Projektinäkymä

Reitti: valitse Projektisalkku-näkymässä projekti ja napsauta Avaa — päädyt suoraan näkymään Projekti → Gantt. Keskellä oleva otsikko näyttää projektin nimen. Tässä tiimit luovat, aikatauluttavat, päivittävät ja analysoivat yksityiskohtaista työtä yhden projektin sisällä — samassa yhdistetyssä pilviaikataulussa.

Katso: Projektinäkymä (~20 min esittely).

Projektisalkku → Avaa → Projekti, Gantt — Projektinäkymästä.

Projektin alivalikon kuvakkeet — Projektinäkymästä.

Alivalikko — viisi näkymää yhteen aikatauluun

Projektin alivalikon kohteet eivät ole erillisiä projekteja. Gantt · Taulukko · Jakauma · Verkkokaavio · WBS ovat eri näkymiä samaan yhdistettyyn aikatauluun — muutos yhdessä näkyy kaikkialla.

Näkymä	Opettaa	Syvennä
Gantt	Milloin — tehtävätaulukko + aikajana; punainen = kriittinen, sininen = ei-kriittinen	Gantt-kaavio · Aikataulutus
Taulukko	Samat tehtäväkentät ilman Ganttia (enemmän tilaa sarakkeille)	—
Jakauma	Ajoitettu Työmäärä / Todellinen työmäärä (Käyttö-tyylinen; käyttöliittymän nimi = Jakauma)	Käyttö / Jakauma
Verkkokaavio	Logiikka — solmut + riippuvuuslinkit	Verkkokaavio
WBS	Laajuus — hierarkkinen kaavio	WBS · Organisaatiorakenteet, WBS

Vastakkainasettelu: Gantt = milloin · Verkkokaavio = logiikka · WBS = laajuus — kolme näkökulmaa yhteen elävään projektiin.

Gantt — tehtävätaulukon sarakkeet — Projektinäkymästä.

Tehtävän ilmaisimet — kriittinen / jäljessä aikataulusta — Projektinäkymästä.

Kriittinen (punainen) vs. ei-kriittinen (sininen) — Projektinäkymästä.

Taulukkonäkymä — kentät ilman Ganttia — Projektinäkymästä.

Jakauma — ajoitettu Työmäärä — Projektinäkymästä.

Jakauma — Todellinen työmäärä -syöttö — Projektinäkymästä.

Verkkokaavio — riippuvuussolmut — Projektinäkymästä.

WBS-hierarkiakaavio — Projektinäkymästä.

Sama yhdistetty aikataulu kaikissa näkymissä — Projektinäkymästä.

Työkalupalkin kartta (navigointitaso)

Pitkä Projektinäkymän esittely käy läpi monia työkaluja. Navigointi-tasolla kohtele työkalupalkkia karttana ja avaa syvemmät osiot työnkulkuja varten:

• + Lisää (sis. Uusi toistuva tehtävä) · Kumoa/Toista · Sisennä/Poista sisennys — katso Toistuvat tehtävät ja Sisennä → WBS.

• Varaa resurssit — Resurssien varaaminen · Gantt, varaaminen.

• Perusaikataulut · Jakaminen · Lähennys/Loitonnus · Vienti · Värit · Suodatin · Kenttien määritys — Gantt-kaavio · Perusaikataulut.

• Muokkaa tehtävää -välilehdet: Perustiedot · Suoritus · Toteumat · Kalenteri · Aikataulutus · Riippuvuudet · Riski · Muistiinpanot — EVM-kentät liittyvät kohtaan Suorituskyvyn hallinta / EVM.

• Kalenteri · Riskirekisteri / Monte Carlo — Kalenterit · Riskianalyysi.

• Aikataulun laatutarkastus (DCMA) — Projektin tarkastus; suorita laatutarkastukset ennen Monte Carlo -analyysiä.

• Alapaneelit Tehtävän tiedot / Resurssikaaviot · Tasaus — Resurssien tasaus.

Gantt-työkalupalkki — + Lisää — Projektinäkymästä.

Muokkaa tehtävää — välilehtipalkki — Projektinäkymästä.

Projektinäkymä-video

Katso: Projektinäkymä — koko Projekti-valikon esittely (alivalikko + kehys + analyysin aloituskohdat).

Tekoälyavusteinen projektin luonti

ProjectLibre 2.0 esittelee AI Generation -toiminnon, tehokkaan työkalun, joka on suunniteltu rakentamaan projektin rakenne — mukaan lukien tehtävät, riippuvuudet ja varaukset — suoraan tekstikuvauksesta.

AI Generation -toiminnon käyttäminen

1. Etsi tekoälykuvake: Napsauta Gantt-kaavion valikkopalkissa AI-painiketta (toinen kuvake vasemmalta).

   

2. Avaa työkalu: Napsauta AI-painikkeen pudotusvalikon nuolta ja valitse + Generate tasks. Tämä avaa AI Generation -valintaikkunan.

AI Generation -valintaikkuna.

Projektin luominen

Kuvaa Projektin kuvaus -kentässä projektisi laajuus tai vaiheet, jotka haluat kehittää. Saat tekoälystä parhaat tulokset, kun noudatat näitä ohjeita:

• Määritä tehtävien määrä: Suosittelemme päättämään kuvauksen tarkkaan ohjeeseen, kuten: “Palauta 50 tehtävää” tai “Palauta 100 tehtävää.” Tämä varmistaa, että tekoäly tuottaa aikataulullesi kattavan yksityiskohtaisuuden tason.

• Optimaalinen vaihteluväli: Vaikka tekoäly pystyy käsittelemään erilaisia pyyntöjä, pysyminen 50–100 tehtävän vaihteluvälissä on ihanteellista.

• Miksi rajoittaa määrää? Huomattavasti yli 100 tehtävän pyytäminen johtaa usein monimutkaiseen linkkien ja tietojen verkkoon, jota on vaikea järkeistää ja muokata.

