Aikataulutus

Iskulause: Mallinna työ niin kuin se todella etenee — ja seuraa sitä sen edetessä.

Kun olet luonut tehtäviä, linkittänyt riippuvuudet, varannut resursseja ja lukenut yrityslaajuisen Resurssit-varannon ja -näkymät, aikataulun on edelleen käyttäydyttävä kuin todellinen työ: yhteenvedot koostavat alatason arvot, kriittinen polku erottuu, kalenterit ja rajoitukset muovaavat päivämääriä, tehtävälajit ja työmäärään perustuvat säännöt ratkaisevat, mikä joustaa henkilöiden muuttuessa, toistuva ja jaettu työ näkyy Gantt-kaaviossa todenmukaisesti, ja todellinen työmäärä kertyy etenemiseen ja ansaittua arvoa.

Tämä osio on ProjectLibre Cloudin aikataulutuksen ja seurannan operatiivinen ydin. Se perustuu kolmeen läpikäyntivideoon (edistyneen projektinhallinnan perusvideo, Aikataulu ja seuranta -video ”mitä uutta” ja Edistynyt tehtävien aikataulutus -esittelyt).

Katso myös: Tehtävien linkittäminen · Tehtävien luominen · Uuden projektin luominen · WBS · Resurssien tasaus · Suorituskyvyn hallinta (EVM) · Riskianalyysi

Katso (koko sarja): Edistynyt aikataulutus ja PM · Uudet ominaisuudet — Aikataulu ja seuranta · Edistynyt tehtävien aikataulutus

Aikataulutuksen yleiskatsaus — kolme videota, yksi opetuspolku

Video	Rooli	Parhaiten sopii
Edistynyt aikataulutus ja PM (~3:27)	Perusvisuaalit	Yhteenvetojen koostaminen, kriittisen polun värit, Tallenna perusaikataulu (koko vs. valitut), tehtäväkalenterit, rajoitukset
Uudet ominaisuudet — Aikataulu ja seuranta (~6:49)	Cloudin ”mitä uutta”	Projekti-/tehtäväikkunat; Tehtävälaji + Työmäärään perustuva; Jätä resurssikalenteri huomiotta; todellisen työmäärän aikajaksotettu ruudukko
Edistynyt tehtävien aikataulutus (~8:20)	Käytännön esittelyt	Toistuvan tehtävän ohjattu toiminto; Kiinteä kuormitusaste / kesto / työmäärä -esimerkit; työmäärään perustuva; Jaa tehtävä

Ehdotettu lukujärjestys: yhteenvedot ja kriittinen polku → perusaikataulut → kalenterit ja rajoitukset → tehtävälajit ja työmäärään perustuva → toistuva ja jaettu → toteumat → sitten resurssien tasaus, kun kapasiteettikonfliktit ilmenevät.

Esimerkkiprojektin tehtävät (Edistynyt tehtävien aikataulutus): Core Configuration - Fixed Units, Vendor Design Workshop - Fixed Duration, Data Conversion - Fixed Work, Integration Build - Effort Driven, Configure Production Environment (jaettu), Recurring Status Meeting.

Yhteenvedot, WBS-koostaminen ja kriittinen polku Gantt-kaaviossa

Yhteenvetotasot koostavat keston, työmäärän ja päivämäärät

Monitasoiset yhteenvetorivit kohdassa Projekti → Gantt vastaavat työn erittelyrakennetta. Kun yhteenveto supistetaan, alatason arvot koostuvat ylätasolle: Kesto, Työmäärä, Aloitus ja Lopetus.

Aikataulutuksen perusesimerkissä supistettu ylimmän tason Summary näyttää 32 päivää ja 296 tuntia. Laajenna se uudelleen ja porraudu tasoille 1 → 1.1 → 1.1.1 / 1.1.2 sekä rinnakkaisiin 1.2, 2 ja 3.

Gantt — supistettu yhteenveto koostaa 32 pv / 296 h — videosta

Gantt-kaavion mustat yhteenvetopalkit kattavat alatehtävät. Miten sisennys rakentaa hierarkian, katso WBS — sisennys Gantt-näkymässä ja WBS-koostaminen.

