הגדרת שדות

הגדרת שדות היא כלי התאמה אישית עוצמתי ב-ProjectLibre Cloud, המאפשר לכם לשלוט בדיוק באילו נתונים מוצגים בסביבת הפרויקט שלכם. בין אם אתם מסתכלים על גיליון או על תרשים גרפי, הכלי הזה מבטיח שתראו רק את המידע שרלוונטי לעבודה שלכם כרגע.

I. גישה להגדרות

כדי לפתוח את סרגל הצד של ההגדרות, לחצו על סמל גלגל השיניים (⚙️) שבפינה הימנית העליונה של הממשק. סרגל הצד הזה מציע שתי דרכים עיקריות לעבוד עם הנתונים שלכם:

• תצוגת שדות פעילים: כברירת מחדל, סרגל הצד מציג את כל השדות הפעילים כעת בתצוגה הנוכחית שלכם. זה חל על הגיליונות בתרשים גנט, מאגר המשאבים ותיק הפרויקטים, כמו גם על הנתונים המוצגים בתוך הצמתים של WBS ותרשים הרשת.

• מצב נהל: לחיצה על הקישור נהל בראש סרגל הצד פותחת את כלי ההתאמה האישית המלאים, שבהם אפשר לשנות את התצוגה.

II. התאמה אישית של התצוגה

במצב נהל, סרגל הצד מתרחב ומציג את ספריית שדות זמינים בצד ימין.

הוספה וסידור מחדש של שדות

• הוספת שדות: כדי להוסיף נתון חדש לתצוגה שלכם, מצאו את השדה הרצוי ברשימת “שדות זמינים” וגררו אותו לרשימת “שדות פעילים” בצד שמאל.

• סידור מחדש של שדות: ברשימת “שדות פעילים”, אתם יכולים לשנות את סדר הופעת העמודות בגיליון (או את רצף הנתונים בצומת WBS/תרשים רשת) באמצעות גרירה ושחרור. הזזת שדה למעלה ברשימה מזיזה אותו רחוק יותר שמאלה בתצוגת הגיליון.

סידור הספרייה

ספריית “שדות זמינים” עשויה להיות גדולה מאוד. כדי למצוא במהירות את מה שאתם צריכים, אתם יכולים לסדר שדות לפי:

• קבוצה: קטגוריות כגון “ראשי”, “תוכניות בסיס”, “נתונים בפועל”, “לוח שנה” או “הערות”.

• סוג: סוג הנתונים, כגון “תאריך”, “משך”, “מטבע” או “טקסט”.

• חיפוש: השתמשו בשורת החיפוש בחלק העליון של הספרייה כדי למצוא שדה מסוים לפי שם.

III. השפעה על תצוגות גרפיות

הגדרת שדות משנה ישירות את העמודות בתצוגות הגיליון, אבל היא קובעת גם את תוכן הצמתים בתצוגות הגרפיות:

• תרשימי WBS ורשת: השדות הראשונים ברשימת “שדות פעילים” ממלאים בדרך כלל את תיבות המידע (הצמתים) בתרשימים הללו.

• נתונים עקביים: שינויים שנעשו כאן משתקפים בכל המערכת, כך שאם תוסיפו שדה מותאם “סיכון” לתרשים הגנט שלכם, תוכלו לראות אותו גם בפריסת ה-WBS שלכם.

טיפ למקצוענים: עקביות בין תצוגות

אפשר ליצור רשימות שדות ייעודיות לשלבים שונים של הפרויקט שלכם. לדוגמה, השתמשו ברשימת “תכנון” המתמקדת במשכים ובפעילויות קדם, ועברו לרשימת “ביצוע” המתמקדת בעלויות בפועל ובאחוז ביצוע במהלך שלב ההקמה.

הדפסה וייצוא נתונים

ProjectLibre Cloud מציע מנגנון ייצוא נתונים חזק, שהוא הדרך העיקרית גם להדפסת מידע הפרויקט וגם להוצאת נתונים לעיבוד מחוץ למערכת. במקום כפתור “הדפסה” מסורתי, המערכת משתמשת בייצוא באיכות גבוהה, כך שהנתונים נשארים מובנים ומקצועיים.

I. גישה לכלי הייצוא

כדי להתחיל ייצוא או להכין מסמך להדפסה, לחצו על סמל ייצוא נתונים (חץ היוצא מתוך תיבה) שבקצה הימני של סרגל הכלים הראשי.

