Organisering og strukturer (WBS, RBS, OBS)

Kort fortalt: Strukturer arbeidet, ressursene og organisasjonen.

Profesjonell prosjektstyring krever mer enn en aktivitetsliste. ProjectLibre gir teamene en strukturert modell for arbeidet, ressursene og organisasjonen bak hvert prosjekt og hver portefølje. WBS, RBS og OBS gir disse tre sammenkoblede strukturene.

Profesjonelle tidsplaner blir lettere å styre når arbeidet, ressursutvalget og eierskapet i virksomheten hver har et klart hierarki.

Struktur	Spørsmål	Hensikt
WBS · Arbeidsstruktur	Hvordan er arbeidet organisert?	Del prosjektet opp i faser, leveranser, sammendragsaktiviteter og detaljerte aktiviteter med et konsistent hierarki og en WBS-kodestruktur.
RBS · Ressursstruktur	Hvordan er ressursene organisert?	Strukturer ressursutvalget slik at personer og andre ressurser kan styres i meningsfulle grupper i stedet for som én lang flat liste.
OBS · Organisasjonsstruktur	Hvordan er ansvaret organisert?	Organiser prosjekter rundt virksomhetsstrukturen – forretningsenheter, avdelinger, grupper eller annet organisatorisk ansvar – og bruk det gjennom hele porteføljen.

Hukommelsesregel: WBS = hvilket arbeid (venstre sidepanel Prosjekt); RBS = hvem (venstre sidepanel Ressurser); OBS = hvor i virksomheten (venstre sidepanel Portefølje). Kort form: WBS = arbeid, RBS = ressurs, OBS = organisasjon.

Se også: Arbeidsnedbrytningsstruktur · Ressursvisning · Tildele ressurser · Ressursutjevning · Portefølje

Se: ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05).

Oversikt

De er separate strukturer som fungerer sammen:

1. Organiser arbeidet

2. Organiser ressursene som utfører det

3. Koble prosjekter til organisasjonen som har ansvaret for dem

Spørsmålene de besvarer:

• WBS – Hvilket arbeid leverer vi? (ordlyd i videoen: «Hvilket arbeid gjør vi?»)

• RBS – Hvilke ressurser har vi tilgjengelig for å gjøre det? (video: «Hvem eller hvilke ressurser har vi tilgjengelig for å gjøre arbeidet?»)

• OBS – Hvor i organisasjonen ligger ansvaret? (video: «Hvor i organisasjonen hører prosjektet eller ansvaret hjemme?»)

Merknad om visualisering fra produktsiden: WBS-diagrammer, ressursvisninger og gruppering i porteføljen gjør de underliggende strukturene til informasjon som prosjektledere og PMO-er faktisk kan bruke.

WBS · Arbeidsnedbrytningsstruktur

Gjør en aktivitetsliste til et prosjekthierarki.

WBS gir hver aktivitet en definert plass i prosjektstrukturen.

• Sammendragsaktiviteter skaper hierarkiet.

• WBS-koder som 1, 1.1, 1.2, 1.2.1 viser hvor hver aktivitet hører hjemme.

• Betydning: svarer på «Hvor hører denne aktiviteten hjemme i prosjektet?»

• Angitte fordeler: tydeliggjør omfanget (faser, leveranser, arbeidspakker); samler opp informasjon; gir konsistent kommunikasjon via WBS-koder på tvers av tidsplaner, rapporter og team.

I tidsplanen (Gantt): Kolonnen WBS vises ved siden av aktivitetens Navn / ID. Eksempelkoder i skjermbildene: 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.4.

WBS-diagram (sekundært sidepanel, ikonet WBS): Viser samme hierarki visuelt – sammendragsarbeid som brytes ned i aktiviteter på lavere nivå. Diagramblokker/noder viser Aktivitetsnavn, ID, Varighet, Start, Slutt, % fullført; sammendrag, aktiviteter og milepæler har ulike former.