Kriittisen polun värit

Gantt-kaaviossa: punaiset (vaaleanpunaiset/punaiset) palkit = kriittiset tehtävät — ei liukumaa; viivästys siirtää projektin lopetusta. Siniset (siniset/violetit) palkit = ei-kriittiset — niillä on pelivaraa eli liukumaa.

Esimerkin rinnakkaisessa haarassa yksi alimman tason tehtävä kestää 10 päivää, toinen 5 päivää. Lyhyempi ei-kriittinen tehtävä voi viivästyä siirtämättä projektin loppua. Riippuvuusnuolet yhdistävät verkon (katso Tehtävien linkittäminen).

Kriittinen polku Gantt-näkymässä — punainen = kriittinen, sininen = ei-kriittinen — videosta

Projektinhallinnan kielellä: Kriittinen polku on ketju, joka määrittää lopetuspäivän. Kaikella muulla on “liikkumavaraa”, kunnes liukuma on käytetty.

Perusaikataulut — tallenna tilannekuva suunnitelmasta

Perusaikataulu on tilannekuva rakenteesta, laajuudesta ja aikataulusta tiettynä ajankohtana. Kun ajantasaiset palkit siirtyvät, perusaikataulun palkki pysyy paikallaan, joten poikkeama näkyy. Samaa perusaikataulua ansaittu arvo käyttää suunniteltuna arvona.

Tallenna perusaikataulu — koko projekti tai valitut tehtävät

1. Avaa Gantt-työkalurivillä perusaikataulun painike (työkaluvihje Save Baselines).

2. Ikkunan otsikko: Tallenna perusaikataulu.

3. Tallenna perusaikataulu kohteeseen — valitse paikka (esim. Baseline / Baseline 1).

4. Valitse Koko projekti täydelliseen tilannekuvaan — tai jätä valitsematta, jolloin tallennus koskee vain valittuja tehtäviä (ikkunan ohjeteksti).

5. Tallenna perusaikataulu (tai Peruuta). Nollaa perusaikataulu poistaa valitun paikan.

Tallenna perusaikataulu — koko projekti tai vain valitut tehtävät — videosta

Esimerkeissä: projektin aiempi perusaikataulun palkki voi näkyä ruskeana; vaihtoehtoinen valittujen tehtävien perusaikataulu voi näkyä vihreänä. Useiden perusaikataulupaikkojen ansiosta voit säilyttää tilannekuvia eri vaiheista.

Vihje: Työmäärään perustuvassa esimerkissä koko projektin perusaikataulun tallentaminen ennen toisen henkilön lisäämistä tekee keston kutistumisen selväksi perusaikataulun palkkiin verrattuna.

Kalenterit — projekti, tehtävä ja resurssi

ProjectLibre aikatauluttaa kalentereita vasten kolmella tasolla: projekti (projektin muokkaus → Kalenteri), tehtävä (tehtäväikkuna → Kalenteri, myös Jätä resurssikalenteri huomiotta) ja resurssi (resurssin muokkaus → Kalenteri + Saatavuus, päivättyine enimmäiskäyttöasteineen).

Tehtäväkalenterin esimerkki (puolikas päivä)

1. Valitse tehtävä → avaa Tehtävä-ikkuna → Kalenteri-välilehti.

2. Kalenterivaihtoehtoja ovat mm. Vakio, 24 tuntia, Yövuoro, 1/2 day Calendar, 3 / 4 / 6 day Calendar, …

3. Valitse 1/2 day Calendar.

Tehtävä → Kalenteri — valitse 1/2 day Calendar — videosta

Mikä muuttuu: esimerkissä Työmäärä pysyy 80 tunnissa, mutta työpäivä lyhenee noin 4 tuntiin, joten kesto pitenee verrattuna 8 h/pv:n perusaikatauluun. Vihreä perusaikataulun palkki pysyy alkuperäisessä lopetuksessa, kun ajantasainen palkki pitenee.