II. אפשרויות הגדרה

לחיצה על סמל הייצוא פותחת את החלון ייצוא נתונים, ובו כמה פרמטרים להתאמת הפלט:

• תצוגה לייצוא: אתם יכולים לבחור לייצא נתונים מהתצוגה הפעילה הנוכחית שלכם (לדוגמה, תרשים גנט, מאגר משאבים או תיק פרויקטים).

• שדות לייצוא:

  • שדות פעילים: מייצא רק את העמודות הגלויות כרגע בגיליון שלכם (כפי שהוגדרו בהגדרת שדות). זו האפשרות הטובה ביותר להדפסה נקייה וממוקדת.

  • כל השדות: מוציא כל נתון ונתון המשויך לפעילויות או למשאבים, לבדיקה מעמיקה.

• תבנית הקובץ:

  • Excel (.xlsx): התבנית המועדפת לטיפול בנתונים, חישובים מורכבים ויצירת תרשימים מותאמים.

  • CSV (.csv): תבנית טקסט אוניברסלית, אידיאלית לייבוא נתוני הפרויקט שלכם למערכות או מסדי נתונים ארגוניים אחרים.

  • PDF: (היכן שרלוונטי) בחרו בתבנית הזו לתמונות מצב ברזולוציה גבוהה, מוכנות להדפסה פיזית או לשליחה בדוא״ל.

III. הדפסה באמצעות ייצוא

מכיוון ש-ProjectLibre Cloud הוא פתרון ארגוני מבוסס-דפדפן, הדרך האמינה ביותר להדפיס היא:

1. הגדירו את עמודות הגיליון שלכם כך שיציגו בדיוק את מה שאתם רוצים בעמוד.

2. בחרו Excel או PDF כתבנית הייצוא שלכם.

3. לחצו על Download.

4. פתחו את הקובץ שהורד והשתמשו בהגדרות ההדפסה של התוכנה המקומית שלכם (כגון “התאמה לעמוד אחד” או “כיוון לרוחב”) כדי להפיק את העותק המודפס.

IV. טיפול בנתונים ב-Excel

למשתמשים מתקדמים, ייצוא ל-Excel פותח עולם של אפשרויות מעבר לממשק ניהול הפרויקטים הרגיל:

• טבלאות Pivot מותאמות: יצירת סיכומי הקצאת משאבים מורכבים.

• דיווח חיצוני: שילוב נתוני ProjectLibre עם נתונים פיננסיים מתוכנת הנהלת החשבונות שלכם.

• עריכה גורפת: אף ש-ProjectLibre 2.0 תומך בעריכה באמצעות AI ובעריכה ישירה בשורה, יש משתמשים שמעדיפים את הכלים של Excel לניקוי נתונים בהיקף גדול לפני ייבוא מחדש.

טיפ למקצוענים: הסוד ל“הדפסה נקייה”

לפני ייצוא למצגת, השתמשו בכלי Zoom to Fit בתרשים הגנט והסתירו עמודות לא נחוצות באמצעות סרגל הצד הגדרת שדות. כך הקובץ המיוצא יהיה תמציתי וקריא לבעלי עניין שאינם צריכים לראות שדות טכניים כמו “מרווח כולל” או “סוג אילוץ”.

סינון ומיון נתוני תיק פרויקטים או פרויקט

צפו: סרטון: סינון ומיון

מיון וסינון נתונים

ProjectLibre 2.0 מציע כלים פשוטים לסידור הנתונים ולבידוד מה שמעניין אתכם. הם משמשים בעיקר בתוך תצוגות גיליון, כגון תרשים גנט, מאגר משאבים ותיק פרויקטים, כדי לעזור לכם למצוא מידע מסוים במהירות.

I. סינון נתונים

הפונקציה מסנן מאפשרת לכם להסתיר באופן זמני שורות שאינן עומדות בקריטריונים מסוימים. זה חיוני בניהול פרויקטים גדולים עם מאות פעילויות או משאבים.

• איך לסנן: לחצו על סמל המסנן (נמצא בדרך כלל בסרגל הכלים העליון או באזור כותרת הגיליון). זה מפעיל את שדות הקלט של המסנן.

• החלת מסנן: הזינו את תנאי החיפוש ישירות בכותרת השדה.

