Konfigurasi Bidang

Konfigurasi Bidang adalah alat kustomisasi canggih di ProjectLibre Cloud yang memungkinkan Anda mengendalikan secara tepat titik data mana yang ditampilkan di seluruh lingkungan proyek Anda. Baik Anda sedang melihat spreadsheet maupun diagram grafis, alat ini memastikan Anda hanya melihat informasi yang relevan dengan tugas Anda saat ini.

I. Mengakses konfigurasi

Untuk membuka bilah sisi konfigurasi, klik Ikon Roda Gigi (⚙️) yang terletak di pojok kanan atas antarmuka. Bilah sisi ini menyediakan dua cara utama untuk berinteraksi dengan data Anda:

• Tampilan Bidang Aktif: Secara bawaan, bilah sisi mencantumkan semua bidang yang sedang aktif di tampilan Anda saat ini. Ini berlaku untuk spreadsheet di Diagram Gantt, Kumpulan Sumber Daya, dan Portofolio, serta data yang ditampilkan di dalam node WBS dan Diagram Jaringan.

• Mode Kelola: Mengklik tautan Kelola di bagian atas bilah sisi membuka rangkaian kustomisasi lengkap, yang memungkinkan Anda mengubah tampilan.

II. Menyesuaikan tampilan Anda

Setelah berada dalam mode Kelola, bilah sisi meluas untuk menampilkan pustaka Bidang Tersedia di sebelah kanan.

Menambahkan dan mengurutkan ulang bidang

• Tambah Bidang: Untuk menambahkan titik data baru ke tampilan Anda, temukan bidang yang diinginkan di daftar “Bidang Tersedia” dan seret ke daftar “Bidang Aktif” di sebelah kiri.

• Urutkan Ulang Bidang: Di dalam daftar “Bidang Aktif”, Anda bisa mengubah urutan kemunculan kolom dalam spreadsheet (atau urutan data pada node WBS/Jaringan) dengan seret dan lepas. Memindahkan bidang lebih tinggi dalam daftar memindahkannya lebih ke kiri dalam tampilan spreadsheet.

Mengatur pustaka

Pustaka “Bidang Tersedia” bisa sangat luas. Untuk menemukan yang Anda butuhkan dengan cepat, Anda bisa mengatur bidang berdasarkan:

• Grup: Kategori seperti “Utama,” “Baseline,” “Aktual,” “Kalender,” atau “Catatan”.

• Jenis: Format data, seperti “Tanggal,” “Durasi,” “Mata uang,” atau “Teks”.

• Cari: Gunakan bilah pencarian di bagian atas pustaka untuk menemukan bidang tertentu berdasarkan nama.

III. Dampak pada tampilan grafis

Meskipun Konfigurasi Bidang langsung mengubah kolom di tampilan spreadsheet, konfigurasi ini juga menentukan isi node visual:

• Diagram WBS & Jaringan: Beberapa bidang pertama di daftar “Bidang Aktif” Anda biasanya akan mengisi kotak informasi (node) pada diagram ini.

• Data Konsisten: Perubahan yang dibuat di sini tercermin di seluruh sistem, memastikan bahwa jika Anda menambahkan bidang kustom “Risiko” ke diagram Gantt Anda, Anda juga bisa melihatnya di tata letak WBS Anda.

Tips Praktis: Konsistensi Multi-Tampilan

Anda bisa membuat Field Lists khusus untuk fase proyek yang berbeda. Misalnya, gunakan daftar “Perencanaan” yang berfokus pada Durasi dan Pendahulu, dan beralih ke daftar “Eksekusi” yang berfokus pada Biaya Aktual dan % Selesai selama fase konstruksi.

Mencetak dan mengekspor data

ProjectLibre Cloud menyediakan mesin Ekspor Data yang andal sebagai metode utama baik untuk mencetak informasi proyek Anda maupun mengekstrak data untuk pengolahan eksternal. Alih-alih tombol “Cetak” tradisional, sistem menggunakan ekspor berfidelitas tinggi untuk memastikan data Anda tetap terstruktur dan profesional.

I. Mengakses alat ekspor

Untuk memulai ekspor atau menyiapkan dokumen untuk dicetak, klik Ikon Ekspor Data (sebuah tanda panah yang keluar dari kotak) yang terletak di ujung kanan toolbar utama.