Puolipäiväkalenteri: työmäärä pysyy 80 h:ssa; kesto pitenee verrattuna perusaikatauluun — videosta

Jätä resurssikalenteri huomiotta

Tehtävän Kalenteri-välilehden valinta Jätä resurssikalenteri huomiotta saa aikataulutusmoottorin aikatauluttamaan tehtävän ilman varatun resurssin omaa kalenteria — hyödyllistä, kun tehtävän on noudatettava sen sijaan projektin tai tehtävän kalenteria (esitetään tehtävässä Prepare Proposal Aikataulu ja seuranta -videossa).

Tehtävä → Kalenteri — jätä resurssikalenteri huomiotta — videosta

Resurssin Saatavuus (päivätty Enimmäiskäyttöaste) ja Kustannukset-hintataulukot A–E ovat resurssi-ikkunassa — katso myös Resurssien tasaus.

Rajoitukset — kiinnitä aloitus tai lopetus, kun liiketoiminta sitä vaatii

Oletusaikataulutus on joustava: tehtävät alkavat Mahdollisimman pian edeltäjien jälkeen. Liiketoiminnan kiinteät päivämäärät asetetaan Rajoita tehtävää -välilehdellä (perusvideo) tai Aikataulutus-välilehden kentässä Rajoituslaji (uusien ominaisuuksien video).

Rajoituslaji	Merkitys (projektinhallinnan kielellä)
Mahdollisimman pian	Oletus — aikataulutetaan niin aikaisin kuin logiikka sallii
Mahdollisimman myöhään	Siirtää myöhäisimpään mahdolliseen (voi helpottaa kassavirtaa) rikkomatta logiikkaa
Alkamisajankohta	Ehdoton aloituspäivä
Lopetusajankohta	Ehdoton lopetuspäivä (välitavoitteen kaltainen esimerkki)
Aloitus aikaisintaan	Joustava alaraja aloitukselle
Aloitus viimeistään	Joustava yläraja aloitukselle
Lopetus aikaisintaan	Joustava alaraja lopetukselle
Lopetus viimeistään	Joustava yläraja lopetukselle

Tehtävä → Rajoita tehtävää — Mahdollisimman pian … Lopetus aikaisintaan — videosta

Lopetusajankohta-esimerkki

1. Tehtäväikkuna → Rajoita tehtävää.

2. Aseta Rajoituslaji → Lopetusajankohta.

3. Valitse Rajoituksen päivä (esimerkissä 09/07/2026 00:00).

4. Tehtävän aikataulu siirtyy täyttämään rajoituksen.

Lopetusajankohta + rajoituksen päivämäärävalitsin — videosta

Samassa ikkunassa näkyvät Kriittinen polku -laskentakentät (aikaisin/myöhäisin aloitus/lopetus; Aikataulutus-välilehdellä myös Kokonaisliukuma, Vapaa liukuma, Kriittinen). Tarkista tulos linkitysten ja kriittisen polun avulla.

Varoitus: suosi joustavia rajoituksia, ellei päivämäärä ole todella ehdoton — kiinteät Alkamisajankohta- ja Lopetusajankohta-rajoitukset (MSO/MFO) voivat aiheuttaa negatiivista liukumaa.

Tehtävälajit — Kiinteä kuormitusaste, Kiinteä kesto, Kiinteä työmäärä

Kesto, työmäärä ja resurssien kuormitusasteet liittyvät toisiinsa. Avatarin asetusikkunan mukaan: työmäärä = kesto × kuormitusaste. Tehtävälaji kertoo aikataulutusmoottorille, mikä tekijä pidetään ennallaan, kun muutat henkilöitä tai tunteja.

Tehtävälaji	Pysyy kiinteänä	Joustaa	Esimerkkitehtävä
Kiinteä kuormitusaste	Varaus-%	Kesto	Core Configuration - Fixed Units
Kiinteä kesto	Kalenterijakso	Työmäärä, kun kuormitusaste muuttuu	Vendor Design Workshop - Fixed Duration
Kiinteä työmäärä	Kokonaistyötunnit	Kesto / kuormitusaste	Data Conversion - Fixed Work

Aseta Tehtävälaji tehtävän Aikataulutus-välilehdellä (Kiinteä kuormitusaste | Kiinteä kesto | Kiinteä työmäärä). Voit myös näyttää Tehtävälaji-sarakkeen Gantt-taulukossa.

