Organització i estructures (WBS, RBS, OBS)

Eslògan: estructureu la feina, els recursos i l’organització.

La gestió de projectes professional necessita més que una llista de tasques. ProjectLibre dona als equips un model estructurat per a la feina, els recursos i l’organització darrere de cada projecte i cartera de projectes. La WBS, la RBS i l’OBS proporcionen aquestes tres estructures connectades.

Les planificacions professionals es tornen més fàcils de gestionar quan la feina, el fons de recursos i la responsabilitat dins del negoci tenen cadascuna una jerarquia clara.

Estructura	Pregunta	Finalitat
WBS · estructura de la feina	Com s’organitza la feina?	Dividiu el projecte en fases, lliurables, tasques de resum i activitats detallades amb una jerarquia coherent i una estructura de codificació WBS.
RBS · estructura dels recursos	Com s’organitzen els recursos?	Estructureu el fons de recursos perquè les persones i altres recursos es puguin gestionar en grups significatius en lloc d’una llarga llista plana.
OBS · estructura de l’organització	Com s’organitza la responsabilitat?	Organitzeu els projectes al voltant de l’estructura de l’empresa —unitats de negoci, departaments, grups o altra responsabilitat organitzativa— i feu-la servir a tota la cartera.

Truc per recordar-ho: WBS = quina feina (barra lateral esquerra Projecte); RBS = qui (barra lateral esquerra Recursos); OBS = on dins de l’empresa (barra lateral esquerra Cartera de projectes). Forma curta: WBS = feina, RBS = recurs, OBS = organització.

Vegeu també: Estructura de desglossament del treball · Vista de recursos · Assignació de recursos · Anivellament de recursos · Vista Cartera de projectes

Mireu: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Visió general

Són estructures separades que treballen juntes:

1. Organitzar la feina

2. Organitzar els recursos que la duen a terme

3. Connectar els projectes amb l’organització que n’és responsable

Les preguntes clau:

• WBS — Quina feina estem lliurant? (redacció del vídeo: “Quina feina estem fent?”)

• RBS — Quins recursos tenim disponibles per fer-la? (vídeo: “Qui o quins recursos tenim disponibles per fer la feina?”)

• OBS — On se situa la responsabilitat dins de l’organització? (vídeo: “On pertany el projecte o la responsabilitat dins de l’organització?”)

Nota de visualització de la pàgina del producte: els diagrames WBS, les vistes de recursos i l’agrupació de la cartera converteixen les estructures subjacents en informació que els caps de projecte i les PMO poden fer servir de debò.

WBS · estructura de desglossament del treball

Convertiu una llista de tasques en una jerarquia de projecte.

La WBS dona a cada tasca un lloc definit dins de l’estructura del projecte.

• Les tasques de resum creen la jerarquia.

• Els codis WBS com 1, 1.1, 1.2, 1.2.1 mostren on pertany cada activitat.

• Significat: respon “On encaixa aquesta tasca dins del projecte?”

• Avantatges esmentats: aclareix l’abast (fases, lliurables, paquets de feina); agrega la informació; comunica de manera coherent mitjançant codis WBS entre planificacions, informes i equips.

A la planificació (Gantt): la columna WBS apareix al costat de Nom / ID de la tasca. Codis d’exemple a les captures de pantalla: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

Diagrama WBS (icona WBS de la barra lateral secundària): presenta la mateixa jerarquia visualment —el resum que es divideix en tasques de nivell inferior. Els blocs / nodes del diagrama mostren Nom de la tasca, ID, Durada, Inici, Fi, % completat; les formes de resum, tasca i fita es diferencien visualment.

Per obrir Projecte → WBS, el sagnat al Gantt, la vista de diagrama i l’agregació es desenvolupen a Estructura de desglossament del treball. Aquest material de la Part 2 posa l’accent en l’estructura de codificació, el diagrama WBS i com la WBS es connecta amb la RBS i l’OBS —no és una repetició de cada pas del menú de sagnat.

RBS · estructura de desglossament de recursos

Primer organitzeu el fons de recursos. Després analitzeu la capacitat.

La RBS dona una jerarquia al fons de recursos de l’empresa. Organitzeu-lo per funció, departament, rol o altres grups significatius —i després feu servir aquesta estructura en analitzar la càrrega de feina i la capacitat.

Seqüència que es destaca: primer definiu com s’organitzen els recursos; després compareu la demanda, les assignacions i la disponibilitat entre aquests grups i entre projectes.

Enfocament en tres passos:

1. Agrupeu els recursos — per exemple, Tecnologia → Enginyeria → Caps i Desenvolupadors (no una llista plana de noms).

2. Vegeu la demanda davant la capacitat — les vistes de recursos comparen la disponibilitat, les assignacions i la sobrecàrrega en tot el fons estructurat.

3. Preneu decisions de dotació de personal — identifiqueu la capacitat ajustada, reequilibreu, ajusteu les dates o feu servir l’anivellament de recursos abans que els compromisos es converteixin en problemes de planificació.

Exemple de jerarquia RBS:

Tecnologia ↳ Enginyeria ↳ Cap · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Desenvolupador · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Desenvolupador · TECH.ENG.DEV.02

Vídeo: truc per recordar-ho — la WBS organitza la feina; la RBS organitza els recursos. Els codis poden ser una jerarquia numèrica o formes descriptives com tech.engineer.dev.01. Opcions d’agrupació esmentades: per organització / classificació de recursos; equips multifuncionals; agrupar una llista gran per equips o per RBS en lloc d’una llista plana. Després d’organitzar: destacar una sèrie a la RBS → veure la càrrega de recursos.

