Feltkonfigurasjon

Feltkonfigurasjon er et kraftig tilpasningsverktøy i ProjectLibre Cloud som lar deg styre nøyaktig hvilke datapunkter som vises i prosjektmiljøet ditt. Uansett om du ser på et regneark eller et grafisk diagram, sørger verktøyet for at du bare ser informasjonen som er relevant for det du gjør nå.

I. Åpne konfigurasjonen

Du åpner konfigurasjonspanelet ved å klikke på tannhjul-ikonet (⚙️) i øvre høyre hjørne av grensesnittet. Dette panelet gir deg to hovedmåter å arbeide med dataene på:

• Visning av aktive felt: som standard viser panelet alle felt som er aktive i den aktuelle visningen. Dette gjelder regnearkene i Gantt-diagram, Ressursutvalg og Portefølje, samt dataene som vises i nodene i WBS og Nettverksdiagram.

• Administrer-modus: klikk på lenken Administrer øverst i panelet for å åpne alle tilpasningsmulighetene, slik at du kan endre visningen.

II. Tilpass visningen din

Når du er i Administrer-modus, utvides panelet til å vise biblioteket Tilgjengelige felt til høyre.

Legge til og omorganisere felt

• Legg til felt: for å legge til et nytt datapunkt i visningen, finn det ønskede feltet i listen «Tilgjengelige felt» og dra det til listen «Aktive felt» til venstre.

• Omorganiser felt: i listen «Aktive felt» kan du endre rekkefølgen kolonnene vises i i et regneark (eller rekkefølgen på dataene i en WBS-/Nettverksnode) ved å dra og slippe. Flytter du et felt høyere opp i listen, flyttes det lenger til venstre i en regnearkvisning.

Organisere biblioteket

Biblioteket «Tilgjengelige felt» kan være stort. For å finne det du trenger raskt, kan du organisere felt etter:

• Gruppe: kategorier som «Hoved», «Opprinnelige planer», «Faktiske verdier», «Kalender» eller «Notater».

• Type: dataformatet, som «Dato», «Varighet», «Valuta» eller «Tekst».

• Søk: bruk søkefeltet øverst i biblioteket for å finne et bestemt felt ved navn.

III. Virkning på grafiske visninger

Selv om Feltkonfigurasjon endrer kolonner direkte i regnearkvisninger, styrer den også innholdet i visuelle noder:

• WBS- og nettverksdiagrammer: de første feltene i listen «Aktive felt» fyller vanligvis ut informasjonsboksene (nodene) i disse diagrammene.

• Konsekvente data: endringer du gjør her, gjenspeiles i hele systemet, slik at hvis du legger til et egendefinert «Risiko»-felt i Gantt-diagrammet, ser du det også i WBS-oppsettet.

Tips: Konsistens over flere visninger

Du kan opprette egne feltlister for ulike faser av prosjektet. Bruk for eksempel en «Planlegging»-liste med fokus på varigheter og forgjengere, og bytt til en «Gjennomføring»-liste med fokus på faktiske kostnader og prosent fullført under byggefasen.

Skrive ut og eksportere data

ProjectLibre Cloud har en robust funksjon for Eksporter data, som er hovedmåten for både å skrive ut prosjektinformasjonen og hente ut data for videre bruk. I stedet for en tradisjonell «Print»-knapp bruker systemet eksport med høy kvalitet, slik at dataene dine forblir strukturerte og profesjonelle.

I. Åpne eksportverktøyet

Når du vil starte en eksport eller klargjøre et dokument for utskrift, klikker du på ikonet Eksporter data (en pil ut av en boks) ytterst til høyre på hovedverktøylinjen.

II. Konfigurasjonsvalg

Når du klikker på eksportikonet, åpnes dialogboksen Eksporter data, som gir deg flere parametere for å tilpasse eksporten:

• View to Export: du kan velge å eksportere data fra den aktive visningen (for eksempel Gantt-diagram, Ressursutvalg eller Portefølje).

• Fields to Export:

  • Aktive felt: eksporterer bare kolonnene som er synlige i regnearket (slik de er definert i Feltkonfigurasjon). Dette er det beste valget for ren, fokusert utskrift.

  • Alle felt: henter ut hvert enkelt datapunkt knyttet til aktivitetene eller ressursene, for grundig revisjon.

• Filformat:

  • Excel (.xlsx): det foretrukne formatet for videre bearbeiding av data, komplekse beregninger og egendefinerte diagrammer.

  • CSV (.csv): et universelt tekstformat som er ideelt for å importere prosjektdataene dine til andre bedriftssystemer eller databaser.

  • PDF: (der det er aktuelt) velg dette formatet for øyeblikksbilder i høy oppløsning, klare for fysisk utskrift eller e-postdistribusjon.

III. Skrive ut via eksport

Fordi ProjectLibre Cloud er en nettleserbasert bedriftsløsning, skriver du mest pålitelig ut slik:

1. Konfigurer regnearkkolonnene til å vise nøyaktig det du vil ha på siden.

2. Velg Excel eller PDF som eksportformat.

3. Klikk på Download.

4. Åpne den nedlastede filen og bruk utskriftsinnstillingene i din lokale programvare (som «Fit to One Page» eller «Landscape Orientation») for å ferdigstille papirkopien.

IV. Bearbeide data i Excel

For avanserte brukere åpner eksport til Excel en verden av muligheter utover det vanlige prosjektstyringsgrensesnittet:

• Egendefinerte pivottabeller: lag komplekse sammendrag av ressursallokering.

