Configuración de campos

La Configuración de campos es una potente herramienta de personalización de ProjectLibre Cloud que le permite controlar exactamente qué datos se muestran en todo su entorno de proyecto. Ya esté viendo una hoja de cálculo o un diagrama gráfico, esta herramienta garantiza que solo vea la información pertinente para su tarea actual.

I. Acceder a la configuración

Para abrir la barra lateral de configuración, haga clic en el icono del engranaje (⚙️) situado en la esquina superior derecha de la interfaz. Esta barra lateral ofrece dos formas principales de interactuar con sus datos:

• Vista de campos activos: de forma predeterminada, la barra lateral muestra todos los campos actualmente activos en su vista actual. Esto se aplica a las hojas de cálculo del diagrama de Gantt, el conjunto de recursos y la cartera, así como a los datos que se muestran dentro de los nodos de la EDT y del diagrama de red.

• Modo Administrar: al hacer clic en el enlace Administrar en la parte superior de la barra lateral se abre el conjunto completo de personalización, que le permite modificar la presentación.

II. Personalizar su presentación

Una vez en el modo Administrar, la barra lateral se expande para mostrar una biblioteca de Campos disponibles a la derecha.

Añadir y reordenar campos

• Añadir campos: para añadir un nuevo dato a su vista, busque el campo deseado en la lista «Campos disponibles» y arrástrelo a la lista «Campos activos» de la izquierda.

• Reordenar campos: dentro de la lista «Campos activos» puede cambiar el orden en que aparecen las columnas en una hoja de cálculo (o la secuencia de datos en un nodo de EDT/Red) mediante arrastrar y soltar. Mover un campo más arriba en la lista lo desplaza más a la izquierda en una vista de hoja de cálculo.

Organizar la biblioteca

La biblioteca «Campos disponibles» puede ser extensa. Para encontrar rápidamente lo que necesita, puede organizar los campos por:

• Grupo: categorías como «Principal», «Líneas base», «Valores reales», «Calendario» o «Notas».

• Tipo: el formato del dato, como «Fecha», «Duración», «Moneda» o «Texto».

• Búsqueda: use la barra de búsqueda en la parte superior de la biblioteca para encontrar un campo concreto por su nombre.

III. Impacto en las vistas gráficas

Aunque la Configuración de campos cambia directamente las columnas en las vistas de hoja de cálculo, también determina el contenido de los nodos visuales:

• EDT y diagramas de red: los primeros campos de su lista «Campos activos» suelen rellenar los cuadros de información (nodos) de estos diagramas.

• Datos coherentes: los cambios realizados aquí se reflejan en todo el sistema, de modo que si añade un campo personalizado «Riesgo» a su diagrama de Gantt, también podrá verlo en su presentación de EDT.

Consejo: coherencia entre varias vistas

Puede crear listas de campos específicas para distintas fases de su proyecto. Por ejemplo, use una lista de «Planificación» centrada en las duraciones y las predecesoras, y cambie a una lista de «Ejecución» centrada en los costos reales y el porcentaje completado durante la fase de construcción.

Imprimir y exportar datos

ProjectLibre Cloud ofrece un sólido motor de exportación, Exportar los datos, que sirve como método principal tanto para imprimir la información de su proyecto como para extraer datos para manipularlos externamente. En lugar de un botón «Imprimir» tradicional, el sistema utiliza exportaciones de alta fidelidad para garantizar que sus datos permanezcan estructurados y con un aspecto profesional.

I. Acceder a la herramienta de exportación

Para iniciar una exportación o preparar un documento para imprimir, haga clic en el icono Exportar los datos (una flecha que sale de una caja) situado en el extremo derecho de la barra de herramientas principal.

II. Opciones de configuración

Al hacer clic en el icono de exportación aparece el cuadro de diálogo Exportar los datos, que ofrece varios parámetros para personalizar el resultado:

• Vista a exportar: puede elegir exportar los datos de su vista activa actual (por ejemplo, Diagrama de Gantt, Conjunto de recursos o Cartera).

• Campos a exportar:

  • Campos activos: exporta solo las columnas actualmente visibles en su hoja de cálculo (tal y como se definen en su Configuración de campos). Esta es la mejor opción para una impresión limpia y centrada.

  • Todos los campos: extrae todos y cada uno de los datos asociados a las tareas o los recursos para una auditoría en profundidad.

• Formato de archivo:

  • Excel (.xlsx): el formato preferido para la manipulación de datos, los cálculos complejos y la creación de gráficos personalizados.

  • CSV (.csv): un formato de texto universal ideal para importar los datos de su proyecto a otros sistemas o bases de datos empresariales.

  • PDF: (cuando corresponda) seleccione este formato para instantáneas de alta resolución listas para la impresión física o el envío por correo electrónico.

III. Imprimir mediante la exportación

Dado que ProjectLibre Cloud es una solución empresarial basada en el navegador, la forma más fiable de imprimir es:

1. Configure las columnas de su hoja de cálculo para mostrar exactamente lo que desea en la página.

2. Seleccione Excel o PDF como formato de exportación.

3. Haga clic en Descargar.

4. Abra el archivo descargado y use la configuración de impresión de su software local (como «Ajustar a una página» u «Orientación horizontal») para finalizar la copia impresa.

IV. Manipulación de datos en Excel

Para usuarios avanzados, exportar a Excel abre un mundo de posibilidades más allá de la interfaz estándar de gestión de proyectos:

• Tablas dinámicas personalizadas: cree resúmenes complejos de asignación de recursos.

