การตั้งค่าฟิลด์

การตั้งค่าฟิลด์เป็นเครื่องมือปรับแต่งที่ทรงพลังใน ProjectLibre Cloud ซึ่งช่วยให้คุณควบคุมได้อย่างแม่นยำว่าจุดข้อมูลใดจะแสดงขึ้นทั่วสภาพแวดล้อมโครงการของคุณ ไม่ว่าคุณจะดูสเปรดชีตหรือแผนภาพแบบกราฟิก เครื่องมือนี้จะช่วยให้คุณเห็นเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานปัจจุบันของคุณ

I. การเข้าถึงการกำหนดค่า

เพื่อเปิดแถบด้านข้างการกำหนดค่า ให้คลิก ไอคอนเฟือง (⚙️) ที่อยู่มุมบนขวาของอินเทอร์เฟซ แถบด้านข้างนี้มีวิธีหลักสองวิธีในการโต้ตอบกับข้อมูลของคุณ:

• มุมมองฟิลด์ที่ใช้งาน: โดยค่าเริ่มต้น แถบด้านข้างจะแสดงรายการฟิลด์ทั้งหมดที่ใช้งานอยู่ในมุมมองปัจจุบันของคุณ ซึ่งใช้ได้กับสเปรดชีตใน แกนต์ กลุ่มทรัพยากร และ พอร์ตโฟลิโอ รวมถึงข้อมูลที่แสดงภายในโหนดของ WBS และ แผนภาพเครือข่าย

• โหมดจัดการ: การคลิกลิงก์ จัดการ ที่ด้านบนของแถบด้านข้างจะเปิดชุดการปรับแต่งแบบเต็ม ช่วยให้คุณแก้ไขการแสดงผลได้

II. การปรับแต่งการแสดงผลของคุณ

เมื่ออยู่ในโหมด จัดการ แถบด้านข้างจะขยายเพื่อแสดงคลัง ฟิลด์ที่ใช้ได้ ทางด้านขวา

การเพิ่มและจัดลำดับฟิลด์

• เพิ่มฟิลด์: เพื่อเพิ่มจุดข้อมูลใหม่ลงในมุมมองของคุณ ให้ค้นหาฟิลด์ที่ต้องการในรายการ “ฟิลด์ที่ใช้ได้” แล้วลากไปยังรายการ “ฟิลด์ที่ใช้งาน” ทางด้านซ้าย

• จัดลำดับฟิลด์ใหม่: ภายในรายการ “ฟิลด์ที่ใช้งาน” คุณสามารถเปลี่ยนลำดับการแสดงคอลัมน์ในสเปรดชีต (หรือลำดับข้อมูลในโหนด WBS/แผนภาพเครือข่าย) ได้โดยใช้การ ลากแล้ววาง การเลื่อนฟิลด์ขึ้นไปในรายการจะเลื่อนฟิลด์นั้นไปทางซ้ายมากขึ้นในมุมมองสเปรดชีต

การจัดระเบียบคลัง

คลัง “ฟิลด์ที่ใช้ได้” อาจมีขนาดใหญ่มาก เพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถจัดระเบียบฟิลด์ตาม:

• กลุ่ม: หมวดหมู่ เช่น “หลัก” “เกณฑ์พื้นฐาน” “ค่าจริง” “ปฏิทิน” หรือ “คำอธิบาย”

• ประเภท: รูปแบบของข้อมูล เช่น “วันที่” “ระยะเวลา” “สกุลเงิน” หรือ “ข้อความ”

• ค้นหา: ใช้แถบค้นหาที่ด้านบนของคลังเพื่อค้นหาฟิลด์ที่ต้องการตามชื่อ

III. ผลกระทบต่อมุมมองแบบกราฟิก

ในขณะที่การตั้งค่าฟิลด์เปลี่ยนคอลัมน์ในมุมมองสเปรดชีตโดยตรง ก็ยังกำหนดเนื้อหาของโหนดแบบภาพด้วย:

• แผนภาพ WBS และเครือข่าย: ฟิลด์แรกไม่กี่รายการในรายการ “ฟิลด์ที่ใช้งาน” ของคุณจะกรอกข้อมูลลงในกล่องข้อมูล (โหนด) ในแผนภาพเหล่านี้โดยทั่วไป