Tehtävä → Aikataulutus — tehtävälaji + työmäärään perustuva — videosta

Esimerkkejä (Edistynyt tehtävien aikataulutus -video)

Kiinteä kuormitusaste — Core Configuration: Varaus 100 % → 3 päivää. Muuta 50 %:iin → kestoksi tulee 6 päivää; palauta 100 % → takaisin 3 päivään. Opetus: pidät ennallaan sen, ”kuinka paljon tätä henkilöä käytetään”, ja kalenteripituus mukautuu.

Core Configuration - Fixed Units — kuormitusaste ennallaan — videosta

Kiinteä kesto — Vendor Design Workshop: Työpaja on lukittu 3 päivään. Laske Project Managerin varaus 50 %:iin → työmäärä lasketaan uudelleen; kesto pysyy 3 päivässä. Opetus: aikaikkuna ei veny; sen sisällä tehtävä työmäärä muuttuu.

Kiinteä työmäärä — Data Conversion: 64 tuntia työtä. Aseta Dev-resurssit 50 %:iin → työmäärä pysyy 64 h:ssa; kesto pitenee. Opetus: työ on kiinteä tuntimäärä; resursointi ratkaisee, kuinka kauan sen tekeminen kestää.

Data Conversion - Fixed Work — 64 h ennallaan; kesto joustaa — videosta

Oletus uusille tehtäville: käyttäjän avatarin asetukset → Uudet tehtävät: tehtävälaji (esim. oletuksena Kiinteä kuormitusaste); ikkunassa selitetään kolme lajia ja kaava työmäärä = kesto × kuormitusaste.

Avatarin oletukset — uudet tehtävät: tehtävälaji ja työmäärään perustuva — videosta

Työmäärään perustuva aikataulutus

Työmäärään perustuva tarkoittaa, että kun lisäät tai poistat resursseja, ProjectLibre jakaa olemassa olevan työmäärän uudelleen — se ei lisää työtä vain siksi, että mukaan tuli toinen henkilö.

Esimerkki — Integration Build

Tehtävä Integration Build - Effort Driven alkaa 80 tunnin työmäärällä, yksi kehittäjä → noin 10 päivää. Lisää toinen kehittäjä 100 %:lla → työmäärä pysyy 80 h:ssa, kesto ≈ 5 päivää. Valinnaisesti: Tallenna perusaikataulu ensin ja lisää sitten Database Engineer — sama tulos: kesto lyhenee, työmäärä pysyy ennallaan.

Integration Build - Effort Driven — työmäärä jaettu uudelleen, ei lisätty — videosta

Esimerkki Aikataulu ja seuranta -videosta: 40 tunnin työmäärään perustuva tehtävä yhdellä henkilöllä valmistuu kaksi kertaa nopeammin, kun lisäät toisen — yhä 40 tuntia työtä.

Missä asetetaan: (1) Tehtäväkohtaisesti — Aikataulutus → Työmäärään perustuva. (2) Oletuksena — avatar → Uudet tehtävät: työmäärään perustuva (PÄÄLLÄ = kestoa säädetään niin, että kokonaistyömäärä pysyy; POIS = resurssit tuovat tai vievät oman työmääränsä siirtämättä päivämääriä automaattisesti).

Projektinhallinnan kielellä: Työmäärään perustuva tarkoittaa ”sama työ, enemmän tekijöitä, lyhyempi kesto”. Kun se on pois päältä, tilanne on lähempänä ”jokainen tuo oman työkasansa”.

Toistuvat tehtävät

Projektit sisältävät usein työtä, joka toistuu: viikoittaisia tilannekokouksia, kuukausittaisia asiakaskatsauksia, tarkastuksia, varmuuskopioita, huoltoja, viranomaiskatsauksia.

Luo toistuva tehtävä

1. Projekti → Gantt.

2. Työkalurivi + Lisää → Toistuva tehtävä.

3. Uusi toistuva tehtävä -ikkunassa: Nimi (esim. Recurring Status Meeting); Kunkin esiintymän kesto (päivää) — esimerkissä tarkoitus 0,25 (2 tuntia); Toista Viikoittain / Joka 1 viikko / Wed; Range aloitus + päättyminen N esiintymän jälkeen tai tiettyyn päivään mennessä (esimerkki: 4 esiintymää); Jos esiintymä osuu vapaapäivälle — esim. Siirrä seuraavaan työpäivään; Kalenteri — Vakio (peritty).