• Informes externos: combine los datos de ProjectLibre con los datos financieros de su software de contabilidad.

• Edición masiva: aunque ProjectLibre 2.0 admite una potente edición con IA e in situ, algunos usuarios prefieren las funciones nativas de Excel para una limpieza masiva de datos antes de volver a importarlos.

Consejo: el secreto de la «impresión limpia»

Antes de exportar para una presentación, use la herramienta Zoom to Fit en el diagrama de Gantt y oculte las columnas innecesarias con la barra lateral de Configuración de campos. Esto garantiza que su archivo exportado sea conciso y legible para las partes interesadas que quizá no necesiten ver campos técnicos como «Margen de demora total» o «Tipo de delimitación».

Filtrar y ordenar los datos de la cartera o del proyecto

Vea: Video: Filtrar y ordenar

Ordenar y filtrar datos

ProjectLibre 2.0 ofrece herramientas simplificadas para organizar y aislar los datos de su proyecto. Estas funciones se usan principalmente dentro de las vistas de hoja de cálculo, como el Diagrama de Gantt, el Conjunto de recursos y la Cartera, para ayudarle a encontrar rápidamente información concreta.

I. Filtrar datos

La función Filtro le permite ocultar temporalmente las filas que no cumplen criterios específicos. Esto es esencial para gestionar proyectos grandes con cientos de tareas o recursos.

• Cómo filtrar: haga clic en el icono de filtro (normalmente situado en la barra de herramientas superior o dentro del área de la cabecera de la hoja de cálculo). Esto activa los campos de entrada del filtro.

• Aplicar un filtro: introduzca sus criterios de búsqueda directamente en la cabecera del campo.

• Ejemplo: en la lista de recursos, si desea ver solo los recursos cuyo nombre empieza por la letra «C», simplemente introduzca «C» en el campo de filtro Nombre. La vista se actualizará al instante para mostrar solo las entradas coincidentes.

II. Ordenar datos

Ordenar le permite reorganizar las filas de su hoja de cálculo según un dato concreto, como fechas cronológicas o nombres alfabéticos.

• Cómo ordenar: no hay un botón «Ordenar» dedicado en la barra de herramientas. En su lugar, la ordenación se realiza directamente en las cabeceras de la hoja de cálculo.

• El mecanismo de alternancia:

  • Haga clic una vez en una cabecera (por ejemplo, Fecha de comienzo) para ordenar las filas de forma ascendente.

  • Vuelva a hacer clic en la misma cabecera para invertir el orden a descendente.

Ordenar por Fecha de comienzo ascendente

Ordenar por Fecha de comienzo descendente

• Indicadores visuales: ProjectLibre 2.0 ofrece dos señales claras de que hay una ordenación activa:

  1. Flecha de cabecera: aparecerá un pequeño icono de flecha dentro de la cabecera de la hoja de cálculo en la que hizo clic, que indica el sentido de la ordenación (hacia arriba para ascendente, hacia abajo para descendente).

  2. Icono rojo de activación: aparecerá un icono rojo en el extremo izquierdo de la pantalla. Sirve como indicador global de que la vista actual está ordenada y puede no representar el orden predeterminado por ID de proyecto.

III. Consideraciones clave

• Específico de la vista: ordenar y filtrar solo afecta a su vista actual. Reordenar sus tareas por «Fecha de fin» en la hoja de cálculo del Gantt no cambiará la jerarquía estructural de su proyecto en la vista EDT.

• Quitar la ordenación: para volver a la estructura predeterminada del proyecto (ordenada por ID de tarea), haga clic en la cabecera ordenada activa hasta que desaparezca el icono de ordenación, o actualice la vista.

• Ordenar por fecha: ordenar por las fechas de comienzo o fin es una de las formas más eficaces de identificar «qué viene a continuación» sin tener que desplazarse manualmente por una programación larga.

Consejo: análisis multinivel

Use Filtro y Ordenar juntos para lograr la máxima eficiencia. Por ejemplo, filtre su Conjunto de recursos por un departamento concreto y luego ordene por «Tasa estándar» para identificar rápidamente los recursos de mayor costo dentro de ese grupo específico.

Formatos de fecha y divisa según el país

Próximamente: seleccione opciones de formato de fecha y divisa según el país.

Seleccionar un formato de fecha y una divisa según el país

ProjectLibre ofrece una forma cómoda de configurar la divisa y el formato de fecha según la convención de su país. Esto cambiará la introducción de datos de DD/MM/AAAA a MM/DD/AAAA y también la divisa mostrada.

Acceda a Administración:

• Haga clic en Preferencias de la aplicación.
• Elija la configuración de Fecha/Divisa según el país.
• El cuadro Configuración regional de Fecha/Divisa es un desplegable en el que puede seleccionar el país y el idioma. Esto también configurará la divisa. El ejemplo de la imagen es francés (Francia), que sería distinto de francés (Canadá).
• Al seleccionar su país, el formato de fecha de ProjectLibre se ajustará automáticamente a la convención más habitual usada en esa ubicación.
• Ejemplo: si elige inglés (Estados Unidos), el formato de fecha será MM/DD/AAAA (mes/día/año) y la divisa será $. Si elige francés (Francia), cambiará a DD/MM/AAAA y la divisa será €.
• Siguiendo estos pasos, puede asegurarse fácilmente de que ProjectLibre muestre las fechas en el formato que le resulte más familiar y cómodo según su ubicación.