Szervezet és struktúrák (WBS, RBS, OBS)

Szlogen: Strukturálja a munkát, az erőforrásokat és a szervezetet.

A professzionális projektmenedzsmenthez több kell, mint egy tevékenységlista. A ProjectLibre strukturált modellt ad a csapatoknak a minden projekt és portfólió mögött álló munkához, erőforrásokhoz és szervezethez. A WBS, az RBS és az OBS adja ezt a három összekapcsolt struktúrát.

A professzionális ütemterveket könnyebb kezelni, ha a munkának, az erőforráskészletnek és az üzleti felelősségnek egyaránt áttekinthető hierarchiája van.

Struktúra	Kérdés	Cél
WBS · Munkastruktúra	Hogyan van szervezve a munka?	A projekt felbontása fázisokra, eredménytermékekre, összegző tevékenységekre és részletes tevékenységekre, egységes hierarchiával és WBS-kódrendszerrel.
RBS · Erőforrásstruktúra	Hogyan vannak szervezve az erőforrások?	Az erőforráskészlet strukturálása, hogy az emberek és más erőforrások értelmes csoportokban kezelhetők legyenek, ne egyetlen hosszú, tagolatlan listában.
OBS · Szervezeti struktúra	Hogyan van szervezve a felelősség?	A projektek szervezése a vállalati struktúra – üzleti egységek, osztályok, csoportok vagy más szervezeti felelősségi körök – mentén, és ennek alkalmazása a teljes portfólióban.

Emlékeztető: WBS = milyen munka (bal oldali sáv Projekt); RBS = ki (bal oldali sáv Erőforrások); OBS = hol a vállalaton belül (bal oldali sáv Portfólió). Röviden: WBS = munka, RBS = erőforrás, OBS = szervezet.

Lásd még: Munkalebontási struktúra · Erőforrásnézet · Erőforrások hozzárendelése · Erőforrás-simítás · Portfólió nézet

Nézze meg: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Áttekintés

Ezek különálló struktúrák, amelyek együttműködnek:

1. A munka szervezése

2. Az azt elvégző erőforrások szervezése

3. A projektek összekapcsolása a felelős szervezettel

A megválaszolt kérdések:

• WBS – Milyen munkát teljesítünk? (a videó megfogalmazásában: „Milyen munkát végzünk?”)

• RBS – Milyen erőforrások állnak rendelkezésre a végrehajtásához? (videó: „Kik vagy milyen erőforrások állnak rendelkezésünkre a munka elvégzéséhez?”)

• OBS – Hol van a felelősség a szervezetben? (videó: „A szervezet mely részéhez tartozik a projekt vagy a felelősség?”)

Megjegyzés a megjelenítésről a termékoldalról: a WBS-diagramok, az erőforrásnézetek és a portfólió-csoportosítás a mögöttes struktúrákat olyan információvá alakítják, amelyet a projektmenedzserek és a PMO-k valóban tudnak használni.

WBS · Munkalebontási struktúra

Alakítson át egy tevékenységlistát projekthierarchiává.

A WBS minden tevékenységnek meghatározott helyet ad a projektstruktúrában.

• Az összegző tevékenységek hozzák létre a hierarchiát.

• A WBS-kódok, például 1, 1.1, 1.2, 1.2.1, megmutatják, hogy az egyes tevékenységek hova tartoznak.

• Jelentése: megválaszolja a kérdést: „Hova illik ez a tevékenység a projektben?”

• A felsorolt előnyök: a terjedelem tisztázása (fázisok, eredménytermékek, munkacsomagok); az információk összesítése felfelé; egységes kommunikáció WBS-kódokon keresztül az ütemtervek, jelentések és csapatok között.

Az ütemtervben (Gantt): A WBS oszlop a tevékenység Név / Azonosító mellett jelenik meg. Példakódok a képernyőképeken: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

WBS-diagram (másodlagos oldalsáv WBS ikon): Vizuálisan jeleníti meg ugyanazt a hierarchiát – az összegző munka alacsonyabb szintű tevékenységekre bomlik. A diagramblokkok / csomópontok Tevékenység neve, Azonosító, Időtartam, Kezdés, Befejezés, Készültségi % mezőket mutatnak; az összegző tevékenység, a tevékenység és a mérföldkő alakja eltér egymástól.