Interfície de capacitat / mètriques: vista dividida — a la part superior la llista de recursos/projectes + la línia de temps; a la part inferior un histograma amb un desplegable de mètriques. Opcions mostrades: Capacitat punta, Feina, Feina acumulada, Sobrecàrrega, Percentatge d’assignació, Disponibilitat restant, Disponibilitat de feina. Llegenda: Sobrecarregat, Totalment assignat, Assignat (colors de la captura: vermell / verd / blau); línia de capacitat del 100%. Les parts vermelles per sobre del 100% identifiquen els períodes en què la demanda supera la capacitat.

Vegeu també Anivellament de recursos per resoldre la sobrecàrrega un cop el fons estigui estructurat.

OBS · estructura de desglossament organitzatiu

Organitzeu la cartera de projectes al voltant de com opera realment el negoci.

L’OBS porta la responsabilitat organitzativa al model del projecte. Els projectes poden tenir codis OBS i quedar agrupats a la vista Cartera de projectes. Significat: respon “On pertany aquest projecte dins de la nostra organització?”

Avantatges esmentats: agrupar projectes per unitat organitzativa; veure el context de la cartera per a les planificacions i la demanda de recursos; escalar la governança des dels projectes fins a la cartera.

Interfície de la captura de la cartera: títol de la vista Cartera de projectes; columna de la taula OBS amb codis jeràrquics (exemples: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3, etc.); altres columnes al tall inclouen ID, Nom, Durada.

Com es relacionen

La WBS, la RBS i l’OBS són maneres diferents però complementàries d’estructurar la informació de projectes de l’empresa (final del vídeo):

• WBS = quina feina (barra lateral esquerra Projecte) — organitza els lliurables i les activitats (exemple: 3.3 integració de l’API del portal).

• RBS = qui (barra lateral esquerra Recursos) — organitza les persones i els recursos necessaris per executar-los (exemple: cap tècnic a la RBS).

• OBS = on dins de l’empresa (barra lateral esquerra Cartera de projectes) — connecta els projectes i la responsabilitat amb el negoci mateix.

Juntes: més fàcil organitzar, agrupar, analitzar i gestionar projectes i carteres grans. L’anàlisi de recursos es pot fer amb qualsevol d’aquestes estructures (feu servir el mateix enfocament per a la WBS, la RBS i l’OBS —destaqueu l’estructura i reviseu la càrrega de recursos).

No tracteu les tres com a intercanviables —cadascuna respon una pregunta diferent.

Com fer-ho servir

Fluxos de treball de visualització i agrupació:

WBS (Projecte)

1. Barra lateral esquerra: Projecte.

2. Barra lateral secundària — icona superior amb el consell emergent Gantt: llista de tasques amb una columna WBS; expandiu/contraieu les tasques de resum per a la jerarquia (per exemple, 1, 1.1). Vegeu també Estructura de desglossament del treball per a la construcció amb sagnat/desagnat.

3. Barra lateral secundària — tercera icona començant per dalt, amb el consell emergent WBS: diagrama visual de la WBS / diagrama de blocs. Els blocs mostren Nom de la tasca, ID, Durada, Inici, Fi, % completat.

4. Contraieu/expandiu els paquets de resum per a la visualització executiva; feu referència als codis (per exemple, 3.3) en la comunicació/informes.

RBS (Recursos)

1. Barra lateral esquerra: Recursos.

2. Desplegable de la part superior dreta (icona de caixes superposades): Agrupa els recursos — Llista plana, Agrupa per equips, Agrupa per RBS.

3. Opcions del desplegable de mètriques del panell inferior mostrades: Capacitat punta, Feina, Feina acumulada, Sobrecàrrega, Percentatge d’assignació, Disponibilitat restant, Disponibilitat de feina.

4. Llegenda: Sobrecarregat, Totalment assignat, Assignat. Feu servir la informació de capacitat per a les decisions de dotació de personal; opcionalment Anivellament de recursos.

OBS (Cartera de projectes)

1. Barra lateral esquerra: Cartera de projectes.

2. Les columnes inclouen OBS.

3. Desplegable de la part superior dreta: Agrupa els projectes — Llista plana, Agrupa per OBS (vegeu la subsecció següent).

4. Reviseu el Gantt de la cartera i la capacitat en context organitzatiu.

Cartera de projectes: agrupar per OBS

Els codis OBS apareixen directament a la vista Cartera de projectes. Els projectes es poden agrupar llavors per OBS per a la visibilitat i la rendició de comptes en l’àmbit de la cartera.

Interfície:

• Control d’agrupació de la part superior dreta: menú Agrupa els projectes amb les opcions Llista plana i Agrupa per OBS (casella de selecció; Agrupa per OBS seleccionat a la captura agrupada).

• Quan està agrupat, la jerarquia del Nom mostra els nodes mare de l’OBS (per exemple, mare 1, 2) amb els projectes niats a sota.

• Panells inferiors: selector de projectes (Projects: N selected) i histograma de Capacitat punta amb la llegenda Sobrecarregat / Totalment assignat / Assignat.

Vídeo: agrupeu la cartera per OBS → ProjectLibre organitza els projectes segons l’organització en lloc d’una llista plana.

Mireu el recorregut

Mireu ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Demostració a ProjectLibre Cloud fent servir el projecte d’exemple customer portal; cobreix la jerarquia i els codis WBS, l’agrupació RBS i la capacitat punta / disponibilitat, l’agrupació de la cartera per OBS i el ressaltat, i després integra les tres estructures.