4. Luo → toistuvan tehtävän yhteenvetorivi + esiintymät alatehtävinä taulukossa/Gantt-kaaviossa.

5. Valinnaisesti: supista yhteenveto, niin esiintymien luettelo piilotetaan.

Työkalurivi + Lisää → Toistuva tehtävä — videosta

Uusi toistuva tehtävä -ohjattu toiminto — Viikoittain / Wed / Range — videosta

Toistuvan tehtävän yhteenveto + esiintymät alatehtävinä Gantt-kaaviossa — videosta

Jaetut tehtävät — keskeytyvä työ ilman näennäistä jatkuvuutta

Kaikki työ ei etene alusta loppuun ilman taukoa. Työ voi alkaa, keskeytyä toisen prioriteetin tai tilojen saatavuuden vuoksi ja jatkua myöhemmin.

Esimerkki — Configure Production Environment

1. Valitse monipäiväinen tehtävä (esimerkki: Configure Production Environment, ~4 vrk, ei jatkuva).

2. Ota käyttöön Jaa tehtävä; vihje: ”Click on a Gantt bar to split”.

3. Lisää jako napsauttamalla Gantt-palkkia; vedä jatkuva osa tarvittaessa myöhemmäksi.

4. Tarkista, että Gantt-kaavioon tulee näkyvä katko ja resurssihistogrammiin vastaava keskeytys.

Jaa tehtävä — Click on a Gantt bar to split — videosta

Jaetun tehtävän katko Gantt-kaaviossa — keskeytyvä työ näkyy todenmukaisesti — videosta

Käyttötapauksia: keskeytyvä suunnittelutyö, vaiheittaiset asennukset, asiakkaan tarkastusjaksot. Aikataulutus-välilehden Tasaus voi jakaa / Tasaa varaukset liittyvät resurssien tasaukseen. Toteumissa on myös Jatkumisen viive jaon ajoitusta varten.

Toteumat ja seuranta — enemmän kuin valmiusprosentti

Suunniteltu työmäärä on se, mitä projektipäällikkö odotti. Todellinen työmäärä on tehty työ — olennainen todenmukaisen etenemisen ja EVM:n kannalta.

Kaksi syöttötapaa

Tehtäväikkuna → Toteumat — todellinen kesto, todellinen työmäärä, jäljellä oleva työmäärä, todellinen aloitus / keskeytys / jatkaminen / todellinen lopetus, jatkumisen viive, todellinen ylityömäärä, todelliset kustannukset, jäljellä olevat kustannukset. Perustiedot-välilehdellä on myös Valmiusprosentti (0 % / 50 % / 100 % -pikavalinnat + liukusäädin).

Käyttö-/aikajaksotettu taulukko (ensisijainen esimerkki Aikataulu ja seuranta -videossa; katso myös Projektin käyttönäkymä) — rivit Työmäärä (keltainen) ja Todellinen työmäärä (vaaleanpunainen); syötä tunnit päiväsoluihin (esimerkissä ~12 h); jäljellä oleva työmäärä päivittyy. Tämä kertoo enemmän kuin pelkkä tehtävän merkitseminen osittain valmiiksi.

Käyttönäkymän kaltainen taulukko — Työmäärä (keltainen) + Todellinen työmäärä (vaaleanpunainen) — videosta

Projekti- ja tehtäväikkunoissa on myös: prioriteetti ja tilat (Perustiedot); EVM + perusaikataulujen tilannekuvat (Suoritus — katso Suorituskyvyn hallinta); riskijakauma / O–P-kestot (katso Riskianalyysi).

Katso aikataulutusvideot

Video	Linkki	Kesto
Advanced Scheduling and PM	youtu.be/ebf6ojsyy0c	~3:27
New Features — Schedule & Tracking	youtu.be/Zs7SFB2h_DI	~6:49
Advanced Task Scheduling	youtu.be/qCD2nSlO6Kc	~8:20