Parhaat käytännöt: Käytä 50 tehtävän tulosta laadukkaana perustana. On paljon tehokkaampaa antaa tekoälyn rakentaa pääasiallinen rakenne ja sitten itse muokata tai lisätä projektiin tarkempia yksityiskohtia manuaalisesti.

Tehtävähierarkioiden luominen (pää-/alitehtävät) ja työn ositusrakenne (WBS)

ProjectLibre mahdollistaa yksityiskohtaisen ja järjestetyn projektiaikataulun rakentamisen luomalla tehtävähierarkian. Sisentämällä tehtäviä toisten tehtävien alle luot pää-/alisuhteen (tai yhteenveto-/alitehtäväsuhteen). Tämä järjestys on perustavanlaatuinen projektisi työn ositusrakenteen (WBS) luomisessa. Päätehtävä perii automaattisesti, tai “kerää yhteen”, kaikkien alitehtäviensä yhdistetyt kustannukset, kestot ja aikataulun ajanjaksot.

Video: Pää-/alitehtävien työn ositusrakenteen (WBS) luominen

Alitehtävien luominen sisentämällä

Prosessi alkaa tunnistamalla ne tehtävät, jotka haluat järjestää yhteisen otsikon alle.

Alitehtävien luominen (sisennys)

1. Valitse Gantt-kaavion tehtäväluettelosta tehtävä tai tehtäväryhmä, joista haluat tehdä alitehtäviä. Alla oleva kuva havainnollistaa alkuvaihetta, jossa ID:t 2–6 olevat tehtävät on valittu.

2. Napsauta Sisennä-kuvaketta valikkopalkissa (korostettu yläpuolella olevalla punaisella nuolella, joka osoittaa ‘>’-kuvaketta).

Tulos: Valitut tehtävät siirtyvät oikealle (sisennetään) edellisen tehtävän alle, joka muuttuu automaattisesti pää- (yhteenveto-) tehtäväksi.

Päätehtävä (yhteenveto)

Päätehtävä toimii nyt ylätason yhteenvetona koko tehtäväryhmälleen. Tämä muutos on avainasemassa ProjectLibren tietojen kerääntymisen ymmärtämisessä.

• Alitehtäviltä perityt tiedot: Kuten alla näkyy, sisennyksen jälkeen Tehtävä 1 (“Yhteenveto”) on muuttunut. Sen nimen vieressä on nyt napsautettava kolmio (nuoli).

• Keskeinen huomio: Tehtävän 1 kesto (10d) ja aikataulun päivämäärät ovat nyt suora ja automaattinen laskelma sen alitehtävien parametreista (Suunnittelu, Kehitys jne.). Myös alitehtäville varatut kustannukset kerääntyvät yhteenvetotehtävälle.

• Rajoittamaton WBS-tasojen määrä: Et ole rajoitettu yhteen alitehtävätasoon. Voit valita jo sisennetyt tehtävät ja sisentää ne uudelleen, luoden niin monta sisäkkäistä tasoa WBS:ään kuin projektisi vaatii.

Hierarkian hallinta ja havainnollistaminen

ProjectLibre tarjoaa toiminnot, joilla voit tehokkaasti hallita järjestettyä aikatauluasi ja havainnollistaa taustalla olevaa WBS:ää.

Vaihenäkymien tiivistäminen ja laajentaminen

Monimutkaisten, useita alitehtäviä sisältävien projektien hallintaa varten voit tiivistää tai laajentaa aikataulusi osioita paremman yleiskuvan saamiseksi.

• Laajenna: Napsauta päätehtävän vierellä olevaa kolmiota (nuolta). Tämä piilottaa kaikki sen alitehtävät näkyvistä.

• Esimerkki: näyttää Gantt-näkymän sen jälkeen, kun “Yhteenveto”-tehtävän vierellä olevaa kolmiota on napsautettu, piilottaen alitehtävien 2–6 tiedot ja tarjoten siistin, ylätason yhteenvedon koko projektivaiheesta.

Työn ositusrakenteen (WBS) kaavionäkymä

Sisentämällä luomasi tehtävähierarkia ei ole vain Gantt-luettelon esitys; se on kattava työn ositusrakenne.

• Alla oleva WBS-kuva tarjoaa visuaalisen esityksen tästä rakenteesta omassa WBS-kaavionäkymässä. Tässä “Yhteenveto”-päätehtävä näytetään ylimmällä tasolla, hierarkkisesti linkitettynä ja haarautuen alas alitehtäviinsä (Suunnittelu, Kehitys jne.), täydellisesti heijastaen Gantt-luettelossa muodostettuja suhteita. Myös kaikki kustannus- ja aikataulutieto kerääntyy tämän hierarkian mukaisesti.

Hierarkian purkaminen: poista sisennys

Jos sinun täytyy siirtää tehtävä tai ryhmä pois päätehtävän alta ja siirtää se ylemmäs projektihierarkiassa, käytä vastakkaista toimintoa.

• Sisennyksen poistamiseksi: Valitse tehtävät ja napsauta Poista sisennys -nuolikuvaketta (valikkopalkin kuvake, joka näyttää ‘<’-merkin, sisennyskuvakkeen vasemmalla puolella). Tämä tekee täysin päinvastaisen toiminnon kuin sisennys, siirtäen tehtävät ylös ja pois nykyisen pääyhteenvetotehtävänsä alta.

Korosta tehtävät ja käytä sisennyskuvaketta hierarkian luomiseen

Sisennyksen jälkeen yhteenveto- tai päätehtävä kattaa alitehtävien keston, ja kustannukset kerääntyvät myös hierarkiatasojen mukaisesti. Yhteenvetotehtävän vierellä olevan nuolen napsauttaminen laajentaa tai tiivistää alla olevat yksityiskohtaiset alitehtävät

Yhteenvetotehtävä tehtävät tiivistettynä, näyttää vain päätehtävän.