A Projekt → WBS megnyitásáról, a Gantt beljebb léptetéséről, a diagramnézetről és az összevonásról bővebben a Munkalebontási struktúra oldalon olvashat. Ez a 2. rész a kódrendszert, a WBS-diagramot és a WBS RBS-hez és OBS-hez fűződő kapcsolatát emeli ki – nem ismétli meg a beljebb léptetés minden menülépését.

RBS · Erőforrás-lebontási struktúra

Először szervezze meg az erőforráskészletet. Utána elemezze a kapacitást.

Az RBS hierarchiát ad a vállalati erőforráskészletnek. Szervezze funkció, osztály, szerepkör vagy más értelmes csoportok szerint – majd használja ezt a struktúrát a terhelés és a kapacitás elemzésekor.

Hangsúlyozott sorrend: először határozza meg, hogyan vannak szervezve az erőforrások; utána vesse össze az igényt, a hozzárendeléseket és a rendelkezésre állást ezekben a csoportokban és a projektek között.

Háromlépéses megközelítés:

1. Erőforrások csoportosítása – például Technológia → Fejlesztés → Vezetők és fejlesztők (nem nevek tagolatlan listája).

2. Az igény és a kapacitás összevetése – az erőforrásnézetek a strukturált készlet egészén összevetik a rendelkezésre állást, a hozzárendeléseket és a túlterhelést.

3. Döntés az erőforrások beosztásáról – a szűk kapacitás azonosítása, a terhelés átrendezése, az időzítés módosítása, vagy az erőforrás-simítás alkalmazása, mielőtt a vállalások ütemterv-problémává válnának.

Példa RBS-hierarchia:

Technológia ↳ Fejlesztés ↳ Vezető · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Fejlesztő · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Fejlesztő · TECH.ENG.DEV.02

Videó: Emlékeztető – a WBS a munkát szervezi; az RBS az erőforrásokat szervezi. A kódok lehetnek számozott hierarchiák vagy leíró formájúak, például tech.engineer.dev.01. Megemlített csoportosítási lehetőségek: szervezet / erőforrás-osztályozás szerint; több szakterületet átfogó csapatok; egy nagy lista csoportosítása csapatok szerint vagy RBS szerint, illetve tagolatlan lista. A szervezés után: jelöljön ki egy ágat az RBS-ben → nézze meg az erőforrás-terhelést.

Kapacitás / mérőszámok a felületen: Osztott nézet – felül erőforrás-/projektlista + idővonal; alul hisztogram egy mérőszám-legördülővel. A látható lehetőségek: Csúcsmennyiség, Munka, Halmozott munka, Túlterheltség, Foglaltság százaléka, Hátralévő rendelkezésre állás, Munka rendelkezésre állása. Jelmagyarázat: Túlterhelt, Teljesen lefoglalva, Lefoglalva (a képernyőképen piros / zöld / kék); 100%-os kapacitásvonal. A 100% feletti piros részek azokat az időszakokat jelölik, amikor az igény meghaladja a kapacitást.

Lásd még az Erőforrás-simítás oldalt a túlterhelés feloldásához, miután a készletet strukturálta.

OBS · Szervezeti lebontási struktúra

Szervezze a portfóliót annak megfelelően, hogyan működik valójában a vállalat.

Az OBS a szervezeti felelősséget hozza be a projektmodellbe. A projektekhez OBS-kódok rendelhetők, és csoportosíthatók a Portfólió nézetben. Jelentése: megválaszolja a kérdést: „Hova tartozik ez a projekt a szervezetünkben?”

A felsorolt előnyök: a projektek csoportosítása szervezeti egység szerint; az ütemtervek és az erőforrásigény portfólióbeli összefüggéseinek áttekintése; az irányítás kiterjesztése a projektektől a portfólió szintjéig.

A Portfólió képernyőkép felülete: Nézet címe Portfólió; táblázatoszlop OBS hierarchikus kódokkal (példák: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 stb.); további oszlopok a kivágásban: Azonosító, Név, Időtartam.

Hogyan kapcsolódnak egymáshoz

A WBS, az RBS és az OBS a vállalati projektinformáció strukturálásának különböző, de egymást kiegészítő módjai (a videó zárása):

• WBS = milyen munka (bal oldali sáv Projekt) – az eredményeket és a tevékenységeket szervezi (példa: portál 3.3 API-integráció).

