Настройване на полетата

Настройването на полетата е мощен инструмент за персонализиране в ProjectLibre Cloud, който Ви позволява да контролирате точно кои данни се показват в работната Ви среда. Независимо дали разглеждате таблица или графична диаграма, този инструмент гарантира, че виждате само информацията, която е важна за текущата Ви задача.

I. Достъп до настройките

За да отворите страничната лента за настройки, щракнете върху иконата със зъбно колело (⚙️) в горния десен ъгъл на интерфейса. Тази странична лента предлага два основни начина за работа с данните:

• Изглед на активните полета: По подразбиране страничната лента показва всички полета, активни в текущия Ви изглед. Това се отнася за таблиците в диаграмата на Гант, пула от ресурси и Портфолио, както и за данните, показани във възлите на WBS и мрежовата диаграма.

• Режим Управление: Щракването върху връзката Управление в горната част на страничната лента отваря целия пакет за персонализиране, който Ви позволява да промените изгледа.

II. Персонализиране на изгледа

След като сте в режим Управление, страничната лента се разширява и показва библиотека Налични полета вдясно.

Добавяне и преподреждане на полета

• Добавяне на полета: За да добавите нова точка от данни към изгледа си, намерете желаното поле в списъка „Налични полета“ и го плъзнете в списъка „Активни полета“ вляво.

• Преподреждане на полета: В списъка „Активни полета“ можете да промените реда, в който се показват колоните в таблицата (или последователността на данните във възел на WBS/мрежовата диаграма), чрез влачене и пускане. Преместването на поле по-нагоре в списъка го премества по-наляво в изгледа като таблица.

Организиране на библиотеката

Библиотеката „Налични полета“ може да е огромна. За да намерите бързо това, което Ви трябва, можете да организирате полетата по:

• Група: Категории като „Основни“, „Базови планове“, „Действителни стойности“, „Календар“ или „Бележки“.

• Тип: Форматът на данните, например „Дата“, „Продължителност“, „Валута“ или „Текст“.

• Търсене: Използвайте лентата за търсене в горната част на библиотеката, за да намерите конкретно поле по име.

III. Влияние върху графичните изгледи

Макар че настройването на полетата пряко променя колоните в таблиците, то определя и съдържанието на графичните възли:

• WBS и мрежови диаграми: Първите няколко полета от списъка „Активни полета“ обикновено запълват информационните полета (възлите) в тези диаграми.

• Последователност на данните: Направените тук промени се отразяват в цялата система — ако добавите собствено поле „Риск“ към диаграмата на Гант, ще го видите и в оформлението на WBS.

Съвет: последователност в множество изгледи

Можете да създадете специфични списъци с полета за различните фази на проекта. Например използвайте списък „Планиране“, насочен върху продължителности и предшественици, и преминете към списък „Изпълнение“, насочен върху действителни разходи и процент завършеност по време на фазата на изпълнение.

Печат и експортиране на данни

ProjectLibre Cloud предлага надежден механизъм за експортиране на данни, който служи като основен начин както за отпечатване на информацията за проекта, така и за извличане на данни за обработка извън системата. Вместо традиционен бутон „Печат“, системата използва експорти с високо качество, за да гарантира, че данните Ви остават структурирани и професионално оформени.

I. Достъп до инструмента за експортиране

За да започнете експортиране или да подготвите документ за печат, щракнете върху иконата „Експортирай данните“ (стрелка, излизаща от кутия), разположена най-вдясно в основната лента с инструменти.

II. Настройки за конфигуриране

Когато щракнете върху иконата за експортиране, се появява диалоговият прозорец Експортирай данните, който предлага няколко параметъра за настройка на изхода:

• Изглед за експортиране: Можете да изберете да експортирате данни от текущия активен изглед (напр. диаграма на Гант, пул от ресурси или Портфолио).

• Полета за експортиране:

  • Активни полета: Експортира само колоните, видими в момента в таблицата (както са зададени в Настройването на полетата). Това е най-добрият вариант за чист и фокусиран печат.

  • Всички полета: Извлича всяка отделна точка от данни, свързана със задачите или ресурсите, за задълбочен одит.

• Формат на файла:

  • Excel (.xlsx): Предпочитаният формат за обработка на данни, сложни изчисления и създаване на собствени диаграми.

  • CSV (.csv): Универсален текстов формат, идеален за импортиране на данните за проекта в други корпоративни системи или бази данни.

  • PDF: (Когато е приложимо) Изберете този формат за изображения с висока разделителна способност, готови за физически печат или изпращане по имейл.

III. Печат чрез експортиране

Понеже ProjectLibre Cloud е базирано на браузър корпоративно решение, най-надеждният начин за печат е:

1. Настройте колоните на таблицата, за да показват точно това, което искате на страницата.

2. Изберете Excel или PDF като формат за експортиране.

3. Щракнете върху Download.

4. Отворете изтегления файл и използвайте настройките за печат на локалния си софтуер (например „Побиране на една страница“ или „Хоризонтална ориентация“), за да финализирате хартиеното копие.

IV. Обработка на данните в Excel

За напреднали потребители експортирането в Excel отваря множество възможности отвъд стандартния интерфейс за управление на проекти:

• Собствени обобщаващи (pivot) таблици: Създавайте сложни обобщения за разпределението на ресурсите.