• ข้อมูลที่สอดคล้องกัน: การเปลี่ยนแปลงที่ทำที่นี่จะสะท้อนทั่วทั้งระบบ ทำให้มั่นใจได้ว่าหากคุณเพิ่มฟิลด์ “ความเสี่ยง” ที่กำหนดเองลงในแผนภูมิแกนต์ของคุณ คุณจะเห็นฟิลด์นั้นในเค้าโครง WBS ด้วยเช่นกัน

เคล็ดลับ: ความสอดคล้องหลายมุมมอง

คุณสามารถสร้าง รายการฟิลด์ ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับระยะต่าง ๆ ของโครงการของคุณได้ ตัวอย่างเช่น ใช้รายการ “การวางแผน” ที่เน้นระยะเวลาและงานก่อนหน้า แล้วสลับไปใช้รายการ “การดำเนินการ” ที่เน้นต้นทุนจริงและเปอร์เซ็นต์ความสำเร็จในช่วงระยะการก่อสร้าง

การพิมพ์และส่งออกข้อมูล

ProjectLibre Cloud มีเครื่องมือ ส่งออกข้อมูล ที่ทรงประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นวิธีหลักทั้งสำหรับการพิมพ์ข้อมูลโครงการของคุณและการดึงข้อมูลเพื่อนำไปจัดการภายนอก แทนที่ปุ่ม “พิมพ์” แบบดั้งเดิม ระบบนี้ใช้การส่งออกคุณภาพสูงเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณยังมีโครงสร้างและความเป็นมืออาชีพ

I. การเข้าถึงเครื่องมือส่งออก

เพื่อเริ่มการส่งออกหรือเตรียมเอกสารสำหรับการพิมพ์ ให้คลิก ไอคอนส่งออกข้อมูล (ลูกศรชี้ออกจากกล่อง) ที่อยู่ทางขวาสุดของแถบเครื่องมือหลัก

II. ตัวเลือกการกำหนดค่า

เมื่อคุณคลิกไอคอนส่งออก กล่องโต้ตอบ ส่งออกข้อมูล จะปรากฏขึ้น พร้อมพารามิเตอร์หลายอย่างเพื่อปรับแต่งผลลัพธ์ของคุณ:

• มุมมองที่จะส่งออก: คุณสามารถเลือกส่งออกข้อมูลจากมุมมองที่ใช้งานอยู่ปัจจุบันของคุณได้ (เช่น แกนต์ กลุ่มทรัพยากร หรือพอร์ตโฟลิโอ)

• ฟิลด์ที่จะส่งออก:

  • ฟิลด์ที่ใช้งาน: ส่งออกเฉพาะคอลัมน์ที่มองเห็นอยู่ในสเปรดชีตของคุณในขณะนี้ (ตามที่กำหนดไว้ใน การตั้งค่าฟิลด์) นี่เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการพิมพ์ที่สะอาดและตรงจุด

  • ทุกฟิลด์: ดึงจุดข้อมูลทุกจุดที่เกี่ยวข้องกับงานหรือทรัพยากรเพื่อการตรวจสอบเชิงลึก

• รูปแบบไฟล์:

  • Excel (.xlsx): รูปแบบที่แนะนำสำหรับการจัดการข้อมูล การคำนวณที่ซับซ้อน และการสร้างแผนภูมิที่กำหนดเอง

  • CSV (.csv): รูปแบบข้อความสากลที่เหมาะสำหรับการนำเข้าข้อมูลโครงการของคุณเข้าสู่ระบบองค์กรหรือฐานข้อมูลอื่น

  • PDF: (ในกรณีที่ใช้ได้) เลือกรูปแบบนี้สำหรับภาพความละเอียดสูงที่พร้อมสำหรับการพิมพ์จริงหรือการแจกจ่ายทางอีเมล

III. การพิมพ์ผ่านการส่งออก

เนื่องจาก ProjectLibre Cloud เป็นโซลูชันระดับองค์กรที่ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์ วิธีที่น่าเชื่อถือที่สุดในการพิมพ์คือ:

1. กำหนดค่าคอลัมน์สเปรดชีตของคุณให้แสดงสิ่งที่คุณต้องการบนหน้าอย่างแม่นยำ

2. เลือก Excel หรือ PDF เป็นรูปแบบการส่งออกของคุณ

3. คลิก Download

4. เปิดไฟล์ที่ดาวน์โหลดแล้วและใช้การตั้งค่าการพิมพ์ของซอฟต์แวร์ในเครื่องของคุณ (เช่น “ปรับให้พอดีหนึ่งหน้า” หรือ “แนวนอน”) เพื่อจัดสำเนาที่จะพิมพ์ให้เรียบร้อย