II. Opsi konfigurasi

Saat Anda mengklik ikon ekspor, kotak dialog Ekspor Data muncul, menawarkan beberapa parameter untuk menyesuaikan output Anda:

• View to Export: Anda bisa memilih untuk mengekspor data dari tampilan aktif Anda saat ini (misalnya Diagram Gantt, Kumpulan Sumber Daya, atau Portofolio).

• Fields to Export:

  • Bidang Aktif: Mengekspor hanya kolom yang sedang terlihat di spreadsheet Anda (seperti ditentukan dalam Konfigurasi Bidang Anda). Ini adalah opsi terbaik untuk pencetakan yang bersih dan terfokus.

  • Semua bidang: Mengekstrak setiap titik data yang terkait dengan tugas atau sumber daya untuk audit mendalam.

• Format berkas:

  • Excel (.xlsx): Format pilihan untuk pengolahan data, kalkulasi kompleks, dan pembuatan grafik kustom.

  • CSV (.csv): Format teks universal yang ideal untuk mengimpor data proyek Anda ke sistem atau basis data perusahaan lain.

  • PDF: (Jika berlaku) Pilih format ini untuk hasil beresolusi tinggi yang siap untuk pencetakan fisik atau distribusi email.

III. Mencetak melalui ekspor

Karena ProjectLibre Cloud adalah solusi perusahaan berbasis browser, cara paling andal untuk mencetak adalah:

1. Konfigurasikan kolom spreadsheet Anda untuk menampilkan tepat apa yang Anda inginkan di halaman.

2. Pilih Excel atau PDF sebagai format ekspor Anda.

3. Klik Download.

4. Buka berkas yang diunduh dan gunakan pengaturan cetak perangkat lunak lokal Anda (seperti “Fit to One Page” atau “Landscape Orientation”) untuk menyelesaikan salinan cetaknya.

IV. Pengolahan data di Excel

Untuk pengguna tingkat lanjut, mengekspor ke Excel membuka berbagai kemungkinan di luar antarmuka PM standar:

• Tabel Pivot Kustom: Buat ringkasan alokasi sumber daya yang kompleks.

• Pelaporan Eksternal: Gabungkan data ProjectLibre dengan data keuangan dari perangkat lunak akuntansi Anda.

• Pengeditan Massal: Meskipun ProjectLibre 2.0 mendukung pengeditan AI dan inline yang canggih, beberapa pengguna lebih memilih fitur asli Excel untuk pembersihan data massal sebelum mengimpor ulang.

Tips Praktis: Rahasia “Cetak Bersih”

Sebelum mengekspor untuk presentasi, gunakan alat Zoom to Fit pada diagram Gantt dan sembunyikan kolom yang tidak diperlukan menggunakan bilah sisi Konfigurasi Bidang. Ini memastikan berkas yang diekspor ringkas dan mudah dibaca bagi pemangku kepentingan yang mungkin tidak perlu melihat bidang teknis seperti “Float Total” atau “Jenis Batasan.”

Memfilter dan mengurutkan data portofolio atau proyek

Tonton: Video: Filter and Sort

Mengurutkan dan memfilter data

ProjectLibre 2.0 menyediakan alat yang efisien untuk mengatur dan mengisolasi data proyek Anda. Fungsi-fungsi ini terutama digunakan di dalam tampilan spreadsheet, seperti Diagram Gantt, Kumpulan Sumber Daya, dan Portofolio, untuk membantu Anda menemukan informasi tertentu dengan cepat.

I. Memfilter data

Fungsi Filter memungkinkan Anda untuk sementara menyembunyikan baris yang tidak memenuhi kriteria tertentu. Ini penting untuk mengelola proyek besar dengan ratusan tugas atau sumber daya.

• Cara Memfilter: Klik Ikon Filter (biasanya ditemukan di toolbar atas atau di dalam area header spreadsheet). Ini mengaktifkan bidang input filter.

• Menerapkan Filter: Masukkan kriteria pencarian Anda langsung ke dalam header bidang.