Sisennyksen hierarkkinen rakenne luo myös työn ositusrakenteen (WBS).

Muut kuvakkeet Gantt-kaavion palkissa:

Lisää
AI
Sisennä / Poista sisennys
Varaa resurssi tehtävään
Projektin perusaikataulu
Kalenteri
Muokkaa tehtävää
Jaa tehtävä
Lähennä / Loitonna
Vie projekti
Suodatin
Määritä
Muokkaa tehtävää
Asetukset (sarakkeet)

Lisää (poista/leikkaa/kopioi/liitä)

“Lisää”-pudotusvalikon erittely

1. Poista (“poisto”-toiminto)

• Mitä se tekee: Se poistaa valitun tehtävärivin kokonaan.

• Miksi se on tässä: Siistin aikataulun “luomiseksi” joudut usein poistamaan paikanvaraajia tai virheitä.

• Vinkki: Tämä ei vain piilota tehtävää; se poistaa tiedot, varatut resurssit ja ajoituksen.

2. Kopioi (“monistus”-toiminto)

• Mitä se tekee: Se ottaa “tilannekuvan” valitsemastasi tehtävästä (mukaan lukien sen keston ja varatut henkilöt) ja tallentaa sen tietokoneesi väliaikaismuistiin (leikepöydälle).

• Miksi se on vakiotoiminto: Se säästää sinut samojen tehtävätietojen kirjoittamiselta uudelleen ja uudelleen.

3. Leikkaa (“siirto”-toiminto)

• Mitä se tekee: Kuten Kopioi, se “muistaa” tehtävän, mutta poistaa sen välittömästi nykyisestä paikastaan.

• Miksi se on vakiotoiminto: Ajattele tätä tehtävän “nostamisena”, jotta voit “laskea sen” johonkin muuhun kohtaan aikajanalla.

4. Liitä (“lisäys”-toiminto)

• Mitä se tekee: Se ottaa sen tehtävän, joka on tällä hetkellä “muistissasi” (Leikkaa- tai Kopioi-toiminnosta) ja sijoittaa sen aikatauluun.

• Projektin logiikka: Gantt-kaaviossa Liitä luo yleensä täysin uuden rivin. Se ei vain muuta olemassa olevan rivin tekstiä; se lisää projektiin kokonaan uuden merkinnän.

---

Miksi kutsumme niitä “vakiotoiminnoiksi”

Nämä termit ovat toimialan vakiokäytäntöjä, jotka ovat olleet tietojenkäsittelyn selkäranka 1980-luvulta lähtien.

• Yleiset pikanäppäimet: Nämä vaihtoehdot vastaavat lähes aina klassisia pikanäppäimiä: Ctrl+X (Leikkaa), Ctrl+C (Kopioi) ja Ctrl+V (Liitä).

• Leikepöytäsääntö: Kuten Wordissa tai Excelissä, sinulla voi olla kerrallaan vain yksi “leikattu” tai “kopioitu” kohde. Jos kopioit tehtävän ja sitten kopioit toisen, ensimmäinen unohtuu.

• Tietojen eheys: Toisin kuin tekstin poistaminen, tehtävän “poistaminen” tai “leikkaaminen” projektiohjelmistossa on “älykästä” — se osaa numeroida tehtävät uudelleen ja säätää visuaaliset Gantt-palkit automaattisesti.

Käytännössä tämä valikko on rivien ohjauspaneelisi. Sen sijaan, että neljä erillistä painiketta veisivät tilaa ruudultasi, ne on piilotettu “Luo”-painikkeen alle, koska ne ovat työkaluja, joilla rakennat projektisi rakenteen.

AI-kuvake

AI-kuvake avaa tehtävien luonti -valintaikkunan, kuten tekoälyn tehtävänluonti-osiossa mainittiin

Sisennä / poista sisennys

Projektinhallinnassa Sisennä- ja Poista sisennys -painikkeet (vasen ja oikea nuoli “Luo”-valikon vierellä) ovat tehokkaimmat järjestelytyökalut. Ne eivät vain siirrä tekstiä; ne muuttavat aikataulusi varsinaista logiikkaa luomalla työn ositusrakenteen (WBS).

Ajattele näitä painikkeita projektisi “kansiontekijöinä”.

---

Sisennä-painike (>)

Kun napsautat Sisennä, kerrot ohjelmistolle: “Tämä tehtävä on yksityiskohta suoraan sen yläpuolella olevasta tehtävästä.”

• Luo yhteenvetotasoja: Sisentämäsi tehtävän yläpuolella oleva tehtävä muuttuu automaattisesti yhteenvetotehtäväksi (näytetään usein lihavoituna mustalla sulkeella Gantt-kaaviossa).

• Automaattinen laskenta: Kun tehtävästä tulee yhteenvetotehtävä, et voi enää muuttaa sen kestoa tai päivämääriä manuaalisesti. Se “laskee yhteen” kaiken sen alla olevan. Jos alitehtävät kestävät 10 päivää, yhteenvetotehtävä näyttää automaattisesti 10 päivää.

• “Pää-/alitehtävä”-suhde: Tämä luo hierarkian, jossa “pää” (yhteenveto) seuraa koko vaihetta, ja “alitehtävät” seuraavat varsinaista työtä.

Poista sisennys -painike (<)

Poista sisennys -painikkeen napsauttaminen tekee päinvastoin: se “ylentää” tehtävän korkeammalle tasolle.

• Poistaa tasoja: Käytä tätä, jos tehtävä on vahingossa jäänyt vaiheen alle, johon se ei kuulu. Se siirtää tehtävän takaisin kohti vasenta reunaa.

• Siteen katkaiseminen: Jos poistat sisennyksen yhteenvetotehtävän ainoalta alitehtävältä, yhteenvetotehtävä menettää “pää”-asemansa ja muuttuu takaisin tavalliseksi tehtäväksi.

