ↳ Rukovodilac · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Programer · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Programer · TECH.ENG.DEV.02

Video: Kako zapamtiti — WBS organizuje posao; RBS organizuje resurse. Kodovi mogu biti numerička hijerarhija ili opisni oblici kao tech.engineer.dev.01. Pomenute opcije grupisanja: po organizaciji / klasifikaciji resursa; multifunkcionalni timovi; grupisanje velike liste po timovima ili po RBS naspram ravne liste. Nakon organizovanja: označite grupu u RBS-u → pregledajte opterećenje resursa.

Interfejs za kapacitet / metrike: Podeljeni prikaz — gornja lista resursa/projekata + vremenska skala; donji histogram sa padajućim menijem metrika. Prikazane opcije: Vršne jedinice, Rad, Kumulativni rad, Preopterećenje, Procenat dodele, Preostala raspoloživost, Raspoloživost rada. Legenda: Preopterećen, Potpuno dodeljen, Dodeljeno (boje na snimku: crvena / zelena / plava); linija kapaciteta od 100%. Crveni delovi iznad 100% označavaju periode u kojima potražnja prevazilazi kapacitet.

Pogledajte i Nivelisanje resursa za otklanjanje preopterećenosti kada je fond strukturiran.

OBS · Organizaciona struktura raščlanjavanja

Organizujte portfolio prema tome kako poslovanje zaista funkcioniše.

OBS unosi organizacionu odgovornost u model projekta. Projekti mogu imati OBS kodove i biti grupisani u prikazu Portfolio. Značenje: odgovara na pitanje „Gde ovaj projekat pripada u našoj organizaciji?“

Navedene prednosti: grupisanje projekata po organizacionoj jedinici; sagledavanje rasporeda i potražnje za resursima u kontekstu portfolija; upravljanje koje se širi od projekata do celog portfolija.

Interfejs na snimku prikaza Portfolio: Naslov prikaza Portfolio; kolona tabele OBS sa hijerarhijskim kodovima (primeri: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3, itd.); na isečku se vide i kolone ID, Naziv, Trajanje.

Kako se povezuju

WBS, RBS i OBS su različiti, ali komplementarni načini strukturiranja informacija o projektima preduzeća (zaključak video snimka):

• WBS = koji posao (leva bočna traka Projekat) — organizuje isporuke i aktivnosti (primer: 3.3 integracija API-ja u portalu).

• RBS = ko (leva bočna traka Resursi) — organizuje ljude i resurse potrebne za njihovo izvršenje (primer: tehnički rukovodilac u RBS).

• OBS = gde u preduzeću (leva bočna traka Portfolio) — povezuje projekte i odgovornost sa samim poslovanjem.

Zajedno olakšavaju organizovanje, grupisanje, analizu i upravljanje velikim projektima i portfolijima. Analiza resursa se može sprovesti sa bilo kojom od ovih struktura (koristite isti pristup za WBS, RBS i OBS — označite deo strukture i pregledajte opterećenje resursa).

Ne tretirajte ove tri kao međusobno zamenjive — svaka odgovara na drugo pitanje.

Kako koristiti

Pregled i grupisanje, korak po korak:

WBS (Projekat)

1. Leva bočna traka: Projekat.

2. Sekundarna bočna traka — opis gornje ikone Gantogram: lista zadataka sa kolonom WBS; proširite/skupite zbirne zadatke da biste videli hijerarhiju (na primer, 1, 1.1). Pogledajte i Struktura raščlanjavanja posla za izgradnju hijerarhije uvlačenjem/izvlačenjem.

3. Sekundarna bočna traka — opis treće ikone od vrha WBS: grafički WBS dijagram (dijagram toka / blok dijagram). Blokovi prikazuju Naziv zadatka, ID, Trajanje, Početak, Završetak, % završeno.

4. Skupite/proširite zbirne pakete za pregled namenjen rukovodstvu; navodite kodove (na primer, 3.3) u komunikaciji/izveštavanju.

RBS (Resursi)

1. Leva bočna traka: Resursi.

2. Padajući meni u gornjem desnom uglu (ikona slojevitih kutija): Grupiši resurse — Ravna lista, Grupiši po timovima, Grupiši po RBS.

3. Prikazane opcije padajućeg menija metrika u donjem oknu: Vršne jedinice, Rad, Kumulativni rad, Preopterećenje, Procenat dodele, Preostala raspoloživost, Raspoloživost rada.

4. Legenda: Preopterećen, Potpuno dodeljen, Dodeljeno. Koristite uvid u kapacitet za odluke o kadrovima; opciono Nivelisanje resursa.

OBS (Portfolio)

1. Leva bočna traka: Portfolio.

2. Kolone uključuju OBS.

3. Padajući meni u gornjem desnom uglu: Grupiši projekte — Ravna lista, Grupiši po OBS (pogledajte naredni odeljak).

4. Pregledajte gantogram i kapacitet portfolija u organizacionom kontekstu.

Portfolio: grupisanje po OBS

OBS kodovi se prikazuju direktno u prikazu Portfolio. Projekti se zatim mogu grupisati po OBS radi vidljivosti i odgovornosti na nivou portfolija.

Korisnički interfejs:

• Kontrola grupisanja u gornjem desnom uglu: meni Grupiši projekte sa opcijama Ravna lista i Grupiši po OBS (polje za potvrdu; na snimku grupisanog prikaza izabrano je Grupiši po OBS).

• U grupisanom prikazu hijerarhija u koloni Naziv prikazuje nadređene OBS čvorove (na primer, 1, 2), a projekti su ugnežđeni ispod njih.

• Donja okna: birač projekata (Projects: N selected) i histogram Vršne jedinice sa legendom Preopterećen / Potpuno dodeljen / Dodeljeno.

Video: Grupisanje portfolija po OBS → ProjectLibre raspoređuje projekte prema organizaciji, umesto u ravnu listu.

Pogledajte video pregled

Pogledajte ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Demonstracija u ProjectLibre Cloud koristi primer projekta customer portal; obuhvata WBS hijerarhiju i kodove, RBS grupisanje i vršne jedinice / raspoloživost, OBS grupisanje i označavanje u portfoliju, a zatim povezuje sve tri strukture.