• Външно отчитане: Комбинирайте данните от ProjectLibre с финансови данни от Вашия счетоводен софтуер.

• Масово редактиране: Макар че ProjectLibre 2.0 поддържа мощно редактиране с изкуствен интелект и директно в таблицата, някои потребители предпочитат вградените функции на Excel за мащабно почистване на данни преди повторно импортиране.

Съвет: тайната на „чистия печат“

Преди да експортирате за презентация, използвайте инструмента Zoom to Fit в диаграмата на Гант и скрийте ненужните колони чрез страничната лента Настройване на полетата. Това гарантира, че експортираният файл е кратък и четим за заинтересованите страни, на които не им е необходимо да виждат технически полета като „Общ резерв“ или „Тип ограничение“.

Филтриране и сортиране на данните за портфолио или проект

Гледайте: Видео: Filter and Sort

Сортиране и филтриране на данни

ProjectLibre 2.0 предлага опростени инструменти за организиране и изолиране на данните на проекта. Тези функции се използват главно в изгледи с таблица, като диаграмата на Гант, пула от ресурси и Портфолио, за да намерите бързо конкретна информация.

I. Филтриране на данни

Функцията Филтър Ви позволява временно да скриете редове, които не отговарят на определени критерии. Това е от съществено значение за управлението на големи проекти със стотици задачи или ресурси.

• Как да филтрирате: Щракнете върху иконата за филтър (обикновено в горната лента с инструменти или в областта на заглавията на таблицата). Това активира полетата за въвеждане на филтър.

• Прилагане на филтър: Въведете критериите за търсене директно в полето на заглавието.

• Пример: В списъка с ресурси, ако искате да видите само ресурси, чиито имена започват с буквата „C“, просто въведете „C“ в полето за филтър Име. Изгледът веднага ще се обнови, за да покаже само съвпадащите записи.

II. Сортиране на данни

Сортирането Ви позволява да преподредите редовете на таблицата по определена точка от данни, например хронологични дати или имена по азбучен ред.

• Как да сортирате: В лентата с инструменти няма отделен бутон „Sort“. Вместо това сортирането се извършва директно върху заглавията на таблицата.

• Механизъм на превключването:

  • Едно щракване върху заглавие (напр. Начална дата) сортира редовете във възходящ ред.

  • Второ щракване върху същото заглавие обръща сортирането в низходящ ред.

Сортиране по Начална дата, възходящо

Сортиране по Начална дата, низходящо

• Визуални индикатори: ProjectLibre 2.0 предлага два ясни сигнала, че сортирането е активно:

  1. Стрелка в заглавието: В заглавието на таблицата, върху което сте щракнали, се появява малка икона на стрелка, която показва посоката на сортиране (нагоре за възходящ, надолу за низходящ ред).

  2. Червена икона за активност: В крайната лява част на екрана ще се появи червена икона. Тя служи като глобален индикатор, че текущият изглед е сортиран и може да не отразява реда по подразбиране по ИД на проекта.

III. Важни бележки

• Специфично за изгледа: Сортирането и филтрирането влияят само на текущия Ви изглед. Преподреждането на задачите по „Крайна дата“ в таблицата на Гант няма да промени структурната йерархия на проекта в изгледа WBS.

• Изчистване на сортирането: За да се върнете към структурата на проекта по подразбиране (подредена по ИД на задачата), щракнете върху активно сортираното заглавие, докато иконата за сортиране изчезне, или обновете изгледа.

• Сортиране по дата: Сортирането по датите на Начало или Край е един от най-ефективните начини да откриете „какво предстои“, без да се налага ръчно да превъртате дълъг график.

Съвет: анализ на няколко нива

Използвайте Филтър и сортиране заедно за максимална ефективност. Например филтрирайте пула от ресурси за конкретен отдел, а след това сортирайте по „Стандартна ставка“, за да откриете бързо най-скъпите ресурси в тази конкретна група.

Специфични за държавата формати за дата и валута

Очаквайте скоро: избор на специфични за държавата настройки за формат на дата и валута.

Избор на специфичен за държавата формат на дата и валута

ProjectLibre предлага удобен начин да зададете валутата и формата на датата според конвенцията на Вашата държава. Това ще промени въвеждането на данни от ДД/ММ/ГГГГ на ММ/ДД/ГГГГ, както и показваната валута.

Отворете „Администриране“:

• Щракнете върху Application Preferences.
• Изберете настройката за дата/валута според държавата.
• Полето Date/Currency Locale е падащо меню, от което можете да изберете държава и език. Това ще зададе и валутата. В примера на изображението е избран френски (Франция), който се различава от френски (Канада).
• Изборът на Вашата държава автоматично коригира формата на датата в ProjectLibre, за да съответства на най-разпространената конвенция за това място.
• Пример: ако изберете английски (САЩ), форматът на датата ще бъде ММ/ДД/ГГГГ (месец/ден/година), а валутата ще бъде $. Ако изберете френски (Франция), той ще се смени на ДД/ММ/ГГГГ, а валутата — на €.
• Като следвате тези стъпки, лесно можете да гарантирате, че ProjectLibre показва датите във формата, който е най-познат и удобен за Вас според местоположението Ви.