---

WBS:n (työn ositusrakenteen) rakentaminen

WBS on käytännössä kartta projektistasi. Käyttämällä Sisennä- ja Poista sisennys -toimintoja rakennat “osoitteen” jokaiselle tehtävälle.

Toiminto	Tulos WBS:ssä	Visuaalinen muutos Gantissa
Sisennä	Luo alitehtävän (taso 2, 3 jne.)	Yläpuolella oleva tehtävä muuttuu paksuksi mustaksi palkiksi.
Poista sisennys	Siirtää kohti päävaihetta (taso 1)	Tehtävä siirtyy vasemmalle ja sen “pää”-palkki pienenee.

Vinkki: Ammattimainen Gantt-kaavio on harvoin vain pitkä luettelo 100 tehtävästä. Se on tavallisesti 5–10 yhteenvetotehtävää (vaihetta), joiden alle on sisennetty useita alitehtäviä. Tämä mahdollistaa niiden vaiheiden “tiivistämisen”, joiden parissa et työskentele, pitäen ruutusi siistinä.

Yhteenvetotehtävän toiminta

Kun sisennät tehtäviä luodaksesi yhteenvetotason, muista tämä: yhteenvetotehtävä on peili.

1. Alkamispäivä: Se alkaa, kun ensimmäinen alitehtävä alkaa.

2. Päättymispäivä: Se päättyy, kun viimeisenä päättyvä alitehtävä päättyy.

3. Edistyminen: Se näyttää painotetun prosenttiosuuden siitä, kuinka paljon työtä on tehty kaikissa sen alitehtävissä.

Varaa resurssit

Video: Resurssien varaaminen

Resurssien varaaminen

Kun olet järjestänyt WBS:si Sisennä/Poista sisennys -työkaluilla, sinun täytyy varata resurssit tiettyihin tehtäviin vastuun, työmäärän ja kustannusten seuraamiseksi. ProjectLibressä tämä tehdään omalla varauskäyttöliittymällä.

Varauskuvake

Varaa resurssi -kuvake.

Aloita valitsemalla luettelosta tehtävä (kuten “Suunnittelu”) ja napsauttamalla Varaa resurssi -kuvaketta. Se sijaitsee työkalupalkin keskellä ja sitä kuvaa kahden ihmisen siluetti.

Varaa resurssi -valintaikkunan käyttäminen

Varaa resurssi -valintaikkuna.

Kun valintaikkuna avautuu, näet resurssivarantosi. Tämä käyttöliittymä mahdollistaa tarkan hallinnan siitä, kuinka paljon “työtä” kukin resurssi käyttää tehtävään.

• Joustava varausprosentti (liukusäädin): Voit varata resurssin siirtämällä liukusäädintä. Vaikka 50 % ja 100 % ovat yleisiä vertailuarvoja, varaus voi olla minkä tahansa prosentin projektin vaatimusten mukaan (esim. 23 %, 75 % tai 10 %).

• Mukautetut syötteet: Jos liukusäädin on liian karkea, voit napsauttaa prosenttikenttää ja kirjoittaa tarkan arvon. Tämä on hyödyllistä tarkassa resurssien tasauksessa, jossa tiimin jäsen on käytettävissä vain osan ajastaan.

• Varaa kaikki / Poista kaikki varaukset: Käytä näitä painikkeita joukkotoimintoihin, kuten koko tiimin varaamiseen ideointipalaveriin tai kaikkien nimien poistamiseen tehtävän uudelleenjakamiseksi.

---

Visuaaliset tulokset Gantt-kaaviossa

Kun napsautat Tallenna, Gantt-kaavio antaa välittömän visuaalisen palautteen henkilöstötasoistasi:

1. Resurssimerkinnät: Varattujen henkilöiden nimet (esim. “Tayler”, “Sidney”) näkyvät suoraan tehtäväpalkin vierellä Gantt-kaaviossa. Tämä varmistaa, että kaikki aikataulua katsovat tietävät, kuka vastaa mistä tuotoksesta.

2. “Yhteenvedon” kerääntyminen: Jos varaat resursseja alitehtäville, yhteenvetotehtävä (pääpalkki) kerää tiedot automaattisesti yhteen. Se laskee koko vaiheen kokonaistyötunnit ja kustannukset alitehtäville varaamiesi prosenttien perusteella.

3. Työmäärän laskenta: Ohjelmisto käyttää prosenttiosuuttasi laskeakseen todellisen “työmäärän” tunteina.

   • Esimerkki: Jos tehtävä kestää 10 päivää ja varaat resurssin 25 %:lla, ohjelmisto laskee, että henkilö tekee 20 tuntia todellista työtä näiden 10 päivän aikana.

---

Työkalupalkin etenemisen yhteenveto

Hallitsemalla näitä kolmea osiota olet suorittanut projektin perusasetukset:

1. Luo: Rakenna tehtäväluettelo.

2. Sisennä/Poista sisennys: Järjestä tehtävät loogiseen WBS-hierarkiaan.

3. Varaa resurssi: Yhdistä työ tiimiisi ja kalustoosi.

Projektin perusaikataulujen hallinta

Perusaikataulu tilannekuvana (2.0-esikatselu): Perusaikataulun tallentaminen tallentaa aikajanan ja laajuuden tietyllä hetkellä. Useat perusaikataulut (Perusaikataulu ja Perusaikataulu 1–10) voivat näkyä varjostettuina palkkeina Gantissa, jotta voit verrata suunnitelmaa logiikka- tai päivämäärämuutosten jälkeen.

Tallenna perusaikataulu

Tallenna perusaikataulu -valintaikkuna.