Hvordan du åpner Prosjekt → WBS, rykker inn i Gantt-diagrammet, bruker diagramvisningen og samler opp verdier, er beskrevet nærmere under Arbeidsnedbrytningsstruktur. Denne delen 2 legger vekt på kodestrukturen, WBS-diagrammet og hvordan WBS kobles til RBS og OBS – ikke en gjentakelse av hvert trinn i innrykksmenyen.

RBS · Ressursnedbrytningsstruktur

Organiser ressursutvalget først. Analyser deretter kapasiteten.

RBS gir virksomhetens ressursutvalg et hierarki. Organiser etter funksjon, avdeling, rolle eller andre meningsfulle grupper – og bruk deretter den strukturen når du analyserer arbeidsmengde og kapasitet.

Rekkefølge som fremheves: først definerer du hvordan ressursene er organisert; deretter sammenligner du behov, tildelinger og tilgjengelighet på tvers av gruppene og prosjektene.

Tilnærming i tre trinn:

1. Grupper ressursene – for eksempel Technology → Engineering → Leads og Developers (ikke en flat liste med navn).

2. Sammenlign behov og kapasitet – ressursvisninger sammenligner tilgjengelighet, tildelinger og overallokering i det strukturerte ressursutvalget.

3. Ta bemanningsbeslutninger – identifiser stram kapasitet, omfordel, juster tidspunkter eller bruk ressursutjevning før forpliktelser blir tidsplanproblemer.

Eksempel på RBS-hierarki:

Technology ↳ Engineering ↳ Lead · TECH.ENG.LEAD.01 ↳ Developer · TECH.ENG.DEV.01 ↳ Developer · TECH.ENG.DEV.02

Video: Hukommelsesregel – WBS organiserer arbeidet; RBS organiserer ressursene. Koder kan være et numerisk hierarki eller beskrivende former som tech.engineer.dev.01. Grupperingsalternativer som nevnes: etter organisasjon/ressursklassifisering; tverrfunksjonelle team; grupper en stor liste etter team eller etter RBS versus flat liste. Etter organisering: marker en serie i RBS → se ressursbelastning.

Grensesnitt for kapasitet/måltall: Delt visning – øvre liste med ressurser/prosjekter + tidslinje; nedre histogram med en nedtrekksliste for måltall. Alternativer vist: Toppenheter, Arbeid, Kumulativt arbeid, Overallokering, Prosent allokering, Gjenstående tilgjengelighet, Arbeidstilgjengelighet. Forklaring: Overallokert, Fullt allokert, Allokert (farger i skjermbildet: rød/grønn/blå); 100 %-kapasitetslinje. Røde partier over 100 % viser perioder der behovet overstiger kapasiteten.

Se også Ressursutjevning for å løse overallokering etter at ressursutvalget er strukturert.

OBS · Organisasjonsnedbrytningsstruktur

Organiser porteføljen rundt hvordan virksomheten faktisk drives.

OBS tar organisatorisk ansvar inn i prosjektmodellen. Prosjekter kan ha OBS-koder og bli gruppert i porteføljevisningen. Betydning: svarer på «Hvor hører dette prosjektet hjemme i organisasjonen vår?»

Angitte fordeler: grupper prosjekter etter organisasjonsenhet; se porteføljekonteksten for tidsplaner og ressursbehov; skaler styring fra prosjekter opp gjennom porteføljen.

Grensesnitt i porteføljeskjermbildet: Visningstittel Portefølje; tabellkolonnen OBS med hierarkiske koder (eksempler: 1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 3 osv.); andre kolonner i utsnittet omfatter ID, Navn, Varighet.

Hvordan de forholder seg til hverandre

WBS, RBS og OBS er forskjellige, men utfyllende måter å strukturere informasjon om virksomhetens prosjekter (avslutning av videoen):

• WBS = hvilket arbeid (venstre sidepanel Prosjekt) – organiserer leveranser og aktiviteter (eksempel: portal 3.3 API-integrasjon).