• RBS = ki (bal oldali sáv Erőforrások) – a végrehajtáshoz szükséges embereket és erőforrásokat szervezi (példa: technikai vezető az RBS-ben).

• OBS = hol a vállalaton belül (bal oldali sáv Portfólió) – a projekteket és a felelősséget magához a vállalathoz kapcsolja.

Együtt: könnyebb nagy projekteket és portfóliókat szervezni, csoportosítani, elemezni és kezelni. Az erőforrás-elemzés bármelyik struktúrával elvégezhető (ugyanazt a megközelítést használja a WBS-hez, az RBS-hez és az OBS-hez – emelje ki a struktúrát, és tekintse át az erőforrás-terhelést).

Ne kezelje a hármat felcserélhetőként – mindegyik más kérdésre válaszol.

Használat

Megtekintési és csoportosítási munkafolyamatok:

WBS (Projekt)

1. Bal oldali sáv: Projekt.

2. Másodlagos oldalsáv – felső ikon eszköztipp Gantt: tevékenységlista egy WBS oszloppal; a hierarchia megjelenítéséhez bontsa ki / csukja össze az összegző tevékenységeket (például 1, 1.1). Lásd még: Munkalebontási struktúra a beljebb/kijjebb léptetéses felépítéshez.

3. Másodlagos oldalsáv – harmadik ikon felülről, eszköztipp WBS: vizuális WBS-folyamatábra / blokkdiagram. A blokkok Tevékenység neve, Azonosító, Időtartam, Kezdés, Befejezés, Készültségi % mezőket mutatnak.

4. Összegző munkacsomagok ki-/összecsukása vezetői nézethez; hivatkozási kódok (például 3.3) a kommunikációban/jelentésekben.

RBS (Erőforrások)

1. Bal oldali sáv: Erőforrások.

2. Jobb felső legördülő (egymásra rétegzett dobozok ikon): Erőforrások csoportosítása – Lapos lista, Csoportosítás csapatok szerint, Csoportosítás RBS szerint.

3. Az alsó panel mérőszám-legördülőjének látható lehetőségei: Csúcsmennyiség, Munka, Halmozott munka, Túlterheltség, Foglaltság százaléka, Hátralévő rendelkezésre állás, Munka rendelkezésre állása.

4. Jelmagyarázat: Túlterhelt, Teljesen lefoglalva, Lefoglalva. A kapacitásról nyert képet használja a beosztási döntésekhez; szükség esetén Erőforrás-simítás.

OBS (Portfólió)

1. Bal oldali sáv: Portfólió.

2. Az oszlopok közé tartozik az OBS.

3. Jobb felső legördülő: Projektek csoportosítása – Lapos lista, Csoportosítás OBS szerint (lásd a következő alszakaszt).

4. Tekintse át a portfólió Gantt-diagramját és a kapacitást a szervezeti összefüggésekben.

Portfólió: Csoportosítás OBS szerint

Az OBS-kódok közvetlenül megjelennek a Portfólió nézetben. A projektek ezután OBS szerint csoportosíthatók a portfóliószintű átláthatóság és felelősségi viszonyok érdekében.

Felhasználói felület:

• Jobb felső csoportosítási vezérlő: Projektek csoportosítása menü Lapos lista és Csoportosítás OBS szerint opciókkal (jelölőnégyzet; a csoportosított képernyőképen a Csoportosítás OBS szerint van kiválasztva).

• Csoportosításkor a Név oszlop hierarchiája OBS-szülőcsomópontokat mutat (például szülő 1, 2), alattuk beágyazott projektekkel.

• Alsó panelek: projektválasztó (Projects: N selected) és Csúcsmennyiség hisztogram Túlterhelt / Teljesen lefoglalva / Lefoglalva jelmagyarázattal.

Videó: A portfólió csoportosítása OBS szerint → a ProjectLibre a szervezetnek megfelelően rendezi a projekteket, tagolatlan lista helyett.

Nézze meg a bemutatót

Nézze meg: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Demó a ProjectLibre Cloudban, a customer portal mintaprojekttel; bemutatja a WBS-hierarchiát és a kódokat, az RBS-csoportosítást és a csúcsmennyiséget / rendelkezésre állást, az OBS szerinti portfólió-csoportosítást és kijelölést, végül összekapcsolja a három struktúrát.