Katso: Tallenna perusaikataulu -video

Johdanto

“Kun projektiaikataulusi on täysin järjestetty — tehtävät on luotu, WBS on asetettu sisennyksillä ja resurssit on varattu — on aika asettaa ‘versio 1.0’. Projektinhallinnassa tätä kutsutaan perusaikatauluksi.”

1. Mikä on perusaikataulu?

“Perusaikataulu on tilannekuva projektisi ‘suunnitellusta’ tilasta. Se jäädyttää alkuperäiset aloitus- ja päättymispäivät sekä kustannukset, jotta voit projektin edetessä verrata todellista etenemistä alkuperäisiin tavoitteisiisi.”

2. Tallenna perusaikataulu -valintaikkunan avaaminen

“Tallentaaksesi nykyisen suunnitelmasi, napsauta Perusaikataulu-kuvaketta työkalupalkissa (löytyy asetusten ja näkymävaihtoehtojen läheltä). Tämä avaa Tallenna perusaikataulu -valintaikkunan.”

3. Perusaikataulupaikan valitseminen (‘11 versiota’ -sääntö)

“ProjectLibre mahdollistaa jopa 11 eri perusaikataulun tallentamisen.

• Ensisijainen paikka on nimetty yksinkertaisesti ‘Perusaikataulu.’ Tämän tulisi olla virallinen ‘versio 1.0.’

• 10 lisäpaikkaa (Perusaikataulu 1 – Perusaikataulu 10) sopivat erinomaisesti projektin aikaisiin uudelleensuunnitteluihin tai ‘entä jos’ -skenaarioihin. Käytä valintaikkunan pudotusvalikkoa valitaksesi, mihin paikkaan haluat tallentaa.”

4. Laajuuden asettaminen: koko projekti vs. valitut tehtävät

“Voit valita, mitä tallennat:

• Koko projekti: Tämä on vakiovalinta. Se tallentaa kaikki rivit ja yhteenvetotasot Gantt-kaaviossasi.

• Valitut tehtävät: Jos olet päivittänyt vain yhden vaiheen (kuten ‘Suunnittelu’) ja haluat ottaa perusaikataulun vain näistä muutoksista, korosta rivit ensin Gantt-kaaviossa ja poista sitten valinta ‘Koko projekti’ -ruudusta valintaikkunassa. Tämä kohdistaa tilannekuvan vain näihin valittuihin tehtäviin.”

5. Perusaikataulun tallentaminen

“Kun olet valinnut paikan ja laajuuden, napsauta Tallenna perusaikataulu. Huomaat, että Gantt-kaaviosi tallentaa nyt näitä piilotettuja ‘suunniteltuja’ palkkeja. Jos tehtävä myöhästyy tulevaisuudessa, ‘todellinen’-palkki liikkuu, mutta ‘perusaikataulu’ pysyy paikallaan ja näyttää tarkalleen, kuinka paljon projekti on ajautunut pois aikataulusta.”

6. Perusaikataulun nollaaminen

“Jos teit virheen tai tarvitset tietyn version nollaamista, etsi ‘Nollaa perusaikataulu’ -vaihtoehto (merkitty punaisella roskakorikuvakkeella) valintaikkunan vasemmasta alakulmasta. Tämä tyhjentää valitun perusaikataulupaikan tiedot, jolloin voit aloittaa alusta.”

Loppuyhteenveto

“Perusaikataulut ovat avain vastuullisuuteen. Tallentamalla ‘versio 1.0:n’ nyt varmistat, että voit raportoida projektisi suorituskyvystä täydellä tarkkuudella myöhemmin.”

---

Pikaopas-taulukko

Toiminto	Kuvaus
Perusaikataulu-pudotusvalikko	Valitse 11 käytettävissä olevasta paikasta (Perusaikataulu, Perusaikataulu 1–10).
Koko projekti	Ottaa tilannekuvan koko aikataulusta kokonaisseurantaa varten.
Valitut tehtävät	Ottaa perusaikataulun vain korostamistasi riveistä.
Nollaa perusaikataulu	Poistaa pysyvästi valitun paikan tilannekuvan.
Tallenna perusaikataulu	Tallentaa nykyiset päivämäärät/kustannukset valittuun perusaikataulupaikkaan.

Tehtävän tiedot -valintaikkuna

Muokkaa tehtävää: tiedot-valintaikkuna välilehdillä ja alivälilehdillä

Video: Tehtävän tiedot

Tehtävän tiedot -valintaikkuna.

Yleiskatsaus

Tehtävän tiedot -valintaikkuna on jaettu seitsemään ensisijaiseen välilehteen. Käytä tätä valintaikkunaa tehtävän etenemisen päivittämiseen, kustannusten hallintaan ja aikataulurajoitusten tarkentamiseen. Muutokset vahvistuvat vasta, kun napsautat Tallenna-painiketta.

---

Tämä kattava käsikirja antaa perusteellisen erittelyn Tehtävän tiedot -valintaikkunasta. Tämä käyttöliittymä on suunniteltu erittäin tarkkaan projektinhallintaan ja mahdollistaa vaihtamisen ylätason aikataulutuksen ja yksityiskohtaisen ansaitun arvon tiedon välillä.

I. Perustiedot-välilehti: tehtävän keskeiset parametrit

Perustiedot-välilehti on ensisijainen käyttöliittymä tehtävän tunnistetietojen ja keskeisten aikataulutietojen määrittämiseen.

• Nimi ja ID: Tehtävän nimi on muokattava merkkijono, kun taas ID (esim. “6”) on järjestelmän luoma yksilöllinen tunniste tietokantaseurantaa varten.

• Mittarit:

  • Kesto: Suunniteltu ajanjakso (esim. 3d).

  • Työmäärä: Kokonaistyömäärä (esim. 24h).

  • Kustannukset: Budjetoitu kokonaiskustannus.

• Aikataulutus:

  • Aloitus/lopetus: Täytetään päivämäärä- ja aikavalitsimella. Huomaa näiden kenttien “X”-painike, jonka avulla voit poistaa tietyt rajoitukset ja palata automaattisesti aikataulutettuihin päivämääriin.