• דוגמה: ברשימת המשאבים, אם אתם רוצים לראות רק משאבים ששמם מתחיל באות “C”, פשוט הזינו “C” בשדה המסנן שם. התצוגה תתרענן באופן מיידי ותציג רק רשומות תואמות.

II. מיון נתונים

המיון מאפשר לכם לסדר מחדש את שורות הגיליון שלכם על בסיס נתון מסוים, כגון תאריכים כרונולוגיים או שמות אלפביתיים.

• איך למיין: אין כפתור “מיון” מיוחד בסרגל הכלים. במקום זאת, המיון מתבצע ישירות על כותרות הגיליון.

• מנגנון המיתוג:

  • לחיצה אחת על כותרת (לדוגמה, תאריך התחלה) ממיינת את השורות בסדר עולה.

  • לחיצה נוספת על אותה כותרת הופכת את המיון לסדר יורד.

מיון לפי תאריך התחלה בסדר עולה

מיון לפי תאריך התחלה בסדר יורד

• אינדיקטורים חזותיים: ProjectLibre 2.0 מציע שני סימנים ברורים שהמיון פעיל:

  1. חץ בכותרת: סמל חץ קטן יופיע בתוך כותרת הגיליון שעליה לחצתם, ויציין את כיוון המיון (למעלה לסדר עולה, למטה לסדר יורד).

  2. סמל הפעלה אדום: סמל אדום יופיע בקצה השמאלי של המסך. הוא משמש כאינדיקטור גלובלי לכך שהתצוגה הנוכחית ממוינת וייתכן שאינה מוצגת בסדר ברירת המחדל לפי מזהה.

III. שיקולים חשובים

• לכל תצוגה בנפרד: מיון וסינון משפיעים רק על התצוגה הנוכחית שלכם. סידור מחדש של הפעילויות שלכם לפי “תאריך סיום” בגיליון הגנט לא ישנה את המבנה ההיררכי של הפרויקט שלכם בתצוגת ה-WBS.

• ניקוי מיונים: כדי לחזור למבנה ברירת המחדל של הפרויקט (לפי מזהה פעילות), לחצו על הכותרת הממוינת עד שסמל המיון ייעלם, או רעננו את התצוגה.

• מיון לפי תאריך: מיון לפי תאריכי התחלה או סיום הוא אחת הדרכים היעילות ביותר לזהות “מה קורה בהמשך” בלי לגלול ידנית בלוח זמנים ארוך.

טיפ למקצוענים: ניתוח בכמה רמות

השתמשו במסנן ובמיון יחד ליעילות מרבית. לדוגמה, סננו את מאגר המשאבים שלכם למחלקה מסוימת, ואז מיינו לפי “תעריף רגיל” כדי לזהות במהירות את המשאבים היקרים ביותר בתוך אותה קבוצה.

תבניות תאריך ומטבע לפי מדינה

בקרוב: בחירה של תבניות תאריך ומטבע לפי מדינה.

בחירת תבנית תאריך ומטבע לפי מדינה

ProjectLibre מציע דרך נוחה להגדיר את המטבע ותבנית התאריך שלכם בהתאם למוסכמה של המדינה שלכם. זה ישנה את הזנת הנתונים מ-DD/MM/YYYY ל-MM/DD/YYYY וגם את המטבע המוצג.

פתחו את ניהול:

• לחצו על Application Preferences.
• בחרו הגדרת תאריך/מטבע על בסיס מדינה.
• תיבת Date/Currency Locale היא תפריט נפתח שבו תוכלו לבחור את המדינה והשפה. זה יקבע גם את המטבע. הדוגמה בתמונה היא French (France), שתהיה שונה מ-French (Canada).
• בחירת המדינה שלכם תתאים אוטומטית את תבנית התאריך ב-ProjectLibre למוסכמה הנפוצה ביותר באותו מקום.
• לדוגמה, אם תבחרו English (United States): תבנית התאריך תהיה MM/DD/YYYY (חודש/יום/שנה) והמטבע יהיה $. אם תבחרו French (France), היא תשתנה ל-DD/MM/YYYY והמטבע יהיה €.
• בעזרת השלבים האלה תוכלו להבטיח בקלות ש-ProjectLibre מציג תאריכים בתבנית המוכרת והנוחה ביותר עבורכם בהתאם למיקומכם.