IV. การจัดการข้อมูลใน Excel

สำหรับผู้ใช้ขั้นสูง การส่งออกไปยัง Excel เปิดโลกแห่งความเป็นไปได้มากมายนอกเหนือจากอินเทอร์เฟซ PM มาตรฐาน:

• PivotTable แบบกำหนดเอง: สร้างสรุปการจัดสรรทรัพยากรที่ซับซ้อน

• การรายงานภายนอก: รวมข้อมูลของ ProjectLibre กับข้อมูลทางการเงินจากซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ

• การแก้ไขข้อมูลจำนวนมาก: ในขณะที่ ProjectLibre 2.0 รองรับ การแก้ไขด้วย AI และแบบอินไลน์ ที่ทรงพลัง ผู้ใช้บางคนยังชอบคุณสมบัติดั้งเดิมของ Excel สำหรับการทำความสะอาดข้อมูลจำนวนมากก่อนนำเข้าใหม่

เคล็ดลับ: สูตรลับ “การพิมพ์ที่สะอาด”

ก่อนส่งออกเพื่อการนำเสนอ ให้ใช้เครื่องมือ Zoom to Fit บนแผนภูมิแกนต์และซ่อนคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นโดยใช้แถบด้านข้าง การตั้งค่าฟิลด์ วิธีนี้ช่วยให้ไฟล์ที่ส่งออกของคุณกระชับและอ่านได้ง่ายสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่อาจไม่จำเป็นต้องเห็นฟิลด์ทางเทคนิคอย่าง “เวลาสำรองรวม” หรือ “ประเภทข้อจำกัด”

กรองและเรียงลำดับข้อมูลพอร์ตโฟลิโอหรือโครงการ

ดู: วิดีโอ: กรองและเรียงลำดับ

การเรียงลำดับและการกรองข้อมูล

ProjectLibre 2.0 มีเครื่องมือที่คล่องตัวในการจัดระเบียบและแยกข้อมูลโครงการของคุณ ฟังก์ชันเหล่านี้ใช้งานหลักภายในมุมมองสเปรดชีต เช่น แกนต์ กลุ่มทรัพยากร และ พอร์ตโฟลิโอ เพื่อช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

I. การกรองข้อมูล

ฟังก์ชัน กรอง ช่วยให้คุณซ่อนแถวที่ไม่ตรงตามเกณฑ์เฉพาะได้ชั่วคราว นี่จำเป็นอย่างมากสำหรับการจัดการโครงการขนาดใหญ่ที่มีงานหรือทรัพยากรหลายร้อยรายการ

• วิธีกรอง: คลิก ไอคอนกรอง (มักพบในแถบเครื่องมือด้านบนหรือในส่วนหัวของสเปรดชีต) ซึ่งจะเปิดใช้งานช่องกรอง

• การใช้ตัวกรอง: ป้อนเกณฑ์การค้นหาของคุณลงในส่วนหัวของฟิลด์โดยตรง

• ตัวอย่าง: ใน รายการทรัพยากร หากคุณต้องการเห็นเฉพาะทรัพยากรที่ชื่อเริ่มต้นด้วยตัวอักษร “C” เพียงป้อน “C” ลงในช่องกรอง ชื่อ มุมมองจะรีเฟรชทันทีเพื่อแสดงเฉพาะรายการที่ตรงกัน

II. การเรียงลำดับข้อมูล

การเรียงลำดับช่วยให้คุณจัดลำดับแถวสเปรดชีตใหม่ตามจุดข้อมูลที่ระบุ เช่น วันที่ตามลำดับเวลาหรือชื่อตามลำดับอักษร

• วิธีเรียงลำดับ: ไม่มีปุ่ม “เรียงลำดับ” โดยเฉพาะในแถบเครื่องมือ แต่การเรียงลำดับทำโดยตรงที่ ส่วนหัวของสเปรดชีต

• กลไกการสลับ:

  • คลิกครั้งเดียว บนส่วนหัว (เช่น วันที่เริ่มต้น) เพื่อเรียงลำดับแถวจากน้อยไปมาก

  • คลิกอีกครั้ง บนส่วนหัวเดียวกันเพื่อสลับการเรียงลำดับเป็นจากมากไปน้อย

เรียงลำดับตามวันที่เริ่มต้นจากน้อยไปมาก

เรียงลำดับตามวันที่เริ่มต้นจากมากไปน้อย

• ตัวบ่งชี้ทางภาพ: ProjectLibre 2.0 มีสัญญาณที่ชัดเจนสองอย่างว่าการเรียงลำดับกำลังทำงาน:

  1. ลูกศรในส่วนหัว: ไอคอนลูกศรขนาดเล็กจะปรากฏในส่วนหัวของสเปรดชีตที่คุณคลิก บ่งชี้ทิศทางการเรียงลำดับ (ขึ้นสำหรับจากน้อยไปมาก ลงสำหรับจากมากไปน้อย)

  2. ไอคอนเปิดใช้งานสีแดง: ไอคอนสีแดง จะปรากฏที่ด้านซ้ายสุดของหน้าจอ นี่เป็นตัวบ่งชี้ส่วนกลางว่ามุมมองปัจจุบันถูกเรียงลำดับและอาจไม่แสดงลำดับรหัสโครงการเริ่มต้น

III. ข้อควรพิจารณาสำคัญ

• เฉพาะมุมมองนั้น: การเรียงลำดับและการกรองมีผลกับมุมมองปัจจุบันของคุณเท่านั้น การจัดลำดับงานของคุณใหม่ตาม “วันที่เสร็จสิ้น” ในสเปรดชีตแกนต์จะไม่เปลี่ยนโครงสร้างลำดับชั้นของโครงการในมุมมอง WBS

• การล้างการเรียงลำดับ: เพื่อกลับไปยังโครงสร้างโครงการเริ่มต้น (เรียงตามรหัสงาน) ให้คลิกส่วนหัวที่เรียงลำดับอยู่จนกว่าไอคอนการเรียงลำดับจะหายไป หรือรีเฟรชมุมมอง

• การเรียงลำดับตามวันที่: การเรียงลำดับตามวันที่ เริ่มต้น หรือ เสร็จสิ้น เป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการระบุ “สิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป” โดยไม่ต้องเลื่อนดูกำหนดการที่ยาวด้วยตนเอง

เคล็ดลับ: การวิเคราะห์หลายระดับ

ใช้ กรอง และ เรียงลำดับ ร่วมกันเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด ตัวอย่างเช่น กรองกลุ่มทรัพยากรของคุณสำหรับแผนกเฉพาะ จากนั้นเรียงลำดับตาม “อัตรามาตรฐาน” เพื่อระบุทรัพยากรที่มีต้นทุนสูงสุดในกลุ่มนั้นได้อย่างรวดเร็ว

รูปแบบวันที่และสกุลเงินตามประเทศ

เร็ว ๆ นี้: เลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบวันที่และสกุลเงินตามประเทศ

การเลือกรูปแบบวันที่และสกุลเงินตามประเทศ

ProjectLibre มีวิธีที่สะดวกในการตั้งค่าสกุลเงินและรูปแบบวันที่ของคุณตามธรรมเนียมของประเทศคุณ ซึ่งจะเปลี่ยนการป้อนข้อมูลจาก DD/MM/YYYY เป็น MM/DD/YYYY และยังเปลี่ยนสกุลเงินที่แสดงด้วย

เข้าสู่เมนูผู้ดูแลระบบ:

• คลิก Application Preferences
• เลือกการตั้งค่าวันที่/สกุลเงินตามประเทศ
• กล่อง Date/Currency Locale เป็นดรอปดาวน์ที่คุณสามารถเลือกประเทศและภาษาได้ สิ่งนี้จะกำหนดสกุลเงินด้วย ตัวอย่างในภาพคือภาษาฝรั่งเศส (ประเทศฝรั่งเศส) ซึ่งจะแตกต่างจากภาษาฝรั่งเศส (แคนาดา)
• การเลือกประเทศของคุณจะปรับรูปแบบวันที่ใน ProjectLibre โดยอัตโนมัติให้ตรงกับธรรมเนียมที่ใช้กันทั่วไปที่สุดในประเทศนั้น
• ตัวอย่าง หากคุณเลือกภาษาอังกฤษ (สหรัฐอเมริกา): รูปแบบวันที่จะเป็น MM/DD/YYYY (เดือน/วัน/ปี) และสกุลเงินจะเป็น $ หากคุณเลือกภาษาฝรั่งเศส (ประเทศฝรั่งเศส) จะเปลี่ยนเป็น DD/MM/YYYY และสกุลเงินจะเป็น €
• ด้วยการทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณสามารถมั่นใจได้อย่างง่ายดายว่า ProjectLibre แสดงวันที่ในรูปแบบที่คุ้นเคยและสะดวกที่สุดสำหรับคุณตามประเทศที่คุณอยู่