• Edistymisen seuranta:

  • Valmiusprosentti: Sisältää tarkan liukusäätimen. 0 %- ja 100 % -pikavalintapainikkeet mahdollistavat nopeat tilapäivitykset.

  • Prioriteetti: Numeerinen kenttä (oletus 0), jota käytetään tehtävän tärkeyden määrittämiseen resurssien tasauksessa.

• Edeltäjät: Erillinen syöte, jolla määritetään logiikkalinkit (esim. 1FS+2d) verkon muihin tehtäviin.

---

II. Perusaikataulut-välilehti: ansaittu arvo ja tilannekuvat

Perusaikataulut-välilehti.

Tämä välilehti on kriittinen suorituskyvyn mittaamisessa ja sisältää 11 erityistä ansaitun arvon analyysin (EVA) mittaria sekä versionhallinnan.

Ansaitun arvon analyysin mittarit

Kukin kenttä sisältää Tiedot (i) -kuvakkeen määritelmän näyttämiseksi suoraan.

Mittari	Koko nimi	Kuvaus
BCWS	Budgeted Cost of Work Scheduled	“Suunniteltu arvo” (PV); kuinka paljon aiot käyttää tähän päivään mennessä.
BCWP	Budgeted Cost of Work Performed	“Ansaittu arvo” (EV); valmistunut fyysinen työ rahamääräisenä.
ACWP	Actual Cost of Work Performed	“Todelliset kustannukset” (AC); kuinka paljon on todellisuudessa käytetty tähän mennessä.
SV	Schedule Variance	Lasketaan kaavalla $BCWP - BCWS$. Positiivinen arvo tarkoittaa aikataulun edellä olemista.
CV	Cost Variance	Lasketaan kaavalla $BCWP - ACWP$. Positiivinen arvo tarkoittaa budjetin alla pysymistä.
EAC	Estimate at Completion	Tehtävän arvioitu kokonaiskustannus nykyisen suorituksen perusteella.
BAC	Budget at Completion	Tehtävän alkuperäinen suunniteltu kokonaisbudjetti.
VAC	Variance at Completion	Lasketaan kaavalla $BAC - EAC$. Ennustettu ylijäämä tai alijäämä lopussa.
SPI	Schedule Performance Index	$BCWP / BCWS$. Tehokkuussuhde; $>1.0$ tarkoittaa aikataulun edellä olemista.
CPI	Cost Performance Index	$BCWP / ACWP$. Tehokkuussuhde; $>1.0$ tarkoittaa kustannustehokkuutta.
TCPI	To-Complete Performance Index	Tehokkuus, joka tarvitaan tehtävän valmistumiseen jäljellä olevan budjetin rajoissa.

Perusaikataulun tilannekuvat

Tämä osio mahdollistaa projektin tilojen arkistoinnin.

• Tallennus: Voit tallentaa yhden ensisijaisen perusaikataulun ja viisi lisätilannekuvaa (Perusaikataulu 1–5).

• Toiminta: Tallenna nykyiset mittarit kyseiseen paikkaan napsauttamalla levyke-/tallennuskuvaketta. Laajenna V-nuolella/pudotusnuolella ja tarkastele kyseiseen tilannekuvaan tallennettuja historiatietoja.

---

III. Toteumat-välilehti: toteutuksen seuranta

Toteumat-välilehti.

Toteumat-välilehteä käytetään todellisen edistymisen kirjaamiseen tehtävän alkamisen jälkeen.

• Työmäärä vs. kesto:

  • Todellinen kesto: Kulunut käytetty aika.

  • Todellinen työmäärä: Kirjatut todelliset työtunnit.

  • Todellinen ylityömäärä: Seuraa erityisesti vakiokalenterivuoron ylittäviä työtunteja.

• Kustannusten kirjanpito: Seuraa todellisia kustannuksia (käytetty) suhteessa jäljellä oleviin kustannuksiin (budjetoitu loppuun saattamiseen).

• Aikaleimat:

  • Todellinen aloitus/lopetus: Kiinteät päivämäärät, joina työ fyysisesti alkoi ja päättyi.

  • Pysäytys/jatkuminen: Käytetään pirstoutuneille tehtäville. Pysäytys-päivämäärä merkitsee keskeytystä; Jatkuminen merkitsee uudelleenaloitusta.

  • Jatkumisen viive: Määrittää viiveen pysäytyksen ja uudelleenaloituksen välillä (esim. 0h).

---

IV. Kalenteri-välilehti: työajan logiikka

Kalenteri-välilehti.

• Kalenteri: Valitse tehtävätason kalenteri (esim. “Vakio”, “Yövuoro”) ohittaaksesi projektitason asetukset.

• Voimassa oleva kalenteri: Vain luku -kenttä, joka näyttää todellisen sovellettavan kalenterin tehtävän ja resurssin päällekkäisyydet huomioon otettuna.

• Jätä resurssikalenteri huomiotta: Kun asetettu arvoon Tosi, tehtävä jättää huomiotta varatun henkilöstön saatavuuden ja noudattaa tarkasti tehtäväkalenteria (hyödyllistä automatisoiduille tehtäville tai kiinteän päivämäärän tapahtumille).

---

V. Rajoitukset-välilehti: aikataulutussäännöt

Rajoitukset-välilehti.

Rajoitukset rajoittavat tehtävien liikkumista aikataulussa.

• Rajoituslaji: Määrittää tehtävän sijoittelun “tiukkuuden”. Vaihtoehtoja ovat tyypillisesti:

  • Mahdollisimman pian (ASAP)

  • Aloitus aikaisintaan (SNET)

  • Lopetus viimeistään (FNLT)

  • Alkamisajankohta (MSO)

• Rajoituksen päivä: Valitun rajoituslajin tarkka päivämäärä-/aikasidos.