• RBS = hvem (venstre sidepanel Ressurser) – organiserer personer og ressurser som trengs for å utføre dem (eksempel: teknisk ansvarlig i RBS).

• OBS = hvor i virksomheten (venstre sidepanel Portefølje) – kobler prosjekter og ansvar til selve virksomheten.

Sammen: lettere å organisere, gruppere, analysere og styre store prosjekter og porteføljer. Ressursanalyse kan gjøres med hvilken som helst av disse strukturene (bruk samme fremgangsmåte for WBS, RBS og OBS – marker strukturen og gjennomgå ressursbelastningen).

Ikke behandle de tre som utskiftbare – hver av dem svarer på et eget spørsmål.

Hvordan bruke det

Arbeidsflyter for visning og gruppering:

WBS (Prosjekt)

1. Venstre sidepanel: Prosjekt.

2. Sekundært sidepanel – ikon øverst med verktøytips Gantt: aktivitetsliste med en WBS-kolonne; vis/skjul sammendragsaktiviteter for hierarki (for eksempel 1, 1.1). Se også Arbeidsnedbrytningsstruktur for oppbygging med inn-/utrykk.

3. Sekundært sidepanel – tredje ikon ned, verktøytips WBS: visuelt WBS-flytskjema/blokkdiagram. Blokker viser Aktivitetsnavn, ID, Varighet, Start, Slutt, % fullført.

4. Vis/skjul sammendragspakker for ledelsen; referer koder (for eksempel 3.3) i kommunikasjon/rapportering.

RBS (Ressurser)

1. Venstre sidepanel: Ressurser.

2. Nedtrekksliste øverst til høyre (ikon med lagdelte bokser): Grupper ressurser – Flat liste, Grupper etter team, Grupper etter RBS.

3. Alternativer i nedtrekkslisten for måltall i det nedre panelet: Toppenheter, Arbeid, Kumulativt arbeid, Overallokering, Prosent allokering, Gjenstående tilgjengelighet, Arbeidstilgjengelighet.

4. Forklaring: Overallokert, Fullt allokert, Allokert. Bruk kapasitetsinnsikt for bemanningsbeslutninger; eventuelt Ressursutjevning.

OBS (Portefølje)

1. Venstre sidepanel: Portefølje.

2. Kolonnene omfatter OBS.

3. Nedtrekksliste øverst til høyre: Grupper prosjekter – Flat liste, Grupper etter OBS (se neste avsnitt).

4. Gjennomgå porteføljens Gantt-diagram og kapasitet i organisatorisk kontekst.

Portefølje: Grupper etter OBS

OBS-koder vises direkte i porteføljevisningen. Prosjekter kan deretter grupperes etter OBS for synlighet og ansvarlighet på porteføljenivå.

Grensesnitt:

• Grupperingskontroll øverst til høyre: menyen Grupper prosjekter med alternativene Flat liste og Grupper etter OBS (avmerkingsboks; Grupper etter OBS er valgt i det grupperte skjermbildet).

• Når det er gruppert, viser navnehierarkiet overordnede OBS-noder (for eksempel overordnet 1, 2) med prosjekter nestet under.

• Nedre paneler: prosjektvelger (Projects: N selected) og histogrammet Toppenheter med forklaringen Overallokert / Fullt allokert / Allokert.

Video: Grupper porteføljen etter OBS → ProjectLibre organiserer prosjektene etter organisasjonen i stedet for en flat liste.

Se gjennomgangen

Se ProjectLibre: organizing enterprise with WBS RBS OBS (~8:05). Demo i ProjectLibre Cloud med eksempelprosjektet customer portal; dekker WBS-hierarki og koder, gruppering i RBS og toppenheter / tilgjengelighet, gruppering og markering i OBS-portefølje, og samler deretter de tre strukturene.