• Ekstern rapportering: kombiner ProjectLibre-data med finansielle data fra regnskapssystemet ditt.

• Masseredigering: selv om ProjectLibre 2.0 støtter kraftig AI og redigering direkte i cellene, foretrekker noen brukere Excels egne funksjoner for storskala datavask før de importerer på nytt.

Tips: Hemmeligheten bak «ren utskrift»

Før du eksporterer til en presentasjon, bør du bruke verktøyet Zoom to Fit på Gantt-diagrammet og skjul unødvendige kolonner med sidepanelet Feltkonfigurasjon. Slik blir den eksporterte filen konsis og lesbar for interessenter som ikke nødvendigvis trenger å se tekniske felt som «Totalslakk» eller «Betingelsestype».

Filtrer og sorter portefølje- eller prosjektdata

Se: Video: filter og sortering

Sortere og filtrere data

ProjectLibre 2.0 gir deg enkle verktøy for å organisere og isolere prosjektdataene dine. Disse funksjonene brukes først og fremst i regnearkvisninger, som Gantt-diagram, Ressursutvalg og Portefølje, for å hjelpe deg med å finne bestemt informasjon raskt.

I. Filtrere data

Funksjonen Filter lar deg midlertidig skjule rader som ikke oppfyller bestemte kriterier. Dette er avgjørende for å håndtere store prosjekter med hundrevis av aktiviteter eller ressurser.

• Slik filtrerer du: klikk på Filter-ikonet (vanligvis i den øvre verktøylinjen eller i regnearkets overskriftsområde). Dette aktiverer filterfeltene.

• Bruk et filter: skriv søkekriteriet direkte i feltet i overskriften.

• Eksempel: Hvis du i ressurslisten bare vil se ressurser med navn som begynner med bokstaven «C», skriver du ganske enkelt «C» i filterfeltet Navn. Visningen oppdateres umiddelbart til å vise bare oppføringene som samsvarer.

II. Sortere data

Sortering lar deg omorganisere radene i regnearket basert på et bestemt datapunkt, som kronologiske datoer eller alfabetiske navn.

• Slik sorterer du: det finnes ingen egen «Sorter»-knapp på verktøylinjen. Sortering gjøres i stedet direkte på regnearkoverskriftene.

• Av/på-mekanismen:

  • Klikk én gang på en overskrift (for eksempel Startdato) for å sortere radene stigende.

  • Klikk igjen på samme overskrift for å snu sorteringen til synkende.

Sortert etter Startdato, stigende

Sortert etter Startdato, synkende

• Visuelle indikatorer: ProjectLibre 2.0 gir to klare signaler på at en sortering er aktiv:

  1. Pil i overskriften: et lite pilikon vises i regnearkoverskriften du klikket på, og viser sorteringsretningen (opp for stigende, ned for synkende).

  2. Rødt aktiveringsikon: et rødt ikon vises ytterst til venstre på skjermen. Det fungerer som en global indikator på at den aktuelle visningen er sortert og kanskje ikke følger standard rekkefølge etter prosjekt-ID.

III. Viktige hensyn

• Spesifikt for visningen: sortering og filtrering påvirker bare den aktuelle visningen. Å omorganisere aktivitetene dine etter «Sluttdato» i Gantt-regnearket endrer ikke det strukturelle hierarkiet i prosjektet ditt i WBS-visningen.

• Fjerne sorteringer: for å gå tilbake til standard prosjektstruktur (ordnet etter aktivitets-ID), klikk på den aktive sorterte overskriften til sorteringsikonet forsvinner, eller oppdater visningen.

• Sortere etter dato: å sortere etter Start- eller Slutt-datoer er en av de mest effektive måtene å finne ut «hva som skjer nå» uten å bla manuelt gjennom en lang tidsplan.

Tips: Analyse på flere nivåer

Bruk Filter og Sorter sammen for maksimal effektivitet. Filtrer for eksempel Ressursutvalg på en bestemt avdeling, og sorter deretter etter «Standard timepris» for raskt å finne de dyreste ressursene i den gruppen.

Landsspesifikke datoformater og valutaer

Kommer snart: velg landsspesifikke formater for dato og valuta.

Velge et landsspesifikt datoformat og valuta

ProjectLibre gir deg en praktisk måte å angi valuta og datoformat basert på konvensjonene i landet ditt. Dette endrer datoregistreringen fra DD/MM/YYYY til MM/DD/YYYY, og også valutaen som vises.

Gå til Administrasjon:

• Klikk på Application Preferences.
• Velg innstillingen Date/Currency basert på land.
• Feltet Date/Currency Locale er en nedtrekksliste der du kan velge land og språk. Dette setter også valutaen. Eksempelet i bildet er fransk (Frankrike), som er noe annet enn fransk (Canada).
• Når du velger landet ditt, justeres datoformatet i ProjectLibre automatisk til den vanligste konvensjonen på det stedet.
• Eksempel: hvis du velger engelsk (USA), blir datoformatet MM/DD/YYYY (måned/dag/år) og valutaen $. Hvis du velger fransk (Frankrike), endres det til DD/MM/YYYY og valutaen til €.
• Ved å følge disse trinnene kan du enkelt sørge for at ProjectLibre viser datoer i formatet som er mest kjent og praktisk for deg, basert på hvor du er.