• Ilmaisimet: Yhteenvetokenttä järjestelmän lipuille (esim. “Tehtävällä on rajoitus”).

• Siniset pisteilmaisimet: Pienet siniset merkit otsikoiden vierellä (esim. Rajoituslaji) osoittavat, että oletuksesta poikkeava arvo on asetettu, ja varoittavat käyttäjää siitä, että tämä tehtävä on manuaalisesti rajoitettu.

---

VI. Muistiinpanot-välilehti: dokumentointi

Muistiinpanot-välilehti.

Täysiverinen rikastetun tekstin editori (RTE) tehtävän dokumentointiin.

• Tyylittely: tavalliset lihavointi, kursivointi, alleviivaus, yliviivaus ja korostus.

• Typografia: Tuki H1-, H2- ja H3-otsikoille jäsennellyn dokumentoinnin tueksi.

• Luettelot: Luettelomerkityt ja numeroidut luettelot vakiotoimintaohjeille tai alitehtäville.

• Tasaus: Vasen, keskitetty ja oikea tasaus.

---

VII. Muut-välilehti: lisämetatiedot

Muut-välilehti.

Sisältää “pelivaran” (Float, Slack) laskelmat ja mukautetut integraatiokentät.

• Aikaiset/myöhäiset päivämäärät: Näyttää Aikainen aloitus/lopetus -arvot (aikaisin ajankohta, jolloin tehtävä voi sijoittua) ja Myöhäinen aloitus/lopetus -arvot (viimeisin ajankohta, jolloin se voi siirtyä viivästyttämättä projektia).

• Järjestelmäkentät:

  • !Field.networkX! / !Field.networkY!: Verkkokaavion sijoittelun koordinaatit tai logiikka.

  • !Field.xbsX! / !Field.xbsY!: Käytetään ositusrakenteen (WBS/OBS) ristiviittauksiin tai mukautettuun skriptaukseen.

---

Yleiset toiminnot

• Peruuta: Kumoaa kaikki muutokset, jotka on tehty kaikilla välilehdillä nykyisen muokkausistunnon aikana.

• Tallenna: Vahvistaa tiedot projektiaikatauluun.

• Sulje (X): Vakio valintaikkunan poistumistapa (toimii kuten Peruuta).

Tehtäväkalenteri

videotallenne

Video: Tehtäväkalenteri, videotallenne

Kalenterit-valintaikkuna.

I. Kalenterien avaaminen ja määrittäminen

Pääset kalenterijärjestelmään napsauttamalla Kalenteri-kuvaketta Gantt-kaavion työkalupalkissa.

Kolme hallintatasoa

Järjestelmä erottaa kolme kalenterityyppiä mahdollisimman suuren joustavuuden varmistamiseksi:

• Projektikalenteri: Koko projektin laajat “tehdasasetukset”.

• Resurssikalenteri: Henkilön tarkka saatavuus (esim. osa-aikainen työntekijä).

• Tehtäväkalenteri: Yhdelle tehtävälle määritetty tarkka aikataulu (esim. betonivalu, joka on tehtävä viikonloppuna).

Valmiiksi määritetyt kalenteriprofiilit

Järjestelmä sisältää kolme vakioprofiilia aloittamista varten:

1. Oletus (Vakio): 8 tuntia työtä päivässä, maanantaista perjantaihin. Lauantai ja sunnuntai merkitään automaattisesti ei-työpäiviksi.

2. 24 tuntia: Työtä tehdään 24/7 eikä ei-työpäiviä ole.

3. Yövuoro: Noudattaa maanantai–perjantai-mallia, mutta siirtää työajat iltaan/yöhön.

---

II. Kalenterit-valintaikkunan käyttöliittymä

Kun avaat Kalenterit-valintaikkunan, näet hallintasivupalkin ja yksityiskohtaisen muokkauspaneelin.

Sivupalkin toiminnot

• Lisää kalenteri (+): Luo uuden, tyhjän kalenterin.

• Kopioi kalenteri (monista-kuvake): Luo kopion valitusta kalenterista, mikä on ihanteellista Vakio-kalenterin vuoron muunnelmien luomiseen.

• Poista kalenteri (roskakorikuvake): Poistaa mukautetun kalenterin.

• Aseta tehtäväkalenteri: Ottaa valitun kalenterin käyttöön taulukossa korostettuna olevalle tehtävälle.

Hallintavälilehdet: poikkeukset vs. työviikot

Muokkauspaneelin alareunassa näet kaksi tärkeää välilehteä:

1. Työviikot: Määrittää kalenterin toistuvan, “normaalin” aikataulun (esim. “Joka maanantai on 8–17”).

2. Poikkeukset: Käytetään kertaluonteisiin poikkeamiin, kuten juhlapäiviin, toimiston sulkemisiin tai erityisiin viikonloppuvuoroihin.

---

III. Mukautetun logiikan luominen ja muokkaaminen

Kalenteriruudukko tarjoaa visuaalisen esityksen aikataulustasi.

Ei-työajan tunnistaminen

• Harmaat/punaiset sarakkeet: Päivät, jotka ovat tällä hetkellä ei-työpäiviä (tyypillisesti lauantait ja sunnuntait Vakio-kalenterissa) näytetään harmaina tai punaisella tekstillä, mikä osoittaa, että ne eivät ole käytettävissä aikataulutukseen.

• Valittu päivä: Kun napsautat päivämäärää (esim. sunnuntaita), tiedot näytetään oikeanpuoleisessa paneelissa.

Ei-työpäivän muuttaminen työpäiväksi

Jos tietty tehtävä on tehtävä päivänä, joka on yleensä merkitty “vapaaksi”:

1. Valitse tarkka päivämäärä kalenteriruudukosta.

2. Etsi oikeanpuoleisesta tietopaneelista valintapainikevaihtoehdot.

3. Vaihda valinta “Poikkeava työaika”-vaihtoehtoon.

4. Tulos: Mikä tahansa tähän kalenteriin liitetty tehtävä voidaan nyt aikatauluttaa tälle päivälle, mikä ohittaa vakion “viikonloppu”-rajoituksen.