• Contoh: Dalam Resource List, jika Anda ingin hanya melihat sumber daya yang namanya dimulai dengan huruf “C,” cukup masukkan “C” ke dalam bidang filter Nama. Tampilan akan langsung diperbarui untuk menampilkan hanya entri yang cocok.

II. Mengurutkan data

Mengurutkan memungkinkan Anda menyusun ulang baris spreadsheet Anda berdasarkan titik data tertentu, seperti tanggal kronologis atau nama alfabetis.

• Cara Mengurutkan: Tidak ada tombol “Urutkan” khusus di toolbar. Sebaliknya, pengurutan dilakukan langsung pada Header Spreadsheet.

• Mekanisme bolak-balik:

  • Klik sekali pada header (misalnya, Tanggal mulai) untuk mengurutkan baris secara menaik.

  • Klik lagi pada header yang sama untuk membalikkan urutan menjadi menurun.

Urutkan berdasarkan Tanggal mulai menaik

Urutkan berdasarkan Tanggal mulai menurun

• Indikator Visual: ProjectLibre 2.0 menyediakan dua sinyal jelas bahwa pengurutan aktif:

  1. Tanda Panah Header: Ikon tanda panah kecil akan muncul di dalam header spreadsheet yang Anda klik, menunjukkan arah pengurutan (ke atas untuk menaik, ke bawah untuk menurun).

  2. Ikon Aktivasi Merah: Sebuah ikon merah akan muncul di ujung kiri layar. Ini berfungsi sebagai indikator global bahwa tampilan saat ini sedang diurutkan dan mungkin tidak mewakili urutan ID proyek bawaan.

III. Pertimbangan utama

• Khusus per tampilan: Pengurutan dan pemfilteran hanya memengaruhi tampilan Anda saat ini. Mengurutkan ulang tugas Anda berdasarkan “Tanggal selesai” dalam spreadsheet Gantt tidak akan mengubah hierarki struktural proyek Anda dalam tampilan WBS.

• Menghapus Pengurutan: Untuk kembali ke struktur proyek bawaan (diurutkan berdasarkan ID Tugas), klik header yang diurutkan secara aktif sampai ikon pengurutan menghilang, atau segarkan tampilan.

• Mengurutkan berdasarkan Tanggal: Mengurutkan berdasarkan tanggal Mulai atau Selesai adalah salah satu cara paling efektif untuk mengidentifikasi “apa yang akan terjadi selanjutnya” tanpa menggulir manual melalui jadwal yang panjang.

Tips Praktis: Analisis Multi-Level

Gunakan Filter dan Urutkan bersama-sama untuk efisiensi maksimal. Misalnya, filter Kumpulan Sumber Daya Anda untuk departemen tertentu, lalu urutkan berdasarkan “Tarif Standar” untuk dengan cepat mengidentifikasi sumber daya dengan biaya tertinggi dalam kelompok tersebut.

Format tanggal dan mata uang khusus negara

Segera hadir: pilih opsi format tanggal dan mata uang khusus negara.

Memilih format tanggal dan mata uang khusus negara

ProjectLibre menawarkan cara praktis untuk mengatur mata uang dan format tanggal Anda berdasarkan konvensi negara Anda. Ini akan mengubah entri data dari DD/MM/YYYY menjadi MM/DD/YYYY dan juga mata uang yang ditampilkan.

Akses Admin:

• Klik Application Preferences.
• Pilih pengaturan Tanggal/Mata Uang berdasarkan Negara.
• Kotak Date/Currency Locale adalah dropdown tempat Anda bisa memilih Negara dan Bahasa. Ini juga akan mengatur mata uangnya. Contoh pada gambar adalah French (France) yang akan berbeda dari French (Canada).
• Memilih negara Anda akan secara otomatis menyesuaikan format tanggal di ProjectLibre agar sesuai dengan konvensi paling umum yang digunakan di lokasi tersebut.
• Contoh, jika Anda memilih English (United States): format tanggal akan menjadi MM/DD/YYYY (bulan/hari/tahun) dan mata uangnya $. Jika Anda memilih French (France), formatnya akan berubah menjadi DD/MM/YYYY dan mata uangnya €.
• Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda bisa dengan mudah memastikan bahwa ProjectLibre menampilkan tanggal dalam format yang paling familier dan nyaman bagi Anda berdasarkan lokasi Anda.