---

IV. Tehtävätason kalenteriasetukset

Tehtävän tiedot -valintaikkunassa (Kalenteri-välilehden alla) voit tarkentaa, miten näiden kalenterien vuorovaikutus toimii:

• Kalenterin valinta: Valitse, mikä luomistasi kalentereista koskee tätä tehtävää.

• Voimassa oleva kalenteri: Vain luku -kenttä, joka näyttää “lopullisen” kalenterin, joka syntyy tehtävän, resurssin ja projektin rajoitusten yhdistelmästä.

• Jätä resurssikalenteri huomiotta:

  • Epätosi (oletus): Tehtävä aikatauluttaa työtä vain, kun molemmat, tehtäväkalenteri ja varatun resurssin kalenteri, osoittavat työajan.

  • Tosi: Tehtävä noudattaa tarkasti tehtäväkalenteria, vaikka varattu resurssi olisi teknisesti “vapaalla” (hyödyllistä automatisoiduille tehtäville tai kiinteän päivämäärän määräajoille).

---

V. Toimintojen yhteenvetotaulukko

Kuvake/toiminto	Kuvaus
+ Lisää	Luo täysin uuden kalenterin tyhjästä.
Kopioi	Monista aktiivinen kalenteri säilyttääksesi monimutkaiset asetukset pieniä muutoksia tehdessä.
Poista	Poista kalenteri pysyvästi (ei voi kumota, jos kalenteri on käytössä).
Poikkeukset-välilehti	Kirjaa tarkkoja päivämääriä, kuten “Uudenvuodenpäivä”, joina vakioaikataulu keskeytyy.
Työviikot-välilehti	Aseta vakio “9–17” tai “24/7” -toistuva rytmi.

Gantt-taulukon määritystä käsitellään kohdassa Kenttien määritys — Aktiiviset vs. käytettävissä olevat Gantt-kaavio -luvussa (alias #spreadsheet-config). Yleistä/ylläpidon Kenttien määritys -paneelia käsitellään myös kohdassa Kenttien määritys.

Projektin käyttönäkymä

Video: Käyttönäkymä

Käyttönäkymä

Tehtävien käyttö -näkymä tarjoaa ajallisesti jaetun näkökulman projektisi työmäärään. Siinä missä Gantt-kaavio keskittyy tehtävien kestoon ja järjestykseen, Käyttönäkymä keskittyy työn kohdistamiseen — näyttäen tarkalleen, kuinka monta tuntia on aikataulutettu suoritettavaksi tietyille tehtäville aikajanalla.

---

1. Jaetun näytön käyttöliittymä

Käyttönäkymä on jaettu kahteen toiminnalliseen puolikkaaseen, jotka toimivat synkronoidusti:

• Vasen puoli (yhteenvetotaulukko): Näyttää tehtävien nimet, ID:t ja kokonaistyömäärän (summatut henkilötyötunnit), jotka on kohdistettu kullekin tehtävälle tai yhteenvetotehtävälle.

• Oikea puoli (aikataulutettu suunnitelma): Näyttää “aikajaksojen” ruudukon. Tässä työ jaetaan kalenterin ja tehtäväaikataulun mukaan.

2. Hierarkkinen kerääntyminen

Yksi Käyttönäkymän tehokkaimmista ominaisuuksista on sen kyky kerätä työtä projektin hierarkian läpi.

• Yhteenvetotehtävät: Yhteenvetotehtävälle näytetyt tunnit ovat kyseisen hierarkiatason kaikkien alitehtävien matemaattinen summa.

• Projektin yhteenvetotehtävä: Ylin rivi antaa koko projektin suunnitellut kokonaistyötunnit, jolloin näet kumulatiivisen työmäärän missä tahansa aikataulun kohdassa.

3. Aikajaksojen ja lähennyksen hallinta

Tietojen tarkkuutta voidaan säätää raportointitarpeidesi mukaan. Käyttämällä Lähennä/Loitonna-työkaluja voit muuttaa jakauman aikajännettä oikeanpuoleisessa ruudukossa:

• Päivät: Ihanteellinen päivittäiseen resurssien hallintaan ja mikroseurantaan.

• Viikot/kuukaudet: Sopivat parhaiten keskipitkän aikavälin suunnitteluun ja välitavoitteiden seurantaan.

• Vuosineljännekset: Käytetään ylätason johdon katselmuksiin pitkän aikavälin työvoimatarpeista.

4. Suunnitellun ja todellisen työn seuranta

Projektin tilan seuraamiseksi Käyttönäkymässä voit verrata sitä, mitä piti tapahtua, siihen, mitä todellisuudessa tapahtui.

• Näytä/piilota toteumat: Todellinen työmäärä -kuvakkeen napsauttaminen näkymän asetuksissa mahdollistaa tehtyjen todellisten tuntien näkyvyyden vaihtamisen.

• Tietojen pinoaminen: Kun käytössä, jaksot näyttävät sekä aikataulutetun työmäärän että kyseisellä ajanjaksolla tehdyn todellisen työmäärän. Tämä tuo esiin tarkalleen, missä tehtävä saattaa ylittää työmääräbudjettinsa.

---

Vinkki: “Ruuhkahuippujen” tunnistaminen

Käytä Lähennä viikkoihin -asetusta tunnistaaksesi viikot, joina “Projektin yhteenveto” -rivi näyttää jyrkän piikin kokonaistunneissa. Tämä on varhaisvaroitusjärjestelmäsi ajanjaksoille, joina tiimisi on suurimman paineen alla, riippumatta siitä, kuinka monta yksittäistä tehtävää on käynnissä.